5 ทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับ “ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะหาคุณเจอ”

สวัสดี! ฉันหวังว่าคุณจะทำมันได้ดี.

ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณเป็นอย่างดี

ฉันหวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดี

ฉันหวังว่าทั้งหมดเป็นอย่างดี.

ใครก็ตามที่ได้รับอีเมลจำนวนมากจะคุ้นเคยกับประโยคคลาสสิกที่ว่า “ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี” และกลุ่มวลีที่เกี่ยวข้องกัน เป็นอีเมลที่เทียบเท่ากับการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ และเช่นเดียวกับการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ วลีนี้อาจซ้ำซากเล็กน้อยหากคุณพบว่าตัวเองใช้บ่อยเกินไป

ในฐานะผู้ประกอบการ บรรณาธิการ และผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ ฉันคาดว่าฉันได้ส่งอีเมลธุรกิจอย่างน้อย 73,000 ฉบับในช่วงยี่สิบปีที่ผ่านมา (เป็นการประมาณการที่ค่อนข้างระมัดระวัง) ฉันเห็นข้อความ "ฉันหวังว่าคุณทำได้ดี" มากมายในกล่องจดหมายของฉัน ฉันได้ส่งไปบ้างแล้วด้วย (เราทุกคนส่งเป็นครั้งคราว!) ต่อไปนี้คือทางเลือกห้าทางที่ฉันโปรดปรานในการทักทายที่แพร่หลาย

1 ไม่มีอะไรเลย

แอปอีเมล Boomerang ได้ทำการศึกษาข้อมูลและพบว่าอีเมลที่มีความยาวระหว่าง 75 ถึง 100 คำมีอัตราการตอบกลับที่ดีที่สุด แม้ว่าอัตราการตอบกลับจะลดลงอย่างช้าๆ หลังจากนั้น ให้พูดคุยกับบุคคลที่ไม่ว่างและพวกเขาจะบอกคุณว่าพวกเขาชอบอีเมลที่สั้นและตรงประเด็น แสดงว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของผู้รับด้วยการลงมือทำธุรกิจตั้งแต่เริ่มต้น

2 บางสิ่งบางอย่างที่เป็นส่วนตัว

ในการทำงานของฉันในฐานะบรรณาธิการ ฉันมีคนติดตามฉันทาง Twitter หรือ Facebook แสดงความคิดเห็นและแชร์ทุกบทความที่ฉันเผยแพร่ และเมื่อฉันคิดว่าฉันได้แฟนแล้ว ฉันจะได้รับจดหมายจากพวกเขาที่ขอให้ฉันยอมรับโพสต์บล็อกของแขกหรือแลกเปลี่ยนเนื้อหาเพื่อการโปรโมตข้ามช่อง ฉันต้องยอมรับ ฉันชื่นชมการอุทิศตนเพื่อทำความรู้จักฉัน แม้ว่ามันจะมีแรงจูงใจซ่อนเร้นก็ตาม และหากพวกเขานำเสนอบางสิ่งที่สะท้อนถึงความรู้ที่พวกเขาได้รับเกี่ยวกับสไตล์ของฉันและหัวข้อที่ฉันสนใจ ก็มีแนวโน้มที่จะเป็นสิ่งที่ฉันสามารถใช้ได้

หากคุณกำลังเขียนอีเมลที่มีเดิมพันสูงซึ่งต้องการผลลัพธ์ การทำบ้านของคุณจะไม่เสียหาย คุณไม่จำเป็นต้องสะกดรอยตามใครบนโซเชียลมีเดีย แต่การค้นคว้าข้อมูลเพียงเล็กน้อยสามารถไปได้ไกล ใส่ประโยคที่หน้าอีเมลของคุณเพื่อแสดงว่าคุณคุ้นเคยกับงานของผู้รับเช่นนี้

