เขียนการทบทวนประสิทธิภาพที่มีประสิทธิภาพ: คำแนะนำทีละขั้นตอน

บทบาทที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของผู้จัดการคือการให้ข้อเสนอแนะที่ให้ข้อมูล ให้ความรู้ และเสริมศักยภาพสมาชิกในทีมให้เติบโตและประสบความสำเร็จ ไม่มีสิ่งใดสำคัญไปกว่าการทบทวนประสิทธิภาพแล้ว การทบทวนผลการปฏิบัติงานเป็นโอกาสที่มีโครงสร้างมากที่สุดสำหรับผู้จัดการในการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ให้ข้อเสนอแนะทั้งทางวาจาและลายลักษณ์อักษร และกำหนดเป้าหมายสำหรับการพัฒนาในอนาคต

เมื่อทำได้ดีแล้ว ยังส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างระหว่างผู้จัดการและพนักงาน และทำให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและชัดเจนว่าจะประสบความสำเร็จในบทบาทหน้าที่ของตนต่อไปได้อย่างไร อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีเขียนและดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพที่สร้างสรรค์และมีผลกระทบ

การทบทวนประสิทธิภาพคืออะไร?

การทบทวนประสิทธิภาพคือการประเมินประสิทธิภาพการทำงานอย่างเป็นทางการและมีโครงสร้าง รวมถึงความสำเร็จและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง และให้ข้อเสนอแนะสำหรับการพัฒนาทางวิชาชีพ

การทบทวนประสิทธิภาพอาจเป็นการประเมินประสิทธิภาพประจำปีที่ครอบคลุมซึ่งดำเนินการโดยผู้จัดการ การทบทวนแบบองค์รวม 360 องศาที่รวมเอาผลตอบรับในที่ทำงานจากหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน และผู้ใต้บังคับบัญชา หรือการทบทวนแบบ peer-to-peer ที่รวมผลตอบรับที่มีคุณค่าเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน ทักษะจากเพื่อนร่วมงานที่ทำงานใกล้ชิดกับพนักงาน การตรวจสอบประสิทธิภาพยังสามารถขยายไปถึงสภาพแวดล้อมด้านการศึกษา ซึ่งการตรวจสอบจากผู้ทรงคุณวุฒิอาจสร้างผลกระทบได้

ในทุกกรณี การทบทวนประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือสำคัญที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมการเติบโตและความสำเร็จผ่านการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการปรับเป้าหมายของแต่ละบุคคลและธุรกิจ

การทบทวนผลการปฏิบัติงานยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการบันทึกพฤติกรรมหรือผลการปฏิบัติงานที่ไม่น่าพึงพอใจอย่างเป็นทางการ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดแนวทางในการปรับปรุงหรืออาจนำไปสู่การเลิกจ้าง

องค์ประกอบหลัก 3 ประการของการทบทวนประสิทธิภาพที่มีประสิทธิผล

การทบทวนผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิผลสร้างขึ้นจากองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการที่รับประกันการประเมินที่ครอบคลุม ยุติธรรม และมีประสิทธิผล:

1 วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

พนักงานของคุณควรได้รับวัตถุประสงค์และความรับผิดชอบแบบ SMART ที่ชัดเจน—เฉพาะ วัดผลได้ บรรลุผลได้ เกี่ยวข้อง และมีกำหนดเวลา—ผ่านการสื่อสารภายในเป็นเวลานานก่อนการตรวจสอบประสิทธิภาพ วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเหล่านี้เป็นแผนงานของพนักงานของคุณสู่ความสำเร็จในบทบาทของพวกเขา นอกจากนี้ยังเป็น Playbook ของคุณในการประเมินประสิทธิภาพอีกด้วย จุดเน้นของการทบทวนของคุณควรเป็นวิธีการปฏิบัติงานโดยสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ที่มอบให้

ตัวอย่างวัตถุประสงค์การปฏิบัติงานที่ชัดเจน

• ปรับปรุงคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าในแผนกของคุณจาก 81% เป็น 85% และเพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าของแผนกจาก 85% เป็น 90% โดยดำเนินโครงการริเริ่มการบริการลูกค้าใหม่สองโครงการภายในหกเดือนข้างหน้า
• พัฒนาและเปิดตัวคุณลักษณะผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ตอบสนองคำขอยอดนิยมของผู้ใช้ของเรา ตามที่ระบุไว้ในแบบสำรวจล่าสุดของทีมงานภายในสิ้นไตรมาสที่ 3
• ลดอัตราการเกินโครงการจาก 15% เหลือ 5% โดยการปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากรในปีหน้า แนะนำการเช็คอินความคืบหน้ารายสัปดาห์ในไตรมาสหน้าเพื่อช่วยให้มั่นใจว่าจะเกิดขึ้น

