วิธีการเขียนจดหมายเสนองาน

หากคุณพร้อมที่จะให้การต้อนรับพนักงานใหม่อย่างอบอุ่นและเป็นมืออาชีพ คุณจะต้องสร้างจดหมายเสนองานที่ครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมด จดหมายเสนองานเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่บริษัทส่งให้กับผู้สมัครหลังจากตัดสินใจจ้างพวกเขาในตำแหน่งเฉพาะ

ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลที่ช่ำชองหรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก แหล่งข้อมูลที่เข้าถึงได้นี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายเสนองาน เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อมูลสำคัญที่จดหมายควรมี ปัจจัยทางกฎหมายที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเทมเพลตจดหมายเสนองาน

จดหมายเสนองานคืออะไร?

จดหมายเสนองานเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่บริษัทส่งไปยังผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นพนักงานเพื่อรับตำแหน่งงาน โดยปกติแล้วจะถูกส่งหลังจากที่ผู้สมัครสัมภาษณ์และตรวจสุขภาพอื่นๆ เรียบร้อยแล้ว และนายจ้างได้ตัดสินใจที่จะขยายเวลาการเสนองาน

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในจดหมายเสนองาน

จดหมายเสนองานควรมีองค์ประกอบหลักสิบสามประการเหล่านี้:

1 ข้อความต้อนรับ

อาจรวมข้อความต้อนรับไว้ที่ตอนต้นของจดหมายเพื่อแสดงความยินดีกับผู้สมัครที่ได้รับการเสนอตำแหน่งใหม่

2 ตำแหน่งงาน

รวมตำแหน่งและบทบาทเฉพาะที่ผู้สมัครได้รับการเสนอ

3 เงินเดือนและค่าตอบแทน

เงินเดือนคือค่าจ้างที่ผู้สมัครจะได้รับ รวมถึงโบนัสหรือผลประโยชน์ทางการเงินอื่น ๆ ที่พวกเขามีสิทธิ์ได้รับ

4 วันที่เริ่มต้น

นี่คือวันที่เสนอให้ผู้สมัครคาดว่าจะเริ่มทำงาน

5 ประเภทการจ้างงาน

ระบุว่าการจ้างงานนั้นเป็นงานเต็มเวลา งานนอกเวลา ชั่วคราว หรือถาวร

6 ตารางการทำงาน

ตารางการทำงานจะแสดงชั่วโมงทำงานปกติหรือกะที่พนักงานคาดว่าจะปฏิบัติตาม หากเวลาทำการของผู้สมัครแตกต่างกันไป จดหมายตอบรับควรระบุรายละเอียดว่าพวกเขาสามารถค้นหาหรือจัดเตรียมชั่วโมงทำงานที่คาดหวังหลังจากได้รับการว่าจ้างได้อย่างไร ซึ่งรวมถึงตารางการทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสาน

7 โครงสร้างการรายงาน

รวมรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่พนักงานจะรายงานและตำแหน่งของบุคคลนั้นภายในองค์กร

8 ข้อกำหนดและเงื่อนไข

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุข้อกำหนด เงื่อนไข หรือข้อกำหนดเฉพาะของการจ้างงาน เช่น ระยะเวลาทดลองงาน ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล หรือข้อกำหนดที่ไม่แข่งขันกัน

9 ประโยชน์และสิทธิพิเศษ

ให้ข้อมูลเกี่ยวกับแพ็คเกจสิทธิประโยชน์ เช่น ประกันสุขภาพ แผนการเกษียณอายุ วันลาพักร้อน และสิทธิพิเศษอื่นๆ

10 การรักษาความลับและนโยบายของบริษัท

ให้ภาพรวมของนโยบายและความคาดหวังของบริษัทเกี่ยวกับการรักษาความลับ จรรยาบรรณ และแนวปฏิบัติอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

11 กำหนดเวลาการยอมรับ

อย่าลืมระบุวันที่ที่คุณต้องการให้ผู้สมัครตอบรับข้อเสนอ หนึ่งสัปดาห์หลังจากการเสนอตำแหน่งจะเป็นกรอบเวลาปกติ

12 ข้อมูลการติดต่อ

รวมรายละเอียดการติดต่อของผู้จัดการการจ้างงานหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อตอบคำถามหรือข้อกังวล

