วิธีการเขียนจดหมายแนะนำ

หากใครบางคน ไม่ว่าจะเป็นนักเรียนปัจจุบันหรืออดีต เพื่อนร่วมงาน ผู้ฝึกงาน พนักงาน หรือพี่เลี้ยง ขอให้คุณเขียนจดหมายรับรองให้พวกเขา ใช้เวลาสักครู่เพื่อภาคภูมิใจในตัวเอง คุณได้สร้างผลกระทบต่อพวกเขา และพวกเขาเชื่อใจคุณมากพอที่จะขอให้คุณช่วยพวกเขาก้าวไปข้างหน้าในอาชีพการงาน การศึกษา หรือด้านอื่นๆ

หลังจากที่คุณตบหลังตัวเองแล้ว ให้เริ่มเขียนจดหมายแนะนำตัวที่จะทำให้พวกเขาโดดเด่นในฐานะผู้สมัครในอุดมคติสำหรับตำแหน่งที่พวกเขาต้องการ นั่นคือกุญแจสำคัญในการเขียนจดหมายรับรองที่มีประสิทธิภาพ: ไม่เพียงพอที่จะแสดงว่าพวกเขาเป็นคนดี คุณต้องแสดงให้เห็นว่าพวกเขาจะเป็น ประโยชน์ต่อบริษัท โรงเรียน หรือโครงการที่พวกเขากำลังสมัคร

จดหมายแนะนำคืออะไร?

จดหมายรับรองเป็นคำรับรองที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับบุคคลที่แนะนำพวกเขาสำหรับบทบาทเฉพาะ เงินช่วยเหลือ หรือการยอมรับในโปรแกรม แม้ว่าเป้าหมายคือการนำเสนอหัวเรื่องของจดหมายอย่างดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่คุณต้องนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่เป็นข้อเท็จจริง

ประเภทของจดหมายแนะนำ

มีเหตุผลทั่วไปที่แตกต่างกันสองสามประการที่บุคคลอาจขอจดหมายรับรอง เป้าหมายของจดหมายรับรองทุกฉบับนั้นเหมือนกัน: เพื่อนำเสนอผู้สมัครที่ตรงกับตำแหน่งหรือโปรแกรมที่พวกเขาต้องการ แต่หัวข้อที่เหมาะสมที่จะครอบคลุมในจดหมายของคุณนั้นแตกต่างกันไปตามประเภทที่ต่างกัน

จดหมายแนะนำทางวิชาการ

หากคุณถูกขอให้เขียนจดหมายรับรองสำหรับนักเรียน จดหมายของคุณควรพูดเฉพาะเกี่ยวกับผลการเรียนของพวกเขา เช่นเดียวกับ ลักษณะนิสัยที่ทำให้พวกเขาเป็นผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับตำแหน่งในโปรแกรมหรือให้สิทธิ์ที่พวกเขาต้องการ อาจมีสถานการณ์การสมัครที่หลากหลายซึ่งนักเรียนอาจขอจดหมายรับรอง:

• วิทยาลัยระดับปริญญาตรี
• หลักสูตรวิชาการเฉพาะภายในวิทยาลัย เช่น หลักสูตรเกียรตินิยมหรือสาขาวิชาเฉพาะ
• บัณฑิตวิทยาลัยการแพทย์หรือกฎหมาย
• ทุนหรือทุนการศึกษา
• การฝึกงานหรือการคบหาสมาคม

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้ปรับแต่งจดหมายรับรองของคุณให้เข้ากับสถาบันหรือโปรแกรมเฉพาะที่นักเรียนต้องการการยอมรับ

จดหมายแนะนำอย่างมืออาชีพ

จดหมายแนะนำอย่างมืออาชีพเป็นจดหมายแนะนำอีกประเภทหนึ่งที่ค่อนข้างธรรมดา ผู้สมัครหลายคนขอให้อดีตนายจ้างและพี่เลี้ยงช่วย หางาน โดยแนะนำตำแหน่งงาน

นี่คือข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างจดหมายรับรองทางวิชาการกับจดหมายรับรองแบบมืออาชีพ ในจดหมายแนะนำแบบมืออาชีพ จุดเน้นควรเน้นที่ประสิทธิภาพและความเหมาะสมของผู้สมัครโดยเฉพาะสำหรับบทบาทเฉพาะที่พวกเขาต้องการ