2 ข้อเสนอแนะที่สมดุล

ความคิดเห็นที่สมดุลครอบคลุมถึงความสำเร็จและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง ทั้งสองอย่างมีความสำคัญในการทบทวนประสิทธิภาพ

พนักงานทุกคนชื่นชมยินดีกับผลงานที่ทำได้ดี การทบทวนประสิทธิภาพเป็นเวลาที่จะเฉลิมฉลองความสำเร็จเหล่านั้นโดยละเอียด การยกย่องนี้ส่งเสริมความรู้สึกภาคภูมิใจ เพิ่มขวัญกำลังใจ และสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความปรารถนาอย่างต่อเนื่องในการเติบโตทางอาชีพภายในบริษัท การชมเชยในความสำเร็จยังช่วยให้รับคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยให้พนักงานของคุณเติบโตและก้าวหน้าในบทบาทของพวกเขา

ไม่ว่าผลตอบรับจะเป็นเชิงบวกหรือเชิงลบ ควรได้รับการสนับสนุนจากตัวอย่างและข้อมูลที่เป็นรูปธรรม เช่น บันทึกย่อ อีเมล หรือผลลัพธ์เชิงปริมาณ วิธีการตามหลักฐานเชิงประจักษ์นี้ให้ความชัดเจน ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับผลกระทบของพวกเขา และแสดงให้เห็นถึงความรู้และการลงทุนในความพยายามและความสำเร็จของพวกเขา

3 มีความเฉพาะเจาะจง เกี่ยวข้อง และดำเนินการได้

ลองนึกภาพว่าข้อเสนอแนะเดียวที่คุณให้ระหว่างการตรวจสอบประสิทธิภาพคือ “คุณต้องปรับปรุงงานของคุณ” หากไม่มีการระบุประเด็นที่ต้องปรับปรุง บริบทหรือความเชื่อมโยงกับบทบาทหรือความรับผิดชอบของพนักงาน หรือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงหรือขั้นตอนที่ต้องดำเนินการต่อไป ความคิดเห็นของคุณจะไม่มีคุณค่าสำหรับการปรับปรุง การเติบโต หรือการพัฒนาของพนักงาน หรือสำหรับการช่วยเหลือคุณและ ทีมของคุณจะได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากสมาชิกในทีมของคุณ

นี่คือเหตุผลที่ความคิดเห็นควรมีความเฉพาะเจาะจง เกี่ยวข้อง และนำไปปฏิบัติได้เสมอ:

ข้อเสนอแนะ ที่เฉพาะเจาะจงช่วยให้พนักงานเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร

ข้อเสนอแนะที่เกี่ยวข้องช่วยให้แน่ใจว่าคุณให้ข้อเสนอแนะภายใต้อิทธิพลของพนักงานและเกี่ยวข้องกับการสนทนาที่มีอยู่

ข้อเสนอแนะที่นำไปปฏิบัติได้ช่วยให้พนักงานมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพหรือรักษาผลงานที่ยอดเยี่ยมเอาไว้

ข้อความที่เจาะจง เกี่ยวข้อง และนำไปปฏิบัติได้เกี่ยวกับความจำเป็นในการปรับปรุงประสิทธิภาพอาจเป็นดังนี้ "ฉันสังเกตเห็นว่ารายงานของคุณมักมีความไม่ถูกต้องในการวิเคราะห์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น รายงานล่าสุดมีอัตราข้อผิดพลาด 10% เพื่อปรับปรุง ฉันขอแนะนำให้ตรวจสอบการคำนวณของคุณอีกครั้งและใช้เครื่องมือยืนยันข้อมูลของเราก่อนที่จะส่ง มากำหนดเวลาเพื่อทบทวนเครื่องมือเหล่านี้ด้วยกัน”