13 ลายเซ็น

โดยปกติจดหมายจะลงนามโดยตัวแทนที่ได้รับอนุญาตของบริษัทหรือผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน

ข้อพิจารณาทางกฎหมายในการเสนองาน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย อย่าใช้ภาษาที่สามารถสร้างภาระผูกพันตามสัญญาโดยไม่ได้ตั้งใจ สิ่งสำคัญคือต้องรวมข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานตามความประสงค์หากใช้กับเขตอำนาจศาลของคุณ ระบุอย่างชัดเจนถึงสิทธิของบริษัทในการยุติการจ้างงานเมื่อใดก็ได้และด้วยเหตุผลทางกฎหมายใดๆ

แม่แบบจดหมายเสนองาน

พร้อมที่จะเขียนจดหมายเสนอแล้วหรือยัง? ลองใช้ความช่วยเหลือในการเขียน AI ของ Grammarly เพื่อสร้างเทมเพลตจดหมายเสนองานหรือแบบร่าง ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตจดหมายเสนองานสองแบบที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้

แม่แบบจดหมายเสนองานมาตรฐาน

[ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่บริษัทของคุณ] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์] [วันที่] [ชื่อผู้สมัคร] [ที่อยู่ของผู้สมัคร] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]

เรียน [ชื่อผู้สมัคร]

เรามีความยินดีที่จะขยายข้อเสนอการจ้างงานสำหรับตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] ที่ [ชื่อบริษัทของคุณ] หลังจากตรวจสอบคุณสมบัติและประสบการณ์ของคุณอย่างรอบคอบแล้ว เรามั่นใจว่าคุณจะเป็นส่วนเสริมที่มีคุณค่าสำหรับทีมของเรา

ตามที่เราได้พูดคุยกัน ตำแหน่งงานของคุณจะเป็น [ตำแหน่งงาน] วันแรกของการทำงาน [เต็มเวลาหรือนอกเวลา ชั่วคราวหรือถาวร] ของคุณจะเริ่มในวันที่ [วันที่เริ่มต้น] หลังจากวันนั้น เวลาทำงานของคุณจะเป็น [ตารางงาน] คุณจะรายงานต่อ [ชื่อหัวหน้างาน/ผู้จัดการ]

สำหรับค่าตอบแทนและผลประโยชน์ คุณจะเริ่มต้นที่ [เงินเดือนและค่าตอบแทน] พร้อมโอกาสในการเปลี่ยนแปลงเงินเดือนหลังจากการตรวจสอบหนึ่งปี สิทธิประโยชน์ของคุณ ได้แก่ [สิทธิประโยชน์และสิทธิพิเศษ]

โปรดทราบว่าการจ้างงานของคุณกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] เป็นไปตามความประสงค์ ซึ่งหมายความว่าคุณหรือ [ชื่อบริษัทของคุณ] อาจยุติความสัมพันธ์ในการจ้างงานได้ตลอดเวลาและด้วยเหตุผลใดก็ตาม โดยมีหรือไม่มีสาเหตุหรือแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

การจ้างงานของคุณกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] ขึ้นอยู่กับการตรวจสอบภูมิหลังที่จำเป็นและการตรวจสอบสิทธิ์ของคุณในการทำงานใน [ประเทศ/ภูมิภาค] ให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้ คุณจะต้องลงนามและปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและข้อตกลงการรักษาความลับ

โปรดระบุว่าคุณยอมรับข้อเสนองานนี้โดยการลงนามและส่งสำเนาจดหมายนี้ภายใน [วันที่กำหนดเส้นตายการตอบรับ] ทางอีเมลที่ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

เรารู้สึกตื่นเต้นที่คุณเข้าร่วมทีมของเรา และเราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันที่ [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] หรือ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

ขอแสดงความยินดีอีกครั้งกับบทบาทใหม่ของคุณ และเราหวังว่าจะได้รับการตอบรับที่ดีจากคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ] [ชื่อของคุณ] [ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่อีเมลของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

แม่แบบจดหมายเสนองานฝึกงาน

[ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่บริษัทของคุณ] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์] [วันที่] [ชื่อผู้สมัคร] [ที่อยู่ของผู้สมัคร] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]

เรียน [ชื่อผู้สมัคร]

