วิธีการเขียนจดหมายลางาน

ชีวิตไม่ได้เป็นไปตามแผนเสมอไป และเมื่อมีการหยุดชะงักครั้งใหญ่ อาจจำเป็นต้องสละเวลาจากการทำงาน ในกรณีนี้ จดหมายลางานจะเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าความคาดหวังสำหรับจดหมายหรืออีเมลประเภทนี้คืออะไร ดังนั้นเราจะพิจารณาทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อจัดการกับสถานการณ์นี้โดยเครียดน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ รวมถึงวิธีการเขียนจดหมายลางานอย่างมืออาชีพ

การลางานคืออะไร?

การลางานคือการที่บางคนหยุดงานเนื่องจากเหตุการณ์สำคัญในชีวิตหรือเหตุสุดวิสัยอื่น ๆ การลานี้อาจมีความยาวแตกต่างกันไป แต่ขึ้นอยู่กับลักษณะของเหตุการณ์ อาจเป็นระยะเวลาที่ขยายออกไป เช่น สัปดาห์หรือเดือน ความเข้าใจอยู่เสมอว่าคุณจะกลับไปทำงานของคุณในอนาคต

เหตุผลที่คนอาจลางาน ได้แก่ (แต่ไม่จำกัดเพียง):

• การรับเด็กเป็นบุตรบุญธรรม
• ให้กำเนิดบุตร
• กลายเป็นผู้ดูแลสมาชิกในครอบครัว
• จัดการกับภาวะสุขภาพที่ร้ายแรง
• โศกเศร้ากับการเสียชีวิตของสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิด
• จะไปลาทหาร
• การศึกษาต่อของคุณ
• การย้ายถิ่นฐานไปยังรัฐหรือประเทศอื่น

หากการลางานของคุณมีคุณสมบัติตามพระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการแพทย์ (FMLA) คุณมีสิทธิ์ได้รับการคุ้มครอง 12–26 สัปดาห์โดยไม่ได้รับค่าจ้างในระหว่างปีใดก็ตาม เหตุผลที่ไม่ครอบคลุมสำหรับการลางานจะต้องได้รับการอนุมัติตามดุลยพินิจของนายจ้างของคุณ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด สิ่งสำคัญคือต้องส่งคำขอลางานเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้กระบวนการดำเนินต่อไป

วิธีเขียนจดหมายลางาน

เมื่อเขียนจดหมายลางาน คุณควรพยายามใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและกระชับ นั่นหมายถึงการเริ่มต้นด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ ดำเนินการตามคำขอของคุณ และรายละเอียดใดๆ ที่นายจ้างของคุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการลาของคุณ และลงท้ายด้วยลายเซ็นของคุณ เมื่อเป็นไปได้ ให้แจ้งให้นายจ้างทราบล่วงหน้าก่อนที่จะส่งจดหมายขอลางานอย่างเป็นทางการ และพยายามอย่างเต็มที่ที่จะให้เวลานำเล็กน้อยก่อนที่การลางานของคุณจะเริ่มขึ้น ด้วยวิธีนี้ บริษัทของคุณจะไม่ถูกตั้งรับและจะมีโอกาสเตรียมตัว

ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดสี่ประการที่คุณต้องการรวมไว้:

1 กรอบเวลา: นายจ้างของคุณควรได้รับแนวคิดที่ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณต้องการ รวมทั้งวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของการลางาน

2 เหตุผล: คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากเกินไป แต่เหตุผลทั่วไปสำหรับคำขอควรชัดเจนตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเผชิญกับภาวะสุขภาพที่ร้ายแรง คุณไม่จำเป็นต้องระบุอย่างชัดเจนว่าเป็นโรคอะไร แต่คุณควรระบุว่าคุณมีปัญหาสุขภาพที่จะทำให้คุณไม่สามารถทำงานปัจจุบันได้ หน้าที่ในขณะที่คุณถูกปฏิบัติ

3 ข้อมูลติดต่อ: ในระหว่างที่คุณลางาน คุณอาจจะไม่ได้พบผู้จัดการของคุณหรือเข้าถึงข้อมูลต่างๆ เช่น อีเมลของบริษัท ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องจัดเตรียมช่องทางให้ใครบางคนติดต่อคุณได้หากจำเป็น

4 แผนเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณจะไม่ตกหล่น: แม้ว่ามันอาจเป็นไปไม่ได้เสมอไป หากมีเวลาและที่ว่าง ให้จัดทำแผนปฏิบัติการสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณสิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่ารายละเอียดที่สำคัญจะไม่ตกหล่น (เช่น ผู้รับเหมาที่จ่ายเงิน) และโครงการของทีมและความคิดริเริ่มสามารถเดินหน้าต่อไปได้

เช่นเคย โปรดตรวจทานจดหมายของคุณก่อนที่จะกดส่ง และจำไว้ว่า: คุณไม่ได้อยู่คนเดียวในเรื่องนี้—พนักงานหลายสิบล้านคนลาหยุดงานทุกปีในสหรัฐอเมริกา ดังนั้น นายจ้างของคุณน่าจะเคยจัดการกับคำขอลางานมาก่อน และพวกเขาจะทำอีกครั้งในอนาคตอย่างแน่นอน

ตัวอย่างจดหมายลางาน

เรียน [ผู้ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลและ/หรือชื่อและนามสกุลผู้จัดการของคุณ]

ฉันเขียนเพื่อขอลางานอย่างเป็นทางการ โดยเริ่มวันที่ [วันที่] และสิ้นสุดวันที่ [วันที่] เนื่องจาก [เหตุผลในการขอ] [หากต้องการ คุณสามารถระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเหตุผลของคุณที่นี่ หรือบันทึกเอกสารแนบที่เกี่ยวข้อง เช่น บันทึกของแพทย์] ฉันจะกลับไปทำงานในวันที่ [วันที่]

ฉันยินดีที่จะสรุป [ชื่อเพื่อนร่วมงาน] เกี่ยวกับการมอบหมายงานและโครงการในปัจจุบันของฉัน เพื่อให้แน่ใจว่าการส่งงานเป็นไปอย่างราบรื่นในระหว่างที่ฉันเหลือ [ใส่กรอบเวลา เช่นสัปดาห์] ที่สำนักงาน ในกรณีที่คุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมในขณะที่ฉันไม่อยู่ สามารถติดต่อฉันได้ทาง [อีเมล] หรือทางโทรศัพท์ที่ [หมายเลขโทรศัพท์]

ขอบคุณที่เข้าใจ; ฉันหวังว่าจะได้กลับมา

ขอแสดงความนับถือ [ลายเซ็น] [ชื่อของคุณ]

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายลางาน

การลางานคืออะไร?

การลาหยุดงานคือเวลาที่ต้องออกจากงานเนื่องจากสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงในชีวิตหรือสถานการณ์ที่ยากลำบากซึ่งจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างเต็มที่จากบุคคลนั้น การลางานหมายถึงการกลับไปทำงานในภายหลังซึ่งแตกต่างจากการลาออก

จำเป็นต้องลางานเมื่อใด

มีบางสถานการณ์ทั่วไปที่อาจจำเป็นต้องลางาน เช่น การมีลูก การเจ็บป่วยที่รุนแรง หรือการเป็นผู้ดูแลสมาชิกในครอบครัว

จดหมายลางานควรรวมอะไรบ้าง?

จดหมายลางานควรระบุเหตุผลในการขอและระยะเวลาที่คุณต้องลางาน วันที่คุณจะหยุดงาน และวันที่จะกลับมา นอกจากนี้ยังควรประกอบด้วยข้อมูลติดต่อของคุณ และถ้าเป็นไปได้ แผนในการติดตามทีมของคุณโดยไม่มีคุณ