ตัวอย่างผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพ

• “ทักษะการนำเสนอของคุณพัฒนาขึ้นอย่างมาก รายงานรายไตรมาสที่คุณส่งมาเมื่อเดือนที่แล้วมีความชัดเจน กระชับ และได้รับการตอบรับอย่างดีจากทีมผู้บริหาร”
• “แม้ว่าทักษะทางเทคนิคของคุณจะแข็งแกร่ง แต่ก็ยังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงในการจัดการโครงการ ฉันแนะนำให้มุ่งเน้นไปที่การประมาณไทม์ไลน์และการจัดสรรทรัพยากรในไตรมาสที่กำลังจะมาถึง”
• “ในช่วงสามเดือนที่ผ่านมา ฉันสังเกตเห็นว่าคุณทำตามกำหนดเวลาของโครงการได้อย่างสม่ำเสมอ แต่มักจะทำให้ขวัญกำลังใจของทีมเสียหาย ตัวอย่างเช่น ในแคมเปญการตลาดล่าสุด สมาชิกในทีมรายงานการทำงานล่วงเวลาเป็นเวลาสองสัปดาห์ติดต่อกัน นับจากนี้ไป ฉันอยากให้คุณมุ่งเน้นที่การพัฒนาทักษะการมอบหมายงานของคุณ เรามาจัดการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ในการกระจายงานอย่างเท่าเทียมกันมากขึ้น และเพื่อสำรวจเทคนิคการบริหารเวลาที่สามารถช่วยรักษาทั้งประสิทธิภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของทีมได้”

7 ขั้นตอนในการเขียนและดำเนินการทบทวนประสิทธิภาพ

การเขียนและการทบทวนผลการปฏิบัติงานที่มีความหมายต้องใช้เวลาและความพยายาม แต่ผลตอบแทนมีมากกว่าต้นทุนมาก นอกจากการยกย่องพนักงานของคุณสำหรับงานของพวกเขาและให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับผลงานของพวกเขาแล้ว บทวิจารณ์ของคุณจะส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างอย่างต่อเนื่อง ช่วยกำหนดความคาดหวังอย่างชัดเจน และวางรากฐานสำหรับความสำเร็จในอนาคตสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ

เพื่อปรับปรุงความพยายามของคุณและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเจ็ดประการในการทบทวนประสิทธิภาพเหล่านี้:

1 ขอให้พนักงานประเมินตนเอง

การประเมินตนเองของพนักงาน โดยที่พนักงานจัดให้มีการทบทวนงานเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นหนึ่งในวิธีการประเมินพนักงานที่มีประสิทธิภาพหลายวิธีซึ่งเป็นประโยชน์ต่อพนักงานและผู้จัดการ

สำหรับพนักงาน การไตร่ตรองตนเองนี้เป็นโอกาสในการเน้นย้ำถึงความสำเร็จที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็น รับรู้ถึงจุดที่ต้องปรับปรุง และได้รับการตระหนักรู้ในตนเองมากขึ้น

สำหรับผู้จัดการ เป็นโอกาสที่จะได้เห็นผลงานผ่านสายตาของพนักงาน และรับข้อมูลที่จะช่วยแจ้งการประเมินประสิทธิภาพแบบองค์รวมที่แม่นยำยิ่งขึ้น

2 รวบรวมข้อมูลที่ครอบคลุมเพื่อสนับสนุนการประเมินของคุณ

การใช้ข้อมูลเพื่อช่วยกำหนดการตรวจทานของคุณเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การประเมินประสิทธิภาพที่ทรงพลังที่สุด

ข้อมูลให้หลักฐานที่ชัดเจนว่าพนักงานดำเนินการอย่างไรโดยขัดต่อวัตถุประสงค์ SMART หรือบทบาทและความรับผิดชอบที่บันทึกไว้ ด้วยข้อมูล คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ช่วยให้คุณสามารถจัดทำการประเมินตามวัตถุประสงค์ มีข้อมูลครบถ้วน และสร้างสรรค์ได้ ข้อมูลยังสามารถให้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อรวมไว้ในบทวิจารณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรและประเด็นการอภิปรายของคุณเมื่อคุณดำเนินการทบทวนประสิทธิภาพ

เมื่อค้นหาข้อมูลการตรวจสอบประสิทธิภาพ ให้รวบรวมจากแหล่งต่างๆ: ความคิดเห็นจากเพื่อนฝูง บทวิจารณ์ของลูกค้าหรือลูกค้า ผลลัพธ์ของโครงการ บันทึกการเข้างาน ตัวเลขยอดขาย และตัวชี้วัดประสิทธิภาพก่อนหน้านี้ จะให้มุมมองแบบ 360 องศามากกว่า และโอกาสน้อยลงสำหรับอคติโดยไม่ได้ตั้งใจ

3 เขียนการทบทวนประสิทธิภาพ

เมื่อคุณรวมวัตถุประสงค์ SMART บันทึกการประเมินตนเอง และข้อมูลเข้าด้วยกัน คุณควรมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ใช้ข้อมูลนี้เพื่อเขียนบทวิจารณ์ประสิทธิภาพ