เรามีความยินดีที่จะขยายข้อเสนอการฝึกงานสำหรับตำแหน่ง [ชื่อฝึกงาน] ที่ [ชื่อบริษัทของคุณ] หลังจากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้ว เรามั่นใจว่าคุณจะเป็นส่วนเสริมที่มีคุณค่าสำหรับโครงการฝึกงานของเรา

รายละเอียดการฝึกงาน:

• ชื่อเรื่อง: [ชื่อการฝึกงาน]
• วันที่เริ่มต้น: [วันที่เริ่มต้น]
• ประเภทการจ้างงานและชั่วโมงทำงาน: นอกเวลา (ประมาณ [จำนวนชั่วโมง] ชั่วโมงต่อสัปดาห์)
• กำหนดการ: [วันและเวลาของสัปดาห์]
• อัตรารายชั่วโมง: [ค่าจ้างรายชั่วโมง]

โปรดทราบว่าการฝึกงานของคุณกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] เป็นแบบนอกเวลาตามความประสงค์ ซึ่งหมายความว่าคุณหรือ [ชื่อบริษัทของคุณ] อาจยุติความสัมพันธ์ในการจ้างงานได้ตลอดเวลาและด้วยเหตุผลใดก็ตาม โดยมีหรือไม่มีสาเหตุหรือแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

การฝึกงานกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] ขึ้นอยู่กับการตรวจสอบประวัติที่จำเป็นและการตรวจสอบสิทธิ์ในการทำงานใน [ประเทศ/ภูมิภาค] ให้สำเร็จ คุณจะต้องลงนามและปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและข้อตกลงการรักษาความลับ

โปรดยืนยันการยอมรับข้อเสนอนี้โดยการลงนามและส่งสำเนาจดหมายนี้ภายใน [วันที่กำหนดเวลารับ] ทางอีเมลที่ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

เรารู้สึกตื่นเต้นที่คุณเข้าร่วมโปรแกรมฝึกงานของเรา เราหวังว่าจะได้ฝึกอบรมคุณ หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันที่ [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] หรือ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

ขอแสดงความยินดีอีกครั้งกับข้อเสนอของคุณ! เรากำลังรอคอย [ภาคการศึกษาหรือฤดูกาล] นี้กับคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ] [ชื่อของคุณ] [ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่อีเมลของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายเสนองาน

จดหมายเสนองานคืออะไร?

จดหมายเสนองานเป็นเอกสารลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการที่ออกโดยนายจ้างให้กับผู้สมัครที่ได้รับเลือกซึ่งเสนอตำแหน่งงานเฉพาะ จดหมายเสนองานทำหน้าที่เป็นการยืนยันการเสนองานอย่างเป็นทางการ และโดยทั่วไปจะถูกส่งหลังจากที่ผู้สมัครผ่านขั้นตอนการสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้ว และนายจ้างได้ตัดสินใจจ้างพวกเขาสำหรับตำแหน่งนี้ เมื่อผู้สมัครยอมรับข้อเสนอโดยการลงนามและส่งจดหมายกลับ ถือว่าตกลงตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ระบุไว้

ข้อมูลใดบ้างที่รวมอยู่ในจดหมายเสนองาน?

ต่อไปนี้เป็นประเด็นสำคัญ 13 ประการที่จะรวมไว้ในจดหมายเสนองาน:

1. ข้อความต้อนรับ
2. ชื่องาน
3. รายละเอียดงาน
4. เงินเดือนและค่าตอบแทน
5. วันที่เริ่มต้น
6. ประเภทการจ้างงาน
7. ตารางการทำงาน
8. โครงสร้างการรายงาน
9. ข้อกำหนดและเงื่อนไข
10. ประโยชน์และสิทธิพิเศษ
11. การรักษาความลับและนโยบายของบริษัท
12. ข้อมูลการติดต่อ
13. ลายเซ็น

ปัจจัยทางกฎหมายที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนจดหมายเสนองานมีอะไรบ้าง?

ต่อไปนี้เป็นปัจจัยทางกฎหมายที่สำคัญสามประการที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนจดหมายเสนองาน:

• ภาระผูกพันตามสัญญาที่ไม่ได้ตั้งใจ
• คำแถลงข้อกำหนดและเงื่อนไขการจ้างงานที่ถูกต้อง
• ข้อมูลการจ้างงานตามความประสงค์