วิธีเขียนอีเมลเชิญสัมภาษณ์

การส่งอีเมลเชิญสัมภาษณ์เป็นขั้นตอนที่น่าตื่นเต้นในกระบวนการสรรหาบุคลากร อาจเป็นการดึงดูดใจที่จะใช้วิธีง่ายๆ และใช้เทมเพลตอีเมลคำเชิญสัมภาษณ์ แต่อย่าทำเช่นนั้น การลงทุนเวลาในการสร้างอีเมลส่วนบุคคลที่เชิญบุคคลอื่นมาสัมภาษณ์จะเป็นประโยชน์ต่อแบรนด์และธุรกิจของคุณ

อีเมลคำเชิญเข้ารับการสัมภาษณ์จะให้ภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณแก่ผู้สมัคร เป็นโอกาสในการขายบริษัทของคุณและส่งเสริมบทบาทนี้ ในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูง ซึ่งตำแหน่งงานว่างมีมากกว่าผู้สมัคร อีเมลเชิญสัมภาษณ์ที่เขียนมาอย่างดีสามารถแยกความแตกต่างระหว่างการเติมตำแหน่งและไม่ใช่

เนื่องจากการสัมภาษณ์ทางวิดีโอกลายเป็นเรื่องปกติ อีเมลสัมภาษณ์ของคุณจึงต้องทำมากกว่าแค่ระบุวันที่และเวลา คุณจะต้องระบุเวลา รายละเอียดทางเทคนิค ข้อมูลงาน และแม้แต่คำแนะนำเกี่ยวกับการแต่งกาย ‍

ในคำแนะนำของเรา เราจะอธิบายวิธีเขียนอีเมลเชิญสัมภาษณ์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจต่างๆ ด้วยความช่วยเหลือจากเทมเพลตของเรา

อีเมลเชิญสัมภาษณ์คืออะไร?

อีเมลคำเชิญเข้ารับการสัมภาษณ์เป็นแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพที่ส่งถึงผู้สมัคร โดยขอให้พวกเขาเข้าร่วมการสนทนาอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับบทบาทนี้

คุณอาจกำลังเชิญผู้สมัครเข้ารับการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ การประชุมทางวิดีโอ หรือการสัมภาษณ์ทางกายภาพ ในระหว่างกระบวนการสรรหา คุณสามารถเชิญผู้สมัครหนึ่งคนเข้าร่วมทั้งสามคนได้

ไม่มีกฎพื้นฐานเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลสัมภาษณ์ พวกเขาสามารถสั้นเพียงสองสามประโยคหรือคำอธิบายยาวของกระบวนการสัมภาษณ์

สิ่งสำคัญคือผู้รับควรมีข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นในการตัดสินใจว่าจะตกลงรับการสัมภาษณ์หรือไม่และต้องทำอย่างไรเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์

คุณมีหน้าที่ทางกฎหมายที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้หางานทุกคนสามารถเข้าร่วมการสัมภาษณ์ได้ ซึ่งอาจรวมถึงการปรับให้เข้ากับความต้องการของคนหางาน

เหตุใดอีเมลกำหนดการสัมภาษณ์จึงมีความสำคัญในยุคการซูม

การสัมภาษณ์ส่วนใหญ่ดำเนินการด้วยตนเองในอดีต แต่การระบาดใหญ่ได้เปลี่ยนวิธีการสรรหาบุคลากร

Zoom, Skype และ Microsoft Teams เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ในการสัมภาษณ์ผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัคร ในช่วงเริ่มต้นของการระบาดใหญ่ การสัมภาษณ์ทางวิดีโอเพิ่มขึ้น 67% เนื่องจากองค์กรต่างๆ แสวงหาวิธีการใหม่ๆ ในการมีส่วนร่วมกับผู้สมัครที่มีศักยภาพ

วันนี้ วิดีโอสัมภาษณ์เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการสรรหาบุคลากรและพร้อมที่จะอยู่ต่อไป สองในสามของนายหน้าวางแผนที่จะดำเนินการ onboarding เสมือนต่อไปหลังจาก Covid, People Management รายงาน

การจัดการประชุมทางวิดีโอช่วยเพิ่มความซับซ้อนให้กับกระบวนการ โดยผู้สมัครต้องการข้อมูลมากกว่าเวลาและสถานที่อย่างมาก

เช่นเดียวกับเวลาและวันที่ ข้อมูลอื่นๆ ที่ผู้ให้สัมภาษณ์จะต้องมีได้แก่:

• เข้าสู่ระบบรายละเอียดสำหรับการประชุมทางวิดีโอ
• ลิงค์ปฏิทิน
• เวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด (รวมถึงรายละเอียดของเขตเวลาของคุณ สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลหรือผู้สมัครในต่างประเทศ)
• โครงร่างสั้น ๆ ของการสนทนา
• รายละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่จะเข้าร่วมการอภิปราย
• การแต่งกาย
• หากคุณกำลังขอให้พวกเขานำเสนอ ให้ดูรายละเอียดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
• แผนสำรองหากเทคโนโลยีไม่ทำงาน
  

ความสำคัญของการเชิญสัมภาษณ์อย่างรอบคอบ

จดหมายโต้ตอบทุกฉบับที่ธุรกิจของคุณส่งควรมีความเป็นมืออาชีพ แต่สิ่งสำคัญคือต้องส่งอีเมลเชิญสัมภาษณ์ คำเชิญสัมภาษณ์ในเชิงบวก เป็นส่วนตัวและเป็นมืออาชีพช่วยให้ผู้สมัครได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณ

การเชิญสัมภาษณ์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้สมัครระดับผู้บริหารและผู้ที่อยู่ในอาชีพที่มีทักษะซึ่งมีความต้องการสูง ในสาขาเฉพาะ เช่น การแพทย์ อุตสาหกรรมสร้างสรรค์ และการสอน มีตำแหน่งงานว่างมากกว่าผู้สมัคร ซึ่งหมายความว่าคุณต้องทุ่มเทความพยายามเพื่อดึงดูดผู้สมัครที่ดีที่สุด

ผลการศึกษาล่าสุดเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากรในวิชาชีพแพทย์พบว่า "การส่งเสริมความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้สมัครแต่ละคน" เป็นพื้นฐานในการสรรหาที่ประสบความสำเร็จในยุคดิจิทัล อีเมลที่มีความเป็นมืออาชีพและเขียนอย่างดี สามารถปรับปรุงการรับรู้ของธุรกิจของคุณในหมู่ผู้หางาน และกระตุ้นให้พวกเขาเข้าร่วมการสัมภาษณ์

มีความจำเป็นทางการเงินด้วย ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดหางาน Glassdoor ประมาณการว่ามีค่าใช้จ่ายมากกว่า $4,000 และใช้เวลา 27.5 วันในการรับสมัครพนักงานใหม่ หากจดหมายเชิญทางอีเมลของคุณไม่สามารถตอบกลับได้ คุณอาจพบว่าตัวเองไม่มีเงินมากพอ

"เหตุใดฉันจึงส่งคำเชิญในปฏิทินให้ผู้สมัครไม่ได้" คุณอาจจะถาม แม้ว่ามันอาจจะดูน่าดึงดูดใจ แต่คุณควรต้านทานแรงกระตุ้น การแจ้งเตือนในปฏิทินนั้นไม่มีตัวตนและไม่เป็นมืออาชีพ คุณสามารถส่งคำเชิญในปฏิทินได้เมื่อผู้สมัครของคุณตอบรับแล้ว แต่อย่าทำให้เป็นการติดต่อครั้งแรกกับผู้มีโอกาสเป็นพนักงานใหม่ ให้เขียนอีเมลเพื่อนัดสัมภาษณ์แทน

รูปแบบอีเมลเชิญผู้สมัครเข้าสัมภาษณ์

อย่างแรกเลย อีเมลคำเชิญสัมภาษณ์มีวัตถุประสงค์และโครงสร้าง คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมารยาทการใช้อีเมลอย่างมืออาชีพได้ในคู่มือเชิงลึกของเรา อย่างไรก็ตาม คุณต้องมีรูปแบบที่แตกต่างกันเล็กน้อยในจดหมายเชิญของคุณ คุณจะต้องระบุการสัมภาษณ์ว่า 'ใคร อะไร เมื่อไร และที่ไหน'

เราได้ศึกษาคำเชิญทางอีเมลจากบริษัทชั้นนำของโลกหลายแห่ง และมีเจ็ดสิ่งที่เหมือนกัน

1. ขอบคุณผู้สมัครที่สมัคร
2. เชิญมาสัมภาษณ์
3. ให้รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด
4. บอกเลยว่าใครจะมา
5. กระตุ้นให้พวกเขาเชื่อมต่อและยืนยัน
6. ถามว่ามีข้อกำหนดพิเศษอะไรไหม
7. จบแบบสะใจ
   