เริ่มต้นด้วยแง่บวกก่อนที่จะก้าวไปสู่จุดที่ต้องปรับปรุง คำชมเชยจากใจจริงช่วยลดการตอบรับเชิงลบ ตั้งเป้าให้ความคิดเห็นเชิงบวกสามความคิดเห็นในอัตราส่วน 3:1 สำหรับความคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์ทุกชิ้น และเลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง ความสมดุลนี้ทำให้พนักงานรู้สึกได้รับการชื่นชมและตระหนักถึงจุดที่ต้องปรับปรุง

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ต้องแน่ใจว่าได้วางกรอบพื้นที่สำหรับการปรับปรุงเป็นโอกาสในการเติบโตมากกว่าความล้มเหลว ใช้แบบจำลอง “สถานการณ์-พฤติกรรม-ผลกระทบ” เพื่อรักษาวัตถุประสงค์ของผลตอบรับ คุณควรอธิบาย:

• สถานการณ์
• พฤติกรรมที่สังเกตได้
• ผลกระทบต่อทีมหรือองค์กร

รูปแบบการสื่อสารแบบ "แสดง อย่าบอก" นี้ทำให้ความคิดเห็นของคุณเชื่อมโยงและเข้าใจได้มากขึ้น สุดท้าย ใส่ข้อมูล สถิติ และตัวอย่างที่เกี่ยวข้องลงในเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร และจดบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมหรือตัวอย่างที่คุณอาจต้องการสำรวจในระหว่างการประชุมทบทวนประสิทธิภาพ

กำลังมองหาคำแนะนำเพิ่มเติมอยู่ใช่ไหม? ดูตัวอย่างการทบทวนผลการปฏิบัติงานและวิธีเสริมสร้างการเขียนของคุณ

4 ดำเนินการประชุมทบทวนผลการปฏิบัติงาน

การประชุมทบทวนผลการปฏิบัติงานอาจทำให้เกิดความคาดหวังและความวิตกกังวลสำหรับพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโบนัสเชื่อมโยงกับเป้าหมายส่วนบุคคล หรือมีข้อกังวลด้านประสิทธิภาพที่ทราบอยู่แล้วที่จะต้องได้รับการแก้ไข ด้วยเหตุผลเหล่านี้ การสร้างบรรยากาศที่สงบ เป็นมืออาชีพ และสร้างสรรค์ในช่วงเริ่มต้นการประชุมจึงเป็นสิ่งสำคัญ

เริ่มต้นด้วยการเลือกสถานที่ที่เงียบสงบและสะดวกสบายสำหรับการประชุม โดยไม่มีสิ่งรบกวนหรือโอกาสที่พนักงานคนอื่นๆ จะได้ยินการสนทนาของคุณ

เริ่มต้นการประชุมด้วยการสนทนาสั้นๆ สบายๆ เพื่อช่วยให้พนักงานผ่อนคลาย การทักทายอย่างอบอุ่นและการล้อเล่นเล็กๆ น้อยๆ สามารถช่วยผ่อนคลายความเครียดได้ แล้วอธิบายวัตถุประสงค์และโครงสร้างของการทบทวนให้ชัดเจน

เมื่อคุณอ่านรีวิวและแสดงความคิดเห็นอย่างสมดุล ให้เริ่มต้นด้วยข้อดี เน้นความสำเร็จและการมีส่วนร่วมโดยเฉพาะ ลงรายละเอียดและแบ่งปันข้อมูลที่คุณต้องเน้นย้ำถึงความตระหนักถึงความพยายามของพวกเขา

หากคุณต้องจัดการกับปัญหาที่มีความละเอียดอ่อน เช่น ประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดี ปัญหาด้านพฤติกรรม หรือความขัดแย้งในที่ทำงาน ให้คำนึงถึงวิธีที่คุณจะจัดการกับปัญหาเหล่านั้น โดยทั่วไปแล้ว วิธีการโดยตรงที่จับคู่กับการเอาใจใส่จะได้ผลดีที่สุด ระบุอย่างเฉพาะเจาะจงเมื่อจัดการกับข้อกังวล โดยเน้นไปที่พฤติกรรมและผลลัพธ์มากกว่าลักษณะส่วนบุคคล ให้คำแนะนำที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้เพื่อการปรับปรุงเพื่อเป็นแนวทางแก่พนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้หนึ่งในเทคนิคการตอบรับของพนักงานที่สำคัญที่สุด: ส่งเสริมการสนทนาด้วยการถามคำถามปลายเปิดที่เชิญชวนมุมมองของพนักงาน ตัวอย่างอาจเป็น “คุณคิดอย่างไรกับสิ่งที่ฉันแชร์ไป” สิ่งนี้จะแสดงให้คุณเห็นคุณค่าของความคิดเห็นของพวกเขา และสร้างประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่มีส่วนร่วมมากขึ้นสำหรับพนักงาน ตลอดการประชุม จงตั้งใจฟัง จดบันทึก หากเหมาะสม และแสดงความสนใจอย่างแท้จริงต่อความคิดเห็นของพวกเขา

