โปรดดูสิ่งที่แนบมาด้วย: คุณต้องแจ้งผู้ชมของคุณหรือไม่?

เมื่อฉันยังใหม่ต่อตลาดงานและส่งเรซูเม่ทางไปรษณีย์ (แม้ว่าฉันจะออกเดทกับตัวเอง แต่ฉันก็ยอมรับว่านี่เป็นเรื่องที่ดีก่อนยุคของอีเมล) ฉันส่งจดหมายปะหน้าที่สร้างขึ้นมาอย่างดีพร้อมข้อความที่อ่านว่า:

แนบโปรดค้นหาประวัติย่อของฉัน

การส่งจดหมายดังกล่าวส่งผลให้มีการสัมภาษณ์ ที่นั่น ฉันอยู่ในห้องทำงานที่ปูด้วยไม้ของทนายความที่ดูแลเป็นอย่างดี ขณะที่ฉันรออย่างใจจดใจจ่อบนเก้าอี้หนังแบบมีปีกหลังขนาดใหญ่ เขานั่งที่โต๊ะโดยคลิกที่ปากกาและสแกนประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน เขาเงยหน้าขึ้นทันทีและยิ้มพร้อมชี้ไปที่จดหมาย “ฉันชอบเวลาที่มีคนเขียนว่า ' โปรดหา ประวัติย่อของฉันมาด้วย' ฉันไม่รู้ด้วยซ้ำว่าประวัติย่อของคุณหายไป!”

มันเป็นช่วงเวลาที่น่าอาย ฉันเลียนแบบรูปแบบจดหมายธุรกิจที่เคยสอนในชั้นเรียนการพิมพ์ระดับมัธยมปลาย ไม่ต้องพูดถึงจดหมายธุรกิจอื่นๆ ที่ฉันเห็นหรือได้รับ แต่ผู้สัมภาษณ์คนนี้ชี้ให้เห็นว่าการพูดทางธุรกิจที่ไร้สาระและน่าเบื่อหน่ายเพียงใด ฉันไม่เคยใช้ที่ แนบมาโปรดค้นหา อีกครั้ง

ทุกวันนี้ เรามักจะต้องการเรียกร้องความสนใจไปยังไฟล์แนบมากกว่ารายการที่มาพร้อมกับจดหมายทางไปรษณีย์ แต่ผู้คนยังคงใช้ โปรดค้นหาไฟล์แนบ ตลอดเวลา การเขียนธุรกิจนี้ถือเป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่?

มีเหตุผลใดที่จะใช้ โปรดค้นหาที่แนบมา ?

ไม่! ไม่จำเป็นต้องมีวลีนี้ และมีเหตุผลดีๆ หลายประการที่จะทิ้งมัน

สำหรับผู้เริ่มต้น มันฟังดูน่าเบื่อและล้าสมัย แม้แต่ในการติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ เป้าหมายของคุณควรสื่อสารด้วยวิธีที่ตรงไปตรงมา สนทนา ปราศจากคำพูดหรือศัพท์แสง โปรดพบว่าสิ่งที่แนบมา เป็นศัพท์แสงที่แย่ที่สุด การพูดว่ามีบางสิ่งแนบมาและชี้นำผู้รับให้ค้นหา

สิ่งแปลก ๆ ที่ แนบมาด้วยโปรดพบ ว่ามันเป็นคำสั่งเมื่อไม่จำเป็นต้องเป็น บล็อกภาษาอังกฤษยอดนิยม Separated by a Common Language ระบุไว้ดังนี้:

ไม่จำเป็นต้องไปบังคับคนอื่นเพื่อค้นหาสิ่งต่างๆ เนื่องจากประโยคนี้เป็นเพียงการสื่อสารว่า "ฉันได้แนบเอกสารให้คุณแล้ว" อันที่จริงมันค่อนข้างแปลกที่จะใส่สิ่งนี้ลงในแบบฟอร์มคำขออื่นเช่น คุณช่วยหาเอกสารที่แนบมาได้ไหม หรือ ฉันจะขอบคุณมากถ้าคุณจะพบเอกสารที่แนบมา การขีดเส้นใต้นี้ซึ่ง โปรดพบว่าแนบ ไม่ใช่คำขอมากนัก แทนที่จะเป็นชุดวลีในรูปแบบที่จำเป็นซึ่งทำงานที่ไม่ค่อยมีการร้องขอ

ภาษากฎหมายที่สำคัญคือ "โปรดค้นหาไฟล์แนบ" หรือไม่?

