วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์: คำแนะนำทีละขั้นตอน

การแถลงข่าวถือเป็นรูปแบบการก่อตั้งการประชาสัมพันธ์ (PR) รูปแบบหนึ่ง การประชาสัมพันธ์และข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการการรับรู้ การรู้วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ถือเป็นทักษะสำคัญหากคุณต้องการได้รับความสนใจจากสื่อสำหรับธุรกิจหรือองค์กรของคุณ

ตามเนื้อผ้า ข่าวประชาสัมพันธ์จะเผยแพร่ไปยังสำนักข่าว จากนั้นจึงเผยแพร่ข้อมูลไปยังนักข่าว เนื่องจากประวัติของข่าวประชาสัมพันธ์และวิธีการเผยแพร่ ข่าวประชาสัมพันธ์จึงอยู่ในรูปแบบมาตรฐาน

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีหนึ่งในการควบคุมการเล่าเรื่องเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณ ในขณะเดียวกันก็ได้รับแรงผลักดันและการเข้าถึงแบบออร์แกนิก ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำวิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรมสำคัญหรือประกาศที่โดดเด่นและได้รับความสนใจจากสื่อ

ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร และมีวัตถุประสงค์อะไร

ข่าวประชาสัมพันธ์คือแถลงการณ์อย่างเป็นทางการที่องค์กรเผยแพร่ให้กับสำนักข่าวหรือสาธารณะ เป็นวิธีอย่างเป็นทางการในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเรื่องราวมาไว้ในแหล่งข้อมูลหน้าเดียว หน้าที่ของข่าวประชาสัมพันธ์คือการดึงดูดความสนใจของสื่อ

เมื่อใดที่ควรมีการสร้างหรือใช้ข่าวประชาสัมพันธ์?

ควรสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ทุกครั้งที่องค์กรต้องการให้สื่อมวลชนสนใจเหตุการณ์สำคัญ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อกำหนดรูปแบบการเล่าเรื่องเมื่อบริษัทหรือองค์กรกำลังเผชิญกับการตรวจสอบข้อเท็จจริง เหตุการณ์เหล่านี้อาจรวมถึง:

1 การเปลี่ยนแปลงผู้นำระดับผู้บริหาร

2 เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่

3 กิจกรรมสาธารณะและส่วนตัว

4 ประกาศการระดมทุน

5 ข่าวด่วน

6 การแหวกแนวและการเปิดตัวครั้งยิ่งใหญ่

ข่าวประชาสัมพันธ์แตกต่างจากประกาศของบริษัทอื่นๆ อย่างไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นมากกว่าการประกาศอย่างเป็นทางการ ในวารสารศาสตร์และ การเขียน ที่ถูกต้องตามประวัติศาสตร์ ข่าวประชาสัมพันธ์ถือเป็น แหล่ง ข้อมูล หลัก เป็นเอกสารต้นฉบับที่มีข้อมูลราชการ ข่าวประชาสัมพันธ์ยังแตกต่างจากประกาศอื่นๆ เนื่องจากมีการเขียนในลักษณะเฉพาะ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สื่อมวลชนรับและรายงาน

สิ่งที่ควรทำ 4 ข้อ และสิ่งที่ไม่ควรทำ 3 ข้อในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

เมื่อคุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ คุณควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์แบบดั้งเดิม หากคุณต้องการให้สื่อมวลชนได้รับข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจของคุณ คุณควรปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้

พิจารณามุมของการแถลงข่าวของคุณ

มุ่งเน้นที่การประกาศของคุณให้คุณค่าแก่กลุ่มเป้าหมายของคุณอย่างไร นั่นคือมุมของคุณ (และเบ็ดของคุณ) เมื่อให้บริการผู้คนก็คุ้มค่าที่จะแบ่งปัน การถ่ายทอดเปอร์สเป็คทีฟหรือมุมที่ชัดเจนจะดึงดูดความสนใจของสื่อมวลชนได้มากขึ้น พิจารณาช่องทางที่คุณจะส่งข่าวไป สถานีโทรทัศน์อาจตอบสนองในมุมที่แตกต่างจากสถานีวิทยุสาธารณะหรือหนังสือพิมพ์