5 ใช้เทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ไม่ควรมีพื้นที่สีเทาในการสื่อสารการตรวจสอบประสิทธิภาพ การสื่อสารที่มีประสิทธิผลคือความแตกต่างระหว่างการทบทวนที่มีคำติชมที่ชัดเจน ความเข้าใจในขั้นตอนต่อไป และผลลัพธ์เชิงบวกกับพนักงานที่อ่อนล้า สับสน หรืออาจไม่พอใจกับสิ่งที่ไม่มีความชัดเจนในการดำเนินการให้ประสบผลสำเร็จ ต่อไปนี้เป็นห้าวิธีในการรับประกันการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ:

• ใช้เทคนิคการฟังอย่างกระตือรือร้น: รักษาการสบตาและส่งสัญญาณทั้งทางวาจาและอวัจนภาษาเพื่อแสดงการมีส่วนร่วม
• ใช้ภาษาที่ชัดเจน กระชับ และหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะหรือความคลุมเครือเมื่อพูดถึงตัวชี้วัดประสิทธิภาพหรือความคาดหวัง
• ฝึกความเห็นอกเห็นใจ: รับทราบมุมมองและอารมณ์ของพนักงานตลอดการสนทนา
• สรุปประเด็นสำคัญและขอคำยืนยันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณและพนักงานของคุณสอดคล้องกัน
• ใช้แบบฝึกหัดการแสดงบทบาทสมมติเพื่อฝึกพูดถึงหัวข้อที่ละเอียดอ่อน คุณสามารถรับสมัครเพื่อนร่วมงานเพื่อมีบทบาทเป็นพนักงาน และเสนอคำตอบที่หลากหลายต่อคำติชมที่สร้างสรรค์ของคุณเกี่ยวกับปัญหาประสิทธิภาพการทำงานสมมุติ

6 กำหนดเวลาการติดตามผลหลังการตรวจสอบ

หลังจากการทบทวนผลการปฏิบัติงานแล้ว ให้จัดประชุมติดตามผลเพื่อหารือกันอย่างมั่นคงและกำหนดแนวทางที่ชัดเจน นี่เป็นโอกาสของคุณในการสร้างแผนปฏิบัติการใหม่ที่สอดคล้องกับบทบาทของพนักงาน ความต้องการในการพัฒนา และวัตถุประสงค์ของบริษัท

เริ่มต้นการติดตามผลหลังการตรวจทานโดยสรุปประเด็นสำคัญจากการทบทวน รวมถึงจุดแข็งในการใช้ประโยชน์และจุดที่ต้องปรับปรุง จากนั้นทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อกำหนดเป้าหมาย SMART ใหม่ที่จัดการกับพื้นที่ที่ระบุเพื่อการเติบโต

ตัวอย่างเช่น หากเน้นทักษะการสื่อสารเป็นพื้นที่สำหรับการพัฒนา เป้าหมายอาจเป็น: “สำเร็จหลักสูตรทักษะการนำเสนอขั้นสูงและนำเสนอผลงานของทีมสามครั้งภายในหกเดือนข้างหน้า”

สร้างแผนปฏิบัติการโดยละเอียดสำหรับแต่ละเป้าหมาย โดยสรุปขั้นตอนเฉพาะ ทรัพยากรที่จำเป็น และเหตุการณ์สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนมีการเช็คอินเป็นประจำหรือการทบทวนการพัฒนาพนักงานเพื่อติดตามความคืบหน้าและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

วิธีการทำงานร่วมกันนี้ไม่เพียงแต่ตอกย้ำความมุ่งมั่นของพนักงานในการพัฒนาพวกเขา แต่ยังแสดงให้เห็นถึงการลงทุนในความสำเร็จของคุณและขององค์กรอีกด้วย

