อาจเกี่ยวข้องกับใคร: ใช้อย่างถูกต้องเมื่อใดและอย่างไร

ครั้งหนึ่ง ก่อนที่เกือบทุกคนจะสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ด้วยมือของพวกเขาเอง เป็นเรื่องปกติที่จะเริ่มการติดต่อทางธุรกิจด้วยคำทักทายถึงใครที่มันอาจเกี่ยวข้อง แต่เวลามีการเปลี่ยนแปลง

เราจะมาดูกันว่าคุณควรใช้ To Whom It May Concern หรือไม่ สำรวจทางเลือกสองสามทาง และพูดคุยเกี่ยวกับการโต้ตอบประเภทเดียวที่คำทักทายนี้ยังคงเป็นที่ยอมรับ

คุณควรใช้ To Whom อาจกังวล?

เราไม่สามารถนึกถึงเหตุผลดีๆ มากมายที่จะใช้ To Whom It May Concern ในอีเมลหรือจดหมายได้ แต่มีเหตุผลที่น่าสนใจบางประการที่จะ ไม่ ทำ

สำหรับผู้เริ่มต้น วลีนี้ล้าสมัยและน่าเบื่อหน่าย (ถ้าคุณมีสมาธิ คุณเกือบจะได้ยินมันพูดด้วยสำเนียงหรูที่ได้รับผลกระทบ จริงไหม) มันเป็นสิ่งที่หลงเหลือจากยุคที่การติดต่อทางธุรกิจมีน้ำเสียงที่เป็นทางการมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันนี้ เรามุ่งเป้าไปที่รูปแบบการสนทนาที่เป็นธรรมชาติ

#เคล็ดลับงาน: หากคุณกำหนดเป้าหมายไปยังบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ให้ตั้งชื่อเป็นผู้ติดต่อ “ใครที่มันอาจกังวล” ไม่ทำงานอีกต่อไป! #networkdirect

– Erin Kennedy, CPRW (@ErinKennedyCPRW) วันที่ 7 พฤศจิกายน 2017

ในจดหมายโต้ตอบฉบับหนึ่ง To Whom It May Concern อาจบ่งบอกถึงระดับความเกียจคร้านในส่วนของผู้ส่ง พูดตามตรง—คุณไม่รู้จริงๆ เหรอว่าอีเมลหรือจดหมายของคุณเกี่ยวข้องกับใคร หรือเป็นมากกว่าที่คุณไม่ต้องกังวลใจที่จะค้นหา ระวังให้ดีว่า To Whom It May Concern ไม่ ได้แสดงว่าคุณไม่สนใจ

ที่เกี่ยวข้อง: 7 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบเป็นภาษาอังกฤษ

ทางเลือกสามทางสำหรับใครที่มันอาจกังวล

คุณสามารถหาคำทักทายอื่นได้เกือบทุกครั้ง ลองดูตัวเลือกสองสามข้อ

1 เรียน [บุคคลพิเศษ]

คุณฉลาด คุณมีอินเทอร์เน็ตทั้งหมด (รวมถึง LinkedIn) เพียงปลายนิ้วสัมผัส หากคุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใครบางคนโดยตรง (เช่น ผู้จัดการการจ้างงาน) ทำการบ้านและค้นหาบุคคลที่เกี่ยวข้อง ใช่ จดหมายของคุณอาจถูกส่งต่อไปยังบุคคลอื่น แต่คนเหล่านั้นจะเห็นว่าคุณห่วงใยมากพอที่จะหาคนที่ใช่ที่จะกล่าวถึงตั้งแต่แรก

หากการค้นหาทางอินเทอร์เน็ตของคุณไม่เปิดเผยชื่อผู้ติดต่อ คุณสามารถใช้ตัวเลือกย้อนยุคได้เสมอ—หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาแล้วโทรออก ไม่จำเป็นต้องซ่อนเร้นเกี่ยวกับการขอชื่อของบุคคลนั้น ดังนั้นจงพูดตามตรง หากคุณกำลังมองหาชื่อผู้ติดต่องาน คุณสามารถพูดบางอย่างเช่น “Hi! ฉันกำลังสมัครตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายการตลาด และฉันต้องการปรับแต่งจดหมายสมัครงาน คุณช่วยบอกฉันได้ไหมว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการได้มาซึ่งพรสวรรค์สำหรับงานนั้น”

2 เรียน [บทบาท] หรือเรียน [แผนก]

หากคุณไม่พบชื่อบุคคล คุณสามารถขยายเล็กน้อยและอ้างอิงถึงบทบาทของบุคคลหรือแผนกเฉพาะแทน (เช่น Dear Hiring Manager, Dear Admissions Department.)

บางครั้ง การค้นหาชื่อผู้ติดต่ออาจไม่ใช่การใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการการจ้างงานจะไม่ใช้เวลามากกว่าสองสามนาทีในการดูประวัติย่อ ดังนั้นความจริงที่ว่าจดหมายปะหน้าของคุณขาดการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณอาจจะไม่ถูกลงทะเบียนเป็นธงแดง อย่างน้อยคุณได้กล่าวถึงแผนกที่ถูกต้อง ใช้เวลาของคุณเขียนจดหมายปะหน้าที่น่าทึ่งแทน

3 สวัสดี หรือ สวัสดี

หากคุณไม่ได้ติดต่อกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือหากข้อความของคุณปรากฏต่อผู้คนจำนวนมาก คุณจะไม่ผิดพลาดด้วยการทักทายง่ายๆ โปรดทราบว่า สวัสดี และ คำทักทาย นั้นไม่เป็นทางการมากกว่าตัวเลือกอื่นๆ ที่เราระบุไว้ ดังนั้นจึงอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น จดหมายปะหน้าหรือการติดต่อทางธุรกิจที่เป็นทางการอื่นๆ

เมื่อใดควรใช้ To Whom It May Concern?

สมมติว่าคุณกำลังเขียนจดหมายแนะนำสำหรับเพื่อนร่วมงาน เขาจะทำสำเนาหลายชุดเพื่อแจกในการสัมภาษณ์ และจดหมายเหล่านั้นมีไว้สำหรับทุกคนที่สนใจจะจ้างเขา ในกรณีนี้ เนื่องจากการติดต่อกันโดยทั่วไปถือว่าเป็นทางการ และเนื่องจากไม่มีผู้รับหรือแผนกเฉพาะรายใดเลย To Whom It May Concern จึงทำงาน

บางกรณีที่อาจเกี่ยวข้องกับใคร:

• จดหมายแนะนำ/อ้างอิง
• การร้องเรียนอย่างเป็นทางการกับบริษัท
• จดหมายแนะนำตัว
• จดหมายที่น่าสนใจ / การหาแร่

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสิ้นสุดอีเมล: 9 การลงชื่อเข้าใช้ที่ไม่เคยล้มเหลวและ 9 ที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ พยายามจำกัดโฟกัสของคุณให้แคบลงแทนที่จะเหวี่ยงแหกว้าง ถามตัวเองว่า “อีเมลนี้เกี่ยวข้องกับใคร” หากคุณสามารถตอบ "ใครก็ได้" อย่างตรงไปตรงมา ก็สามารถใช้ To Whom It May Concern ได้ตามสบาย แต่ถ้าคุณสามารถกลับบ้านได้ ไม่ว่าจะเป็นบุคคล (นายสมิธ) หรือแผนก (แผนกรับสมัคร) ให้ใช้วิธีเฉพาะเจาะจงมากขึ้นเสมอ