พิจารณาว่าเรื่องราวของคุณส่งผลต่อชุมชนอย่างไร มีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้หรือไม่? มีความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหรือไม่? ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอาจกระตุ้นให้เกิดการตอบสนองทางอารมณ์จากผู้อ่านได้อย่างไร

รวมห้า Ws

ส. ทั้ง5ได้แก่ใครอะไรเมื่อใดที่ไหนและทำไมนี่เป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการแถลงข่าว ข้อมูลสำคัญควรได้รับการแบ่งปันตั้งแต่เนิ่นๆ ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ เพื่อที่นักข่าวที่อ่านข่าวจะได้ไม่ต้องค้นหารายละเอียดที่สำคัญ เช่น การประกาศหรือเหตุการณ์จะเกิดขึ้นเมื่อใดและที่ไหน และใครจะไปที่นั่น

ใช้คำหลัก

หากข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณถูกส่งโดยบริการเผยแพร่ โดยปกติจะสามารถค้นหาได้ทั่วทั้งเว็บ บริการจัดจำหน่ายเหล่านี้ยังส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณโดยตรงไปยังกล่องจดหมายของนักข่าว การใช้คำหลักในพาดหัวและสรุปจะทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณปรากฏบนเครื่องมือค้นหา และทำให้ค้นหาข้อมูลสำคัญได้ง่ายขึ้น

ทำไฮเปอร์ลิงก์หรือแหล่งอ้างอิงใด ๆ ที่คุณอ้างอิง

หากคุณใช้การอ้างอิงใดๆ ในข่าวประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ Anchor Text เพื่อไฮเปอร์ลิงก์แหล่งที่มา คุณอาจเลือกที่จะอ้างอิงข้อมูล คำพูด หรือข้อมูลอื่นๆ ที่ต้องอ้างอิง นักข่าวมักจะถามว่าคุณได้ข้อมูลมาจากที่ใดหรือแหล่งที่มาของข้อมูล ดังนั้นการระบุข้อมูลไว้ล่วงหน้าจะช่วยตอบคำถามเหล่านั้นก่อนที่จะถูกถาม

อย่าไปนาน*

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรมีความชัดเจนและกระชับ นักข่าว ไม่มีเวลาอ่านหลายหน้า โดยเฉพาะเมื่อได้รับข่าวประชาสัมพันธ์หลายสิบฉบับต่อวัน

*ข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้รวมถึงข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีเป้าหมายเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนและเหมาะสม เช่น การประกาศการศึกษาทางการแพทย์ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ฯลฯ

อย่าลืมแก้ไข

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเอกสารที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพ คุณไม่ต้องการให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณมีข้อผิดพลาดใดๆ แก้ไขและแก้ไขการเผยแพร่ของคุณอย่างละเอียดก่อนที่จะส่ง ระวังการพิมพ์ผิด ชื่อที่สะกดผิด วันที่ไม่ถูกต้อง และข้อมูลที่ขาดหายไป

อย่าซ้ำซ้อน

แต่ละองค์ประกอบของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเป็นอีกโอกาสในการถ่ายทอดมุมมองของคุณและแสดงให้เห็นว่างานของคุณมีค่าควรแก่การรายงานข่าว หลีกเลี่ยงการทำให้พาดหัว หัวข้อย่อย และประโยคแรกเหมือนกัน ย่อหน้าในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรประกอบด้วยข้อมูลที่ไม่ซ้ำใครและควรไหลเข้าหากันได้ง่าย

วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

การปฏิบัติตามโครงร่างข่าวประชาสัมพันธ์ทั่วไปจะแสดงให้สื่อเห็นว่าองค์กรของคุณมีความเป็นมืออาชีพ โครงสร้างมาตรฐานยังช่วยให้นักข่าวค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้นอีกด้วย เรามาเจาะลึกประเภทของข่าวประชาสัมพันธ์และข่าวประชาสัมพันธ์แต่ละประเภทควรมีอะไรบ้าง

โครงร่างการแถลงข่าว

ข่าวประชาสัมพันธ์ถือเป็นข่าวหน้าหนึ่งที่เป็นไปตามโครงร่างแบบดั้งเดิม ควรมีความยาวระหว่าง 200 ถึง 500 คำ นี่คือโครงร่างข่าวประชาสัมพันธ์มาตรฐาน

1 พาดหัว

2 วันที่ตีพิมพ์

3 ข้อมูลการติดต่อ

4 สรุป

5 ย่อหน้าแนะนำ

6 ย่อหน้ารายละเอียด

7 เกี่ยวกับ

8 ###

ข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง?

