วิธีเขียนรายงานการประชุมพร้อมตัวอย่าง

การบันทึกรายงานการประชุมอาจดูเป็นเรื่องธรรมดาหรือสำคัญ ขึ้นอยู่กับว่ามีอะไรอยู่ในวาระการประชุม แต่สิ่งสำคัญเสมอคือการเขียนของคุณต้องมีความชัดเจนและถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับบทบาทของคุณในฐานะผู้ถอดเสียง การบันทึกรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญในระยะยาวสำหรับองค์กรที่มีการประชุม

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการเขียนรายงานการประชุมอย่างมืออาชีพ เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมเพียงแค่อ่านรายงานการประชุม ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและเทมเพลตเพื่อทำให้การเขียน รายงานการประชุม เป็นเรื่องง่าย

รายงานการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมเป็นบันทึกการประชุมหรือการพิจารณาคดีเป็นลายลักษณ์อักษร รายงานการประชุมมักจะมีโครงสร้างและ เป็นทางการ เพื่อให้สามารถแบ่งปันหลังการประชุมและใช้เป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์ได้ในอนาคต

สำหรับผู้ที่ ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ นาทีจะเร็วขึ้น รายงานการประชุมยังแสดงถึงความรับผิดชอบต่อรายการดำเนินการที่มีการพูดคุยกันในระหว่างการประชุมอีกด้วย

ที่สำคัญกว่านั้น หากองค์กรเข้าสู่สถานการณ์ทางกฎหมายใดๆ รายงานการประชุมจะถือเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการที่พิสูจน์ถึงความรอบคอบ จริยธรรม และการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ใครเป็นผู้บันทึกรายงานการประชุม?

เลขานุการมักจะจดบันทึกการประชุม องค์กรไม่แสวงผลกำไร หน่วยงานรัฐบาล โรงเรียน บริษัทมหาชน และสหภาพแรงงานมักกำหนดให้บันทึกรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตาม บริษัทอื่นๆ หลายแห่งยังใช้รายงานการประชุมเพื่อรักษาบันทึกอย่างเป็นทางการอีกด้วย

วิธีการเขียนรายงานการประชุม

รูปแบบและเนื้อหาของรายงานการประชุมจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับองค์กรและวิธีจัดโครงสร้าง อย่างไรก็ตาม คุณควรรวมข้อมูลพื้นฐาน เช่น วันที่ เวลา และผู้เข้าร่วมไว้ด้วยเสมอ แต่หลายองค์กรก็จะได้รับประโยชน์จากการมีรายการเสริมอื่นๆ เช่น เอกสารเสริมและรายการดำเนินการ อ่านต่อไปเพื่อดูว่าควรรวมอะไรบ้างในรายงานการประชุมของคุณ

องค์ประกอบพื้นฐานของรายงานการประชุม 8 ประการ

สิ่งเหล่านี้คือรายการสำคัญที่จะรวมไว้ในรายงานการประชุมของคุณ:

1 วันที่

2 ครั้ง

3 ที่ตั้ง

ผู้เข้าร่วม 4 คน

5 หัวข้อที่หารือ

6 การเคลื่อนไหว

7 ผลการลงคะแนนเสียง

8 วัน และสถานที่ประชุมครั้งถัดไป

รายงานการประชุมควรมีอะไรอีกบ้าง?

องค์กรส่วนใหญ่จะเพิ่มองค์ประกอบอื่นๆ อย่างน้อยหนึ่งหรือสององค์ประกอบในบันทึกการประชุมของตน นอกเหนือจากสิ่งสำคัญแล้ว บันทึกการประชุมของคุณยังสามารถรวมและจัดโครงสร้างในลักษณะใดก็ตามที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุด

ต่อไปนี้คือองค์ประกอบที่กำหนดเองบางส่วนที่คุณสามารถรวมไว้ในรายงานการประชุมของคุณได้:

• เอกสารประกอบ
• รายการการกระทำ
• วัตถุประสงค์ของการประชุม
• ประเด็นที่จะหารือในครั้งต่อไป
• การอัปเดตสถานะโครงการและผลการลงคะแนน
• ขั้นตอนถัดไป เช่น การวิจัยและการติดตามผล
• ส่วนที่กำหนดผู้เข้าร่วมที่เป็นแขก ผู้ไม่ลงคะแนนเสียง หรือวิทยากร
• การแก้ไขหรือแก้ไขรายงานการประชุมครั้งก่อน

5 เคล็ดลับในการเขียนรายงานการประชุม

เมื่อปิดการประชุมแล้ว ให้ใช้บันทึกย่อของคุณเพื่อ เขียน และ แก้ไข รายงานการประชุม แล้วแชร์ การเขียนรายงานการประชุมทันทีที่การประชุมเสร็จสิ้นจะช่วยได้มาก เพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดสิ่งใดๆ

