วิธีกำหนดกรอบการสื่อสารเชิงโต้ตอบและเชิงรุกใหม่

ในสถานการณ์ชีวิตหลายๆ สถานการณ์ รวมถึงในที่ทำงาน ความรู้สึกหงุดหงิดและโกรธสามารถแสดงออกมาได้ ความปรารถนาที่จะหลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าและระงับอารมณ์เหล่านี้เป็นการตอบสนองทั่วไป อย่างไรก็ตาม เมื่อความรู้สึกรุนแรงเหล่านั้นไม่ถูกแก้ไข มันก็สามารถแสดงออกมาเป็นการสื่อสารเชิงโต้ตอบและก้าวร้าว

ความคิดเห็นที่แนบเนียนแต่ดูถูกเหยียดหยามเหล่านี้อาจหลุดลอยไปโดยไม่ตั้งใจ และเมื่อเวลาผ่านไป จะสร้างความเกลียดชังภายในทีมและความสัมพันธ์ทางอาชีพมากขึ้น

การสื่อสารเชิงรุกคืออะไร?

พฤติกรรมก้าวร้าวและเฉยเมยแสดงออกมาในรูปแบบที่แตกต่าง กัน บางครั้งใช้โดยมีเจตนาแอบกลับไปหาบุคคลหรือกลุ่มที่เป็นฝ่ายรับ ในบางครั้ง การรุกรานแบบเฉยเมยนั้นไม่ได้ตั้งใจ อาจแสดงผ่านภาษากาย เช่น การกลอกตา การถอนหายใจเกินจริง หรือผ่านคำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษร

น้ำเสียงของบุคคลในขณะที่แสดงความเห็นเชิงรุกโดยไม่โต้ตอบด้วยวาจาสามารถขยายคำพูดเชิงรุกได้ และในการเขียนอาจเป็นเรื่องยากสำหรับบุคคลที่รับสายที่จะทราบน้ำเสียงที่กำลังใช้ และปล่อยให้เป็นหน้าที่ของการตีความ

ตัวอย่างเช่น “ฉันตกใจมากที่การนำเสนอของคุณสวยงามมาก—ดีสำหรับคุณ” เป็นภาษาที่ไม่โต้ตอบ บรรลุเป้าหมายในการดูหมิ่นโดยสวมหน้ากากด้วยการชมเชยการนำเสนอที่สวยงาม ขณะเดียวกันก็สังเกตเห็นความประหลาดใจที่ผู้รับสามารถทำงานได้ดี จากนั้นจึงปิดท้ายด้วยข้อความอุปถัมภ์

เหตุผลพื้นฐานสำหรับการสื่อสารเชิงโต้ตอบ

มี เหตุผลหลายประการที่ ผู้คนสื่อสารกันอย่างไม่โต้ตอบและก้าวร้าว พฤติกรรมประเภทนี้สามารถเกิดขึ้นเมื่อมีคนรู้สึกไม่สบายใจหรือไม่สามารถแสดงความรู้สึกอย่างเปิดเผย ซื่อสัตย์ และตรงไปตรงมา บางคนประสบปัญหาในการสื่อสารอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา หรือไม่รู้สึกว่าพร้อมที่จะแสดงความรู้สึกของตนเอง—หรือพร้อมที่จะแสดงความรู้สึกโดยไม่ระเบิด

คนๆ หนึ่งอาจจะไม่รู้ว่าพวกเขากำลังก้าวร้าวเฉยๆ นี่ไม่ได้หมายความว่าการก้าวร้าวในที่ทำงานหรือที่อื่นๆ เป็นเรื่องปกติได้ แต่การทำความเข้าใจว่าอะไรคือต้นตอของพฤติกรรมนั้นเป็นประโยชน์

พฤติกรรมก้าวร้าวไม่โต้ตอบส่งผลต่อผู้อื่นอย่างไร?