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์และการอัพเดต

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์เป็นเวลาที่ดีในการสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ ช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของตนที่จะเปิดเผยสู่สาธารณะและสร้างความตื่นเต้นให้กับนวัตกรรมล่าสุดของพวกเขา รวมภาพถ่ายคุณภาพสูงของผลิตภัณฑ์ในข่าวประชาสัมพันธ์ผลิตภัณฑ์เสมอ

ตัวอย่าง:

• Apple เปิดตัวสาย Apple Watch Pride Edition ใหม่
• Coding Dojo เปิดตัวโปรแกรม UX/UI ออนไลน์นอกเวลาเพื่อยกระดับทักษะการทำงานอย่างมืออาชีพ
• Genesis ส่งมอบรถยนต์ไฟฟ้า GV60 คันแรกในสหรัฐอเมริกา

ประกาศกิจกรรมหรือคำเชิญ

ข่าวประชาสัมพันธ์สามารถใช้เพื่อประกาศกิจกรรมทั้งภาครัฐและเอกชน ไม่ว่าจะเป็นบทสรุปของกิจกรรมการกุศลส่วนตัวหรือการประกาศต่อสาธารณะเกี่ยวกับการเปิดตัวครั้งยิ่งใหญ่ที่กำลังจะเกิดขึ้น ข่าวประชาสัมพันธ์ของกิจกรรมสามารถมีส่วนช่วยให้ภาพลักษณ์ขององค์กรและการจดจำแบรนด์ได้

หากงานนี้เปิดให้บุคคลทั่วไปใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนและเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างน้อยสองสัปดาห์ก่อนงาน แสดงแง่มุมที่ชัดเจนของกิจกรรมผ่านรูปภาพเพื่อดึงดูดความสนใจมากขึ้น

ตัวอย่าง:

• ไอศกรีม Splendid ของ Jeni—อาหารโปรดของชาวมิดเวสต์—เปิดร้านแรกในซานดิเอโก
• Bonnaroo เผยแพร่กำหนดการเต็ม
• Lupus Charity Walk ระดมทุน 1 ล้านเหรียญสหรัฐเพื่อการวิจัย
• องค์กรช่วยเหลือครอบครัวที่ไม่มั่นคงด้านที่อยู่อาศัยค้นหาบ้านถาวร

การอัปเดตการสร้างแบรนด์

ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับการอัปเดตการสร้างแบรนด์จะแสดงให้สาธารณชนเห็นว่าองค์กรของคุณเปลี่ยนชื่อใหม่อย่างไรและเพราะเหตุใด รวมคำพูดจากผู้นำองค์กรของคุณเพื่อช่วยสื่อถึงความตั้งใจของการรีแบรนด์ คุณสามารถยกระดับข่าวประชาสัมพันธ์การเปลี่ยนโฉมแบรนด์ไปอีกขั้นหนึ่งด้วยการทำให้เป็นแบบโต้ตอบได้ อย่าลืมใส่รูปภาพของอัตลักษณ์ใหม่ของแบรนด์ใหม่ด้วย

ตัวอย่าง:

• Dunkin' Donuts กลายเป็น Dunkin' แล้ว
• Google กลายเป็น "ตัวอักษร" ในการรีแบรนด์ครั้งใหญ่
• มูลนิธิ Cystic Fibrosis ได้รับโลโก้ใหม่

การเปลี่ยนแปลงองค์กร

ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรอาจรวมถึงความเป็นผู้นำชุด C ใหม่ ความร่วมมือกับบริษัทอื่นๆ การควบรวมกิจการ และการซื้อกิจการ การเปลี่ยนแปลงองค์กรสามารถรับรู้ได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับประวัติขององค์กรและความครอบคลุมของการเปลี่ยนแปลง ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการบอกเล่าเรื่องราวขององค์กรของคุณ รวมคำพูดจากผู้เล่นคนสำคัญในการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่าง:

• M&M's และ Adidas ร่วมมือกันเปิดตัว Sneaker Drop ใหม่
• Blueprint Medicines ยกระดับผู้นำที่มีความสามารถสองคนสู่ทีมผู้บริหาร
• Microsoft เข้าซื้อกิจการ Activision Blizzard เพื่อนำความสุขและชุมชนการเล่นเกมมาสู่ทุกคน

รางวัล

ประกาศรางวัลช่วยเสริมชื่อเสียงของบริษัทของคุณ ใช้คำหลักและ คำคุณศัพท์ ขั้นสุดยอด เพื่อเน้นย้ำความสำเร็จของคุณในพาดหัว ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับรางวัลยังสามารถใช้เพื่อสร้างความฮือฮาได้ หากองค์กรของคุณต้องการหรือเพิ่งได้รับเงินทุนสนับสนุน

ตัวอย่าง:

• Ologies กับ Alie Wardชนะรางวัลพิธีกรพอดแคสต์ที่ดีที่สุดของ Webby
• ผู้ผลิตรถยนต์ในเกาหลีเป็นผู้นำในด้านความน่าเชื่อถือของยานพาหนะ JD Power Find
• อากาศบริสุทธิ์กับเทอร์รี่ กรอสส์คว้ารางวัล Peabody Institution Award
• Plastic Upcycling Startup Novoloop ระดมทุนได้ 10 ล้านเหรียญ

ข่าวด่วน

รูปแบบที่เป็นทางการและกระชับของข่าวประชาสัมพันธ์สนับสนุนให้คุณระบุข้อเท็จจริงและให้คำอธิบายที่ชัดเจนโดยไม่ต้องใช้ภาษาที่สื่ออารมณ์มากเกินไป แม้ว่าจะประกาศข่าวด่วนที่ยากก็ตาม ในความเป็นจริง ข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับแรกที่เผยแพร่ในปี 1906 กล่าวถึงอุบัติเหตุทางรถไฟอันน่าสลดใจ

ตัวอย่าง:

• EPA ประกาศแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับไวรัสโคโรนา (โควิด-19) สำหรับรัฐบาลของรัฐ ท้องถิ่น และชนเผ่า
• แผ่นดินไหวรุนแรงเขย่าเปรูตอนใต้
• ญี่ปุ่นจะกลับมาท่องเที่ยวอีกครั้งในเดือนมิถุนายน
• โซฟี มาสลอฟฟ์ อดีตนายกเทศมนตรีเมืองพิตต์สเบิร์ก เสียชีวิตแล้วในวัย 96 ปี

8 สิ่งที่ข่าวประชาสัมพันธ์ควรมี

1 พาดหัว

เนื่องจากสื่อต่างๆ ได้รับเรื่องราวหลายร้อยเรื่องราวต่อวัน คุณจึงต้องมี พาดหัวข่าวที่โดดเด่น เพื่อให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณโดดเด่น หากต้องการสร้างพาดหัวที่โดดเด่น ให้ลองใช้วิธีเหล่านี้:

• อ้างอิงข้อมูลที่น่าสนใจ
• พูดโดยตรงกับผู้อ่าน
• ถามคำถาม
• รวมคำหลัก
• ใช้ตัวเลข
• ตอบคำถาม
• ใช้สัมผัสอักษร
• เพิ่มมูลค่า

2 วันที่ตีพิมพ์

ข่าวประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่จะใส่คำว่า "for Instant release" ใน ช่องวันที่เผยแพร่แต่นั่นไม่ใช่ทางเลือกเดียวของคุณ หากคุณมีกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น คุณสามารถส่งข่าวประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าได้เสมอ และระบุวันที่ที่คุณต้องการเผยแพร่แทน

3 ข้อมูลการติดต่อ

ช่องข้อมูลติดต่อในข่าวประชาสัมพันธ์ควรระบุรายชื่อผู้ประสานงานประชาสัมพันธ์ขององค์กรของคุณ ฟิลด์นี้ควรประกอบด้วยชื่อ ตำแหน่งงาน อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์

4 สรุป

ข้อมูลสรุปจะอยู่เหนือเนื้อหาของข่าวประชาสัมพันธ์ แต่อยู่ต่ำกว่าหัวข้อข่าว ข้อมูลติดต่อ และวันที่ สรุปคือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหนึ่งถึงสามจุดหรือย่อหน้าตัวเอียงซึ่งประกอบด้วยประโยคสองถึงสามประโยคที่ถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญที่สุด ให้มันกระชับ.