1 มีความสม่ำเสมอ

การใช้เทมเพลตทุกครั้งที่คุณจดรายงานการประชุมช่วยได้มาก ด้วยวิธีนี้ ทั้งหมดจะมีการจัดวางในลักษณะเดียวกัน และคุณไม่ต้องเสียเวลาเพิ่มหัวข้อและ หัวข้อ ย่อย ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในภายหลังเมื่อบุคคลอื่นในองค์กรจำเป็นต้องอ้างอิงถึงพวกเขา บางองค์กรถึงกับใส่วาระการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมที่คาดหวังไว้ในบันทึกการประชุมเพื่อประสิทธิภาพ

2 บันทึกมัน

เมื่อคุณเริ่มทำงานในตำแหน่งเลขานุการ คุณอาจประสบปัญหาในการจดบันทึก หากคุณประสบปัญหานี้ ให้ลองบันทึกการประชุม คุณสามารถทำเช่นนี้กับสมาร์ทโฟน อุปกรณ์บันทึกเสียง หรือกล้องใดก็ได้ หลังจากนั้น คุณสามารถใช้บริการถอดเสียงปัญญาประดิษฐ์หรือเพียงแค่ฟังการบันทึกเพื่อทบทวนความจำเมื่อจำเป็น ก่อนที่จะบันทึก อย่าลืมแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่ากำลังถูกบันทึกอยู่

3 ทำให้โน้ตของคุณดูได้ในระหว่างการประชุม

บางครั้ง การประชุมก็เป็นการทำงานร่วม กัน ซึ่งบางครั้งอาจรู้สึกวุ่นวายและทำให้ยากต่อการติดตามทุกอย่าง การทำให้โน้ตสามารถดูได้บนโปรเจ็กเตอร์หรือการแชร์หน้าจอหรือเอกสารของคุณในระหว่างการประชุมช่วยให้เพื่อนร่วมทีมของคุณมีส่วนร่วมได้

4 สรุป

เมื่อคุณเขียนบันทึกการประชุม ให้ สรุป คุณควรจัดทำเอกสารข้อมูลให้ได้มากที่สุด แต่อย่าเขียนทุกคำต่อคำ ไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกอย่างที่พูดในบันทึกการประชุม คุณอาจประสบปัญหาในการติดตามหากคุณพยายามเขียนบทสนทนาทั้งหมดแบบคำต่อคำ ลดความซับซ้อนและชี้แจงสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม

5 ติดป้ายกำกับความคิดเห็นด้วยชื่อย่อ

หากคนในการประชุมหลายคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง การใช้ชื่อย่อของผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อระบุว่าใครมีส่วนสนับสนุนอะไรบ้าง คุณยังสามารถใช้ชื่อย่อเพื่อระบุว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนถัดไป เทคนิคการจดชวเลขนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการชี้แจงการสนทนาหลาย ๆ คน

5 เทมเพลตรายงานการประชุม

1 รายงานการประชุมคณะกรรมการ

โทรสั่งได้เลย

โดยมีประธานคณะกรรมการเป็นผู้อำนวยความสะดวก

[ชื่อประธานกรรมการ] เรียกให้สั่งการประชุมปกติของ [องค์กรของคุณ] ณ [เวลาประชุม] ในวันที่ [วันประชุม] ใน [สถานที่ประชุม]

การเข้าร่วม

โดยมีเลขาคอยอำนวยความสะดวก

เลขานุการดำเนินการโทรออก มีบุคคลดังต่อไปนี้:

• [ชื่อ]
• [ชื่อ]
• [ชื่อ]

บุคคลดังต่อไปนี้ไม่อยู่:

• [ชื่อ]
• [ชื่อ]
• [ชื่อ]

การอนุมัติรายงานการประชุม

[ชื่อเลขาฯ] อ่านรายงานการประชุมครั้งล่าสุด รายงานการประชุมได้รับการอนุมัติแล้ว

เปิดประเด็น

• [ฉบับที่ 1]
• [ฉบับที่ 2]
• [ฉบับที่ 3]

ธุรกิจใหม่

• [รายการธุรกิจใหม่ #1]
• [รายการธุรกิจใหม่ #2]
• [รายการธุรกิจใหม่ #3]

การเลื่อน

[ชื่อวิทยากรประชุม] เลื่อนการประชุมเมื่อ [เวลาสิ้นสุดการประชุม]

การส่งและการอนุมัติรายงานการประชุม

รายงานการประชุมโดย: [ชื่อเลขาธิการ]

รายงานการประชุมที่ได้รับอนุมัติโดย: [ชื่อประธานคณะกรรมการหรือผู้อำนวยความสะดวกในการประชุม]

2 รูปแบบการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ

โทรสั่งได้เลย

การประชุมของ [ชื่อองค์กร] จัดขึ้นที่ [สถานที่ประชุม] เมื่อวันที่ [วันที่ประชุม]

