วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์: คำแนะนำทีละขั้นตอน

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นหนึ่งในรูปแบบการก่อตั้งประชาสัมพันธ์ (PR) การประชาสัมพันธ์และข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการการรับรู้ การรู้วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เป็นทักษะที่สำคัญหากคุณต้องการได้รับความสนใจจากสื่อสำหรับธุรกิจหรือองค์กรของคุณ

ตามเนื้อผ้า ข่าวประชาสัมพันธ์จะถูกแจกจ่ายไปยัง newswire ซึ่งจากนั้นก็เผยแพร่ข้อมูลไปยังนักข่าว เนื่องจากประวัติการแถลงข่าวและวิธีการเผยแพร่ จึงมีรูปแบบมาตรฐาน

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีควบคุมการเล่าเรื่องรอบ ๆ แบรนด์ของคุณในขณะที่ได้รับโมเมนตัมและการเข้าถึงแบบออร์แกนิก ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำวิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรมหรือประกาศสำคัญๆ ที่โดดเด่นและได้รับความสนใจจากสื่อ

ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร และมีวัตถุประสงค์อะไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นคำแถลงอย่างเป็นทางการที่องค์กรเผยแพร่ไปยังร้านข่าวหรือสาธารณะ เป็นวิธีที่เป็นทางการในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเรื่องราวในแหล่งข้อมูลหน้าเดียว หน้าที่ของข่าวประชาสัมพันธ์คือการดึงดูดความสนใจของสื่อ

เมื่อใดควรสร้างหรือใช้ข่าวประชาสัมพันธ์?

ควรสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ทุกครั้งที่องค์กรต้องการให้สื่อมวลชนให้ความสนใจในงานสำคัญ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อกำหนดรูปแบบการเล่าเรื่องเมื่อบริษัทหรือองค์กรต้องเผชิญกับการพิจารณาอย่างถี่ถ้วน เหตุการณ์เหล่านี้อาจรวมถึง:

1 การเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำระดับผู้บริหาร

2 เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่

3 งานภาครัฐและเอกชน

4 ประกาศทุน

5 ข่าวด่วน

6 การบุกเบิกและการเปิดตัวครั้งยิ่งใหญ่

ข่าวประชาสัมพันธ์ต่างจากประกาศของบริษัทอื่นอย่างไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นมากกว่าการประกาศอย่างเป็นทางการ ในวารสารศาสตร์และ การเขียน ที่ถูกต้องตามประวัติศาสตร์ การ แถลงข่าวถือเป็น แหล่งข้อมูล หลัก เป็นเอกสารต้นฉบับที่มีข้อมูลทางการ ข่าวประชาสัมพันธ์ยังแตกต่างจากประกาศอื่นๆ เนื่องจากเขียนในลักษณะเฉพาะ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรับและรายงานโดยสื่อต่างๆ

4 dos และ 3 don'ts ในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

เมื่อคุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ คุณควรปฏิบัติตามแนวทางดั้งเดิม หากคุณต้องการให้สื่อเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ คุณควรทำตามคำแนะนำเหล่านี้

พิจารณามุมแถลงข่าวของคุณ

เน้นว่าการประกาศของคุณให้คุณค่ากับกลุ่มเป้าหมายของคุณอย่างไร นั่นคือมุมของคุณ (และเบ็ดของคุณ) เมื่อให้บริการผู้คนก็คุ้มค่าที่จะแบ่งปัน การถ่ายทอดมุมมองหรือมุมที่ชัดเจนจะดึงดูดความสนใจของสื่อมวลชนมากขึ้น พิจารณาร้านที่คุณจะส่งการปลดปล่อยของคุณไป — สถานีโทรทัศน์อาจตอบสนองต่อมุมที่แตกต่างจากสถานีวิทยุสาธารณะหรือหนังสือพิมพ์

พิจารณาว่าเรื่องราวของคุณส่งผลต่อชุมชนอย่างไร มีการโต้เถียงเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้หรือไม่? มีความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหรือไม่? ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอาจกระตุ้นการตอบสนองทางอารมณ์จากผู้อ่านได้อย่างไร