มีข้อแม้สองสามข้อที่นี่ อันดับแรก อย่าใช้ตัวเปิดส่วนบุคคล เว้นแต่จะเกี่ยวข้องกับหัวข้อที่คุณกำลังเขียนถึงจริงๆ คงจะเป็นเรื่องน่าอึดอัดใจที่จะแสดงความยินดีกับใครบางคนในการตีพิมพ์นวนิยายเรื่องล่าสุดของพวกเขา หากคุณเขียนเพื่อเสนอข้อตกลงในการประกันชีวิต (เว้นแต่พวกเขาจะเขียนเรื่องลึกลับเกี่ยวกับการฆาตกรรม อาจมีเบ็ดอยู่ที่นั่น) และอย่าทำให้ข้อความของคุณเป็นส่วนตัวมากเกินไป การบอกว่าคุณอ่านบทความเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การกล่าวถึงภาพถ่ายวันหยุดพักผ่อนบนชายหาดที่คุณเห็นใน Instagram นั้นดูน่าขนลุก

3 “ฉันรู้ว่าคุณกำลังล้นมือ ดังนั้นฉันจะพูดสั้น ๆ หน่อย”

ฉันรักที่เปิดนี้ มันและจำนวนย่อหน้าในอีเมลที่ฉันเห็นต่อหน้าฉัน บอกฉันว่าผู้ส่งให้ความสำคัญกับเวลาของฉันและพยายามทำให้ทุกอย่างสั้นและน่ารัก

มีกฎข้อเดียวสำหรับตัวเปิดนี้—ถ้าคุณจะใช้มัน คุณควรพูดสั้น ๆ หน่อย อย่าสัญญาว่าจะทำให้สั้นแล้วไปย่อหน้าต่อจากย่อหน้า ผู้ส่งอาจสงสัยว่าคุณทราบคำจำกัดความของ บทสรุปจริงหรือไม่

4 “เราพบกันที่ ______”

หากคุณเคยเจอผู้รับมาก่อน ก็ไม่ต้องลำบากใจที่จะพูดแบบนั้น บางทีคุณอาจเชื่อมต่อสั้น ๆ ในการประชุม แม้ว่าผู้รับจะดูไม่น่าจะจำได้ แต่ข้อเท็จจริงที่คุณ จำ ได้นั้น ไปไกลเพื่อสร้างสายสัมพันธ์

อีกครั้ง วิธีนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดหากการประชุมครั้งก่อนของคุณเกี่ยวข้องกับหัวข้อที่อยู่ในมือ หากคุณพบกันในการประชุมและแลกเปลี่ยนคำพูดเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางการตลาด และขณะนี้คุณกำลังส่งอีเมลเพื่อขอให้ผู้รับตรวจสอบแอปใหม่ของคุณสำหรับนักการตลาด แสดงว่าคุณกำลังเชื่อมโยงจุดที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม จะไม่เป็นเช่นนั้น หากคุณเพิ่งชนกันในร้านกาแฟและแลกเปลี่ยนพูดคุยเล็กน้อยเกี่ยวกับสภาพอากาศ

5 พูดคุยเล็กน้อย

หากคุณคิดว่าการกล่าวเปิดการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ นั้นเหมาะกับผู้ฟังของคุณมากที่สุด แต่ถ้าคุณกำลังมองหาทางเลือกอื่นแทน “ฉันหวังว่าทุกอย่างจะเรียบร้อย” หรือ “ฉันหวังว่าคุณสบายดี” ให้พิจารณาบางสิ่งที่เป็นส่วนตัวมากกว่านี้:

ยิ่งคุณคุ้นเคยกับผู้รับมากเท่าไร แม้ว่าคุณจะรู้จักกันผ่านการแลกเปลี่ยนอีเมลเท่านั้น วิธีนี้ก็ยิ่งได้ผลดี

ในความคิดของฉัน กฎที่สำคัญที่สุดของการสื่อสารทางอีเมลคือ: อย่าบังคับมัน หากคุณพยายามทำตัวให้ดูดีหรือฉลาดเกินไป ผู้รับจะมองเห็นความพยายามของคุณเกือบทุกครั้ง เมื่อฉันเขียนอีเมล แม้ว่าจะเป็นแคมเปญอีเมลจำนวนมาก ฉันมักจะนึกถึงผู้รับที่ตั้งใจไว้และตัวตนของพวกเขา ฉันยิ้มขณะเขียน (จริงๆ นะ มันน่าขนลุกนิดหน่อย) และเขียนราวกับว่ากำลังคุยกับพวกเขาแบบเห็นหน้ากัน