วิธีการเขียนรายงานการประชุมพร้อมตัวอย่าง

การบันทึกรายงานการประชุมอาจดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดาหรือเป็นเรื่องวิพากษ์วิจารณ์ ขึ้นอยู่กับวาระการประชุม แต่สิ่งสำคัญคือต้องเขียนให้ชัดเจนและถูกต้องเสมอ ไม่ว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับบทบาทของคุณในฐานะผู้ถอดเสียง การบันทึกรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นในระยะยาวสำหรับองค์กรที่มีการประชุม

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการเขียนรายงานการประชุมอย่างมืออาชีพ เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้นระหว่างการประชุมเพียงแค่อ่านรายงานการประชุม ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและเทมเพลตที่จะทำให้การเขียน รายงานการประชุม เป็นเรื่องง่าย

รายงานการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมเป็นบันทึกการประชุมหรือการพิจารณาคดีเป็นลายลักษณ์อักษร โดยปกติรายงานการประชุมจะมีโครงสร้างและ เป็นทางการ เพื่อให้สามารถแชร์หลังการประชุมและใช้เป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์ได้ในอนาคต

สำหรับผู้ที่ ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุม รายงานการประชุมจะเร่งให้เร็วขึ้น รายงานการประชุมยังเสนอความรับผิดชอบต่อรายการการดำเนินการที่พูดคุยกันระหว่างการประชุม

ที่สำคัญกว่านั้น หากองค์กรเข้าสู่สถานการณ์ทางกฎหมายประเภทใดก็ตาม รายงานการประชุมจะทำหน้าที่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการที่พิสูจน์ความขยันเนื่องจาก จริยธรรม และการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ใครเป็นคนเก็บบันทึกการประชุม?

เลขานุการส่วนใหญ่มักใช้รายงานการประชุม องค์กรไม่แสวงหากำไร หน่วยงานของรัฐ โรงเรียน บริษัทมหาชน และสหภาพการค้า มักจะต้องบันทึกรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตาม บริษัทอื่นๆ หลายแห่งยังใช้รายงานการประชุมเพื่อเก็บรักษาบันทึกอย่างเป็นทางการ

วิธีเขียนรายงานการประชุม

รูปแบบและเนื้อหาของรายงานการประชุมจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับองค์กรและโครงสร้าง คุณควรใส่ข้อมูลพื้นฐาน เช่น วันที่ เวลา และผู้เข้าร่วมเสมอ แต่หลายองค์กรก็จะได้รับประโยชน์จากการมีรายการเสริมอื่นๆ เช่น เอกสารประกอบและรายการดำเนินการ อ่านต่อไปเพื่อดูว่าจะรวมอะไรไว้ในรายงานการประชุมของคุณ

8 องค์ประกอบพื้นฐานของรายงานการประชุม

สิ่งเหล่านี้คือสิ่งสำคัญที่จะรวมไว้ในรายงานการประชุมของคุณ:

1 วันที่

2 ครั้ง

3 ที่ตั้ง

ผู้เข้าร่วม 4 คน

5 หัวข้อที่กล่าวถึง

6 โมชั่น

7 ผลการโหวต

8 วันและสถานที่นัดพบครั้งต่อไป

รายงานการประชุมควรรวมอะไรอีกบ้าง

องค์กรส่วนใหญ่จะเพิ่มองค์ประกอบอื่นๆ อย่างน้อยหนึ่งหรือสององค์ประกอบในบันทึกการประชุม นอกเหนือจากสิ่งจำเป็น บันทึกการประชุมของคุณสามารถรวมและจัดโครงสร้างในแบบใดก็ได้ที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุด

ต่อไปนี้คือองค์ประกอบแบบกำหนดเองบางส่วนที่คุณสามารถรวมไว้ในรายงานการประชุมของคุณได้:

• เอกสารเพิ่มเติม
• รายการแอคชั่น
• วัตถุประสงค์ของการประชุม
• รายการที่จะกล่าวถึงในครั้งต่อไป
• อัพเดตสถานะโครงการและผลการโหวต
• ขั้นตอนต่อไป เช่น การค้นคว้าและติดตามผล
• ส่วนที่กำหนดผู้เข้าร่วมที่เป็นแขก ผู้ไม่ลงคะแนน หรือผู้พูด
• การแก้ไขหรือแก้ไขรายงานการประชุมครั้งก่อนๆ

เคล็ดลับ 5 ข้อในการเขียนรายงานการประชุม

เมื่อสิ้นสุดการประชุมแล้ว ให้ใช้บันทึกย่อของคุณเพื่อ เขียน และ แก้ไข รายงานการประชุมของคุณ แล้วแชร์ ช่วยเขียนรายงานการประชุมของคุณทันทีที่การประชุมสิ้นสุดลง เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกสิ่ง