การอ้างอิงการเช่าบ้าน

จดหมายแนะนำอีกประเภทหนึ่งสำหรับการเช่าบ้าน บ่อยครั้งที่เจ้าของบ้านขอคำแนะนำจากเจ้าของบ้านคนก่อน ๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขากับผู้เช่า หากคุณถูกขอให้เขียนจดหมายแนะนำประเภทนี้ ให้คำนึงถึงข้อกังวลของเจ้าของบ้านคนใหม่และเน้นประสบการณ์ที่ทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้เช่าเป็นไปในทางที่ดี เช่น ความรวดเร็วในการจ่ายค่าเช่าและการดูแลที่พวกเขาเอาใจใส่ คุณสมบัติ.

รูปแบบจดหมายแนะนำ

จดหมายแนะนำไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า ให้มีความยาวประมาณเดียวกับ จดหมายปะหน้า : ย่อหน้าสั้นๆ เน้นๆ สองสามย่อหน้าที่แสดงถึงประเด็นของคุณโดยไม่มีขนลุก

จดหมายแนะนำควรเป็นมืออาชีพ เขียนด้วยน้ำเสียงเดียวกับที่คุณใช้ในการเขียนอีเมลถึงผู้ติดต่อมืออาชีพหรือ จดหมาย อ้างอิง ไม่ควรใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการเหมือนกับที่คุณจะใช้สำหรับงานเขียนเชิงวิชาการ แต่ก็ไม่ควรถือว่าคุ้นเคยกับผู้รับหรืออ่านเหมือนจดหมายทั่วไป การใช้น้ำเสียงที่ไม่เหมาะสมสำหรับจดหมายแนะนำของคุณอาจส่งผลไม่ดีต่อบุคคลที่คุณแนะนำ ดังนั้นต้องแน่ใจว่า ได้ใช้น้ำเสียงที่ถูก ต้อง

ในกรณีส่วนใหญ่ จดหมายแนะนำของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบต่อไปนี้:

การทักทาย

ในบรรทัดแรกของจดหมาย ให้ทักทายผู้รับโดยตรง อย่าพยายามสร้างสรรค์ที่นี่ ง่ายๆ “เรียน คุณ/Ms./Mrs./Mx./Dr. ____” คือตัวเลือกที่ดีที่สุด หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ ให้เริ่มจดหมายด้วย "ผู้ที่อาจกังวล"

บทนำ

ในบรรทัดถัดไป ระบุชื่อผู้สมัครและตำแหน่งที่คุณแนะนำอย่างชัดเจน คุณสามารถแนะนำตัวเองได้ในส่วนนี้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างสองสามบรรทัดแนะนำที่มีประสิทธิภาพ:

• “ฉันเขียนเพื่อแนะนำ [ชื่อและนามสกุลของผู้สมัคร] เพื่อตอบรับเข้าสู่ [ชื่อมหาวิทยาลัย ] ฉันมีความสุขที่ได้สอน [ผู้สมัคร] ในช่วงสามปีที่ผ่านมาที่ [ชื่อโรงเรียนมัธยม] ”
• “ผมมีความยินดีอย่างยิ่งที่จะแนะนำ [ชื่อและนามสกุลของผู้สมัคร] สำหรับตำแหน่ง Copywriter ด้วย [ชื่อหน่วยงาน ] [ผู้สมัคร] และฉันทำงานร่วมกันที่ [บริษัท] มาตลอดหกปีที่ผ่านมา”

ภาพรวม

ในส่วนนี้ ให้ระบุคุณลักษณะที่ทำให้ผู้สมัครเป็นตัวเลือกในอุดมคติสำหรับตำแหน่งที่พวกเขาต้องการอย่างชัดเจน ขึ้นอยู่กับประเภทของคำแนะนำที่คุณแนะนำ นี่อาจเป็นการผสมผสานระหว่างลักษณะบุคลิกภาพและทักษะ หรืออาจเน้นที่ทักษะและความสำเร็จของผู้สมัครอย่างเคร่งครัด

เรื่องส่วนตัว

อธิบายลักษณะเด่นที่คุณพูดถึงในภาพรวมอย่างละเอียดด้วยเรื่องราวส่วนตัวที่เน้นคุณสมบัติและทักษะของผู้สมัคร เจาะจงให้มากที่สุดที่นี่ หากมีโครงการใดโครงการหนึ่งที่ผู้สมัครเป็นผู้นำหรือมีสถิติที่คุณสามารถแบ่งปันเกี่ยวกับงานของพวกเขาได้ ให้รวมไว้ที่นี่

