8 วลีเพื่อทำความสะอาดอีเมลของคุณ

นิสัยการเขียนที่ไม่ดีจะสะสมเหมือนความยุ่งเหยิงในครัวเรือน มันคุ้มค่าที่จะคัดแก้วกาแฟส่วนเกินและเสื้อยืดที่ถูกลืมสะสมมาเป็นระยะๆ ดังนั้น ทำไมไม่ลองสต็อกสินค้าที่คล้ายกันเพื่อกำจัดอีเมลที่ซ้ำซากจำเจและการแสดงออกถึงสถานที่ทำงานที่ “แย่” อย่างลึกซึ้งล่ะ

เราควรยอมรับว่าเรามีความผิดเช่นกัน ปรากฎว่าการเรียกถ้อยคำโบราณว่า "threadbare" นั้นเป็นอะไรที่ซ้ำซากจำเจ ดังนั้นเราจึงลบสิ่งนั้นทิ้ง จริงๆ แล้ว นักเขียนผู้ถ่อมตัวของคุณไม่ภูมิใจเมื่อนึกถึงอีเมลที่ไร้ชีวิตชีวาจำนวนมหาศาลที่เขา "ส่ง" ไปด้วย เราทุกคนสามารถทำได้ดีกว่า

ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้รวบรวมวลีที่ดูจืดชืด ล้าสมัย และโดยทั่วไปบางวลีที่คุณอาจตัดสินใจทิ้งไปเมื่อคุณทำความสะอาดอีเมลของคุณ—พร้อมกับทางเลือกอื่นๆ ที่เป็นระเบียบและชัดเจน

1 ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี

คุณอาจตั้งใจทำสิ่งนี้ด้วยวิธีที่เอาใจใส่ แต่วลีนี้หมดแรงและกว้างไกลจนตอนนี้เสี่ยงที่จะเสนอสิ่งที่ตรงกันข้าม: ความรู้สึกที่คิดน้อยกว่าแค่แกลบที่ไร้ความหมาย

วิธีที่ดีที่สุดมักจะเน้นไปที่ส่วนนี้และข้ามไปยังประเด็น แต่ถ้าคุณต้องการอีกบรรทัดหนึ่งหลังจากคำทักทายของคุณ ให้แสดงความขอบคุณผู้อ่านด้วยการพูดกับพวกเขาโดยเฉพาะ:

ฉันชอบโพสต์ล่าสุดของคุณในบล็อก

ฉันชื่นชมการนำเสนอของคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเกี่ยวกับการลดปริมาณการปล่อยคาร์บอนของเซิร์ฟเวอร์ของเรา

รูปภาพที่คุณแชร์บน Slack ของลูกสุนัขตัวใหม่ของคุณนั้นน่ารัก

หากคุณเขียนถึงคนที่คุณไม่รู้จักดีพอ คุณอาจยังคงชมเชยพวกเขาหรือเริ่มต้นด้วยคำใบ้ว่าคุณรู้จักกันได้อย่างไรหรือทำไมคุณถึงติดต่อมา:

เราพบกันช่วงสั้นๆ ในการประชุมผ่าน Arjun เพื่อนร่วมกันของเรา

ตอนนี้มีคนบอกฉันว่าคุณจะเป็นแขกรับเชิญที่สมบูรณ์แบบสำหรับพอดแคสต์ของเรา

เป้าหมายคือเพื่อแสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าคุณคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเขียน

2 เพียงติดตาม. - -

คุณอาจใช้วลีที่ทำงานหนักเกินไปนี้เมื่อสะกิดคนที่ไม่ตอบอีเมล บางครั้งก็จำเป็น แต่วลีนี้มักจะไม่สอดคล้องกับเป้าหมายในการได้รับคำตอบ ดังนั้นจึงควรถามตัวเองก่อนว่า “ข้อความของฉันจำเป็นต้องได้รับการตอบกลับหรือไม่” หากคำตอบคือ “ใช่” ให้ค้นหาตัวเลือกที่ตรงกว่านี้