รวมห้า Ws

Ws ทั้ง ห้า คือ ใคร อะไร เมื่อ ไหร่ ที่ไหน และ ทำไม นี่คือข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการแถลงข่าว ข้อมูลสำคัญควรแชร์ตั้งแต่เนิ่นๆ ในการแถลงข่าวของคุณ เพื่อที่นักข่าวที่อ่านจะได้ไม่ต้องค้นหารายละเอียดที่สำคัญ เช่น เมื่อใดและที่ไหนที่มีการประกาศหรือกิจกรรมและผู้ที่จะอยู่ที่นั่น

ใช้คีย์เวิร์ด

หากข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณถูกส่งออกไปโดยบริการจัดจำหน่าย โดยปกติแล้วจะสามารถค้นหาได้ทั่วทั้งเว็บ บริการจัดจำหน่ายเหล่านี้ยังส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณโดยตรงไปยังกล่องจดหมายของนักข่าวอีกด้วย การใช้คีย์เวิร์ดในพาดหัวและสรุปจะทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณปรากฏในเครื่องมือค้นหาและช่วยให้ค้นหาข้อมูลสำคัญได้ง่ายขึ้น

ทำไฮเปอร์ลิงก์หรือแหล่งอ้างอิงใด ๆ ที่คุณอ้างถึง

หากคุณใช้การอ้างอิงใดๆ ในข่าวประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ anchor text เพื่อเชื่อมโยงแหล่งที่มา คุณอาจเลือกที่จะอ้างอิงข้อมูล ใบเสนอราคา หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องอ้างอิง นักข่าวมักจะถามว่าคุณได้รับข้อมูลของคุณมาจากที่ใดหรือแหล่งที่มาของข้อมูลของคุณ ดังนั้นการแสดงข้อมูลดังกล่าวล่วงหน้าจะช่วยตอบคำถามเหล่านั้นก่อนที่จะถูกถาม

อย่าไปนาน*

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรมีความชัดเจนและรัดกุม นักข่าว ไม่มีเวลาอ่านหลายหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาได้รับข่าวประชาสัมพันธ์หลายสิบฉบับต่อวัน

*ข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้รวมถึงข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีเป้าหมายในการถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนและเหมาะสมยิ่งขึ้น เช่น การประกาศการศึกษาทางการแพทย์ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ฯลฯ

อย่าลืมแก้ไข

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเอกสารที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพ คุณไม่ต้องการให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณผิดพลาด แก้ไขและแก้ไขรุ่นของคุณอย่างละเอียดก่อนส่ง ระวังการพิมพ์ผิด ชื่อที่สะกดผิด วันที่ไม่ถูกต้อง และข้อมูลขาดหายไป

อย่าซ้ำซากจำเจ

แต่ละองค์ประกอบในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเป็นอีกโอกาสหนึ่งในการถ่ายทอดมุมมองของคุณและแสดงให้เห็นว่างานของคุณเป็นข่าว หลีกเลี่ยงการทำให้พาดหัว หัวข้อย่อย และประโยคแรกเหมือนกัน ย่อหน้าในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรมีข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันและควรรวมเข้าด้วยกันอย่างง่ายดาย

วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

การปฏิบัติตามโครงร่างข่าวประชาสัมพันธ์ทั่วไปจะแสดงให้สื่อทราบว่าองค์กรของคุณเป็นมืออาชีพ โครงสร้างมาตรฐานยังช่วยให้นักข่าวค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น มาดูประเภทของข่าวประชาสัมพันธ์และสิ่งที่แต่ละประเภทควรมี

ร่างการแถลงข่าว

ข่าวประชาสัมพันธ์คือหน้าข่าวหนึ่งหน้าซึ่งเป็นไปตามโครงร่างแบบดั้งเดิม ควรอยู่ระหว่าง 200 ถึง 500 คำ นี่คือโครงร่างการแถลงข่าวมาตรฐาน

1 หัวข้อข่าว

2 วันที่ตีพิมพ์

3 ข้อมูลการติดต่อ

4 บทสรุป

5 บทนำ

6 ย่อหน้ารายละเอียด

7 เกี่ยวกับ

8 ###

ข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง?

