วิธีการเขียนคำชี้แจงปัญหาใน 5 ขั้นตอน

คำแถลงปัญหาคือบทสรุปของปัญหาที่ผู้เขียนหวังจะแก้ไข โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับฝ่ายต่างๆ ที่ได้รับผลกระทบจากปัญหา ค่าใช้จ่ายทางการเงินและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา และสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา (หากมี)

คำชี้แจงปัญหาคืออะไร?

คำชี้แจงปัญหาจะอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข ในกรณีส่วนใหญ่ จะไม่รวมโซลูชันที่เสนอไว้ แต่มันเพียงระบุปัญหาและระบุรายละเอียดของปัญหาอย่างชัดเจน ในบางกรณี ข้อความเกี่ยวกับปัญหาเรียกว่าข้อความเกี่ยวกับโอกาสโดยทั่วไปแล้วเมื่อข้อความดังกล่าวนำเสนอโอกาสในการสร้างนวัตกรรมหรือการเติบโต แทนที่จะเป็นปัญหาที่ต้องแก้ไข

คำแถลงปัญหามักใช้ในบทสรุปสำหรับผู้บริหารสำหรับโครงการ ข้อเสนอทางธุรกิจ และข้อเสนอการวิจัย การระบุความท้าทายที่เฉพาะเจาะจง คำชี้แจงปัญหาจะแสดงให้เห็นว่าเหตุใดโครงการหรือข้อเสนอจึงมีความจำเป็น

ส่วนของคำชี้แจงปัญหา

คำชี้แจงปัญหาควรมีความยาวประมาณ 150 ถึง 300 คำ ไม่จำเป็นต้องอธิบายมากเกินไป แต่ควรมีความยาวไม่กี่ประโยคและให้ข้อมูลเพียงพอให้ผู้อ่านเข้าใจประเด็นได้ครบถ้วน คำชี้แจงปัญหาที่ร้ายแรงประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

สาเหตุของปัญหาและรายละเอียดความเป็นมา

เริ่มต้นคำชี้แจงปัญหาของคุณด้วยสาเหตุของปัญหา หากมีอยู่และคุณสามารถระบุได้ อาจเป็นไปได้ว่าคุณไม่รู้ว่าอะไรเป็นสาเหตุของปัญหา ในกรณีเช่นนี้ อย่าตั้งสมมติฐานหรือพยายามโยนความผิด แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ให้พูดอย่างชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้น

ผลกระทบของปัญหา

หลังจากแนะนำปัญหาแล้ว ให้หารือเกี่ยวกับผู้ที่ได้รับผลกระทบจากปัญหาและผลกระทบต่อพวกเขาอย่างไร

ผลกระทบอื่น ๆ ที่เกิดจากปัญหา

องค์ประกอบสุดท้ายของคำชี้แจงปัญหาคือผลสะท้อนกลับของปัญหา คิดว่าสิ่งเหล่านี้เป็นผลกระทบในวงกว้างที่ปัญหามีต่อกลุ่มหรือองค์กร

วิธีเขียนคำชี้แจงปัญหาใน 5 ขั้นตอน

1 ตอบข้อ Wห้าข้อ

ขั้นตอนแรกในการเขียนคำชี้แจงปัญหาคือการตอบคำถามที่เรียกว่าWs ห้าประการ:

• อะไร
• ที่ไหน?
• ทำไม
• WHO?
• เมื่อไร?

ปัญหาคืออะไร? ปัญหาเกิดขึ้นที่ไหน?ทำไมมันถึงเกิดขึ้น? มันกระทบใครบ้าง?เมื่อไหร่จะเกิดปัญหา?

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ควรช่วยให้เข้าใจสถานการณ์ได้ครอบคลุมมากขึ้น และความเข้าใจที่ดีขึ้นในแง่มุมของปัญหาอาจช่วยให้เขียนคำชี้แจงปัญหาที่มีโครงสร้างดีได้ง่ายขึ้น

2 อธิบายสถานการณ์ในอุดมคติ

ขั้นตอนต่อไปคือการเขียนคำอธิบายสถานการณ์ในอุดมคติ ถ้าไม่มีปัญหา ความจริงจะเป็นเช่นไร? การสำรวจสถานการณ์ในอุดมคติช่วยให้คุณระบุสาเหตุ รายละเอียด และผลข้างเคียงของปัญหาที่คุณอาจพลาดไปในตอนแรก องค์ประกอบของสถานการณ์ในอุดมคตินี้อาจหาทางเข้าไปในคำชี้แจงปัญหาหรือคำชี้แจงวัตถุประสงค์ที่ตามมาของคุณได้

3 อธิบายปัญหาและเหตุใดจึงสำคัญ

ด้วยภาพปัญหาที่ชัดเจนและหลากหลายมุม คุณก็พร้อมที่จะเขียนคำแถลงปัญหาอย่างมืออาชีพซึ่งระบุสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ในขั้นตอนนี้ ให้นำเสนอข้อมูลตามลำดับตรรกะ โดยระบุปัญหา สาเหตุ (หรือเหตุผล) ที่เป็นปัญหา และเหตุใดจึงจำเป็นต้องแก้ไข

