วิธีพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ: 3 กลยุทธ์ที่ต้องลองในที่ทำงาน

เผยแพร่แล้ว: 2019-06-06

จากผลการศึกษาล่าสุดของ LinkedIn พบว่ามีทักษะทางวิชาชีพมากกว่า 50,000 ทักษะที่พวกเขาติดตามในแพลตฟอร์มของพวกเขา

แม้ว่านั่นอาจดูเหมือนทักษะมากมาย แต่ LinkedIn ยังรายงานว่าสิ่งที่เรียกว่า “ทักษะที่อ่อนนุ่ม” เป็นที่ต้องการสูงสุด ในปี 2019 คุณลักษณะต่างๆ เช่น การทำงานร่วมกันและการโน้มน้าวใจจะมีคุณค่าในระดับเดียวกับความสามารถแบบดั้งเดิม เช่น ทักษะการวิเคราะห์และการจัดการบุคคล Monster.com ยังได้ระบุทักษะการสื่อสารว่าเป็นหนึ่งในทักษะด้านซอฟท์แวร์อันดับต้น ๆ ที่ผู้หางานสามารถปรับปรุงได้

แต่คุณจะพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณได้อย่างไร? เรียนคณะหรอ ดู TED Talk?

หากคุณเคยถามคำถามเหล่านี้กับตัวเอง เคล็ดลับเหล่านี้เหมาะสำหรับคุณ ดูกลยุทธ์ทั่วไปทั้งสามนี้เพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้น และแจ้งให้เราทราบเคล็ดลับในการสื่อสารในที่ทำงานของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง

1 ฝึกฝนทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้น

การสื่อสารที่ดีในที่ทำงานมีรากฐานมาจากความรู้สึกเห็นอกเห็นใจ การเข้าใจมุมมองของเพื่อนร่วมงานและลูกค้าสามารถช่วยให้คุณสื่อสารและทำงานร่วมกับพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น และการเอาใจใส่เริ่มต้นด้วยการฟังอย่างกระตือรือร้น ตามรายงานของ Harvard Business Review การฟังอย่างกระตือรือร้นประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสี่ประการ:

  1. ผู้ฟังที่ดีจะถามคำถาม ท้าทายสมมติฐาน และโดยทั่วไปตรวจสอบความเข้าใจตลอดการสนทนา พวกเขาปลูกฝังการสนทนาสองทางที่พวกเขาพยายามปรับปรุงความเข้าใจในสิ่งที่อีกฝ่ายพูดอยู่ตลอดเวลา
  2. ผู้ฟังที่ดีจะสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและสนับสนุน ซึ่งหมายถึงการสร้างบุคคลอื่นและให้การสนับสนุนตามความเหมาะสม
  3. ผู้ฟังที่ดีมีส่วนร่วมในการสนทนาแบบมีส่วนร่วม ไม่ใช่การแข่งขัน พวกเขาถามคำถามเพื่อทำความเข้าใจและสนับสนุนให้ดีขึ้น ไม่ใช่เพื่อท้าทายบุคคลอื่นจากสถานที่ที่มีความชำนาญเฉพาะด้าน
  4. ผู้ฟังที่ดีให้ข้อเสนอแนะ HBR พบว่าผู้คนชอบรับคำแนะนำเชิงบวกที่เป็นประโยชน์ในขณะที่พวกเขากำลังอธิบายสถานการณ์หรือปัญหา ผู้ฟังที่กระตือรือร้นจะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้เมื่อพวกเขาเข้าใจมุมมองของอีกฝ่ายแล้ว

ลักษณะเหล่านี้เป็นจริงของการฟังด้วยตนเองอย่างกระตือรือร้น แต่มีพรสวรรค์ที่คล้ายคลึงกันสำหรับการอ่านอีเมลหรือข้อความจากเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถถามตัวเองเช่น "คนนี้พยายามจะพูดอะไร" หรือ “ฉันเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคนนี้มาจากไหน” ก่อนจะตอบกลับ แม้ว่าคุณจะส่งผ่านอีเมล คุณยังสามารถถามคำถามติดตามเพื่อดูบริบทเพิ่มเติม ความกระจ่าง หรือเพื่อท้าทายสมมติฐาน วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่ทำให้ผู้รับหรือผู้ฟังรู้สึกได้ยินและเข้าใจในที่สุด

2 จดจำผู้ชมของคุณ

ส่วนใหญ่ของความเห็นอกเห็นใจเกี่ยวข้องกับการมุ่งเน้นไปที่ความต้องการและความต้องการของอีกฝ่ายหนึ่งที่คุณโต้ตอบด้วย เมื่อคุณเขียนถึงคนๆ เดียว ทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้นสามารถช่วยให้คุณค้นพบความต้องการเหล่านี้ได้ หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงทั้งทีมหรือบล็อกโพสต์สำหรับบริษัทของคุณ การดำเนินการนี้อาจไม่ใช่เรื่องง่าย

ไม่ว่าคุณจะเขียนอะไร การถามคำถามหลักสามข้อจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น:

  • เป้าหมายของการสื่อสารนี้คืออะไร?
  • ฉันกำลังพยายามจะพูดอะไร
  • ฉันกำลังพูดกับใคร

คำถามที่สามขอให้คุณพิจารณาผู้ฟังในการสื่อสารของคุณ คนที่จะอ่านอีเมลของคุณ ตอบกลับการนำเสนอของคุณในการประชุม หรือแสดงความคิดเห็นในโพสต์บนบล็อกของคุณ ไม่ว่าผู้ฟังรายนี้จะเป็นเพียงคนเดียวหรือหลายพันคน การมีแนวคิดทั่วไปว่าคุณกำลังเขียนถึงใครจะช่วยให้คุณปรับปรุงการสื่อสารได้

3 ทำให้ชัดเจนและรัดกุม

นักสื่อสารที่ดีเข้าประเด็น เร็ว.

หากคุณต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสารในที่ทำงาน ให้ลองตัดคำออกจากอีเมล ข้อความ Slack หรืองานนำเสนอให้ได้มากที่สุด คุณสามารถพูดสิ่งที่คุณพยายามจะพูดได้เร็วแค่ไหน? หากความหมายของข้อความของคุณเปลี่ยนไปหลังจากที่คุณทำการแก้ไข แสดงว่าคุณอาจไปไกลเกินไป แต่ถ้าข้อความพูดสิ่งเดียวกันด้วยคำพูดน้อยลง นั่นเป็นการเริ่มต้นที่ดีในการสื่อสารที่ดีขึ้น

พูดให้สั้นกระชับ มักใช้คำน้อยลงได้ดีกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้งค่าแบบมืออาชีพ แต่ทักษะการสื่อสารในการทำงานที่ยอดเยี่ยมนั้นนอกเหนือไปจากข้อความที่อ่านง่าย คุณควรพิจารณาเลือกใช้คำในทุกการสื่อสารในการทำงาน เนื่องจากศัพท์แสงในการทำงานและภาษาที่เข้าใจยากอาจทำให้ผู้รับของคุณสับสนมากกว่าได้รับแรงบันดาลใจ

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารที่ชัดเจนและรัดกุมในที่ทำงานอาจเป็นเรื่องยาก นั่นเป็นเหตุผลที่คำแนะนำในการเขียนตามบริบทของ Grammarly พร้อมช่วยเหลือคุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในบริบททางธุรกิจที่เป็นทางการหรือในที่ทำงานแบบเป็นกันเอง ด้านล่างนี้คือวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ของ Grammarly เพื่อช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารในที่ทำงาน

เครื่องมือในการพัฒนาทักษะการสื่อสาร

ผลิตภัณฑ์ของ Grammarly ทำงานอย่างไร?

วิธีเรียนรู้จากคะแนนความสามารถในการอ่านขณะเขียน

วิธีกำหนดประเภทเอกสารและเป้าหมายของคุณ

วิธีการเรียนรู้คำศัพท์ใหม่ในขณะที่คุณกำลังเขียน