1 มีความสม่ำเสมอ

ช่วยให้คุณใช้เทมเพลตทุกครั้งที่จดบันทึกการประชุม ด้วยวิธีนี้ พวกมันทั้งหมดจะถูกจัดวางในลักษณะเดียวกัน และคุณจะไม่ต้องเสียเวลาเพิ่มหัวข้อและ หัวข้อ ย่อย สิ่งนี้มีประโยชน์ในภายหลังเมื่อบุคคลอื่นในองค์กรจำเป็นต้องอ้างอิง บางองค์กรถึงกับใส่วาระการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมที่คาดหวังไว้ในบันทึกการประชุมเพื่อประสิทธิภาพ

2 บันทึกมัน

เมื่อคุณเริ่มทำงานในตำแหน่งเลขานุการ คุณอาจมีปัญหาในการจดบันทึก หากคุณกำลังประสบปัญหานี้ ให้พิจารณาบันทึกการประชุม คุณสามารถทำเช่นนี้กับสมาร์ทโฟน อุปกรณ์บันทึกเสียง หรือกล้องใดก็ได้ หลังจากนั้น คุณสามารถใช้บริการถอดความปัญญาประดิษฐ์หรือเพียงแค่ฟังเสียงที่บันทึกไว้เป็นการทบทวนเมื่อจำเป็น ก่อนทำการบันทึก โปรดแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่ากำลังถูกบันทึกอยู่

3 ทำให้บันทึกของคุณสามารถดูได้ในระหว่างการประชุม

บางครั้ง การประชุมเป็นการทำงานร่วม กัน บางครั้งอาจรู้สึกไม่เป็นระเบียบและทำให้ยากต่อการติดตามทุกสิ่ง การทำให้บันทึกย่อสามารถดูได้บนโปรเจ็กเตอร์หรือแชร์หน้าจอหรือเอกสารของคุณในระหว่างการประชุมจะช่วยให้เพื่อนร่วมทีมของคุณมีส่วนร่วมได้

4 สรุป

เมื่อคุณกำลังเขียนบันทึกการประชุม ให้ สรุป . คุณควรจัดทำเอกสารข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่อย่าเขียนทุกอย่างเป็นคำต่อคำ ไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกอย่างที่พูดระหว่างบันทึกการประชุม คุณอาจประสบปัญหาในการติดตามหากคุณพยายามเขียนบทสนทนาทั้งหมดแบบคำต่อคำ ลดความซับซ้อนและชี้แจงสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม

5 ติดป้ายกำกับความคิดเห็นด้วยชื่อย่อ

หากมีผู้เข้าร่วมหลายคนในการประชุมในเรื่องหนึ่ง การใช้ชื่อย่อของผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อระบุว่าใครมีส่วนสนับสนุนในเรื่องใดสามารถช่วยได้ คุณยังสามารถใช้ชื่อย่อเพื่อระบุว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในขั้นตอนต่อไป เทคนิคการจดชวเลขนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการชี้แจงการสนทนาหลายคน

5 แม่แบบสำหรับรายงานการประชุม

1 รายงานการประชุมคณะกรรมการ

โทรสั่ง

อำนวยความสะดวกโดยประธานคณะกรรมการ

[ประธานคณะกรรมการ] เรียกประชุมปกติของ [องค์กรของคุณ] ณ [เวลาประชุม] ใน [วันที่ประชุม] ใน [สถานที่จัดประชุม]

การเข้าร่วม

อำนวยความสะดวกโดยเลขา.

เลขาฯ ดำเนินการโทร. โดยมีบุคคลดังต่อไปนี้

• [ชื่อ]
• [ชื่อ]
• [ชื่อ]

บุคคลต่อไปนี้ไม่อยู่:

• [ชื่อ]
• [ชื่อ]
• [ชื่อ]

อนุมัตินาที

[ชื่อเลขา] อ่านรายงานการประชุมครั้งล่าสุด รายงานการประชุมได้รับการอนุมัติ

เปิดประเด็น

• [ปัญหา #1]
• [ปัญหา #2]
• [ปัญหา #3]

ธุรกิจใหม่

• [รายการธุรกิจใหม่ #1]
• [รายการธุรกิจใหม่ #2]
• [รายการธุรกิจใหม่ #3]

เลื่อนนัด

[ชื่อผู้อำนวยความสะดวกในการประชุม] เลื่อนการประชุมเมื่อ [เวลาสิ้นสุดการประชุม]

ส่งและอนุมัตินาที

รายงานการประชุมโดย: [ชื่อเลขา]

รายงานการประชุมที่ได้รับอนุมัติโดย: [ประธานคณะกรรมการหรือชื่อผู้อำนวยความสะดวกในการประชุม]

2 เทมเพลตการประชุมแบบไม่เป็นทางการ

โทรสั่ง

มีการประชุมของ [ชื่อองค์กร] ที่ [สถานที่จัดประชุม] เมื่อวันที่ [วันที่ประชุม]

ผู้เข้าร่วม

สมาชิกลงคะแนนเสียงที่เข้าร่วมประชุมรวมถึง:

• [ผู้เข้าร่วม #1]
• [ผู้เข้าร่วม #2]
• [ผู้เข้าร่วม #3]

แขกที่มาร่วมงานได้แก่

• [แขก#1]
• [แขก #2]
• [แขก #3]

อนุมัตินาที

ญัตติขออนุมัติรายงานการประชุมครั้งก่อน [วันที่ประชุมครั้งก่อน] จัดทำโดย [ชื่อเลขาธิการ] และรองด้วย [ชื่อรอง]

รายงาน

• [ชื่อรายงาน] นำเสนอโดย [ชื่อผู้นำเสนอ]
• [ชื่อรายงาน] นำเสนอโดย [ชื่อผู้นำเสนอ]

การเคลื่อนไหวหลัก

• [ชื่อการเคลื่อนไหว] ย้ายโดย [ชื่อผู้เสนอญัตติ] และสนับสนุนโดย [ชื่อวินาที] ญัตติ [ดำเนินการหรือล้มเหลว] โดยมี [จำนวนโหวต] เห็นด้วย และ [จำนวนโหวต] คัดค้าน

เลื่อนนัด

[ชื่อผู้อำนวยความสะดวกในการประชุม] เลื่อนการประชุมเมื่อ [เวลาปิด]

3 แม่แบบการประชุมประชาพิจารณ์

วันประชุม: [วันประชุม]

เวลานัดพบ: [เวลานัดพบ]

เลขา: [ชื่อเลขา]

บทนำ

[ชื่อผู้ดำเนินการประชุม] แนะนำการประชุม:

• [ประเด็นพูดคุย]

โรลคอล

สมาชิกปัจจุบัน:

• [ผู้เข้าร่วม]

โมชั่น #1

ความคิดเห็น:

• [ชื่อย่อหรือชื่อผู้แสดงความคิดเห็น] [ความคิดเห็น] [ป้ายกำกับเช่น: ความคิด รายการดำเนินการ หรือข้อสรุป]

โมชั่น #2

ความคิดเห็น:

• [ชื่อย่อหรือชื่อผู้แสดงความคิดเห็น] [ความคิดเห็น] [ป้ายกำกับเช่น: ความคิด รายการดำเนินการ หรือข้อสรุป]

ไอเดีย

• [ความคิด]

ขั้นตอนถัดไป

• [ขั้นตอนต่อไป]

บทสรุป

• [บทสรุป]

4 บันทึกการประชุมลูกค้า

โครงการ: [ชื่อโครงการ]

ผู้เข้าร่วม: [ผู้เข้าร่วม]

วันที่และเวลา: [วันที่และเวลา]

กำหนดการ

• [หัวข้อที่จะหารือ]
  • [วัตถุประสงค์]
  • [ประเด็นสำคัญ]

หมายเหตุ

[ข้อมูลสำคัญเพิ่มเติมใด ๆ ที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุม]

ผลลัพธ์

[การตัดสินใจที่สำคัญ]

รายการแอคชั่น

• [ชื่อผู้รับผิดชอบ] [ขั้นตอนต่อไป]
• [ชื่อผู้รับผิดชอบ] [ขั้นตอนต่อไป]

5 นาทีการจัดการโครงการ

วันที่และเวลา: [วันที่และเวลา]

ปัจจุบัน: [ผู้เข้าร่วม]

ไม่อยู่ : [สมาชิกโครงการไม่เข้าร่วม]

สถานที่: [สถานที่นัดพบ]

โครงการ: [ชื่อโครงการ]

หัวข้อ

1. อัพเดทจาก [ทีม]
2. ความคืบหน้าใน [โครงการ]
3. ผลลัพธ์จากสัปดาห์ก่อน

รายงานการประชุม คำถามที่พบบ่อย

รายงานการประชุมคืออะไร?

บันทึกรายงานการประชุมว่าเกิดอะไรขึ้นระหว่างการประชุม มักใช้ร่วมกันภายในองค์กรหลังการประชุมและใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในอนาคต

เหตุใดรายงานการประชุมจึงมีความสำคัญ

• สร้างบันทึกประวัติศาสตร์
• แสดงความคืบหน้าเมื่อเวลาผ่านไป
• ให้ความคุ้มครองทางกฎหมายแก่องค์กร
• ปฏิบัติตามข้อบังคับท้องถิ่น
• อธิบายว่าเหตุใดองค์กรจึงตัดสินใจ
• ทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจของการมอบหมายงานหรือโครงการ
• ทำหน้าที่เป็นหลักฐานกำหนดเวลา
• แจ้งสมาชิกที่ไม่สามารถมาร่วมงานได้

รายงานการประชุมควรมีอะไรบ้าง?

• วันที่
• เวลา
• ที่ตั้ง
• ผู้เข้าร่วม
• หัวข้อสนทนา
• การเคลื่อนไหว
• ผลการโหวต
• วันและสถานที่นัดพบครั้งต่อไป