วิธีการเขียนจดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้า: เคล็ดลับและแนวปฏิบัติ

การลาออกจากงานอาจเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้น คุณอาจจะก้าวไปสู่โอกาสที่ดีกว่า กำลังศึกษาต่อ หรือทำตามความฝันตลอดชีวิตในการเริ่มต้นบริษัทของคุณเอง แม้ว่าพลังงานของคุณอาจมุ่งเน้นไปที่อนาคต แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดการออกจากบริษัทปัจจุบันอย่างสวยงาม คุณต้องการลาออกด้วยเงื่อนไขที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการได้รับการอ้างอิงเชิงบวกจากผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานของคุณในอนาคต

ส่วนหนึ่งของการลาออกตามเงื่อนไขที่ดี ได้แก่ ทำงานของตัวเองให้เสร็จและช่วยเหลือนายจ้างในการเปลี่ยนงานหลังจากที่คุณออกเดินทาง วิธีนี้จะง่ายขึ้นหากคุณระบุระยะเวลาให้นานที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ระหว่างเวลาที่คุณแจ้งนายจ้างอย่างเป็นทางการว่าคุณลาออกกับวันสุดท้ายของการจ้างงาน กล่าวคือ เสนอระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าที่นาน ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนจดหมายลาออกโดยมีระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเพื่อดำเนินการดังกล่าว

จดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งคืออะไร?

จดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเป็นคำแถลงอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับเจตจำนงที่จะลาออกจากบริษัทหลังจากระยะเวลาที่กำหนด ระยะเวลาการแจ้งเตือนจะทำให้คุณมีเวลาเพียงพอในการเตรียมแผนการเลิกงาน และให้เพื่อนร่วมงานและผู้จัดการมีเวลาเพียงพอในการเตรียมตัวออกเดินทางโดยการแบ่งความรับผิดชอบของคุณ

บางครั้งระยะเวลาการแจ้งเตือนจะกำหนดไว้ในสัญญาที่คุณลงนามเมื่อเริ่มต้นการจ้างงาน ขุดสัญญาของคุณและตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณไม่ปฏิบัติตามจดหมายลาออกของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องไม่ทรยศต่อระยะเวลาการแจ้งเตือนที่คุณสมัคร แม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจก็ตาม หากคุณทำเช่นนั้น ผู้จัดการของคุณอาจปฏิเสธที่จะให้ข้อมูลอ้างอิงเชิงบวกแก่คุณ ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจส่งผลให้บริษัทฟ้องร้องคุณในข้อหาละเมิดสัญญา

ระยะเวลาการแจ้งโดยทั่วไป

โดยปกติแล้วสถานที่ทำงานคาดหวังให้คุณแจ้งล่วงหน้าสองสามสัปดาห์เมื่อคุณลาออก อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์หรือมากถึงสี่สัปดาห์ มาตรฐานจะแจ้งให้ทราบล่วงหน้าประมาณสองสัปดาห์

แน่นอนว่าสิ่งนี้จะแตกต่างกันไปตามบริษัทและตามบทบาท โดยปกติแล้ว ยิ่งคุณอยู่ในบริษัทมากเท่าไร ระยะเวลาการแจ้งก็จะนานขึ้นเท่านั้น สำหรับผู้บริหาร ในบริษัทมีคนจำนวนน้อยกว่า (ถ้ามี) ที่สามารถเข้ามาแทนที่เมื่อพวกเขาลาออก และบริษัทอาจต้องค้นหาบุคคลจากภายนอกเพื่อมาดำรงตำแหน่งนี้ ซึ่งอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน ระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้าที่คาดไว้สำหรับผู้บริหารอาจนานถึงสามเดือนหรือมากกว่านั้น

จัดทำจดหมายลาออกโดยมีระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า

รูปแบบของจดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งให้ทราบควรเป็นจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ เนื่องจากเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ จึงควรมีประเด็นตามรายการด้านล่าง คุณควรรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพไว้ตลอด และสามารถใช้ไวยากรณ์เพื่อตรวจสอบความชัดเจนและความกระชับ รวมถึงไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และน้ำเสียงที่ถูกต้อง

ไม่จำเป็นต้องระบุเหตุผลที่แน่ชัดของการลาออกของคุณ แต่เป็นการน่าเกรงขามที่จะบอกว่าคุณต้องการออกจากบริษัทที่เตรียมมาอย่างดีเพื่อรับมือกับงานที่คุณรับผิดชอบ การเสนอระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าเพื่อทำงานของคุณเองให้เสร็จและช่วยโอนงานของคุณไปยังเพื่อนร่วมงานจะช่วยลดปัญหาการลาออกของคุณ

องค์ประกอบที่ต้องแน่ใจว่ารวมไว้ในจดหมายนี้คือ:

• วันที่
• ชื่อบริษัท
• ชื่อของบุคคลที่คุณกำลังส่งจดหมายถึง (ผู้จัดการโดยตรงของคุณ)
• ประกาศเจตนารมณ์ที่จะลาออกอย่างเป็นทางการ
• วันสุดท้ายของการจ้างงานที่คุณตั้งใจไว้
• ความชื่นชมต่อบริษัทและโอกาสในการทำงานที่นั่น
• เสนอความช่วยเหลือในการเปลี่ยนแปลง
• ชื่อของคุณ

