วิธีเขียนจดหมายเสนองาน

หากคุณพร้อมที่จะต้อนรับพนักงานใหม่อย่างอบอุ่นและเป็นมืออาชีพ คุณจะต้องจัดทำจดหมายเสนองานที่ครอบคลุมข้อมูลพื้นฐานทั้งหมด จดหมายเสนองานเป็นเอกสารทางการที่บริษัทส่งให้กับผู้สมัครหลังจากตัดสินใจจ้างงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่ช่ำชองหรือเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก แหล่งข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายเสนองาน เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อมูลสำคัญที่จดหมายควรมี ปัจจัยทางกฎหมายที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม และเทมเพลตจดหมายเสนองาน

จดหมายเสนองานคืออะไร?

จดหมายเสนองานเป็นเอกสารทางการที่บริษัทส่งให้กับพนักงานที่คาดหวังในตำแหน่งงาน โดยปกติจะส่งหลังจากที่ผู้สมัครผ่านการสัมภาษณ์และการตรวจสอบอื่นๆ เรียบร้อยแล้ว และนายจ้างได้ตัดสินใจขยายเวลาการเสนองาน

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายเสนองาน

จดหมายเสนองานควรประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสิบสามประการเหล่านี้:

1 ข้อความต้อนรับ

ข้อความต้อนรับอาจรวมอยู่ในตอนต้นของจดหมายเพื่อแสดงความยินดีกับผู้สมัครที่ได้รับการเสนอตำแหน่งใหม่

2 ชื่องาน

ระบุชื่อและบทบาทเฉพาะของผู้สมัครที่ได้รับการเสนอ

3 เงินเดือนและค่าตอบแทน

เงินเดือนคือค่าจ้างที่ผู้สมัครจะได้รับ รวมถึงโบนัสหรือผลประโยชน์ทางการเงินอื่น ๆ ที่พวกเขามีสิทธิ์ได้รับ

4 วันที่เริ่มต้น

นี่คือวันที่เสนอซึ่งคาดว่าผู้สมัครจะเริ่มทำงาน

5 ประเภทการจ้างงาน

ระบุว่าเป็นการจ้างงานเต็มเวลา นอกเวลา ชั่วคราว หรือถาวร

6 ตารางการทำงาน

ตารางการทำงานจะแสดงรายการชั่วโมงทำงานปกติหรือกะที่พนักงานจะต้องปฏิบัติตาม หากชั่วโมงทำงานของผู้สมัครแตกต่างกันไป จดหมายเสนองานควรระบุรายละเอียดว่าพวกเขาสามารถหาหรือจัดชั่วโมงการทำงานที่คาดหวังได้อย่างไรหลังจากได้รับการว่าจ้าง ซึ่งรวมถึงตารางการทำงานระยะไกลหรือไฮบริด

7 โครงสร้างการรายงาน

รวมรายละเอียดเกี่ยวกับบุคคลที่พนักงานจะรายงานและตำแหน่งของบุคคลนั้นภายในองค์กร

8 ข้อกำหนดและเงื่อนไข

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุข้อกำหนด เงื่อนไข หรือข้อกำหนดในการจ้างงานที่เฉพาะเจาะจง เช่น ระยะเวลาทดลองงาน ข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล หรือข้อกำหนดที่ไม่เกี่ยวกับการแข่งขัน

9 ประโยชน์และสิทธิพิเศษ

ให้ข้อมูลเกี่ยวกับชุดสิทธิประโยชน์ เช่น ประกันสุขภาพ แผนเกษียณอายุ เวลาหยุดที่ได้รับค่าจ้าง และสิทธิพิเศษอื่นๆ

10 การรักษาความลับและนโยบายของบริษัท

ให้ภาพรวมของนโยบายและความคาดหวังของบริษัทเกี่ยวกับการรักษาความลับ จรรยาบรรณ และแนวปฏิบัติอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

11 กำหนดเวลารับ

อย่าลืมระบุวันที่ที่คุณต้องการให้ผู้สมัครตอบกลับข้อเสนอ หนึ่งสัปดาห์หลังจากที่มีการเสนอตำแหน่งเป็นกรอบเวลาทั่วไป

12 ข้อมูลการติดต่อ

รวมรายละเอียดการติดต่อของผู้จัดการการจ้างงานหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อตอบคำถามหรือข้อกังวลใดๆ

13 ลายเซ็น

จดหมายมักจะลงนามโดยตัวแทนผู้มีอำนาจของบริษัทหรือผู้จัดการการจ้างงาน

ข้อพิจารณาทางกฎหมายในการเสนองาน

เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งทางกฎหมาย อย่าใช้ภาษาที่อาจสร้างภาระผูกพันตามสัญญาโดยไม่ได้ตั้งใจ สิ่งสำคัญคือต้องรวมข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานตามความประสงค์ หากนำไปใช้กับเขตอำนาจศาลของคุณ ระบุอย่างชัดเจนถึงสิทธิ์ของบริษัทในการเลิกจ้างเมื่อใดก็ได้และด้วยเหตุผลทางกฎหมายใดๆ

แม่แบบจดหมายเสนองาน

พร้อมที่จะเขียนจดหมายเสนอซื้อหรือไม่? ลองใช้ความช่วยเหลือในการเขียน AI ของ Grammarly เพื่อสร้างเทมเพลตหรือร่างจดหมายเสนองาน ต่อไปนี้คือเทมเพลตจดหมายเสนองานสองแบบที่คุณสามารถทำตามได้

แม่แบบจดหมายเสนองานมาตรฐาน

[ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่บริษัทของคุณ] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์] [วันที่] [ชื่อผู้สมัคร] [ที่อยู่ของผู้สมัคร] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]

เรียน [ชื่อผู้สมัคร],

เรามีความยินดีที่จะขยายข้อเสนอการจ้างงานสำหรับตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] ที่ [ชื่อบริษัทของคุณ] หลังจากตรวจสอบคุณสมบัติและประสบการณ์ของคุณอย่างถี่ถ้วนแล้ว เรามั่นใจว่าคุณจะเป็นส่วนเสริมที่มีค่าสำหรับทีมของเรา

ตามที่เราคุยกัน ตำแหน่งงานของคุณจะเป็น [ชื่องาน] วันแรกของการทำงาน [เต็มเวลาหรือนอกเวลา ชั่วคราวหรือถาวร] ของคุณจะเริ่มใน [วันที่เริ่มต้น] หลังจากวันที่ดังกล่าว ชั่วโมงทำงานของคุณจะเป็น [ตารางงาน] คุณจะรายงานต่อ [ชื่อหัวหน้างาน/ผู้จัดการ]

สำหรับค่าตอบแทนและสวัสดิการ คุณจะเริ่มต้นที่ [เงินเดือนและค่าตอบแทน] พร้อมโอกาสสำหรับการเปลี่ยนแปลงเงินเดือนหลังจากการตรวจสอบหนึ่งปีของคุณ สิทธิประโยชน์ของคุณรวมถึง [ผลประโยชน์และสิทธิพิเศษ]

โปรดทราบว่าการจ้างงานของคุณกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] เป็นไปตามความประสงค์ ซึ่งหมายความว่าคุณหรือ [ชื่อบริษัทของคุณ] อาจยุติความสัมพันธ์ในการจ้างงานเมื่อใดก็ได้และด้วยเหตุผลใดก็ได้ โดยมีหรือไม่มีสาเหตุหรือการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

การจ้างงานของคุณกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] ขึ้นอยู่กับการตรวจสอบประวัติและการตรวจสอบสิทธิ์ในการทำงานใน [ประเทศ/ภูมิภาค] สำเร็จ นอกจากนี้ คุณจะต้องลงนามและปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและข้อตกลงการรักษาความลับ

โปรดระบุการตอบรับข้อเสนองานนี้โดยลงนามและส่งสำเนาจดหมายนี้กลับภายใน [วันที่กำหนดเส้นตายการยอมรับ] ทางอีเมลที่ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

เรารู้สึกตื่นเต้นที่ได้คุณเข้าร่วมทีมของเรา และเราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันที่ [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] หรือ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

ขอแสดงความยินดีอีกครั้งกับบทบาทใหม่ของคุณ และเราหวังว่าจะได้รับการตอบรับที่ดีจากคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ] [ชื่อของคุณ] [ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่อีเมลของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

จดหมายเสนองานฝึกงาน

[ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่บริษัทของคุณ] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์] [วันที่] [ชื่อผู้สมัคร] [ที่อยู่ของผู้สมัคร] [เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]

เรียน [ชื่อผู้สมัคร],

เรายินดีที่จะขยายข้อเสนอการฝึกงานสำหรับตำแหน่ง [ตำแหน่งการฝึกงาน] ที่ [ชื่อบริษัทของคุณ] หลังจากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้ว เรามั่นใจว่าคุณจะเป็นส่วนเสริมที่มีค่าสำหรับโปรแกรมฝึกงานของเรา

รายละเอียดการฝึกงาน:

• ชื่อเรื่อง: [ชื่อเรื่องฝึกงาน]
• วันที่เริ่มต้น: [วันที่เริ่มต้น]
• ประเภทการจ้างงานและเวลาทำงาน: งานนอกเวลา (ประมาณ [จำนวนชั่วโมง] ชั่วโมงต่อสัปดาห์)
• กำหนดการ: [วันและเวลาของสัปดาห์]
• อัตรารายชั่วโมง: [ค่าจ้างรายชั่วโมง]

โปรดทราบว่าการฝึกงานกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] เป็นแบบพาร์ทไทม์ตามความประสงค์ ซึ่งหมายความว่าคุณหรือ [ชื่อบริษัทของคุณ] อาจยุติความสัมพันธ์ในการจ้างงานเมื่อใดก็ได้และด้วยเหตุผลใดก็ได้ โดยมีหรือไม่มีสาเหตุหรือแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

การฝึกงานกับ [ชื่อบริษัทของคุณ] นั้นขึ้นอยู่กับการตรวจสอบประวัติและการตรวจสอบสิทธิ์ในการทำงานใน [ประเทศ/ภูมิภาค] สำเร็จ คุณจะต้องลงนามและปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและข้อตกลงการรักษาความลับ

โปรดยืนยันการยอมรับข้อเสนอนี้โดยลงนามและส่งสำเนาจดหมายนี้กลับภายใน [วันที่กำหนดเส้นตายการยอมรับ] ทางอีเมลที่ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะได้คุณเข้าร่วมโปรแกรมฝึกงานของเรา เราหวังว่าจะได้ฝึกอบรมคุณ หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันที่ [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] หรือ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]

ขอแสดงความยินดีอีกครั้งกับข้อเสนอของคุณ! เรารอคอยที่จะ [ภาคการศึกษาหรือฤดูกาล] นี้กับคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ] [ชื่อของคุณ] [ชื่อบริษัทของคุณ] [ที่อยู่อีเมลของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายเสนองาน

จดหมายเสนองานคืออะไร?

จดหมายเสนองานคือเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการที่ออกโดยนายจ้างให้กับผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกซึ่งเสนอตำแหน่งงานเฉพาะ จดหมายเสนองานเป็นการยืนยันอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับข้อเสนองาน และโดยทั่วไปแล้วจะถูกส่งหลังจากที่ผู้สมัครผ่านขั้นตอนการสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้ว และนายจ้างได้ตัดสินใจจ้างพวกเขาสำหรับบทบาทนี้ เมื่อผู้สมัครยอมรับข้อเสนอโดยการเซ็นชื่อและส่งจดหมายคืน แสดงว่าพวกเขาตกลงตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ระบุไว้

ข้อมูลใดบ้างที่รวมอยู่ในจดหมายเสนองาน

ต่อไปนี้เป็นประเด็นสำคัญ 13 ข้อที่จะรวมไว้ในจดหมายเสนองาน:

1. ข้อความต้อนรับ
2. ชื่องาน
3. รายละเอียดงาน
4. เงินเดือนและค่าตอบแทน
5. วันที่เริ่มต้น
6. ประเภทการจ้างงาน
7. ตารางงาน
8. โครงสร้างการรายงาน
9. ข้อกำหนดและเงื่อนไข
10. สิทธิประโยชน์และสิทธิพิเศษ
11. การรักษาความลับและนโยบายของบริษัท
12. ข้อมูลติดต่อ
13. ลายเซ็น

อะไรคือปัจจัยทางกฎหมายที่ต้องพิจารณาเมื่อเขียนจดหมายเสนองาน?

ปัจจัยทางกฎหมายที่สำคัญ 3 ประการที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนจดหมายเสนองานมีดังนี้

• ข้อผูกพันตามสัญญาที่ไม่ได้ตั้งใจ
• ข้อความที่ถูกต้องเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไขการจ้างงาน
• ข้อมูลการจ้างงานตามความประสงค์