เอกสาร แนบ โปรด อ่านข้อความที่คล้ายคลึงกัน ดังนั้นคุณอาจสงสัยว่าจำเป็นในเอกสารทางกฎหมายหรือไม่ ผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียน Bryan Garner กล่าวว่าไม่

คุณเห็นวลีกระป๋องเช่นที่ แนบมาโปรดค้นหา และ ตาม ตัวอักษรตลอดเวลา พวกมันฟังดูดีแต่มีประสิทธิภาพต่ำ จดหมายของคุณจะชัดเจนและมีส่วนร่วมมากขึ้นหากไม่มีพวกเขา

กรุณาค้นหาสิ่งที่แนบมา ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์หรือไม่?

ในทางเทคนิค การพูดว่า "โปรดค้นหาเอกสารที่แนบมา" นั้นไม่ผิด แม้ว่า find อาจหมายถึงการค้นหาบางสิ่งโดยการค้นหา (เพราะฉะนั้นทนายความที่ฉลาดอ้างว่างานของฉันจะต้องหายไป) find ยังหมายถึงการรับรู้หรือค้นพบว่ามีบางอย่างอยู่ เนื่องจากคุณต้องการให้ผู้รับของคุณค้นพบสิ่งที่คุณแนบ โปรดค้นหา ผลงาน

แต่ด้วยเหตุผลที่ฉันให้ไว้ข้างต้น คุณก็ยังดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยง

มีทางเลือกใดบ้างที่จะ ได้โปรดแนบมา ด้วย

มันง่ายที่จะหลีกเลี่ยงวลีนี้ เพียงใช้ภาษาตรงและปล่อยศัพท์แสงทางธุรกิจ นี่เป็นทางเลือกสองสามทาง:

• ฉันได้แนบ [รายการ] แล้ว
• โปรดดูที่ [รายการ] ที่แนบมา
• [รายการ] ที่คุณขอถูกแนบมา
• โปรดดูที่ [รายการ] ที่แนบมาสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
• [รายการ] ที่แนบมานี้ประกอบด้วย . .

มารยาทในการแนบไฟล์ 101

มีแนวทางปฏิบัติบางประการที่ควรปฏิบัติตามเมื่อใช้ไฟล์แนบ

1 แจ้งล่วงหน้าก่อนส่งไฟล์แนบหากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน

การแจ้งให้ผู้รับทราบเมื่อคุณส่งไฟล์แนบถือเป็นรูปแบบที่ดี ไวรัสที่ส่งผ่านสิ่งที่แนบมาทำให้เราระมัดระวังในการเปิดสิ่งที่เราไม่คาดหวัง (หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับการส่งไฟล์แนบไปมาเป็นประจำ อาจไม่จำเป็น)

2 เรียกความสนใจไปที่ไฟล์แนบ

แจ้งให้ผู้รับทราบว่ามีไฟล์แนบอยู่ ผู้คนมักคิดถึงพวกเขา ดังนั้นการแจ้งเตือนเล็กน้อย (ผ่านวลีทางเลือกที่แนะนำข้างต้น) จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสน

3 ถ้าคุณพูดถึงไฟล์แนบ อย่าลืมมัน!

เราเคยทำมาแล้ว (ฉันเรียกมันว่า “โรคติดแนบ”) หากคุณพูดถึงสิ่งที่แนบมาในอีเมลของคุณ อย่าลืมแนบไฟล์นั้นด้วย หากคุณลืมและจับข้อผิดพลาดได้เฉพาะหลังจากที่คุณกด ส่ง ให้ตอบกลับชุดข้อความอย่างรวดเร็วว่า "นี่คือไฟล์แนบ ขอโทษสำหรับเรื่องนั้น!" ควรทำเคล็ดลับ

4 อย่าแนบไฟล์ขนาดใหญ่

ไคลเอนต์อีเมลไม่เพียงมีขีดจำกัดขนาดไฟล์ แต่ไฟล์ขนาดใหญ่อาจใช้เวลานานในการดาวน์โหลด โดยเฉพาะบนมือถือ (คุณไม่อยากกินการจัดสรรข้อมูลมือถือของผู้รับใช่ไหม) หากคุณมีไฟล์ขนาดใหญ่ที่จะโอน ให้ใช้บริการเช่น Dropbox หรือส่งผ่านลิงก์ไปยังเอกสารออนไลน์ เช่น Google เอกสาร