วิธีการเขียนจดหมายแนะนำ

หากใครสักคน ไม่ว่าจะเป็นนักศึกษาปัจจุบันหรืออดีต เพื่อนร่วมงาน เด็กฝึกงาน พนักงาน หรือพี่เลี้ยง ขอให้คุณเขียนจดหมายแนะนำตัว ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อภูมิใจในตัวเอง คุณได้สร้างผลกระทบต่อพวกเขา และพวกเขาเชื่อใจคุณมากพอที่จะขอให้คุณช่วยให้พวกเขาก้าวไปข้างหน้าในหน้าที่การงาน การศึกษา หรืออื่นๆ

หลังจากที่คุณตบหลังตัวเองแล้ว ให้เริ่มเขียนจดหมายแนะนำตัวที่จะทำให้พวกเขาโดดเด่นในฐานะผู้สมัครในอุดมคติสำหรับตำแหน่งที่พวกเขาต้องการ นั่นคือกุญแจสำคัญในการเขียนจดหมายแนะนำที่มีประสิทธิผล การแสดงว่าพวกเขาเป็นคนดีนั้นยังไม่เพียงพอ คุณต้องแสดงให้เห็นว่าสิ่งเหล่านั้นจะเป็นทรัพย์สินของบริษัท โรงเรียน หรือโปรแกรมที่พวกเขาสมัคร

จดหมายแนะนำคืออะไร?

จดหมายแนะนำคือคำรับรองที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับบุคคลที่แนะนำพวกเขาสำหรับบทบาทที่เฉพาะเจาะจง การให้ทุน หรือการยอมรับเข้าสู่โปรแกรม แม้ว่าเป้าหมายคือการนำเสนอหัวเรื่องของจดหมายในแง่ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่คุณก็ต้องนำเสนอข้อมูลตามความเป็นจริง

ประเภทของจดหมายแนะนำ

มีเหตุผลทั่วไปหลายประการที่แตกต่างกันบางประการที่ทำให้บุคคลอาจขอจดหมายแนะนำตัว เป้าหมายจะเหมือนกันสำหรับจดหมายแนะนำทุกฉบับ: เพื่อนำเสนอผู้สมัครที่ตรงกับตำแหน่งหรือโปรแกรมที่พวกเขาต้องการ แต่หัวข้อที่เหมาะสมที่จะกล่าวถึงในจดหมายของคุณจะแตกต่างกันไปตามประเภทต่างๆ

จดหมายแนะนำทางวิชาการ

หากคุณถูกขอให้เขียนจดหมายแนะนำตัวสำหรับนักเรียน จดหมายของคุณควรระบุโดยเฉพาะเกี่ยวกับผลการเรียนของพวกเขาตลอดจนลักษณะนิสัยที่ทำให้พวกเขาเป็นผู้สมัครที่แข็งแกร่งสำหรับตำแหน่งในโปรแกรมหรือทุนที่พวกเขาต้องการ อาจมีสถานการณ์การสมัครต่างๆ มากมายที่นักเรียนอาจขอจดหมายแนะนำตัว:

• วิทยาลัยระดับปริญญาตรี
• โปรแกรมการศึกษาเฉพาะภายในวิทยาลัย เช่น โปรแกรมเกียรตินิยมหรือสาขาวิชาเอกเฉพาะ
• สำเร็จการศึกษา การแพทย์ หรือโรงเรียนกฎหมาย
• ทุนหรือทุนการศึกษา
• การฝึกงานหรือการคบหา

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้ปรับแต่งจดหมายแนะนำตัวของคุณให้เหมาะกับสถาบันหรือโปรแกรมเฉพาะที่นักเรียนต้องการการตอบรับ

จดหมายแนะนำอย่างมืออาชีพ

จดหมายแนะนำทางวิชาชีพเป็นจดหมายแนะนำอีกประเภทหนึ่งที่ค่อนข้างธรรมดา ผู้สมัครจำนวนมากขอให้อดีตนายจ้างและที่ปรึกษาช่วยหา งาน โดยแนะนำตำแหน่งงานต่างๆ

ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างจดหมายแนะนำทางวิชาการและจดหมายแนะนำวิชาชีพ: ในจดหมายแนะนำทางวิชาชีพ ควรเน้นที่ผลงานทางวิชาชีพและความเหมาะสมของผู้สมัครสำหรับบทบาทเฉพาะที่กำลังมองหาโดยเฉพาะ

การอ้างอิงการเช่าบ้าน

จดหมายแนะนำอีกประเภทหนึ่งคือการเช่าบ้าน บ่อยครั้งที่เจ้าของบ้านขอคำแนะนำจากเจ้าของบ้านคนก่อนเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขากับผู้เช่า หากคุณถูกขอให้เขียนจดหมายแนะนำประเภทนี้ โปรดคำนึงถึงข้อกังวลของเจ้าของบ้านใหม่และเน้นย้ำถึงประสบการณ์ที่ทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้เช่าเป็นบวก เช่น ความรวดเร็วในการจ่ายค่าเช่าและความเอาใจใส่ที่พวกเขาดูแล คุณสมบัติ.

แบบฟอร์มจดหมายแนะนำ

จดหมายแนะนำของคุณไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า เขียนให้มีความยาวประมาณเดียวกับ จดหมายปะหน้า : ย่อหน้าที่กระชับและเน้นข้อความสองสามย่อหน้าเพื่อแสดงประเด็นของคุณโดยไม่สะดุด

จดหมายแนะนำควรมีความเป็นมืออาชีพ เขียนโดยใช้โทนสีเดียวกับที่คุณใช้เขียนอีเมลถึงผู้ติดต่อมืออาชีพหรือ จดหมาย อ้างอิง ไม่ควรใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการแบบเดียวกับที่คุณใช้ในการเขียนเชิงวิชาการ แต่ก็ไม่ควรถือว่ามีความคุ้นเคยกับผู้รับหรืออ่านเหมือนจดหมายทั่วไป การใช้น้ำเสียงที่ไม่เหมาะสมสำหรับจดหมายแนะนำตัวอาจสะท้อนถึงบุคคลที่คุณแนะนำได้ไม่ดี ดังนั้น ควรแน่ใจว่า ใช้น้ำเสียงของคุณถูก ต้อง

ในกรณีส่วนใหญ่ จดหมายแนะนำของคุณควรอยู่ในรูปแบบต่อไปนี้:

การทักทาย

ในบรรทัดแรกของจดหมาย ให้ทักทายผู้รับโดยตรง อย่าพยายามสร้างสรรค์ที่นี่ ง่ายๆ “เรียน Mr./Ms./Mrs./Mx./Dr. ____” เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ ให้ขึ้นต้นจดหมายด้วยว่า “To who it may related”

การแนะนำ

ในบรรทัดถัดไป ให้ระบุชื่อผู้สมัครและตำแหน่งที่คุณต้องการแนะนำอย่างชัดเจน คุณสามารถแนะนำตัวเองได้ในส่วนนี้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของบรรทัดแนะนำที่มีประสิทธิภาพ:

“ฉันเขียนมาเพื่อแนะนำ[ชื่อและนามสกุลของผู้สมัคร]เพื่อตอบรับเข้า[ชื่อมหาวิทยาลัย] ฉันมีความยินดีที่ได้สอน[ผู้สมัคร]ตลอดสามปีที่ผ่านมาที่[ชื่อโรงเรียนมัธยม]”

“ฉันมีความยินดีที่จะแนะนำ[ชื่อและนามสกุลของผู้สมัคร]สำหรับตำแหน่ง Copywriter กับ[ชื่อเอเจนซี่][ผู้สมัคร]และฉันได้ทำงานร่วมกันที่[บริษัท]มาตลอดหกปีที่ผ่านมา”

ภาพรวม

ในส่วนนี้ ให้ระบุคุณลักษณะที่ทำให้ผู้สมัครเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งที่กำลังมองหาอย่างชัดเจน ขึ้นอยู่กับประเภทของคำแนะนำที่คุณกำลังทำ นี่อาจเป็นการผสมผสานระหว่างลักษณะบุคลิกภาพและทักษะ หรืออาจมุ่งเน้นที่ทักษะและความสำเร็จของผู้สมัครอย่างเคร่งครัด

เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ส่วนตัว

อธิบายคุณลักษณะที่คุณพูดถึงในภาพรวมอย่างละเอียดด้วยเรื่องราวส่วนตัวที่เน้นคุณลักษณะและทักษะของผู้สมัคร ให้เจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ที่นี่ หากมีโครงการใดที่ผู้สมัครเป็นผู้นำ หรือมีสถิติที่คุณสามารถแบ่งปันเกี่ยวกับงานของพวกเขาได้ ให้รวมพวกเขาไว้ที่นี่

คำกล่าวปิดท้าย

ปิดท้ายจดหมายของคุณด้วยข้อความที่ย้ำข้อเสนอแนะของคุณ คำกล่าวนี้อาจรวมถึงคำรับรองส่วนตัว เช่น ตัวอย่างต่อไปนี้:

“หลังจากให้เช่ากับ[Candidate]ในช่วงสองปีที่ผ่านมา ฉันสามารถแนะนำเธอได้อย่างมั่นใจในฐานะผู้เช่าที่มีความรับผิดชอบและมีมโนธรรม”

ลายเซ็น

ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยลายเซ็น

เช่นเดียวกับลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ ลายเซ็นในจดหมายแนะนำตัวของคุณควรประกอบด้วยมากกว่าชื่อของคุณ แม้ว่าคุณอาจจะกล่าวถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัครในจดหมายของคุณ แต่ให้ใส่ตำแหน่งทางวิชาชีพไว้ใต้ชื่อของคุณ

ผู้รับจดหมายอาจต้องการติดต่อคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับผู้สมัครเพิ่มเติม ดังนั้นทำให้พวกเขาสามารถติดต่อคุณได้อย่างง่ายดายโดยใส่ข้อมูลติดต่อของคุณในลายเซ็นของคุณ โดยปกติแล้ว หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดที่จะรวมไว้พร้อมกับเวลาทำงานของคุณ

เคล็ดลับที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณเขียนจดหมายแนะนำตัว

ทำให้มันเกี่ยวข้อง

บางทีผู้สมัครอาจช่วยครอบครัวลูกแกะจากโรงนาที่ถูกไฟไหม้ นั่นเป็นความกล้าหาญและน่ารัก แต่เว้นแต่พวกเขาจะสมัครงานกับแผนกดับเพลิงปศุสัตว์ในพื้นที่ จดหมายของคุณอาจไม่เกี่ยวข้องกับจดหมายของคุณ

เช่นเดียวกับจดหมายปะหน้า จดหมายแนะนำของคุณควรกระชับ ควรเน้นเหตุผลสำคัญว่าทำไมผู้สมัครจึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งที่พวกเขาต้องการ และรายละเอียดใดๆ ที่คุณเลือกที่จะรวมไว้ควรสนับสนุนเหตุผลเหล่านี้ การพูดคุยถึงลักษณะนิสัยของผู้สมัครอาจเป็นประโยชน์ แต่ต้องคำนึงถึงความเหมาะสมกับบทบาทที่กำลังมองหา หากผู้สมัครเข้าเรียนในโรงเรียนพยาบาล การพูดคุยถึงความมุ่งมั่นต่อจริยธรรมถือเป็นรายละเอียดสำคัญที่ต้องรวมไว้ด้วย หากใบสมัครเป็นทุนเพื่อทำการวิจัยทางโบราณคดี อย่าลืมพูดถึงโครงการวิจัยที่พวกเขาเป็นหัวหอกในขณะที่ทำงานร่วมกับคุณ

รวมเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย ข้อเท็จจริง และสถิติที่เฉพาะเจาะจง

ยิ่งคุณมีข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับผลงานของผู้สมัคร จดหมายแนะนำของคุณก็จะยิ่งน่าสนใจมากขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงเพื่อนร่วมงานที่กำลังมองหาตำแหน่งการตลาดดิจิทัล ให้ระบุอัตราคอนเวอร์ชันที่พวกเขาได้รับขณะร่วมงานกับคุณ ในทำนองเดียวกัน หากคุณแนะนำนักเรียนมัธยมปลายให้เข้ามหาวิทยาลัย อย่าลืมใส่เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเฉพาะและ/หรือกิจกรรมนอกหลักสูตรไว้ในจดหมายของคุณด้วย

ใช้น้ำเสียงที่เป็นบวก เป็นมิตร แต่เป็นมืออาชีพ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น น้ำเสียงที่เหมาะสมสำหรับจดหมายแนะนำคือน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพแต่ยังเข้าถึงได้ ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัครและความเคารพต่อพวกเขาควรปรากฏชัดจากน้ำเสียงการเขียนของคุณ