ปิดงบ

นำจดหมายของคุณไปปิดท้ายด้วยข้อความที่ย้ำคำแนะนำของคุณ ข้อความนี้อาจรวมถึงคำรับรองส่วนบุคคล เช่น ตัวอย่างต่อไปนี้:

“หลังจากเช่าให้ [ผู้สมัคร] ในช่วงสองปีที่ผ่านมา ฉันสามารถแนะนำเธออย่างมั่นใจให้เป็นผู้เช่าที่มีความรับผิดชอบและมีมโนธรรม”

ลายเซ็น

กรอกจดหมายของคุณด้วยลายเซ็น

เช่นเดียวกับลายเซ็นอีเมลมืออาชีพ ลายเซ็นจดหมายแนะนำควรมีมากกว่าชื่อของคุณ แม้ว่าคุณจะพูดถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัครในจดหมายของคุณ แต่ให้ระบุตำแหน่งงานของคุณใต้ชื่อของคุณ

ผู้รับจดหมายอาจต้องการติดต่อคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับผู้สมัครเพิ่มเติม ดังนั้นทำให้พวกเขาติดต่อคุณได้โดยง่ายโดยใส่ข้อมูลติดต่อของคุณในลายเซ็นของคุณ โดยปกติ หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด ควบคู่ไปกับชั่วโมงทำงานของคุณ

เคล็ดลับที่ควรทราบเมื่อคุณเขียนจดหมายรับรอง

ให้มันเกี่ยวข้อง

บางทีผู้สมัครอาจช่วยครอบครัวลูกแกะจากยุ้งฉางที่ถูกไฟไหม้ นั่นเป็นเรื่องที่กล้าหาญและน่ารัก แต่ถ้าพวกเขาไม่สมัครงานกับแผนกดับเพลิงปศุสัตว์ในท้องถิ่น จดหมายของคุณก็อาจไม่เกี่ยวข้องกับจดหมายของคุณ

เช่นเดียวกับจดหมายปะหน้า จดหมายแนะนำของคุณควรกระชับ ควรเน้นที่เหตุผลหลักว่าทำไมผู้สมัครจึงเป็นตัวเลือกในอุดมคติสำหรับตำแหน่งที่พวกเขาต้องการ และรายละเอียดใดๆ ที่คุณเลือกที่จะรวมไว้ควรสนับสนุนเหตุผลเหล่านี้ การอภิปรายถึงบุคลิกของผู้สมัครอาจเป็นประโยชน์ แต่ผูกไว้กับความเหมาะสมสำหรับบทบาทที่พวกเขาต้องการ—หากพวกเขาสมัครเข้าเรียนในโรงเรียนพยาบาล การอภิปรายถึงความมุ่งมั่นของพวกเขาในด้านจริยธรรมเป็นรายละเอียดที่สำคัญที่จะรวมไว้ด้วย หากการสมัครเป็นทุนเพื่อทำการวิจัยทางโบราณคดี อย่าลืมพูดถึงโครงการวิจัยที่พวกเขาเป็นผู้นำในขณะที่ทำงานกับคุณ

รวมเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย ข้อเท็จจริง และสถิติเฉพาะ

ยิ่งคุณมีข้อเท็จจริงเกี่ยวกับงานของผู้สมัครมากเท่าใด จดหมายแนะนำของคุณก็ยิ่งน่าสนใจมากขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงเพื่อนร่วมงานที่กำลังมองหาตำแหน่งทางการตลาดดิจิทัล ให้พูดถึงอัตราการแปลงที่เจาะจงที่พวกเขาได้รับขณะทำงานร่วมกับคุณ ในทำนองเดียวกัน หากคุณกำลังแนะนำนักเรียนมัธยมปลายให้เข้ามหาวิทยาลัย อย่าลืมรวมเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพวกเขาในงานที่ได้รับมอบหมายและ/หรือกิจกรรมนอกหลักสูตรไว้ในจดหมายของคุณ

ใช้น้ำเสียงที่เป็นบวก เป็นมิตร แต่เป็นมืออาชีพ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น น้ำเสียงที่เหมาะสมสำหรับจดหมายแนะนำคือน้ำเสียงที่มีความเป็นมืออาชีพแต่เข้าถึงได้ ความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้สมัครและความเอาใจใส่ต่อพวกเขาควรปรากฏชัดในแนวทางการเขียนของคุณ