ด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและวัดผลได้ และแผนงานที่มีโครงสร้างเพื่อความสำเร็จ คุณได้กำหนดขั้นตอนสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงประสิทธิภาพในช่วงการทบทวนที่กำลังจะมาถึง

7 การสนับสนุนและการเช็คอินอย่างต่อเนื่อง

การเสนอบทวิจารณ์ จัดทำขั้นตอนต่อไป และดำเนินธุรกิจของคุณเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ ในฐานะผู้จัดการของพนักงาน ความพยายามเล็กๆ น้อยๆ อย่างต่อเนื่องจากคุณจะช่วยเสริมเป้าหมายและความสำเร็จ ให้โอกาสในการแสดงความคิดเห็นและตั้งคำถาม และรับรองว่าพนักงานของคุณจะได้รับการสนับสนุนในเส้นทางการพัฒนาของพวกเขา

กลยุทธ์หนึ่งที่มีประสิทธิภาพคือการจัดกำหนดการการติดตามอย่างไม่เป็นทางการและสั้นๆ การจัดให้มีการพูดคุยกาแฟเป็นประจำอย่างรวดเร็วหรือแบ่งเวลาเฉพาะในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัวเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าและความท้าทายจะสร้างสภาพแวดล้อมที่สร้างสรรค์และสนับสนุนความสำเร็จ นอกจากนี้ การฉลองชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ ไปพร้อมกันจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและรักษาแรงจูงใจในขณะที่คุณและพนักงานของคุณมุ่งหน้าสู่การทบทวนประสิทธิภาพครั้งต่อไป

ประเด็นสำคัญ

• กำหนดวัตถุประสงค์ SMART ที่ชัดเจนสำหรับการปฏิบัติงานของพนักงาน
• ให้ข้อเสนอแนะที่สมดุลซึ่งตระหนักถึงความสำเร็จและระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอแนะมีความเฉพาะเจาะจง เกี่ยวข้อง และนำไปปฏิบัติได้
• ส่งเสริมวัฒนธรรมของการตอบรับและการเติบโตอย่างต่อเนื่องผ่านการเช็คอินเป็นประจำที่เสริมเป้าหมาย ให้การสนับสนุนและข้อเสนอแนะ หารือเกี่ยวกับความก้าวหน้าและความท้าทาย และเฉลิมฉลองชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ ไปพร้อมกัน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจสอบประสิทธิภาพ

ควรมีการดำเนินการทบทวนประสิทธิภาพบ่อยแค่ไหน?

ตามหลักการแล้ว การตรวจสอบประสิทธิภาพควรดำเนินการอย่างน้อยปีละครั้ง แต่การเช็คอินบ่อยครั้งมากขึ้น เช่น รายไตรมาสหรือปีละสองครั้ง จะช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการพัฒนาได้ แนวทางนี้ส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และช่วยให้สามารถปรับเป้าหมายและความคาดหวังด้านประสิทธิภาพได้ทันท่วงที

ปัญหาด้านประสิทธิภาพสามารถแก้ไขได้อย่างไรโดยไม่ลดระดับพนักงาน?

เพื่อแก้ไขปัญหาด้านประสิทธิภาพโดยไม่ลดแรงจูงใจของพนักงาน ให้ใช้ข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความคิดเห็น และใช้แนวทางโดยตรงที่จับคู่กับความเห็นอกเห็นใจ มุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมและผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าลักษณะส่วนบุคคล ให้คำแนะนำที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้สำหรับการปรับปรุง วางกรอบพื้นที่สำหรับการพัฒนาให้เป็นโอกาสในการเติบโต และใช้แบบจำลอง "สถานการณ์-พฤติกรรม-ผลกระทบ" เพื่อรักษาวัตถุประสงค์ของผลตอบรับและสัมพันธ์กัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบันทึกการตรวจสอบประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบันทึกการตรวจสอบประสิทธิภาพประกอบด้วยการรวบรวมข้อมูลที่ครอบคลุมจากแหล่งที่มาต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถประเมินตามข้อเท็จจริงมากกว่าความคิดเห็น วางกรอบความคิดเห็นเพื่อความสำเร็จ: เริ่มต้นด้วยความสำเร็จ จากนั้นตั้งเป้าให้ความคิดเห็นเชิงบวกในอัตราส่วน 3:1 ต่อความคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์ โดยใช้แบบจำลอง "สถานการณ์-พฤติกรรม-ผลกระทบ" เพื่อความเป็นกลาง รวมข้อมูล สถิติ และตัวอย่างที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนการประเมิน