วิธีการใช้ Kanban ส่วนตัวและกลายเป็นผลงานอย่างบ้าคลั่ง

Kanban ส่วนบุคคลสามารถช่วยสร้างสมดุลในการสร้างสรรค์ในการดำเนินธุรกิจด้วยงานฝีมือของพวกเขา คู่มือนี้อธิบายวิธีการทำงาน

คุณกำลังค้นหาระบบการผลิตส่วนบุคคลที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจสร้างสรรค์ของคุณอยู่หรือไม่?

ข่าวร้ายประการแรก: ไม่มีอยู่จริง เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์หน้า Landing Page คุณต้องทำงานโดยไม่คำนึงถึงระบบของคุณ

ข่าวดีตอนนี้: Kanban เป็นระบบที่ใช้งานง่ายและเรียนรู้ที่สามารถช่วยหลีกเลี่ยงความรู้สึกท่วมท้นจากรายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่รู้จบ คุณสามารถใช้ไวท์บอร์ดหรือเครื่องมืออย่าง Trello เพื่อดำเนินการได้

มาดำน้ำกันเถอะ

คัมบังคืออะไร?

Kanban เป็นวิธีการที่คล่องตัวในการสร้างผลิตภัณฑ์ตามการส่งมอบอย่างต่อเนื่อง ระบบนี้มีต้นกำเนิดมาจากระบบการผลิตของญี่ปุ่น

ไทอิจิ โอโนะ วิศวกรอุตสาหกรรมของโตโยต้าสร้างระบบเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโรงงานที่มีงานยุ่งสามารถจัดการกับโครงการและปริมาณงานที่ซับซ้อนได้

Kanban ส่วนบุคคลคืออะไรและทำงานอย่างไร

Personal Kanban คือการปรับวิธีการที่คล่องตัวสำหรับบุคคลทั่วไปและแม้แต่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ทำงานโดยบังคับให้ผู้ใช้เห็นภาพการทำงานในที่เดียวและจำกัดสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่

Jim Benson และ Tonianne DeMaria Barry เสนอกฎสองข้อนี้โดยใช้ระบบการผลิตนี้ในหนังสือ Personal Kanban ที่ค่อนข้างยอดเยี่ยม

1. เห็นภาพการทำงานของคุณ
2. จำกัดงานระหว่างทำ (WIP)

พวกเขากล่าวถึงกฎข้อที่หนึ่งว่า “เมื่อเราเห็นงานในบริบทต่างๆ ของงานนั้น การแลกเปลี่ยนที่แท้จริงจะกลายเป็นสิ่งที่ชัดเจน ขณะนี้เรามีบันทึกทางกายภาพของความต้องการเหล่านั้นทั้งหมดในเวลาของเรา มุมมองที่กว้างขึ้นของงานและบริบทของเราช่วยให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้น

และพวกเขาเสริมเกี่ยวกับกฎข้อที่สอง “การจำกัด WIP ช่วยให้เรามีเวลาโฟกัส ทำงานได้อย่างรวดเร็ว ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างใจเย็น และทำงานอย่างรอบคอบ”

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมบอร์ด Kanban ของคุณ

แบ่งไวท์บอร์ดออกเป็นสามคอลัมน์ หากคุณยังไม่มี ลองพิจารณาซื้อ Magic Whiteboard และติดไว้บนผนังของคุณ หรือแม้แต่แบ่งสมุดโน้ตขนาด A4 หรือ Letter ขนาดใหญ่

ป้ายกำกับคอลัมน์แรก "สิ่งที่ต้องทำ" คอลัมน์ที่สอง "กำลังทำ" และคอลัมน์ที่สาม "เสร็จสิ้น"

คอลัมน์แรกมีไว้สำหรับบันทึกรายการงานในรายการสิ่งที่ต้องทำใหม่ของคุณ ส่วนที่สองสำหรับตัดสินใจว่าคุณกำลังจะทำอะไรในตอนนี้ และส่วนที่สามสำหรับบันทึกสิ่งที่คุณทำเสร็จแล้ว