1. ขอบคุณผู้สมัคร

เป็นเรื่องดีเสมอที่จะขอบคุณผู้สมัครสำหรับความพยายามในการสมัครตำแหน่งของคุณ

2. เชิญให้สัมภาษณ์

บอกผู้สมัครว่าพวกเขาประสบความสำเร็จในขั้นแรก (หรือขั้นตอนที่สองหรือสาม ตามความเหมาะสม) และคุณกำลังเชิญพวกเขาไปสัมภาษณ์ เจาะจงเกี่ยวกับประเภทการสัมภาษณ์ ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ การสัมภาษณ์ทางวิดีโอ หรือการประชุมทางกายภาพ

3. ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด

ผู้สมัครของคุณจะต้องทราบวันที่และเวลาของการสัมภาษณ์ แต่อาจจำเป็นต้องทราบรายละเอียดเพิ่มเติม คุณควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานใดๆ ที่คุณขอให้พวกเขาทำ รวมทั้งการนำเสนอ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาของการสัมภาษณ์ และรายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างการสัมภาษณ์ ถ้าคุณต้องการ เช่น การสัมภาษณ์แบบกลุ่ม การสนทนาแบบ 1 ต่อ 1 หรือการนำเสนอ เป็นต้น รับรองว่าไม่ทิ้งอะไรไว้

4. บอกผู้ที่จะเข้าร่วม

เป็นการสุภาพที่จะบอกคนหางานที่จะเข้าร่วมในระหว่างการสัมภาษณ์ ผู้สมัครสามารถเตรียมตัวโดยการทำวิจัย

5. สนับสนุนให้พวกเขาเชื่อมต่อและยืนยัน

ชัดเจนสำหรับผู้หางานว่าคุณต้องการคำตอบ คุณสามารถกำหนดเส้นตายสำหรับคำตอบทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีรายชื่อสำรองของผู้มีโอกาสให้สัมภาษณ์คนอื่นๆ เสนอตัวเลือกในการส่งอีเมลหรือโทร

6. ถามว่ามีข้อกำหนดพิเศษอะไรไหม

คุณมีหน้าที่ทางกฎหมายที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดหางานของคุณนั้นยุติธรรม ดังนั้นให้ถามผู้สมัครว่าพวกเขามีข้อกำหนดเฉพาะที่คุณอาจต้องรองรับหรือไม่

7. จบอย่างกระตือรือร้น

จบอีเมลของคุณในเชิงบวกและให้กำลังใจ นี่อาจเป็นจุดเริ่มต้นของบางสิ่งที่พิเศษ

วิธีเชิญผู้สมัครสัมภาษณ์ทางอีเมล

สมมติว่าคุณได้อ่านกรอบงานของเราในการสร้างอีเมลระดับมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบ ในกรณีนั้น คุณอาจสงสัยว่ามันแปลเป็นอีเมลเชิญสัมภาษณ์ได้อย่างไร? มาดูรูปแบบอีเมลที่เหมาะสมสำหรับการเชิญผู้สมัครเข้าสัมภาษณ์กัน นี่คือทุกสิ่งที่คุณต้องการรวมไว้

1. ใช้ชื่อบุคคล

คุณควรปรับเปลี่ยนการติดต่อทางอีเมลในแบบของคุณ ดังนั้นคุณควรใช้ชื่อผู้ให้สัมภาษณ์ อีเมลเป็นทางการน้อยกว่าจดหมาย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่จะใช้ชื่อ หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพ โปรดดูบล็อกเชิงลึกของเรา

2.ขอบคุณที่สมัคร

ขอบคุณเล็กน้อยไปไกล การขอบคุณผู้มีโอกาสเป็นผู้สัมภาษณ์เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นอีเมล ดังนั้นอย่าลืมทำเช่นนั้น

3. เชิญให้สัมภาษณ์

การเขียนคำเชิญสัมภาษณ์อาจเป็นเรื่องง่ายหากใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ แต่อย่าทำอย่างนั้น ใช้เสียงพูดเมื่อบอกผู้สมัครว่าคุณได้เลือกพวกเขาสำหรับการสัมภาษณ์แล้ว ไม่ว่าคุณจะตรวจสอบใบสมัครแต่ละใบหรือไม่ คุณเป็นตัวแทนขององค์กร ดังนั้นเขียนแบบนั้น

4. ให้รายละเอียดที่สำคัญ

อย่าลืมว่าใคร อะไร เมื่อไร และที่ไหน รวมทุกอย่างไว้ในอีเมลเพื่อเชิญผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกมาสัมภาษณ์ เวลา วันที่ สถานที่ และกระบวนการคือข้อมูลสำคัญที่คุณไม่ควรพลาด

