วิธีพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ: 3 กลยุทธ์ที่ควรลองใช้ในที่ทำงาน

เผยแพร่แล้ว: 2019-06-06

จากการศึกษาล่าสุดของ LinkedIn มีทักษะทางวิชาชีพมากกว่า 50,000 ทักษะที่พวกเขาติดตามในแพลตฟอร์มของพวกเขา

แม้ว่านั่นอาจดูเหมือนเป็นทักษะจำนวนมาก แต่ LinkedIn ยังได้รายงานด้วยว่าสิ่งที่เรียกว่า "ทักษะทางอารมณ์" นั้นเป็นที่ต้องการสูงสุด ในปี 2019 ลักษณะต่างๆ เช่น การทำงานร่วมกันและการโน้มน้าวใจ มีคุณค่าในระดับเดียวกับความสามารถแบบดั้งเดิม เช่น ทักษะการวิเคราะห์และการจัดการบุคลากร Monster.com ยังระบุทักษะการสื่อสารว่าเป็นหนึ่งในทักษะด้านอารมณ์ขั้นสูงที่ผู้หางานสามารถพัฒนาได้

แต่คุณจะพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณได้อย่างไร? คุณเข้าเรียนหรือเปล่า? ดู TED Talk ไหม?

หากคุณเคยถามคำถามเหล่านี้กับตัวเอง เคล็ดลับเหล่านี้เหมาะสำหรับคุณ ลองดูกลยุทธ์ทั่วไปทั้งสามข้อนี้เพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้น และแจ้งให้เราทราบเคล็ดลับในการสื่อสารในที่ทำงานของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง

1 ปลูกฝังทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้น

การสื่อสารที่ดีในที่ทำงานมีรากฐานมาจากความรู้สึกเห็นอกเห็นใจอย่างแรงกล้า การทำความเข้าใจมุมมองของเพื่อนร่วมงานและลูกค้าสามารถช่วยให้คุณสื่อสารและทำงานร่วมกับพวกเขาได้ดีขึ้น และความเห็นอกเห็นใจเริ่มต้นด้วยการฟังอย่างกระตือรือร้น ตามรายงานของ Harvard Business Review การฟังอย่างกระตือรือร้นเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบหลักสี่ประการ:

  1. ผู้ฟังที่ดีจะถามคำถาม ท้าทายสมมติฐาน และโดยทั่วไปจะตรวจสอบความเข้าใจตลอดการสนทนา พวกเขาปลูกฝังการสนทนาสองทางโดยที่พวกเขาพยายามปรับปรุงความเข้าใจในสิ่งที่อีกฝ่ายพูดอยู่ตลอดเวลา
  2. ผู้ฟังที่ดีจะสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและสนับสนุน นี่หมายถึงการสร้างอีกฝ่ายขึ้น และให้การสนับสนุนเมื่อเหมาะสม
  3. ผู้ฟังที่ดีจะมีส่วนร่วมในการสนทนาแบบมีส่วนร่วม ไม่ใช่การแข่งขัน พวกเขาถามคำถามเพื่อทำความเข้าใจและสนับสนุนให้ดีขึ้น ไม่ใช่เพื่อท้าทายบุคคลอื่นจากสถานที่ที่มีความเป็นหนึ่งเดียว
  4. ผู้ฟังที่ดีจะแสดงความคิดเห็น HBR พบว่าผู้คนชอบรับคำแนะนำเชิงบวกที่เป็นประโยชน์ในขณะที่พวกเขากำลังอธิบายสถานการณ์หรือปัญหา ผู้ฟังที่กระตือรือร้นที่เชี่ยวชาญจะช่วยเสนอวิธีแก้ปัญหาเหล่านี้เมื่อพวกเขาเข้าใจมุมมองของอีกฝ่ายแล้ว