อย่าลืมหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดด้านประสิทธิภาพการทำงานแบบดั้งเดิมในการเปลี่ยนโครงการให้กลายเป็นงาน ต้องใช้ชุดของงาน (หรือการ์ด) เพื่อให้โครงการสำเร็จ คุณสามารถใช้กระดาษโน้ตเพื่อแสดงการ์ด Kaban ได้เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 2: ทำงานโดยใช้ Kanban

เพิ่มรายการหรือการ์ดลงในคอลัมน์ "สิ่งที่ต้องทำ" บนกระดานคัมบังของคุณโดยใช้เครื่องหมายหรือโพสต์อิทโน้ต

ใช้คำกริยาการกระทำและเขียนงานที่เป็นปัญหา หากคุณกำลังจะย้ายบ้าน นี่อาจเป็น "จ้างบริษัทขนย้าย" อีกทางหนึ่ง หากคุณกำลังเตรียมงานนำเสนอขนาดใหญ่ นี่อาจเป็น "แหล่งที่มาของภาพสต็อก"

เมื่อคุณพร้อมที่จะทำงาน ให้ลากรายการหรืองานจากคอลัมน์ "สิ่งที่ต้องทำ" ไปยัง "กำลังทำ"

โดยทั่วไปแล้ว ฉันคิดว่าควรเก็บไม่เกินสามรายการในคอลัมน์ "กำลังทำ" สิ่งนี้จำกัดงานที่กำลังดำเนินการของฉันและช่วยให้เห็นภาพสิ่งที่ฉันกำลังทำอยู่ (จำกฎ!)

เมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว ให้ลากงานที่เสร็จสมบูรณ์จากคอลัมน์ "กำลังทำ" ไปยังคอลัมน์ "เสร็จสิ้น" จากนั้นดึงการ์ด Kanban อีกใบจาก "สิ่งที่ต้องทำ" เป็น "กำลังทำ"

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบบอร์ดของคุณ

ในขณะที่คุณทำงาน คุณจะลากงานจากด้านซ้ายไปด้านขวาของกระดานได้อย่างเป็นธรรมชาติ

การลากงานจากคอลัมน์หนึ่งไปยังคอลัมน์ถัดไปง่ายๆ เป็นการบังคับให้คุณต้องจัดลำดับความสำคัญ นอกจากนี้ยังกระตุ้นให้มีการทบทวนรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอย่างสม่ำเสมอ

วิธีการทำงานนี้กระตุ้นให้เกิดกระแส การย้ายไพ่จากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่งให้ความรู้สึกน่ายินดี คุณสามารถดูงานที่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว งานที่ต้องใช้ระยะเวลามาก หรือแม้แต่งานที่คุณติดขัด เบ็นสันบอกฉันว่า

“ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการไม่จำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ… บางครั้งผู้คนข้ามขั้นตอนที่สองไปเพราะมี “สิ่งที่ต้องทำมากเกินไป” ซึ่งน่าขัน นั่นคือขีดจำกัดของ WIP ในตอนแรก”

จิม เบนสัน

เมื่อคุณคุ้นเคยกับวิธี Kanban มากขึ้นแล้ว ให้เพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมในบอร์ด Kanban หรือแอป Kanban ส่วนตัวของคุณ

ตัวอย่างเช่น ฉันสร้างคอลัมน์ชื่อ “กำลังรอ” เพื่อบันทึกงานที่ฉันถูกบล็อกและคอลัมน์ที่ฉันต้องการให้คนติดต่อกลับ ฉันยังสร้างคอลัมน์ "ถัดไป" สำหรับงานที่ฉันต้องการทำในระหว่างวันทำงาน แต่ไม่ใช่ในทันที

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: หากคุณต้องการแรงบันดาลใจ ให้ค้นหา "กระดาน Kanban ส่วนตัว" ใน Google รูปภาพ