5. บอกผู้สมัครที่จะสัมภาษณ์

เป็นมืออาชีพในการบอกคนที่จะสัมภาษณ์พวกเขา ช่วยให้พวกเขาสามารถค้นคว้าข้อมูลเบื้องหลัง ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบโปรไฟล์บริษัทและโปรไฟล์ LinkedIn ก่อนส่งอีเมลสัมภาษณ์ แนะนำให้เพื่อนร่วมงานที่มีชื่ออยู่ในข้อความ

6. สนับสนุนให้พวกเขาเชื่อมต่อและยืนยัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครยืนยันการเข้าร่วม ให้วันที่ยืนยันหากต้องการ คุณสามารถส่งอีเมลเตือนความจำออกไปสองสามวันก่อนถึงกำหนดส่ง

7. ถามว่ามีข้อกำหนดพิเศษอะไรไหม

คุณมีหน้าที่ทางกฎหมายและศีลธรรมเพื่อให้แน่ใจว่าผู้สมัครทุกคนมีโอกาสเข้าร่วมการสัมภาษณ์อย่างยุติธรรมและเท่าเทียมกัน การยอมรับสิ่งนี้และสนับสนุนให้ผู้สมัครติดต่อคุณ เท่ากับว่าคุณทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อให้กระบวนการโปร่งใสและเปิดกว้าง

8. จบอย่างมืออาชีพ

เราได้เขียนบล็อกโดยละเอียดเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสิ้นสุดอีเมลแบบมืออาชีพ รวมถึงการลงชื่อออกจากระบบที่ดีที่สุดสำหรับทุกสถานการณ์ รวมถึงอีเมลที่เป็นทางการที่สุด จะให้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสิ้นสุดอีเมลสำหรับผู้สมัครด้วยวิธีที่ดีที่สุด

9. พิสูจน์อักษรอีเมล

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าอีเมลที่เขียนถึงผู้สมัครได้ไม่ดี ดังนั้น อย่าลืมตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้งเพื่อเชิญผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกมาสัมภาษณ์ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดคำก่อนที่จะกด 'ส่ง'

ตัวอย่างอีเมลเชิญสัมภาษณ์

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเทมเพลตอีเมลคำเชิญสัมภาษณ์ที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์

สัมภาษณ์ทางโทรศัพท์

อันนี้ค่อนข้างเป็นทางการและให้รายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็นในอีเมลคำเชิญสัมภาษณ์ถึงผู้สมัคร

วีดีโอสัมภาษณ์

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การประชุมทางวิดีโอและอีเมลสัมภาษณ์ออนไลน์จำเป็นต้องมีรายละเอียดเฉพาะสำหรับผู้หางาน นี่คือตัวอย่างเทมเพลตอีเมลสัมภาษณ์ทางวิดีโอ

สัมภาษณ์ครั้งแรก

จดหมายสัมภาษณ์ฉบับแรกมักเป็นทางการและสั้น โดยการให้ข้อมูลผู้สมัครเกี่ยวกับกระบวนการตั้งแต่เริ่มดำเนินการ คุณสามารถลดความวิตกกังวลที่พวกเขาอาจรู้สึกได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาเตรียมตัวซึ่งหวังว่าจะแปลเป็นการแลกเปลี่ยนที่มีความหมายมากขึ้นในระหว่างการสัมภาษณ์ด้วย คุณยังสามารถอ้างอิงอีเมลคำเชิญสัมภาษณ์ฉบับที่สองบนเทมเพลตนี้ได้

บทสัมภาษณ์สุดท้าย

การสัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายเป็นโอกาสสุดท้ายของคุณในการประเมินผู้สมัครและวัดความเหมาะสมสำหรับบทบาทนี้ หากมีองค์ประกอบของประสบการณ์ที่คุณต้องการสำรวจ ให้มีความชัดเจน ให้โอกาสผู้สมัครได้แสดงออกและสร้างความประทับใจให้กับคุณ หากคุณต้องการให้คำติชม มักจะดีกว่าที่จะมาจากผู้จัดการฝ่ายสรรหา นี่คือตัวอย่างอีเมลเชิญสัมภาษณ์ครั้งสุดท้าย

หากคุณยังคงประสบปัญหาในการค้นหาคำที่เหมาะสมสำหรับอีเมลคำเชิญให้สัมภาษณ์ ให้สมัคร Flowrite - การแปลงลำดับของคำให้เป็นอีเมลที่ชัดเจน สม่ำเสมอ และน่าสนใจ หากคุณต้องการเป็นคนแรกที่จะได้สัมผัสกับอนาคตของการเขียน ร้องขอการเข้าถึงตอนนี้