ผู้เข้าร่วม

สมาชิกที่ลงคะแนนเสียงเข้าร่วมได้แก่:

• [ผู้เข้าร่วม #1]
• [ผู้เข้าร่วม #2]
• [ผู้เข้าร่วม #3]

แขกที่มาร่วมงานได้แก่:

• [แขก #1]
• [แขก #2]
• [แขก #3]

การอนุมัติรายงานการประชุม

ญัตติอนุมัติรายงานการประชุมของ [วันที่ประชุมครั้งก่อน] จัดทำโดย [ชื่อเลขานุการ] และรองโดย [ชื่อรอง]

รายงาน

• [ชื่อรายงาน] นำเสนอโดย [ชื่อผู้นำเสนอ]
• [ชื่อรายงาน] นำเสนอโดย [ชื่อผู้นำเสนอ]

การเคลื่อนไหวหลัก

• [ชื่อของการเคลื่อนไหว] ย้ายโดย [ชื่อของผู้เสนอญัตติ] และรองด้วย [ชื่อของผู้เสนอญัตติ] ญัตติ [ดำเนินการหรือล้มเหลว] โดยมี [จำนวนคะแนนเสียง] เห็นด้วย และ [จำนวนคะแนนเสียง] ไม่เห็นด้วย

การเลื่อน

[ชื่อวิทยากรประชุม] เลื่อนการประชุมเมื่อ [เวลาที่เลื่อน]

3 แม่แบบการประชุมประชาพิจารณ์

วันประชุม:[วันประชุม]

เวลานัดพบ:[เวลานัดพบ]

เลขานุการ:[ชื่อเลขานุการ]

การแนะนำ

[ชื่อผู้ดำเนินการประชุม] แนะนำการประชุม:

• [ประเด็นพูดคุย]

ม้วนสาย

สมาชิกปัจจุบัน:

• [ผู้เข้าร่วม]

การเคลื่อนไหว #1

ความคิดเห็น:

• [ชื่อย่อหรือชื่อของผู้แสดงความคิดเห็น] [ความคิดเห็น] [ป้ายกำกับ เช่น แนวคิด รายการดำเนินการ หรือบทสรุป]

การเคลื่อนไหว #2

ความคิดเห็น:

• [ชื่อย่อหรือชื่อของผู้แสดงความคิดเห็น] [ความคิดเห็น] [ป้ายกำกับ เช่น แนวคิด รายการดำเนินการ หรือบทสรุป]

ไอเดีย

• [ความคิด]

ขั้นตอนต่อไป

• [ขั้นตอนต่อไป]

ข้อสรุป

• [บทสรุป]

4 บันทึกการประชุมลูกค้า

โครงการ:[ชื่อโครงการ]

ผู้เข้าร่วม:[ผู้เข้าร่วม]

วันที่และเวลา:[วันที่และเวลา]

กำหนดการ

• [หัวข้อที่จะหารือ]
  • [วัตถุประสงค์]
  • [ประเด็นสำคัญ]

หมายเหตุ

[ข้อมูลสำคัญเพิ่มเติมใด ๆ ที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุม]

ผลลัพธ์

[การตัดสินใจที่สำคัญ]

รายการการกระทำ

• [ชื่อผู้รับผิดชอบ] [ขั้นตอนถัดไป]
• [ชื่อผู้รับผิดชอบ] [ขั้นตอนถัดไป]

5 นาทีการจัดการโครงการ

วันที่และเวลา:[วันที่และเวลา]

ปัจจุบัน:[ผู้เข้าร่วม]

ขาด:[สมาชิกโครงการไม่เข้าร่วม]

สถานที่:[สถานที่นัดพบ]

โครงการ:[ชื่อโครงการ]

หัวข้อ

1. อัปเดตจาก [ทีม]
2. ความคืบหน้าของ [โครงการ]
3. ผลลัพธ์จากสัปดาห์ก่อน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรายงานการประชุม

รายงานการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม มักใช้ร่วมกันภายในองค์กรหลังการประชุมและใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในอนาคต

เหตุใดรายงานการประชุมจึงมีความสำคัญ

• สร้างบันทึกทางประวัติศาสตร์
• แสดงความคืบหน้าเมื่อเวลาผ่านไป
• ให้การคุ้มครองทางกฎหมายแก่องค์กร
• ปฏิบัติตามข้อบังคับท้องถิ่น
• อธิบายว่าเหตุใดองค์กรจึงตัดสินใจ
• ทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจถึงการมอบหมายงานหรือโครงการ
• ทำหน้าที่เป็นหลักฐานการกำหนดเวลา
• แจ้งสมาชิกที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้

รายงานการประชุมควรมีอะไรบ้าง?

• วันที่
• เวลา
• ที่ตั้ง
• ผู้เข้าร่วม
• หัวข้อที่หารือ
• การเคลื่อนไหว
• ผลการลงคะแนนเสียง
• วันและสถานที่ประชุมครั้งต่อไป