ตัวอย่างที่ไม่ดี 1:เพียงติดตามผลเพื่อดูว่ามีความสนใจใน . - -[ตัวอย่างการแถลงข่าว]

คำแนะนำ:จริงๆ แล้วเราแนะนำให้ตัดเส้นทั้งหมดเลย

ตัวอย่างที่ไม่ดี 2:เพียงติดตามผลเพื่อดูว่าคุณมีข้อมูลใดๆ หรือไม่ก่อนที่เราจะส่งการวนซ้ำนี้ไปยังไคลเอนต์

คำแนะนำ:ลูกค้าคาดหวังบางอย่างจากเราในบ่ายวันนี้ ดังนั้นฉันอยากจะปรับแต่งครั้งสุดท้ายภายในเที่ยงวัน

โปรดทราบว่าคำแนะนำสุดท้ายสามารถสื่อสารข้อมูลได้มากขึ้น - น่าสนใจยิ่งขึ้น - โดยไม่ต้องสุภาพอีกต่อไปหรือน้อยลง

3 แค่วนกลับ. - -

ประเด็นเดียวกันทั้งหมดข้างต้น ยกเว้นวงเวียนเพิ่มเติม คุณสามารถทำได้โดยไม่มีมัน

4 ความปกติใหม่

รายการเหตุผลที่ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ในการเลิกใช้วลีนี้อาจรวมถึงมีการใช้มากเกินไปและคลุมเครือ ทำให้ไม่มีใครพิมพ์หรืออ่านเลยรู้สึกดี และอ้างว่ายอมรับความเป็นจริงที่ไม่พึงประสงค์มากมายในขณะเดียวกันก็ลดเนื้อหาให้เหลือน้อยที่สุด

นี่อาจเป็นสิ่งที่คุณเพียงแค่โยนและเดินหน้าต่อไป:

ตัวอย่างที่ไม่ค่อยดีนัก:ทีมของเรายังคงปรับตัวเข้ากับความปกติใหม่ และเราจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการสัมภาษณ์ของเราให้สอดคล้องกัน

คำแนะนำที่ 1:ถึงเวลาปรับกระบวนการสัมภาษณ์ของเราใหม่

ทางเลือกที่ดีอีกทางหนึ่งคือการมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นและมีความเป็นมนุษย์มากขึ้นอีกเล็กน้อย:

คำแนะนำที่ 2:การระบาดใหญ่ทำลายกระบวนการสัมภาษณ์แบบเก่าของเรา ดังนั้นเรามาใช้เวลาในการพัฒนากระบวนการสัมภาษณ์ใหม่กันดีกว่า

นั่นให้ความรู้สึกเหมือนคอมพิวเตอร์เขียนน้อยกว่าตัวอย่างที่เราเริ่มด้วย—และใช้คำพูดน้อยกว่ามาก

5 ตามที่กล่าวไว้. - -

โดยทั่วไปจะใช้เมื่ออีเมลอ้างถึงสิ่งที่ต้องทำหลังการประชุม แต่มีแนวโน้มที่จะคลุมเครือ ถามตัวเองว่า: “อะไรจะดีไปกว่าการเตือนผู้อ่านว่าฉันหมายถึงบทสนทนาอะไร”

ตัวอย่างที่ไม่ดีนัก:ตามที่ได้พูดคุยกันในระหว่างการประชุมเจ้าหน้าที่ทุกคนในวันพุธ ตอนนี้ฉันได้ร่างแนวทางปฏิบัติที่แนบมานี้แล้ว

คำแนะนำที่ 1:จากคำติชมของพนักงานที่ต้องการนำสุนัขมาที่ออฟฟิศ ฉันได้ร่างแนวปฏิบัติบางประการขึ้นมา

คำแนะนำที่ 2:นำสุนัขมาที่ออฟฟิศเสมอ

(อันสุดท้ายเป็นเรื่องตลก เรียงลำดับของ)

6 ขออภัยในความล่าช้า.