5 ย่อหน้าแนะนำ

ย่อหน้าแรกหรือย่อหน้าแรกควรเริ่มต้นด้วยสถานที่จัดงานและแนะนำว่าข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับอะไร สื่อต่างๆ กำลังมองหาประกาศที่น่าสนใจและสำหรับ 3 ใน 5 Ws—เมื่อใด ที่ไหน และเพราะเหตุใด

6 ย่อหน้ารายละเอียด

คุณสามารถรวมย่อหน้ารายละเอียดหนึ่งหรือสองย่อหน้า ที่แบ่งปันข้อเท็จจริงและตัวเลข รายละเอียดเพิ่มเติม หรือคำพูดจากสมาชิกองค์กรที่เกี่ยวข้อง เลือกเพียงหนึ่งหรือสองคำพูดหรือสถิติที่สำคัญซึ่งคุ้มค่าแก่การรายงานข่าวอย่างแท้จริง คุณสามารถใช้ย่อหน้าที่สามเพื่อเชื่อมโยงข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณกับเหตุการณ์ข่าวปัจจุบันเพื่อให้ทันเวลาและเกี่ยวข้องมากขึ้น

7 เกี่ยวกับ

หรือที่เรียกว่า Boilerplate ส่วน"เกี่ยวกับ"คือส่วนที่คุณบอกสื่อมวลชนเกี่ยวกับบริษัทของคุณ ส่วนนี้ควรมีความยาวสองถึงสี่ประโยคและรวมสองประโยคสุดท้ายจากห้า Ws—ใครและอะไร ใส่ชื่อองค์กรของคุณและพันธกิจ วันที่ก่อตั้ง และขนาดของบริษัท

8 ###

ตามเนื้อผ้า ป้ายขนาด 3 ปอนด์จะรวมไว้ในตอนท้ายของข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อระบุจุดสิ้นสุดของเนื้อหาข่าวประชาสัมพันธ์ ป้ายดังกล่าวใช้เพื่อแจ้งให้ผู้ให้บริการสายทราบว่าไม่มีหน้าอื่นแล้ว และบอกนักข่าวว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องรออีกหน้าหนึ่ง ปัจจุบัน สัญลักษณ์เหล่านี้ไม่จำเป็นในทางเทคนิค แต่นักเขียนหลายคนยังคงปฏิบัติตามรูปแบบนี้เพื่อแสดงความเคารพ ต่อ ประเพณี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์

แถลงข่าวคืออะไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์คือแถลงการณ์อย่างเป็นทางการที่เผยแพร่ไปยังสื่อต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลอย่างเป็นทางการแก่สาธารณะ ข่าวประชาสัมพันธ์ถือเป็นแหล่งข้อมูลหลัก

คุณควรเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เมื่อใด

คุณควรเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับเหตุการณ์สำคัญและน่ารายงานข่าวที่คุณต้องการเผยแพร่

• การเปิดตัวผลิตภัณฑ์และการอัพเดต
• ประกาศกิจกรรมหรือคำเชิญ
• การอัปเดตการสร้างแบรนด์
• การเปลี่ยนแปลงองค์กร
• รางวัล
• ข่าวด่วน

องค์ประกอบสำคัญของการแถลงข่าวคืออะไร?

องค์ประกอบสำคัญของการแถลงข่าวคือ:

1 พาดหัว

2 วันที่ตีพิมพ์

3 ข้อมูลการติดต่อ

4 สรุป

5 ย่อหน้าแนะนำ

6 ย่อหน้ารายละเอียด

7 เกี่ยวกับ

8 ###