หากคุณไม่สามารถเขียนจดหมายแนะนำตัวที่มีประสิทธิภาพได้ก็อย่าทำ

คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่สามารถเขียนจดหมายแนะนำตัวที่ตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพถึงคนที่ขอได้ อาจเป็นเพราะคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นหรืองานของพวกเขาดีพอ หรืออาจเป็นได้ว่าคุณพบว่างานของพวกเขามีไม่เพียงพอหรือไม่น่าพอใจ

ไม่ว่าในกรณีใด วิธีที่เป็นมืออาชีพในการปฏิเสธคำขอคือบอกพวกเขาว่าคุณไม่คุ้นเคยกับงานของพวกเขามากพอที่จะพูดคุยอย่างมีประสิทธิภาพ หรือไม่เชื่อว่าคุณจะเป็นคนที่ดีที่สุดในการเขียนจดหมายแนะนำพวกเขา คุณสามารถนำทางพวกเขาไปยังบุคคลอื่นในองค์กรของคุณที่คุ้นเคยกับงานของพวกเขามากกว่าและสามารถเขียนจดหมายแนะนำตัวที่มีประสิทธิภาพได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากเป็นไปไม่ได้ เพียงแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณไม่สามารถเขียนจดหมายแนะนำพวกเขาและปล่อยไว้อย่างนั้น นี่ไม่ใช่เวลาที่จะดูหมิ่นงานของพวกเขาหรือบอกพวกเขาว่าทำไมคุณไม่ประทับใจกับงานของพวกเขา

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

ลักษณะทั่วไป

ดูคำรับรองทั้งสองนี้:

“ หลุยส์เป็นนักเรียนที่ยอดเยี่ยม เขาฉลาดมากและทำงานหนัก และด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ ฉันรู้ว่าเขาจะประสบความสำเร็จที่มหาวิทยาลัยรัตเกอร์ส”

“ตอนที่เขาเข้าเรียนวิชา Chem I และ Chem II ของฉัน Luis ทุ่มเทเต็ม 100 ให้กับงานที่ได้รับมอบหมายอย่างต่อเนื่อง เขาแสดงให้เห็นถึงสติปัญญาโดยธรรมชาติและการอุทิศตนให้กับการบ้านผ่านการตอบคำถามและการมอบหมายงานที่มีการคิดอย่างมีวิจารณญาณและมักจะสร้างสรรค์ เนื่องจากความหลงใหล แรงผลักดัน และความสามารถในการรับมือกับการเรียนการสอนที่เข้มงวด ฉันรู้ว่าเขาจะประสบความสำเร็จที่มหาวิทยาลัย Rutgers”

ในตัวอย่างที่สอง ผู้เขียนจดหมายกล่าวถึงหลักสูตรเฉพาะที่หลุยส์เรียนและวิธีการทำงานอย่างหนักในหลักสูตรเหล่านั้น มีนักศึกษาเก่งๆ มากมาย (และพวกเขากำลังสมัครเข้าเรียนในมหาวิทยาลัยในจำนวนจำกัดเท่าๆ กัน) ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จดหมายของคุณจะต้องสื่อสารอย่างชัดเจนถึง สิ่งที่ทำให้ผู้สมัครเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด

อติพจน์

เช่นเดียวกับที่คุณไม่ควรส่งบทความทั่วไปเกี่ยวกับความสำเร็จของผู้สมัคร ให้หลีกเลี่ยงการตกแต่งสิ่งเหล่านั้น เปรียบเทียบสองตัวอย่างนี้:

“ไม่มีใครเป็นนักขายที่ดีไปกว่าอลิเซีย”

“อลิเซียมียอดขายเกินเป้าทุกไตรมาส”

ในตัวอย่างแรก แม้ว่าจะเป็นเรื่องจริง แต่ก็อ่านได้เหมือนคำอธิบายของตัวละครในหนังสือการ์ตูนมากกว่าคำรับรองถึงผลงานของคนจริงๆ การใช้ อติพจน์ ในจดหมายแนะนำตัวจะทำลายความน่าเชื่อถือ ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อโอกาสที่ผู้สมัครจะได้รับการยอมรับหรือจ้างงาน

ไม่แนะนำตัวเอง

ในจดหมายของคุณ คุณกำลังรับรองผู้สมัครเป็นการส่วนตัว เพื่อให้การรับรองดังกล่าวมีผลกระทบ ผู้ที่อ่านจดหมายของคุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณเป็นใครและเหตุใดคุณจึงมีคุณสมบัติในการแนะนำผู้สมัคร คำแนะนำสั้นๆ และประโยคเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัครสักหนึ่งหรือสองประโยคก็เพียงพอแล้ว

ตัวอย่างจดหมายแนะนำ

คุณสามารถค้นหาตัวอย่างจดหมายแนะนำที่ดีได้ทางอินเทอร์เน็ต เพียงค้นหาประเภทของจดหมายที่คุณเขียนแล้วคุณจะพบตัวอย่างจดหมายที่ใช้ได้ผลมากมาย

ดูจดหมายแนะนำทางวิชาการ นี้

ในนั้น อดีตหัวหน้างานจะมาพูดคุยถึงความเหมาะสมของผู้สมัครสำหรับหลักสูตรบัณฑิตศึกษา นี่เป็นประเด็นสำคัญที่ต้องจำไว้ แม้ว่าคุณจะรู้จักผู้สมัครในแวดวงวิชาชีพ แต่ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานของพวกเขาก็อาจมีคุณค่าพอๆ กับคำแนะนำของผู้ติดต่อด้านวิชาการเมื่อพวกเขาสมัครเข้าวิทยาลัยหรือบัณฑิตวิทยาลัย

นี่คือตัวอย่างจดหมายแนะนำทาง วิชาชีพ

ดูว่าจดหมายฉบับนี้ทำให้ผู้สมัครมีความโดดเด่นโดยการพูดคุยถึงตัวอย่างเฉพาะเจาะจงว่าเขาไปไกลกว่านั้นได้อย่างไร หากคุณมีเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยประเภทนี้ที่จะแบ่งปัน ให้รวมไว้ในจดหมายของคุณด้วย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายแนะนำ

จดหมายแนะนำคืออะไร?

จดหมายแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรถึงความสามารถ ความสำเร็จ และความสามารถในการเติบโตอย่างต่อเนื่องของแต่ละบุคคล

ฉันควรเริ่มจดหมายแนะนำอย่างไร

เริ่มจดหมายแนะนำตัวด้วยคำทักทายที่เป็นการรับทราบถึงผู้อ่านจดหมาย เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้เรียกชื่อพวกเขา เมื่อเป็นไปไม่ได้ ให้ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ เช่น “ถึงผู้ที่อาจกังวล”

จดหมายแนะนำควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

จดหมายแนะนำควรมีสิ่งต่อไปนี้:

• บทนำที่ระบุชื่อผู้สมัครและตำแหน่งที่ต้องการ
• ข้อความที่ชัดเจนเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัคร
• คำรับรองที่ซื่อสัตย์เกี่ยวกับงานของพวกเขา
• คำแนะนำที่ชัดเจนของผู้สมัคร
• ลายเซ็นที่มีข้อมูลติดต่อของคุณ

ฉันจะลงท้ายจดหมายแนะนำได้อย่างไร?

ลงท้ายจดหมายแนะนำของคุณด้วยลายเซ็นที่มีตำแหน่งงานและข้อมูลการติดต่อของคุณ ผู้อ่านจดหมายจะสามารถติดต่อคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อหารือเกี่ยวกับผู้สมัครโดยละเอียดมากขึ้น

เขียนอย่างมั่นใจเมื่อคุณแนะนำสิ่งที่ดีที่สุด

แม้แต่จดหมายแนะนำที่เปล่งประกายที่สุดก็ยังทำให้หัวเรื่องดูเหมือนผู้สมัครที่ไม่ดี หากเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ ก่อนที่คุณจะส่งจดหมายถึงหัวเรื่อง (หรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นหัวหน้างานคนใหม่) ให้ Grammarly เขียนจดหมายอีกครั้งเพื่อจับข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดไป และให้คำแนะนำที่คุณสามารถใช้เพื่อเขียนจดหมายแนะนำที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

บทความนี้เขียนโดย Kimberly Joki ในปี 2560 และได้รับการอัปเดตให้มีข้อมูลใหม่