ลักษณะเหล่านี้เป็นจริงของการฟังอย่างตั้งใจต่อหน้า แต่มีความสามารถที่คล้ายคลึงกันในการอ่านอีเมลหรือข้อความจากเพื่อนร่วมงานอย่างกระตือรือร้น คุณสามารถถามคำถามกับตัวเอง เช่น “คนนี้พยายามจะพูดอะไร?” หรือ “ฉันเข้าใจดีแล้วหรือยังว่าคนนี้มาจากไหน” ก่อนที่จะตอบสนอง แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลไป คุณยังสามารถถามคำถามติดตามผลเพื่อบริบท การชี้แจง หรือเพื่อท้าทายสมมติฐานเพิ่มเติมได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่ทำให้ผู้รับหรือผู้ฟังรู้สึกว่ามีคนได้ยินและเข้าใจในที่สุด

2 จดจำผู้ฟังของคุณ

ความเห็นอกเห็นใจส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการมุ่งความสนใจไปที่ความต้องการและความต้องการของอีกฝ่ายที่คุณกำลังโต้ตอบด้วย เมื่อคุณเขียนถึงบุคคลหนึ่ง ทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้นสามารถช่วยให้คุณค้นพบความต้องการเหล่านี้ได้ หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงทั้งทีมหรือเขียนบล็อกโพสต์ถึงบริษัทของคุณ การดำเนินการนี้อาจไม่ใช่เรื่องง่าย

ไม่ว่าคุณจะเขียนอะไร การถามคำถามหลักสามข้อจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น:

  • เป้าหมายของการสื่อสารครั้งนี้คืออะไร?
  • ฉันกำลังพยายามจะพูดอะไร?
  • ฉันกำลังพูดกับใคร?

คำถามที่สามขอให้คุณพิจารณาผู้ฟังในการสื่อสารของคุณ เช่น ผู้ที่จะอ่านอีเมลของคุณ ตอบกลับการนำเสนอของคุณในการประชุม หรือแสดงความคิดเห็นในโพสต์บนบล็อกของคุณ ไม่ว่าผู้ฟังกลุ่มนี้จะเป็นคนเดียวหรือเป็นพันคนก็ตาม การมีความคิดทั่วไปว่าคุณกำลังเขียนถึงใครจะช่วยให้คุณปรับปรุงการสื่อสารได้

3 ทำให้มันชัดเจนและรัดกุม

นักสื่อสารที่ดีจะตรงประเด็น เร็ว.

หากคุณต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสารในที่ทำงาน ลองตัดคำออกจากอีเมล ข้อความ Slack หรือการนำเสนอให้ได้มากที่สุด คุณสามารถพูดสิ่งที่คุณพยายามจะพูดได้เร็วแค่ไหน? หากความหมายของข้อความของคุณเปลี่ยนไปหลังจากที่คุณทำการแก้ไข แสดงว่าคุณอาจไปไกลเกินไป แต่หากข้อความบอกสิ่งเดียวกันโดยใช้คำน้อยลง นั่นเป็นการเริ่มต้นที่ดีในการสื่อสารที่ดีขึ้น

พูดให้กระชับ ใช้คำน้อยลงมักจะดีกว่า โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่เป็นมืออาชีพ แต่ทักษะการสื่อสารในการทำงานที่ยอดเยี่ยมมีมากกว่าข้อความที่อ่านง่าย คุณควรพิจารณาตัวเลือกคำศัพท์ในการสื่อสารในการทำงานทุกประเภท เนื่องจากศัพท์เฉพาะในการทำงานและภาษาที่เข้าใจยากอาจทำให้ผู้รับสับสนมากกว่าแรงบันดาลใจ

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารที่ชัดเจนและรัดกุมในที่ทำงานอาจเป็นเรื่องยาก นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมคำแนะนำในการเขียนตามบริบทของ Grammarly จึงพร้อมช่วยเหลือคุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในบริบททางธุรกิจที่เป็นทางการหรือในสำนักงานที่ไม่เป็นทางการก็ตาม ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้ผลิตภัณฑ์ของ Grammarly เพื่อช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารในที่ทำงาน

เครื่องมือในการพัฒนาทักษะการสื่อสาร

ผลิตภัณฑ์ของ Grammarly ทำงานอย่างไร?

วิธีการเรียนรู้จากคะแนนความสามารถในการอ่านของคุณในขณะที่คุณเขียน

วิธีกำหนดประเภทเอกสารและเป้าหมายของคุณ

วิธีการเรียนรู้คำศัพท์ใหม่ในขณะที่คุณกำลังเขียน