คุณสามารถใช้เครื่องสร้างจดหมายลาออก AI ของ Grammarly เพื่อช่วยคุณเขียนจดหมายลาออกฉบับแรก เพียงกรอกชื่อผู้รับจดหมายและรายละเอียดเล็กน้อยเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ และรับร่างจดหมายที่คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้

ตัวอย่างจดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า

ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายลาออกโดยแจ้งล่วงหน้าหนึ่งเดือนหรือจดหมายลาออกโดยแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์ คุณสามารถใช้ตัวอย่างจดหมายลาออกด้านล่างนี้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับตัวคุณเอง

[วันที่วันนี้]

[ชื่อบริษัท]

[ที่อยู่บริษัท]

เรียน [ชื่อผู้จัดการ]

หลังจากพิจารณาอย่างรอบคอบแล้ว ฉันขอแจ้งให้คุณทราบถึงการตัดสินใจลาออกจากตำแหน่ง [ตำแหน่งของคุณ] ที่ [ชื่อบริษัท] ฉันอยากจะอยู่บนเครื่องต่อไปเป็นระยะเวลาหนึ่งเพื่อให้ฉันสามารถโอนความรับผิดชอบของฉันได้อย่างเพียงพอ ด้วยเหตุนี้ วันสุดท้ายของการจ้างงานของฉันคือ [วันทำการสุดท้าย โดยปกติแล้วสองสัปดาห์หรือมากกว่านั้นหลังจากวันที่ในจดหมาย]

ฉันเข้าใจว่าการตัดสินใจของฉันอาจทำให้ [ชื่อบริษัท] หยุดชะงัก และฉันมุ่งมั่นที่จะลดการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด ในอีก [จำนวนสัปดาห์จนถึงวันทำการสุดท้าย] ฉันเตรียมพร้อมที่จะจัดทำเอกสารโครงการ แบ่งปันไฟล์งาน และทำงานอย่างใกล้ชิดกับคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการมอบหมายงานและความรับผิดชอบของฉันจะเป็นไปอย่างราบรื่น หากมีสิ่งใดที่ฉันสามารถทำได้เพื่อช่วยบริษัทในระหว่างการเปลี่ยนแปลงนี้ โปรดอย่าลังเลที่จะแจ้งให้เราทราบ

ฉันได้เรียนรู้มากมายและสนุกกับการทำงานที่ [ชื่อบริษัท] ฉันอยากจะขอบคุณสำหรับโอกาสในการทำงานที่นี่และสำหรับการสนับสนุนและคำแนะนำตลอดเส้นทาง ฉันขออวยพรให้ [ชื่อบริษัท] เพื่อนร่วมงานของฉัน และคุณประสบความสำเร็จและพบกับสิ่งที่ดีที่สุดในอนาคต ฉันหวังว่าจะได้ติดต่อกัน

ขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ.

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

คำแนะนำสำหรับจดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า

คุณควรเขียนจดหมายลาออกโดยคำนึงถึงเพื่อนร่วมงานและงานที่คุณทิ้งไว้ข้างหลัง ท้ายที่สุด คุณกำลังแจ้งช่วงเวลาเพื่อให้ตัวเองมีเวลาช่วยเหลือพวกเขาในช่วงเวลาที่เหลือกับบริษัท ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการเขียนจดหมายลาออก รวมถึงคำแนะนำในการเขียนจดหมายลาออกที่อบอุ่นและเป็นมิตร ซึ่งจะช่วยให้คุณแสดงอารมณ์แบบนั้นได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นรูปแบบตัวอักษร

รูปแบบการลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งควรเป็นจดหมาย นั่นหมายความว่าข้อมูลดังกล่าวควรรวมถึงบุคคลที่จ่าหน้าถึง วันที่ บริษัท และลายเซ็นของคุณ หากคุณมีหัวจดหมายส่วนตัว คุณสามารถเขียนจดหมายลาออกลงไปได้

ใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการแต่อบอุ่น

จดหมายลาออกเป็นเอกสารทางกฎหมายที่บริษัทของคุณอาจมีกฎเกณฑ์เฉพาะ แต่ก็เป็นจดหมายลาถึงบริษัทและเพื่อนร่วมงานของคุณด้วย ใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการตลอด คุณอาจแบ่งปันว่าคุณเข้าใจว่าการจากไปของคุณอาจสร้างความเครียดให้กับเพื่อนร่วมงานที่ต้องรับหน้าที่รับผิดชอบในอนาคตและคุณต้องการทำงานเพื่อลดความเครียดนั้นให้เหลือน้อยที่สุดในช่วงเวลาที่คุณแจ้งล่วงหน้า

พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณ

คงจะเป็นเรื่องน่าอายถ้าจดหมายของคุณมีการพิมพ์ผิดและไวยากรณ์ผิด พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง คุณยังสามารถขอให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้ตรวจดูเพื่อจับตาดูมันอีกคู่หนึ่งก็ได้ ใช้ตัวช่วยการเขียนเช่น Grammarly เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง และเขียนได้กระชับ