ข้อดีประการหนึ่งของอีเมลก็คือ คุณสามารถรอตอบกลับการประชุมครั้งถัดไป หรือหลังอาหารกลางวัน หรือแม้แต่พรุ่งนี้ก็ได้ แล้วคุณต้องขอโทษจริงๆ บ่อยแค่ไหนที่ใช้ฟีเจอร์นั้น?

เช่นเดียวกับวลีอื่นๆ ข้างต้น มักจะสามารถตัดแนวคิดนี้ออกไปโดยไม่ต้องแทนที่มันได้ แต่ถ้าคุณต้องใช้มัน ให้มองหาวิธีที่จะทำให้มันใหม่หรือแตกต่างออกไป ขอแสดงความเสียใจอย่างยิ่งที่ลืมอีเมลช่วงบ่ายวันศุกร์โดยถอดความจากแกนดัล์ฟผู้น่าเคารพ: ความมืดรับคำตอบของฉัน และมันก็ "หลุดลอยไปจากความคิดและเวลา"

ฉันจัดการเพื่อให้ได้งานจากบรรณาธิการคนนั้นต่อไป อย่างน้อยก็ได้คะแนนสำหรับความฉลาดใช่ไหม?

7 ถ้าไม่ก็ไม่ต้องกังวล!

เราต้องการให้คุณรู้ว่าการขอความช่วยเหลือในที่ทำงานหรือสื่อสารกับผู้อ่านว่าคุณต้องทำอะไรให้เสร็จก่อนกำหนดเวลาก็เป็นเรื่องปกติ มันไม่ได้เป็นการบังคับ มันเป็นเพียงความจริง

ตัวอย่างที่ไม่ดีนัก:เป็นไปได้ไหมที่จะแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจวันนี้ภายใน 16.00 น. ถ้าไม่ก็ไม่ต้องกังวล!

คำแนะนำ:ทีมของฉันกำลังพิจารณาที่จะสรุปรายชื่อผู้เข้าร่วมในแผงในวันนี้ ดังนั้นหากคุณพร้อม โปรดแจ้งให้เราทราบภายใน 16.00 น.

เป็นที่น่าสังเกตว่าคำแนะนำสุดท้ายใช้พื้นที่เพิ่มขึ้นเล็กน้อย ก็อนุญาตให้. คุณก็เช่นกัน

8 ฉันรอคอยคำตอบของคุณ

หากสิ่งนี้ ไม่เป็นความจริง จะพูดอะไรเกี่ยวกับอีเมลที่คุณเขียน ? แนวคิดนี้มีแนวโน้มที่จะไม่จำเป็นและตัดออกได้ง่าย แต่ถ้าคุณต้องการขีดเส้นใต้ว่าต้องการคำตอบที่ทันท่วงที ให้ลองวาดจากตัวอย่างสุดท้ายด้านบน ซึ่งให้ทั้งเหตุผลและกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง

หากคุณสังเกตเห็นธีมที่มีคำแนะนำของเราที่นี่ อาจเป็นไปได้ว่ารูปแบบอีเมลที่ยุ่งเหยิงหลายรูปแบบควรถูกลบออกอย่างดีที่สุด ไม่ใช่แทนที่ ท้ายที่สุดแล้ว การทำความสะอาดสปริงไม่ใช่เพื่ออัพเกรดสิ่งที่คุณไม่เคยใช้ แต่เป็นการกำจัดมันทิ้งไป เช่นเดียวกับบ้านที่เป็นระเบียบเรียบร้อย อีเมลที่เป็นระเบียบก็เช่นเดียวกัน: สิ่งฟุ่มเฟือยที่ยิ่งใหญ่ที่สุดก็คือพื้นที่ว่าง