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์และการอัปเดต

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์เป็นเวลาที่ดีในการสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ ช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของตนสู่สาธารณะและสร้างความตื่นเต้นให้กับนวัตกรรมล่าสุดของพวกเขา ใส่ภาพถ่ายคุณภาพสูงของผลิตภัณฑ์ในการแถลงข่าวผลิตภัณฑ์เสมอ

ตัวอย่าง:

• Apple เปิดตัว Apple Watch Pride Edition Bands ใหม่
• Coding Dojo เปิดตัวโปรแกรม UX/UI ออนไลน์แบบไม่เต็มเวลาเพื่อเพิ่มทักษะให้กับคนทำงาน
• Genesis ส่งมอบรถยนต์ไฟฟ้า GV60 คันแรกในสหรัฐอเมริกา

ประกาศหรือคำเชิญกิจกรรม

ข่าวประชาสัมพันธ์สามารถใช้เพื่อประกาศกิจกรรมทั้งภาครัฐและเอกชน ไม่ว่าจะเป็นบทสรุปของกิจกรรมการกุศลส่วนตัวหรือการประกาศต่อสาธารณชนเกี่ยวกับการเปิดตัวครั้งยิ่งใหญ่ที่กำลังจะมาถึง การแถลงข่าวเหตุการณ์สามารถส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กรและการจดจำแบรนด์ได้

หากงานเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้าชม ให้ระบุคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนและเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างน้อยสองสัปดาห์ก่อนงาน เล่นภาพในแง่มุมต่างๆ ของงานผ่านรูปภาพเพื่อดึงดูดความสนใจมากขึ้น

ตัวอย่าง:

• ไอศกรีม Splendid ของ Jeni ซึ่งเป็นที่ชื่นชอบของชาวมิดเวสต์เปิดร้านแรกในซานดิเอโก
• Bonnaroo ปล่อยตารางเต็ม
• Lupus Charity Walk ระดมทุน 1 ล้านดอลลาร์เพื่อการวิจัย
• องค์กรช่วยครอบครัวที่ไม่ปลอดภัยในการเคหะหาที่อยู่อาศัยถาวร

อัพเดทการสร้างแบรนด์

ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับการปรับปรุงตราสินค้าจะแสดงให้สาธารณชนเห็นว่าองค์กรของคุณรีแบรนด์อย่างไรและทำไม รวมใบเสนอราคาจากผู้นำองค์กรของคุณเพื่อช่วยถ่ายทอดความตั้งใจของการเปลี่ยนโฉมใหม่ คุณสามารถนำข่าวประชาสัมพันธ์การรีแบรนด์ไปสู่อีกขั้นหนึ่งโดยการทำให้เป็นแบบโต้ตอบ อย่าลืมใส่ภาพเอกลักษณ์ของแบรนด์ใหม่

ตัวอย่าง:

• Dunkin' Donuts ตอนนี้ Dunkin'
• Google กลายเป็น "ตัวอักษร" ในการรีแบรนด์ครั้งใหญ่
• มูลนิธิ Cystic Fibrosis ได้รับโลโก้ใหม่

การเปลี่ยนแปลงองค์กร

ข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับการเปลี่ยนแปลงองค์กรอาจรวมถึงการเป็นผู้นำ C-suite ใหม่ การเป็นหุ้นส่วนกับบริษัทอื่น การควบรวมกิจการ และการเข้าซื้อกิจการ การเปลี่ยนแปลงขององค์กรสามารถรับรู้ได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับประวัติขององค์กรและความครอบคลุมโดยรอบการเปลี่ยนแปลง ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการบอกเล่าเรื่องราวขององค์กรของคุณ รวมคำพูดจากผู้เล่นหลักในการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่าง:

• M&M's และ Adidas จับมือกันสำหรับ Sneaker Drop ใหม่
• ยาพิมพ์เขียวยกระดับผู้นำที่มีความสามารถสองคนไปสู่ทีมผู้บริหาร
• Microsoft เข้าซื้อกิจการ Activision Blizzard เพื่อนำความสุขและชุมชนแห่งการเล่นเกมมาสู่ทุกคน

รางวัล

การประกาศรางวัลจะช่วยเสริมชื่อเสียงของบริษัทคุณ ใช้คำหลักและ คำคุณศัพท์ ขั้นสูงสุด เพื่อเน้นความสำเร็จของคุณในพาดหัว นอกจากนี้ยังสามารถใช้ข่าวประชาสัมพันธ์รางวัลเพื่อสร้างกระแสได้หากองค์กรของคุณกำลังมองหาหรือเพิ่งได้รับเงินทุน

ตัวอย่าง:

• Ologies กับ Alie Ward คว้ารางวัลโฮสต์พอดคาสต์ที่ดีที่สุดของ Webby
• ผู้ผลิตรถยนต์ของเกาหลีเป็นผู้นำด้านความน่าเชื่อถือของรถยนต์ JD Power Finds
• อากาศบริสุทธิ์กับ Terry Gross คว้ารางวัล Peabody Institution Award
• สตาร์ทอัพพลาสติก Upcycling Novoloop ระดมทุนได้ 10 ล้านเหรียญสหรัฐ

ข่าวด่วน

รูปแบบทางการที่กระชับและเป็นทางการของข่าวประชาสัมพันธ์สนับสนุนให้คุณระบุข้อเท็จจริงและให้คำอธิบายที่ชัดเจนโดยไม่ต้องใช้ภาษาที่สื่ออารมณ์มากเกินไป แม้ว่าจะประกาศข่าวด่วนที่ยากก็ตาม อันที่จริง ข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับแรกที่เคยเผยแพร่ในปี 1906 ครอบคลุมถึงอุบัติเหตุทางรถไฟที่น่าสลดใจ

ตัวอย่าง:

• EPA ประกาศแหล่งข้อมูล Coronavirus (COVID-19) สำหรับรัฐบาลของรัฐ ท้องถิ่น และชนเผ่า
• แผ่นดินไหวรุนแรงเขย่าภาคใต้ของเปรู
• ญี่ปุ่นเตรียมกลับมาท่องเที่ยวในเดือนมิถุนายน
• Sophie Masloff อดีตนายกเทศมนตรีเมือง Pittsburgh เสียชีวิตในวัย 96 ปี

8 สิ่งที่ข่าวประชาสัมพันธ์ควรมี

1 หัวข้อข่าว

เนื่องจากสื่อต่างๆ ได้รับเรื่องราวหลายร้อยเรื่องต่อวัน คุณจึงต้องมี พาดหัวข่าว นักฆ่า เพื่อให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณโดดเด่น หากต้องการสร้างพาดหัวข่าวที่โดดเด่น ให้ลองใช้วิธีการเหล่านี้:

• อ้างอิงข้อมูลที่น่าสนใจ
• พูดคุยกับผู้อ่านโดยตรง
• ถามคำถาม
• รวมคีย์เวิร์ด
• ใช้ตัวเลข
• ตอบคำถาม
• ใช้การสะกดคำ
• เพิ่มมูลค่า

2 วันที่ตีพิมพ์

ข่าวประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่เพียงแค่ใส่ “สำหรับการเปิดตัวทันที” ในช่อง วันที่ตีพิมพ์ แต่นั่นไม่ใช่ทางเลือกเดียวของคุณ หากคุณมีงานอีเวนต์ที่กำลังจะจัดขึ้น คุณสามารถส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณก่อนเวลาได้เสมอ และระบุวันที่ที่คุณต้องการให้ปล่อยงานแทน

3 ข้อมูลการติดต่อ

ฟิลด์ข้อมูล การ ติดต่อ ในข่าวประชาสัมพันธ์ควรระบุรายชื่อผู้ประสานงานด้านการประชาสัมพันธ์ขององค์กรของคุณ ช่องนี้ควรมีชื่อ ตำแหน่งงาน อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์

4 บทสรุป

ข้อมูล สรุป อยู่เหนือเนื้อหาของข่าวประชาสัมพันธ์แต่อยู่ต่ำกว่าหัวข้อข่าว ข้อมูลติดต่อ และวันที่ สรุปคือหนึ่งถึงสามสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือย่อหน้าที่ตัวเอียงของประโยคสองถึงสามประโยคที่ถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญที่สุด ให้มันรวบรัด

5 บทนำ

ย่อหน้าแรก หรือ ย่อหน้าแนะนำ ควรเริ่มต้นด้วยสถานที่จัดงานและแนะนำว่าข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับอะไร สื่อต่างๆ กำลังมองหาการประกาศที่น่าเป็นข่าว และสำหรับสามในห้า Ws— เมื่อไร ที่ไหน และทำไม

6 ย่อหน้ารายละเอียด

คุณสามารถใส่ย่อหน้ารายละเอียดหนึ่งหรือสอง ย่อหน้า ซึ่งแบ่งปันข้อเท็จจริงและตัวเลข รายละเอียดเพิ่มเติม หรือใบเสนอราคาจากสมาชิกองค์กรที่เกี่ยวข้อง เลือกเพียงหนึ่งหรือสองคำพูดหรือสถิติที่สำคัญซึ่งน่าบอกใบเรื่องข่าวอย่างแท้จริง คุณสามารถใช้ย่อหน้าที่สามเพื่อเชื่อมโยงข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณกับเหตุการณ์ข่าวปัจจุบันเพื่อให้ทันเวลาและมีความเกี่ยวข้องมากขึ้น

7 เกี่ยวกับ

หรือที่เรียกว่าสำเร็จรูป ส่วน เกี่ยวกับ คือส่วนที่คุณบอกนักข่าวเกี่ยวกับบริษัทของคุณ ส่วนนี้ควรเป็นประโยคสองถึงสี่ประโยค และรวมสองข้อสุดท้ายของห้า Ws—ใครและอะไร ระบุชื่อองค์กรและพันธกิจ วันที่ก่อตั้ง และขนาดบริษัท

8 ###

ตามเนื้อผ้า จะมีการใส่เครื่องหมายปอนด์สามตัวที่ส่วนท้ายของข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อระบุจุดสิ้นสุดของเนื้อหาข่าวประชาสัมพันธ์ ป้ายนี้ใช้เพื่อให้ผู้ให้บริการโทรศัพท์ทราบว่าไม่มีหน้าอื่นและบอกนักข่าวว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องรอหน้าอื่น ทุกวันนี้ สัญลักษณ์เหล่านี้ไม่จำเป็นในทางเทคนิค แต่นักเขียนจำนวนมากยังคงปฏิบัติตามรูปแบบนี้โดยเคารพ ใน ประเพณี

ข่าวประชาสัมพันธ์ คำถามที่พบบ่อย

แถลงข่าวคืออะไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นคำแถลงอย่างเป็นทางการที่เผยแพร่ไปยังสื่อต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลอย่างเป็นทางการแก่สาธารณชน ข่าวประชาสัมพันธ์ถือเป็นแหล่งข้อมูลหลัก

คุณควรเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เมื่อใด

คุณควรเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับเหตุการณ์สำคัญและน่าสนใจที่คุณต้องการเผยแพร่

• การเปิดตัวผลิตภัณฑ์และการอัปเดต
• ประกาศหรือคำเชิญกิจกรรม
• อัพเดทการสร้างแบรนด์
• การเปลี่ยนแปลงองค์กร
• รางวัล
• ข่าวด่วน

อะไรคือองค์ประกอบสำคัญของงานแถลงข่าว?

องค์ประกอบสำคัญของการแถลงข่าวคือ:

1 หัวข้อข่าว

2 วันที่ตีพิมพ์

3 ข้อมูลการติดต่อ

4 บทสรุป

5 บทนำ

6 ย่อหน้ารายละเอียด

7 เกี่ยวกับ

8 ###