พฤติกรรมก้าวร้าวเชิงโต้ตอบอาจทำให้บุคคลเป้าหมายหงุดหงิดอย่างมาก เนื่องจากเป็นการยากที่จะระบุตัวตน พิสูจน์ได้ยาก และอาจเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจด้วยซ้ำ ความก้าวร้าวที่ไม่โต้ตอบอาจนำไปสู่ความขัดแย้งและความหวาดระแวงมากขึ้น เนื่องจากจะทำให้ผู้คนไม่สามารถสนทนาโดยตรงและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นได้

5 ตัวอย่างการสื่อสารเชิงรุกทั่วไป

ความคิดเห็นเชิงโต้ตอบที่ก้าวร้าวบางความคิดเห็นนั้นละเอียดอ่อนมากจนคุณอาจไม่รู้ว่าความคิดเห็นเหล่านั้นสามารถถือเป็นการก้าวร้าวได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างการสื่อสารเชิงรับและเชิงรุกที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย รวมถึงวิธีเรียบเรียงคำใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

ตามอีเมลล่าสุดของฉัน

ใช้สิ่งนี้แทน:ฉันกำลังติดตามผลอีเมลฉบับก่อนหน้าเกี่ยวกับ - -

การใช้ถ้อยคำนี้จะได้ผลหากคุณส่งข้อความถึงผู้รับเพื่อขออะไรบางอย่าง แต่พวกเขาไม่ได้รับการตอบกลับอย่างทันท่วงที ข้อความทางเลือกจะระบุชื่อสิ่งที่คุณอ้างถึงโดยเฉพาะโดยไม่บังคับให้ผู้รับเดา

สำหรับการอ้างอิงในอนาคต - -

ใช้สิ่งนี้แทน:คุณคิดอย่างไรกับการลองใช้ XYZ แทน

“สำหรับการอ้างอิงในอนาคต - - ถือว่าผู้รับคือ a) ตระหนักถึงการอ้างอิงที่คุณกำลังทำ และ b) ว่าแนวทางหรือความเข้าใจของคุณเป็นเพียงแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องเท่านั้น การถามความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีต่างๆ ในการเข้าถึงสถานการณ์ในอนาคตจะทำให้น้ำเสียงของการกล่าวหา เฉยๆ และก้าวร้าวลดน้อยลง

ดี. อะไรก็ตาม.

ใช้สิ่งนี้แทน:ฉันรู้สึกไม่ดีเกี่ยวกับเรื่องนี้ เราคุยกันต่อหน้าได้ไหม?

คำเหล่านี้ขัดแย้งกัน ซึ่งบ่งบอกว่าใช้ได้ทั้งคู่ และคุณกำลังละทิ้งคำนั้นไปพร้อมๆ กัน ข้อความที่กล้าแสดงออก (“ฉันไม่รู้สึก . . . ”) และความจริงใจทางอารมณ์จะช่วยลดความขัดแย้งในการสนทนาที่ยากลำบากในที่ทำงาน นอกจากนี้ การพูดแบบเห็นหน้ากันสามารถลดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับน้ำเสียงและช่วยให้เข้าใจสัญญาณการสื่อสารอื่นๆ เช่น ภาษากาย

ฉันได้คัดลอก [boss] มาที่อีเมลนี้แล้ว

ใช้สิ่งนี้แทน:ฉันตื่นเต้นที่จะได้ทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาทางออกที่ดีที่สุด

การนำผู้จัดการเข้ามาไม่ควรเป็นวิธีแรกในการจัดการกับความขัดแย้ง ทางเลือกอื่นนี้เป็นการส่งสัญญาณว่าคุณเต็มใจแก้ไขปัญหากับเพื่อนร่วมงาน และส่งเสริมความร่วมมือในทีม นอกจากนี้ยังเป็นตัวเลือกที่ไม่ป้องกันซึ่งหลีกเลี่ยงการเป็นผู้นำในการตัดสินปัญหา

มันไม่ซับซ้อนขนาดนั้น

ใช้สิ่งนี้แทน:ฉันสามารถชี้แจงได้ ส่วนไหนน่าสับสน?