หากคุณไม่สามารถเขียนจดหมายรับรองที่มีประสิทธิภาพได้ อย่า

คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถเขียนจดหมายแนะนำที่ซื่อสัตย์และมีประสิทธิภาพสำหรับคนที่ขอ อาจเป็นเพราะว่าคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นหรืองานของพวกเขาดีพอ หรืออาจเป็นเพราะคุณพบว่างานของพวกเขาไม่เพียงพอหรือไม่น่าพอใจ

ไม่ว่าในกรณีใด วิธีแบบมืออาชีพในการปฏิเสธคำขอคือเพียงแค่บอกพวกเขาว่าคุณไม่คุ้นเคยกับงานของพวกเขามากพอที่จะพูดคุยอย่างมีประสิทธิภาพ หรือไม่เชื่อว่าคุณจะเป็นคนที่ดีที่สุดที่จะเขียนจดหมายรับรองให้พวกเขา คุณสามารถแนะนำพวกเขาถึงบุคคลอื่นในองค์กรของคุณที่คุ้นเคยกับงานของพวกเขามากกว่า และสามารถเขียนจดหมายแนะนำที่มีประสิทธิภาพมากกว่าได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากไม่สามารถทำได้ เพียงแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณไม่สามารถเขียนจดหมายรับรองและทิ้งไว้ที่นั่นได้ นี่ไม่ใช่เวลาที่จะดูหมิ่นงานของพวกเขาหรือบอกพวกเขาว่าทำไมคุณถึงไม่ประทับใจกับงานนั้น

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

ลักษณะทั่วไป

ลองดูคำรับรองทั้งสองนี้:

• “หลุยส์เป็นนักเรียนที่ยอดเยี่ยม เขาเป็นคนฉลาดและทำงานหนัก และด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ ฉันรู้ว่าเขาจะประสบความสำเร็จที่มหาวิทยาลัยรัตเกอร์ส”
• “เมื่อเขาเข้าเรียนวิชา Chem I และ Chem II ของฉัน Luis ทุ่มเทอย่างเต็มที่กับงานที่ได้รับมอบหมาย 100 เปอร์เซ็นต์ เขาแสดงให้เห็นถึงสติปัญญาโดยกำเนิดและการอุทิศตนให้กับการบ้านผ่านการตอบสนองต่อคำถามและการมอบหมายการคิดเชิงวิพากษ์อย่างสร้างสรรค์และรอบคอบ เนื่องจากความหลงใหล แรงผลักดัน และความสามารถในการจัดการหลักสูตรที่เข้มงวด ฉันรู้ว่าเขาจะประสบความสำเร็จที่ Rutgers University”

ในตัวอย่างที่สอง ผู้เขียนจดหมายกล่าวถึงหลักสูตรเฉพาะที่ Luis ใช้และวิธีที่เขาทำงานหนักในหลักสูตรเหล่านั้น มีนักศึกษาที่ยอดเยี่ยมมากมาย (และพวกเขากำลังสมัครเข้าเรียนในมหาวิทยาลัยในจำนวนที่จำกัดเท่ากัน) ดังนั้น จดหมายของคุณจึงต้องสื่อสารอย่างชัดเจนถึง สิ่งที่ ทำให้ผู้สมัครเป็นตัวเลือกในอุดมคติ

อติพจน์

เช่นเดียวกับที่คุณไม่ควรส่งบทความทั่วไปเกี่ยวกับความสำเร็จของผู้สมัคร หลีกเลี่ยงการปรุงแต่ง เปรียบเทียบสองตัวอย่างนี้:

• “ไม่มีใครเป็นพนักงานขายที่ดีไปกว่าอลิเซีย”
• “อลิเซียมียอดขายเกินคาดทุกไตรมาส”

ในตัวอย่างแรก แม้ว่าจะเป็นความจริง แต่ก็อ่านดูเหมือนคำอธิบายของตัวละครในหนังสือการ์ตูนมากกว่าคำรับรองจากผลงานของบุคคลจริง การใช้ อติพจน์ ในจดหมายแนะนำจะบ่อนทำลายความน่าเชื่อถือ ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อโอกาสที่ผู้สมัครจะได้รับการตอบรับหรือว่าจ้าง