4 สำรวจต้นทุนของปัญหา

ในขั้นตอนนี้ อธิบายว่าเหตุใดปัญหาจึงมีความสำคัญโดยพิจารณาว่าผู้ที่ได้รับผลกระทบต้องสูญเสียอะไรบ้าง ทั้งในด้านการเงินและไม่ใช่ด้านการเงิน ตัวอย่างเช่น คุณอาจแสดงให้เห็นว่าการที่บริษัทของคุณพึ่งพาซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยต้องเสียเงินสำหรับการซ่อมแซมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ และการหยุดทำงานที่เกิดขึ้นยังทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลงด้วย

4 สนับสนุนข้อเรียกร้องของคุณด้วยข้อเท็จจริง

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อเท็จจริงและสถิติที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนการเรียกร้องของคุณ มิฉะนั้น ผู้อ่านจะมีเหตุผลเพียงเล็กน้อยที่จะให้ทุนสนับสนุนการวิจัยของคุณหรือสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงที่คุณอ้างว่าสามารถแก้ไขปัญหาได้

คำแถลงปัญหาเทียบกับคำแถลงวัตถุประสงค์

คำชี้แจงปัญหาและคำชี้แจงวัตถุประสงค์สามารถสับสนได้ง่าย คำชี้แจงวัตถุประสงค์เป็นไปตามคำชี้แจงปัญหา หลังจากที่ปัญหาได้รับการกล่าวถึงในคำแถลงปัญหาแล้ว คำแถลงวัตถุประสงค์จะสรุปวิธีที่ผู้เขียนเสนอแนะให้แก้ไขปัญหา เมื่อนำเสนอโดยบริษัทหรือองค์กร คำแถลงเหล่านี้มักจะแนบไปกับคำแถลงพันธกิจ

ตัวอย่างคำชี้แจงปัญหา

ตัวอย่างที่ 1

นับตั้งแต่กลับมาทำงานเต็มเวลาในสำนักงาน ประสิทธิภาพของคณะทำงานลดลงประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์ สมาชิกในทีมซึ่งล่าช้าเนื่องจากการจราจรในชั่วโมงเร่งด่วน มักจะมาถึงที่ทำงานหลัง 9.00 น. เมื่อพวกเขามาถึง พวกเขาจะเครียดและไม่สามารถมีสมาธิในชั่วโมงแรกของวันทำงานได้ ซึ่งมักหมายความว่างานประมาณห้าชั่วโมงจะเสร็จในแต่ละวันแปดชั่วโมง ตรงกันข้ามกับอัตราผลิตภาพที่สูงขึ้นของทีมขณะทำงานจากที่บ้าน สมาชิกในทีมที่ทำงานในช่วงกลางวันไม่ได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเพื่อนร่วมงานที่รับประทานอาหารกลางวันอย่างมีนัยสำคัญ ประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงของเราทำให้การหาลูกค้าใหม่เป็นเรื่องยากในปีที่ผ่านมา เนื่องจากมีลูกค้าใหม่น้อยกว่าที่เราเข้าร่วมในปีที่ผ่านมา Hartsgrove Group จึงไม่คาดว่าจะบรรลุเป้าหมายรายได้ของเราสำหรับปีงบประมาณนี้

ตัวอย่างที่ 2

ในช่วงสามปีการศึกษาที่ผ่านมา ครูในโรงเรียนประถมศึกษาของเราใช้เวลาตลอดเดือนกันยายนทบทวนเนื้อหาที่นักเรียนเรียนรู้ในเกรดก่อนหน้า แทนที่จะแนะนำเนื้อหาใหม่ แนวโน้มนี้ได้รับการสังเกตในห้องเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 1, 2, 3 และ 4 ปัจจุบัน นักเรียนไม่จำเป็นต้องอ่านหนังสือภาคฤดูร้อน และโรงเรียนของเราก็ไม่ได้เตรียมทรัพยากรทางวิชาการไว้ตลอดช่วงปิดภาคฤดูร้อน เนื่องจากทักษะของนักเรียนถดถอยในช่วงฤดูร้อนและจะมีการสอนใหม่ในแต่ละเดือนกันยายน ครูจึงพบว่าตนเองต้องเร่งอ่านสื่อการสอนระดับสูงขึ้นในปลายปีนั้นเพื่อเตรียมนักเรียนให้พร้อมสำหรับการทดสอบระดับรัฐในฤดูใบไม้ผลิ เมื่อทดสอบกับสื่อการสอนระดับสูงกว่านี้ พบว่า 40 เปอร์เซ็นต์ของนักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 และชั้นประถมศึกษาปีที่ 2 และ 50 เปอร์เซ็นต์ของนักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 3 และ 4 พบว่ามีผลงานต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐานระดับเกรดตามที่กำหนดโดยหลักสูตรแกนกลางของรัฐ

คำชี้แจงปัญหาคำถามที่พบบ่อย

คำชี้แจงปัญหาคืออะไร?

คำชี้แจงปัญหาคือย่อหน้าสั้นๆ ประมาณ 150 ถึง 300 คำ ซึ่งสรุปปัญหาเฉพาะที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน

จุดประสงค์ของคำชี้แจงปัญหาคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของคำแถลงปัญหาคือการกล่าวถึงปัญหา สาเหตุ และผลที่ตามมา

คำชี้แจงปัญหาประกอบด้วยส่วนใดบ้าง

คำชี้แจงปัญหาควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

• สาเหตุของปัญหาและรายละเอียดความเป็นมา
• ประชาชนที่ได้รับผลกระทบจากปัญหา
• ผลกระทบอื่น ๆ ที่เกิดจากปัญหา