แม้ว่ารายงานหรือสถานการณ์อาจจะชัดเจนสำหรับคุณ แต่ก็ไม่ใช่ทุกคนที่จะเข้าใจมันในแบบที่คุณเข้าใจ ข้อความทางเลือกนี้ใช้ได้ผลเพราะไม่ทำลายสติปัญญาของอีกฝ่าย แต่เป็นการสื่อสารถึงความเต็มใจที่จะเข้าใจว่าพวกเขากำลังติดขัดตรงไหน

วิธีทำให้การสื่อสารเชิงรับและก้าวร้าวอ่อนลง

แม้ว่าหัวข้อด้านบนจะเน้นให้เห็นถึงกรณีทั่วไปของการสื่อสารเชิงรุก แต่การสื่อสารด้วยภาษาเชิงรุกในอีเมลหรือบันทึกภายในทั้งหมดของคุณอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย วิธีหนึ่งในการสื่อสารของคุณคือการถามตัวเองด้วยคำถามสองข้อ: “ฉันจะรู้สึกอย่างไรหากฉันตกเป็นฝ่ายได้รับข้อความนี้” และ “ข้อความนี้มีประโยชน์หรือไม่” หากคำตอบคือ “แย่ เจ็บปวด หรือรำคาญ” และ “ไม่หรือไม่จริงๆ” ให้พิจารณาปรับกรอบการสื่อสารของคุณใหม่โดยใช้ภาษาที่เป็นกลางมากขึ้น หรือเสนอคำแนะนำแทนการวิพากษ์วิจารณ์หรือปัดป้อง

การใช้ภาษาเชิงรุกในการสื่อสารแบบมืออาชีพอาจรู้สึกเหมือนเป็นวิธีที่ปลอดภัยในการหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นกับเพื่อนร่วมงาน อย่างไรก็ตาม การซ่อนความรู้สึกโกรธและความคับข้องใจอาจกลายเป็นความขัดแย้งที่ใหญ่กว่าในที่ทำงาน ลองอ่านข้อความของคุณอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเป็นมืออาชีพและเป็นประโยชน์ และหากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับน้ำเสียงและการนำเสนอ ลองใช้ไวยากรณ์เพื่อให้ข้อความของคุณถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

เครื่องตรวจจับโทนเสียงและคำแนะนำโทนเสียง ของ Grammarly ช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างที่คุณต้องการโดยแจ้งให้คุณทราบว่าน้ำเสียงของข้อความของคุณส่งถึงผู้อ่านอย่างไร ก้าวไปอีกขั้น คำแนะนำน้ำเสียงของ Grammarly จะช่วยปรับภาษาของคุณ ดังนั้นคุณจะไม่ฟังดูตรงเกินไปเมื่อคุณตั้งใจจะพูดเชิงการทูตหรือไม่พอใจเมื่อคุณต้องการเป็นกลาง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของวิธีที่ Grammarly สามารถช่วยคุณปรับแต่งโทนเสียงของคุณให้มีความเห็นอกเห็นใจมากขึ้น:

• ฉันเกลียดวิธีที่มันเขียน → ฉันไม่ชอบวิธีการเขียนมากนัก
• ฉันคิดว่าเราควรจะสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ → เราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้
• ขอบคุณที่ไม่มีอะไร → สถานการณ์นี้กวนใจฉัน

ด้วยการวิเคราะห์การเลือกคำ การใช้ถ้อยคำ เครื่องหมายวรรคตอน และแม้แต่การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เครื่องตรวจจับเสียงสามารถระบุน้ำเสียงของข้อความของคุณก่อนที่คุณจะกดส่ง เพื่อให้คุณรู้ว่าข้อความของคุณจะถูกส่งไปอย่างไร