ไม่แนะนำตัว

ในจดหมายของคุณ คุณกำลังรับรองผู้สมัครรับเลือกตั้งเป็นการส่วนตัว บุคคลที่อ่านจดหมายของคุณต้องรู้ว่าคุณเป็นใคร และเหตุใดคุณจึงมีคุณสมบัติที่จะแนะนำผู้สมัคร การแนะนำตัวสั้นๆ และประโยคหรือสองประโยคเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัครก็เพียงพอแล้ว

ตัวอย่างจดหมายแนะนำ

คุณสามารถหาตัวอย่างจดหมายแนะนำที่ดีได้ทางอินเทอร์เน็ต เพียงค้นหาประเภทของจดหมายที่คุณกำลังเขียน คุณจะพบตัวอย่างจดหมายที่ใช้งานได้มากมาย

ดูจดหมายแนะนำทางวิชาการ นี้

ในนั้น อดีตหัวหน้างานกล่าวถึงความเหมาะสมของผู้สมัครสำหรับโปรแกรมบัณฑิตวิทยาลัย นี่เป็นประเด็นสำคัญที่ควรคำนึงถึง แม้ว่าคุณจะรู้จักผู้สมัครในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ ข้อมูลเชิงลึกของคุณเกี่ยวกับงานของพวกเขาอาจมีค่าพอๆ กับคำแนะนำของผู้ติดต่อทางวิชาการเมื่อพวกเขาสมัครเข้าเรียนในวิทยาลัยหรือบัณฑิตวิทยาลัย

นี่คือตัวอย่างจดหมายแนะนำแบบมืออาชีพ

มาดูกันว่าจดหมายฉบับนี้ทำให้ผู้สมัครโดดเด่นด้วยการพูดคุยถึงตัวอย่างที่เขาทำได้อย่างไร? หากคุณมีเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะแบ่งปันให้รวมไว้ในจดหมายของคุณ

จดหมายแนะนำคำถามที่พบบ่อย

จดหมายแนะนำคืออะไร?

จดหมายรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความสามารถ ความสำเร็จ และความสามารถในการเติบโตอย่างต่อเนื่องของแต่ละคน

ฉันควรเริ่มจดหมายแนะนำอย่างไร

เริ่มจดหมายแนะนำตัวด้วยคำทักทายที่ตอบรับผู้อ่านจดหมาย เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้เรียกพวกเขาด้วยชื่อ เมื่อเป็นไปไม่ได้ ให้ใช้คำทักทายที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพ เช่น “ผู้ที่อาจกังวล”

สิ่งที่ควรเข้าไปในจดหมายแนะนำ?

จดหมายแนะนำควรมีดังต่อไปนี้:

• บทนำที่ระบุชื่อผู้สมัครและตำแหน่งที่ต้องการ
• คำชี้แจงที่ชัดเจนเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัคร
• คำรับรองที่ซื่อสัตย์ในการทำงานของพวกเขา
• คำแนะนำที่ชัดเจนของผู้สมัคร
• ลายเซ็นที่มีข้อมูลติดต่อของคุณ

ฉันควรจบจดหมายแนะนำอย่างไร

ปิดท้ายจดหมายแนะนำของคุณด้วยลายเซ็นที่มีตำแหน่งงานและข้อมูลติดต่อของคุณ โดยการรวมสิ่งเหล่านี้ ผู้อ่านจดหมายสามารถติดต่อคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับผู้สมัครในรายละเอียดเพิ่มเติมได้อย่างง่ายดาย

เขียนอย่างมั่นใจเมื่อคุณแนะนำสิ่งที่ดีที่สุด

แม้แต่จดหมายแนะนำที่เปล่งประกายที่สุดก็ยังทำให้หัวเรื่องดูเหมือนเป็นผู้สมัครที่ไม่ดี หากเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดด้านการสะกดและไวยากรณ์ ก่อนที่คุณจะส่งจดหมายถึงหัวเรื่อง (หรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นหัวหน้างานใหม่) ให้ Grammarly ทบทวนอีกครั้งเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดไปและเสนอแนะเพื่อใช้เขียนจดหมายแนะนำที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

บทความนี้เขียนขึ้นโดย Kimberly Joki ในปี 2560 โดยได้รับการอัปเดตเพื่อรวมข้อมูลใหม่