ค้นหาช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม

บางครั้งนโยบายของบริษัทจะกำหนดช่องทางการสื่อสารเฉพาะในการยื่นหนังสือลาออก สอบถามผู้จัดการโดยตรงของคุณหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือดูคู่มือของบริษัทเพื่อดูว่ามีหรือไม่ สำหรับบางบริษัท จดหมายทางอีเมลก็ใช้ได้ ในขณะที่บางบริษัทชอบจดหมายที่มีการจัดรูปแบบบนหัวจดหมายส่วนตัวที่ยื่นในระบบเฉพาะ

ดูว่ามีกำหนดระยะเวลาแจ้งให้ทราบหรือไม่

บางครั้งสัญญาเมื่อเริ่มต้นการจ้างงานจะกำหนดระยะเวลาที่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าหากคุณลาออก ตรวจสอบของคุณอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ปฏิบัติตามสิ่งที่คุณให้ไว้ในจดหมายลาออก หากคุณออกเดินทางเร็วกว่าระยะเวลาแจ้งให้ทราบที่ระบุไว้ในสัญญาของคุณ คุณมีความเสี่ยงที่จะจากไปโดยมีเงื่อนไขที่ไม่ดีหรือบริษัทอาจฟ้องร้องคุณในข้อหาละเมิดสัญญา

ให้ระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามากที่สุด

หากไม่มีระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้าที่บริษัทของคุณ คุณควรกำหนดระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้าให้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อที่เพื่อนร่วมงานจะได้ไม่ต้องรับงานที่คุณกำลังทำอยู่กะทันหัน ซึ่งอาจทำให้พวกเขาเกิดความเครียดได้ เพื่อประเมินว่าระยะเวลาการแจ้งเตือนที่ยอมรับได้ของบริษัทของคุณคือเท่าใด ให้ดูที่คนอื่นๆ ในระดับเดียวกับคุณให้การแจ้งเตือนเป็นระยะเวลานานเท่าใด หรือถามผู้จัดการโดยตรงของคุณว่าพวกเขาต้องการอะไร ระยะเวลาปกติคือสองสัปดาห์

จบด้วยข้อความเชิงบวก

ประโยคสองสามประโยคสุดท้ายของจดหมายของคุณอาจเป็นคำพูดสุดท้ายจากคุณที่ผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานจะอ่าน และสามารถใช้เป็นข้อความอำลาถึงเพื่อนร่วมงานได้ คุณต้องคิดบวกเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นเวลาของคุณที่นั่นจะยังคงเป็นบวกอยู่ในความทรงจำของพวกเขา คุณสามารถลงท้ายด้วยการบอกว่าคุณหวังว่าบริษัทจะประสบความสำเร็จต่อไป หวังว่าจะติดต่อกันต่อไป หรือคุณจะใช้ผลิตภัณฑ์ของบริษัทหรือเชียร์อดีตเพื่อนร่วมงานจากข้างสนาม การสิ้นสุดจดหมายลาออกด้วยวิธีนี้เป็นการสื่อสารกับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานของคุณว่าคุณกำลังแสดงข้อความที่เป็นมิตรและมีความหวัง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า

ฉันจะเขียนจดหมายลาออกพร้อมระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้าได้อย่างไร?

หากต้องการเขียนจดหมายลาออกโดยแจ้งระยะเวลาแจ้งให้ทราบ ให้ส่งถึงผู้จัดการโดยตรงของคุณ ระบุว่าคุณกำลังลาออกและวันสุดท้ายของคุณจะถึงเมื่อใด ขอขอบคุณบริษัทที่ให้การสนับสนุนตลอดระยะเวลาดำรงตำแหน่งและเสนอความช่วยเหลือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอยู่ในรูปแบบจดหมายที่เป็นทางการ

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายลาออกทางวิชาชีพพร้อมระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามีอะไรบ้าง

เมื่อเขียนจดหมายลาออกโดยมีระยะเวลาแจ้งให้ทราบ ควรเขียนสำเนาให้กระชับและมีน้ำเสียงที่อบอุ่นและรอบคอบ คุณสามารถพูดได้ว่าการตัดสินใจลาออกเป็นการตัดสินใจที่ยากลำบาก โดยคุณหวังว่าบริษัทจะประสบความสำเร็จต่อไป และรวมข้อความอำลาถึงเพื่อนร่วมงานของคุณด้วย ระบุให้ชัดเจนว่าวันสุดท้ายของคุณที่บริษัทคือเมื่อใด

ฉันจะใช้ AI เพื่อช่วยเขียนจดหมายลาออกพร้อมแจ้งระยะเวลาได้อย่างไร

คุณสามารถใช้เครื่องสร้างจดหมายลาออก AI ของ Grammarly เพื่อช่วยเขียนจดหมายลาออกได้ เพียงกรอกรายละเอียดที่สำคัญเพียงไม่กี่รายการและรับจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพที่มีรูปแบบเหมาะสมภายในไม่กี่วินาที