เครื่องมือ Kanban ที่แนะนำ

เมื่อฉันเริ่มใช้ Personal Kanban ฉันได้ทดสอบไวท์บอร์ดขนาดใหญ่และสมุดบันทึก เครื่องมือทั้งสองทำงานได้ดีและจะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญพื้นฐานของ Kanban ทุกคนสามารถบันทึกงานที่เปิดอยู่และเสร็จสิ้นด้วยวิธีนี้

เมื่อคุณรู้สึกว่าระบบการทำงานนี้ทำงานอย่างไรและเป็นส่วนหนึ่งของสัปดาห์การทำงานของคุณ คุณก็พร้อมสำหรับ Kaban Board ส่วนตัวแบบดิจิทัล

Trello เป็นแอปพลิเคชันการจัดการโครงการบนเว็บ เป็นซอฟต์แวร์ Kanban ประเภทหนึ่ง คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังงานหรือการ์ดของคุณ ติดป้ายกำกับ กำหนดวันครบกำหนด และอื่นๆ

การอัปโหลดไฟล์แนบไปยังการ์ดมีประโยชน์ในการรวบรวมงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ในทำนองเดียวกัน ฉันใช้คุณลักษณะการทำงานร่วมกันของแอป Trello เพื่อทำงานร่วมกับผู้รับเหมาที่เป็นบุคคลที่สาม

ฉันชอบ Trello มากเท่าๆ กับประสิทธิภาพการทำงานส่วนตัว ฉันขอแนะนำให้ลองใช้ Kanban บนไวท์บอร์ดหรือระบบอะนาล็อกก่อน ท้ายที่สุดแล้ว เครื่องมือมีความสำคัญน้อยกว่าการทำงานเสมอ จากนั้น คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้แอพหรือซอฟต์แวร์เฉพาะได้

ลอง Kanban ส่วนบุคคลวันนี้

ไม่มีสิ่งใดที่เป็นเครื่องมือ Kaban ที่สมบูรณ์แบบ หากรายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ ช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จได้ ให้ทำตามนั้น

ฉันได้ลองใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจำนวนมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือบางครั้งรายการจำนวนมากอาจรู้สึกท่วมท้น

หากสิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ Personal Kanban ใช้เวลาไม่นานในการเรียนรู้ และจะช่วยให้คุณจัดการงานประจำวันของคุณได้โดยไม่รู้สึกหนักใจ ระบบผลิตผลส่วนบุคคลนี้ยังช่วยในการแสดงภาพการทำงานในที่เดียว หรืออย่างที่เบ็นสันกล่าวไว้ว่า

“ระบบได้รับการออกแบบมาเพื่อให้มีความยืดหยุ่นโดยเฉพาะ โดยมีกฎชุดเล็กๆ นั่นเป็นเหตุผลหลักว่าทำไมเราจึงเห็นการนำไปใช้ในทุกประเทศและทุกธุรกิจบนโลก รวมถึงบ้านด้วย เด็กๆ สนุกกับการทำงานบ้านให้เสร็จ ทีมแก้ปัญหาที่ซับซ้อนอย่างชาญฉลาด โครงการและงานโดยรอบสามารถมองเห็นได้ง่ายและเสร็จสมบูรณ์”

จิม เบนสัน

เวอร์ชันของโพสต์นี้เคยปรากฏบน Forbes

นอกจากนี้ยังเป็นข้อความที่ตัดตอนมาจากหนังสือเล่มใหม่ของฉัน This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Deserve

ขาย

สิ่งนี้ได้ผล: มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญและรับผลลัพธ์ที่คุณสมควรได้รับ

• คอลลินส์, ไบรอัน (ผู้เขียน)
• ภาษาอังกฤษ (ภาษาสิ่งพิมพ์)
• 296 หน้า - 27/05/2019 (วันที่เผยแพร่) - Nielsen (ผู้จัดพิมพ์)

ซื้อในอเมซอน

คำถามที่พบบ่อย