พัฒนาทักษะการเขียนอย่างมืออาชีพ: เคล็ดลับที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว 12 ข้อ

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเขียนมือใหม่หรือนักเขียนที่มีประสบการณ์ เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยพัฒนาทักษะการเขียนอย่างมืออาชีพ

ฉันเขียน ebook สั้นๆ สำหรับแคมเปญการตลาดในช่วงปีแรกในฐานะนักเขียนคำโฆษณามืออาชีพ ฉันส่ง ebook ไปให้ทีมงานตรวจสอบแล้ว บรรณาธิการกล่าวว่า ebook นั้นดี แต่เธอถามว่า “คุณทำให้มันฟังดูแห้งและเป็นทางการน้อยลงได้ไหม”

เธอกังวลว่า ebook นั้นเข้าใจยากเกินไปและผู้อ่านส่วนใหญ่จะข้ามไป เราเขียนและแก้ไข ebook ใหม่เพื่อให้อ่านได้ง่ายขึ้นและน่าติดตามมากขึ้น และผลลัพธ์ที่ได้ก็สร้างโอกาสในการขายนับพันรายการ

นักเขียนธุรกิจรายใหม่หลายคนทำผิดพลาดโดยคิดว่างานเขียนระดับมืออาชีพควรเป็นทางการมากเกินไปและใช้ภาษาที่ซับซ้อน การเขียนแบบมืออาชีพที่ดีนั้นชัดเจน กระชับ และมีส่วนร่วม เป็นไปตามรูปแบบที่สอดคล้องกับผู้อ่านอย่างเหมาะสมและตรงประเด็น หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ให้ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้

เคล็ดลับยอดนิยมในการพัฒนาทักษะการเขียนแบบมืออาชีพ

1. ตรวจสอบการสะกดและตรวจสอบไวยากรณ์

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเขียนบางสิ่งที่ฟังดูเป็นมืออาชีพคือการสละเวลาเพิ่มอีกสองสามนาทีเพื่อตรวจการสะกดคำและตรวจไวยากรณ์ในงานของคุณ อย่าพึ่งพาตัวตรวจสอบการสะกดหรือไวยากรณ์ภายในแอพที่คุณต้องการ ให้คัดลอกและวางงานเขียนลงในแอปอื่นและเปลี่ยนแบบอักษรแทน แน่นอน นี่เป็นขั้นตอนเพิ่มเติม แต่คุณจะพบปัญหาเพิ่มเติมบางอย่าง

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่ากฎของตัวตรวจสอบการสะกดคำและตัวตรวจสอบไวยากรณ์ต่างๆ จะแตกต่างกันไปตามระบบปฏิบัติการและบางครั้งแอปพลิเคชัน ดังนั้นในฐานะนักเขียนที่อยากเป็นนักเขียนจึงขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าจะแก้ไขหรือละเว้นสิ่งใด

นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าภาษาอังกฤษของแอปที่เป็นปัญหาสำหรับภูมิภาคที่คุณเขียน เช่น ภาษาอังกฤษแบบบริติช ภาษาอังกฤษแบบอเมริกัน ภาษาอังกฤษแบบแคนาดา ฯลฯ มีความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างรูปแบบเหล่านี้ทั้งหมด แต่สามารถเปลี่ยนการรับรู้ของงานเขียนได้อย่างสิ้นเชิง

2. อ่านงานของคุณดัง ๆ

การอ่านออกเสียงงานเขียนของคุณเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาทักษะการเขียนแบบมืออาชีพของคุณ เมื่อบรรยาย คุณจะรับรู้ถึงจังหวะ จังหวะ และความลื่นไหลมากขึ้นเมื่ออ่านออกเสียง กระบวนการนี้ช่วยระบุการใช้ถ้อยคำที่น่าอึดอัดใจ โครงสร้างประโยค และปัญหาอื่นๆ ที่อาจไม่สังเกตเห็นได้ชัดเจนเมื่ออ่านแบบไม่มีเสียง ช่วยในการแก้ไขด้วยตนเองและการแก้ไขที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงความชัดเจนและการอ่านง่ายของชิ้นงาน

คุณสามารถอ่านคำเปิดของกรณีธุรกิจ จดหมายปะหน้า หรือแม้แต่อีเมลสำคัญ ลองบันทึกเสียงตัวเองด้วยเครื่องอัดเสียงหรือเครื่องอัดเสียง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถฟังคำบรรยายของคุณและระบุปัญหาได้มากขึ้น ฟังคำและวลีที่พูดยากหรือสื่อความหมายไม่ได้

3. ใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์โดยเฉพาะ

เครื่องมือตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์พื้นฐานมีประโยชน์ แต่เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์โดยเฉพาะ เช่น Grammarly จะค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์เพิ่มเติม การสะกดผิด และปัญหาอื่นๆ คุณสามารถใช้ปลั๊กอินสำหรับเครื่องมือเหล่านี้ที่ทำงานโดยตรงใน Outlook, Word และแอปการเขียนระดับมืออาชีพอื่นๆ

พวกเขาควรให้บริบทเบื้องหลังข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นพร้อมตัวอย่าง ด้วยวิธีนี้ นักเขียนที่ดีสามารถแก้ไขงานของพวกเขาและพัฒนาความรู้ด้านไวยากรณ์ภาษาอังกฤษโดยทำมากกว่าการอ่านเพียงอย่างเดียว เพียงจำไว้ว่ามันขึ้นอยู่กับคุณซึ่งเป็นนักเขียนที่จะตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธสิ่งใดขึ้นอยู่กับผู้ชมของคุณ คู่มือสไตล์ และโทนของงาน อ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับตัวตรวจสอบไวยากรณ์ที่ดีที่สุด

ที่น่าสนใจคือ Grammarly อ้างถึงการวิจัยที่อ้างว่าผู้ใช้มักจะพัฒนาทักษะการเปลี่ยนคำพูดโดยใช้เครื่องมือนี้ในบางครั้ง พวกเขาเรียนรู้โดยไม่รู้ตัวที่จะฟังเห็บทางวาจาและกิริยาท่าทางที่สร้างความสับสนให้กับผู้อ่าน

4. เรียนรู้วิธีการพิสูจน์อักษร

ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าการเขียนที่ไม่เป็นมืออาชีพถึงเพื่อนร่วมงาน เช่น อีเมลธุรกิจ กรณีธุรกิจ หรืองานนำเสนอที่เต็มไปด้วยการพิมพ์ผิด การพิสูจน์อักษรเกี่ยวข้องกับการทบทวนและตรวจสอบการเขียนของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และรูปแบบ

นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการมองหาความไม่สอดคล้องกันหรือความไม่ถูกต้องในรายงาน บทความ หรืองานเขียนแบบมืออาชีพประเภทอื่นๆ ซอฟต์แวร์ไม่สามารถบอกได้ว่าคุณพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์หรือคำศัพท์ของบริษัทไม่ถูกต้อง

เมื่อตรวจทานเอกสารทางธุรกิจ ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำตามปกติ จากนั้นตรวจสอบอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เช่น ชื่อสะกดผิด ตัวเลขไม่ถูกต้อง หรือคำศัพท์เฉพาะสำหรับธุรกิจหรือผู้ชม ข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถทำลายความน่าเชื่อถือของข้อความของคุณได้

5. ตรวจสอบคะแนนความสามารถในการอ่าน

ก่อนกดส่ง ส่ง หรือเผยแพร่ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อระบุคะแนนการอ่านของงานเขียน คุณสามารถให้คะแนนโดยใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์หรือเครื่องมืออ่านออนไลน์ ตามหลักการแล้ว การเขียนเชิงธุรกิจที่ดีนั้นเขียนขึ้นสำหรับระดับชั้นประถมศึกษาปีที่ 8

นักเขียนมือใหม่มักซ่อนประโยคยาวๆ คำที่ซับซ้อน และประโยคกรรมวาจก เพราะพวกเขาพบว่าการแก้ไขตัวเองทำได้ยากหรือกลัวว่าจะฟังดูไม่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม นักเขียนมืออาชีพมีเป้าหมายที่จะเขียนบางสิ่งที่ชัดเจนและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยใช้คำและวลีเดียวกันกับผู้อ่าน

ที่กล่าวว่ามีข้อยกเว้นบางอย่างอยู่ นักเขียนเชิงวิชาการหรือด้านเทคนิคอาจต้องใช้คำศัพท์ทางวิชาการหรือศัพท์เฉพาะทางเทคนิค ซึ่งจะทำให้คะแนนความสามารถในการอ่านของงานเขียนลดลง แต่พวกเขายังสามารถมองหาวิธีลดความซับซ้อนของประโยคที่เกะกะและการสลับวลีที่น่าอึดอัดใจได้ เรียนรู้วิธีปรับปรุงคะแนนความสามารถในการอ่านของคุณ

6. ฝึกเขียนเว็บ

การเขียนสำหรับการเขียนเว็บเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการพัฒนาทักษะของคุณ เนื่องจากเป็นการกระตุ้นให้เกิดความชัดเจนในความคิดของคุณเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งๆ และพัฒนาการฝึกเขียน ทั้งยังส่งเสริมการจัดพิมพ์งานที่อ่านง่าย จำเป็นต้องสื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและกระชับ - ทักษะทั้งหมดที่สำคัญต่อการเขียนเชิงธุรกิจ นอกจากนี้ยังไม่เหมือนกับการเขียนวรรณกรรมหรือร้อยแก้ว

ลองเขียนบล็อกโพสต์บน LinkedIn คุณจะต้องเขียนพาดหัวข่าวที่ดีและแบ่งส่วนย่อยด้วยหัวข้อย่อย การขึ้นบรรทัดใหม่ และเทคนิคการจัดรูปแบบอื่นๆ พาดหัวดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน และเทคนิคการจัดรูปแบบเหล่านั้นจะช่วยดึงความสนใจนั้นไว้ ทักษะเหล่านี้แปลได้ง่ายพอที่จะเขียนสรุปกรณีธุรกิจหรืออีเมล กล่าวคือ คุณต้องมีหัวเรื่องที่ดี บทนำ และบทสรุปที่สแกนได้

7. ดูตัวอย่าง Passive Voice

กรรมวาจกอธิบายเมื่อกรรมของประโยคกลายเป็นประธาน และประธานถูกละไว้หรือกลายเป็นกรรม กล่าวอีกนัยหนึ่ง ประโยคเน้นที่การกระทำมากกว่าบุคคลที่ทำ อ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับเสียงแฝงเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่น "บันทึกช่วยจำทั้งบริษัทเขียนโดย CEO" เป็นตัวอย่างของเสียงแฝง ในขณะที่ "CEO เขียนบันทึกช่วยจำทั้งบริษัท" เขียนด้วยเสียงที่กระตือรือร้น

แม้ว่าจะไม่มีอะไรผิดปกติในการเขียนเสียงแฝง แต่บางครั้งก็ยากที่จะเข้าใจและมักจะน่าเบื่อในการอ่าน นอกจากนี้ยังมีส่วนร่วมน้อยกว่าเสียงที่ใช้งานอยู่ ดูคำกริยาที่ลงท้ายด้วย "ed" หรือกรรมวาจก แล้วเขียนใหม่ตามนั้น ตัวตรวจสอบไวยากรณ์สามารถช่วยคุณระบุเครื่องหมายถูกเหล่านี้ได้

มีข้อยกเว้นบางประการหากผู้เขียนจงใจไม่ต้องการระบุการกระทำต่อบุคคล ตัวอย่างเช่น การใช้เสียงแฝงในการเขียนทางเทคนิค วิชาการ และกฎหมาย บางครั้งเหมาะสมกว่าการกล่าวถึงการกระทำต่อบุคคล กล่าวคือ การตำหนิ

8. มุ่งเน้นไปที่การเลือกคำ

คำที่คุณเลือกใช้ในอีเมลธุรกิจและงานเขียนอื่นๆ ส่งผลต่อผู้อ่านที่รับข้อความของคุณได้ดีเพียงใด ซึ่งจะตัดสินว่างานเขียนของคุณชัดเจน กระชับ มีประสิทธิภาพหรือทำให้สับสน ไม่ชัดเจน หรือไม่มีประสิทธิภาพ

สำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ ให้เลือกคำที่ชัดเจน สื่อความหมาย และเหมาะสมกับผู้ชมและวัตถุประสงค์ของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อ ย่อ หรือเขียนชื่อผลิตภัณฑ์หรือคำศัพท์ใหม่เมื่อเขียนเกี่ยวกับคำศัพท์เฉพาะของบริษัท เว้นแต่จะเป็นเรื่องธรรมดา

หากคุณสงสัย โปรดอ่านหรือขอคู่มือสไตล์ของบริษัท ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งอาจขาดไป หากเป็นกรณีนี้ ให้ตรวจสอบเวอร์ชันที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง เช่น คู่มือสไตล์ Associated Press

จำไว้ว่าความหมายของคำและหรือลักษณะเสียงนั้นแตกต่างกันอย่างมากตามภูมิศาสตร์และวัฒนธรรม นี่คือตัวอย่างหนึ่ง ในไอร์แลนด์ คำว่า "craic" หมายถึงการมีช่วงเวลาที่ดี อย่างไรก็ตาม ในสหรัฐอเมริกา คำว่า “แคร็ก” หมายถึงยาประเภทเอ ทั้งสองคำออกเสียงเหมือนกันแต่มีความหมายต่างกันอย่างสิ้นเชิง!

9. อ่านหนังสือไวยากรณ์

นักเขียนที่ดีจะเก็บหนังสือไวยากรณ์ที่ดีที่สุดไว้ใกล้โต๊ะทำงานหรือที่ทำงาน ก่อนอื่น พวกเขาจะขยายคำศัพท์ของคุณ คุณสามารถเลือกคำที่เหมาะสมเพื่อแสดงความคิดและแนวคิดของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ หนังสือไวยากรณ์ที่ดีจะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการใช้คำในบริบทพร้อมตัวอย่าง การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทั่วไปจะทำให้งานเขียนของคุณเป็นมืออาชีพและขัดเกลามากขึ้น

นอกจากนี้ การศึกษากฎไวยากรณ์และโครงสร้างประโยคซึ่งหนังสือหลายเล่มเหล่านี้ดึงตัวอย่างมาจากสื่อประเภทต่างๆ จะช่วยให้คุณเขียนประโยคได้ชัดเจนและกระชับ ฉันชอบจับคู่หนังสือไวยากรณ์ดีๆ สักเล่มกับเครื่องมืออย่าง Grammarly เพราะมันทำให้ฉันได้เรียนรู้จากการลงมือทำ กล่าวคือ ฉันเห็นว่ากฎไวยากรณ์ใช้กับงานเขียนระดับมืออาชีพที่ฉันกำลังทำอยู่ได้อย่างไร

10. ใส่ผู้อ่านของคุณก่อน

การเขียนอย่างมืออาชีพที่ดีไม่ทำให้ผู้อ่านเสียเวลา มันพูดกับพวกเขาโดยตรงและอธิบายว่าพวกเขาจำเป็นต้องรู้อย่างไร พิจารณาจดหมายสมัครงาน ผู้สมัครใหม่หลายคนท่องไปสองสามย่อหน้าว่าพวกเขาเป็นใครและทำอะไร แต่นักเขียนจดหมายปะหน้าที่ยอดเยี่ยมจะสรุปสิ่งนี้ในหนึ่งหรือสองประโยคแล้วอธิบายอย่างรวดเร็วว่าพวกเขาช่วยให้ผู้จัดการการจ้างงานหรือธุรกิจบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร คือจดหมายเกี่ยวกับบทบาท ไม่ใช่ผู้สมัคร

หลักการเขียนเดียวกันนี้ใช้กับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในธุรกิจ ให้ความสำคัญกับลูกค้าหรือผู้อ่านของคุณเป็นอันดับแรก แทนที่จะเที่ยวเตร่ว่าคุณเป็นใครและคุณทำอะไร

11. เข้าคอร์สการเขียน

หลักสูตรการเขียนที่ดีเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการพัฒนาทักษะการเขียนแบบมืออาชีพของคุณ คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบของการเขียน เช่น โครงสร้าง น้ำเสียง หางเสียง และรูปแบบ คุณยังสามารถพูดคุยเกี่ยวกับงานเขียนประเภทต่างๆ เช่น การเขียนเชิงโน้มน้าวใจ เชิงพรรณนา และเชิงบรรยาย และวิธีการใช้รูปแบบเหล่านี้กับชิ้นงานต่างๆ

หลักสูตรการเขียนที่ดีครอบคลุมถึงเทคนิคและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด เช่น การจัดระเบียบความคิดของคุณ การสร้างโครงร่าง การแก้ไขงานของคุณ และพัฒนากระบวนการเขียน นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการสร้างเครือข่ายกับนักเขียนมืออาชีพคนอื่นๆ และรับข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงาน

ฉันเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการการเขียนที่กินเวลาสิบสัปดาห์ ในแต่ละเซสชัน เราได้วิจารณ์ผลงานของกันและกันและให้ข้อเสนอแนะ ฉันพบว่าข้อเสนอแนะนี้มีค่ามาก

ไม่ใช่มืออาชีพทุกคนที่จะมีเวลาสำหรับเวิร์กช็อปการเขียนเชิงสร้างสรรค์แบบตัวต่อตัว คุณยังสามารถเรียนหลักสูตรในเวลาของคุณเอง มัลคอล์ม แกลดเวลล์ยังสอนมาสเตอร์คลาสที่เหมาะสำหรับผู้ที่เขียนสารคดีอีกด้วย อ่านรีวิวมาสเตอร์คลาสของ Malcolm Gladwell ของเรา

12. อ่านงานเขียนที่ยอดเยี่ยม

คุณสามารถเรียนรู้ว่านักเขียนมืออาชีพใช้ภาษาอย่างไรเพื่อสร้างผลงานที่น่าประทับใจและน่าจดจำ

คุณสามารถเรียนรู้วิธีเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ บล็อกโพสต์ที่น่าสนใจ หรือข่าวประชาสัมพันธ์ที่โน้มน้าวใจได้โดยการอ่านตัวอย่างการเขียนประเภทนี้

อย่าหยุดเพียงแค่นั้น พิจารณาวิธีที่ผู้เขียนใช้ภาษาบรรยาย โครงสร้างประโยค และสร้างข้อโต้แย้ง วิเคราะห์วิธีที่พวกเขาใช้จังหวะ จังหวะ และน้ำเสียงเพื่อดึงดูดผู้อ่าน พิจารณาว่าคุณจะนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ในงานของคุณได้อย่างไร

การอ่านงานเขียนที่ดีสามารถช่วยให้คุณมีสายตาวิจารณญาณ ช่วยให้คุณระบุได้ว่างานเขียนของคนอื่นใช้ได้หรือไม่ได้อะไร และนำความรู้นั้นไปใช้กับงานเขียนของคุณ เริ่มต้นด้วยการอ่านหนังสือธุรกิจยอดนิยมโดย Malcolm Gladwell และหนังสือฮาวทูโดยครูสอนเขียนสารคดียอดนิยม เช่น Stein On Writing โดย Sol Stein และ Draft No. 4 โดย John McPhee