วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ พร้อมคำแนะนำและตัวอย่าง

การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่สวยงามเป็นทักษะที่สำคัญ: มันเป็นเครื่องมือพื้นฐานแต่สำคัญสำหรับการสื่อสารในแต่ละวันกับเพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการ ลูกค้า และลูกค้า

เกือบทุกคนในสาขาวิชาการและวิชาชีพสื่อสารกันผ่านทางอีเมล ดังนั้นการรู้วิธีการเขียนให้ดีจึงเป็นทักษะสำคัญสำหรับนักศึกษาหรือผู้ที่ได้รับการว่าจ้างให้เชี่ยวชาญ ที่นี่เราจะพูดถึงวิธีการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพและให้คำแนะนำ คำแนะนำ สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการสื่อสารทางอีเมลแบบมืออาชีพ

สารบัญ

อีเมลระดับมืออาชีพคืออะไร?

8 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

3 ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลระดับมืออาชีพ

อีเมลระดับมืออาชีพคืออะไร?

อีเมลระดับมืออาชีพคืออีเมลที่ส่งในสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพ เช่น ระหว่างเพื่อนร่วมงานสองคน หัวหน้างานและพนักงาน นักเรียนและอาจารย์ของพวกเขา หรือผู้สมัครงานและผู้จัดการการจ้างงาน อีเมลระดับมืออาชีพประกอบด้วยข้อความที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้

อีเมลระดับมืออาชีพอาจเป็นข้อความสั้นๆ เพื่อขอบคุณใครสักคนที่มาพบคุณและอวยพรให้พวกเขามีช่วงสุดสัปดาห์ที่ดี ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลจะเกี่ยวกับงานในที่ทำงาน

หัวข้ออีเมลระดับมืออาชีพ

• การกำหนดเวลาการประชุม
• การถามหรือตอบคำถาม
• ชี้แจงข้อความหรือคำแนะนำ
• ติดตามการสื่อสารก่อนหน้านี้
• เตือนผู้รับถึงกำหนดเวลา
• อธิบายอะไรบางอย่าง

ตามรายงาน “เกณฑ์มาตรฐานการใช้อีเมลและเอกสาร” พบว่า 91% ของพนักงานสื่อสารกับลูกค้าผ่านทางอีเมล และ 61% ชอบใช้วิธีการสื่อสารมากกว่าวิธีการสื่อสารอื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นเดิมพันที่ปลอดภัยที่คุณจะส่งอีเมลจำนวนมากตลอดอาชีพการงานของคุณ

เมื่อคุณรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ ผู้รับจะประทับใจในตัวคุณและบริษัทหรือองค์กรของคุณ (หากมี) มันแสดงให้ผู้จ้างงานเห็นว่าคุณจริงจังกับใบสมัครของคุณ และช่วยให้อาจารย์รู้ว่าคุณจริงจังกับงานที่ได้รับมอบหมาย

ลักษณะอีเมลระดับมืออาชีพ

• โทนเสียงแบบมืออาชีพ
• คำทักทายที่เหมาะสม
• หัวเรื่องที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
• ข้อความกระชับที่ระบุวัตถุประสงค์
• การปิดที่เหมาะสมที่อธิบายว่าควรดำเนินการอย่างไร
• การลงชื่อออก

สถานการณ์อีเมลระดับมืออาชีพ

เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการส่งอีเมลในที่ทำงานหรือในเชิงวิชาการ คุณจะต้องเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ ซึ่งรวมถึง:

• การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการ
• การสื่อสารกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เช่น ผู้ขาย คู่ค้า และลูกค้า
• การสื่อสารกับอาจารย์และผู้บริหารโรงเรียน
• การสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ
• การสื่อสารระหว่างขั้นตอนการสมัครงาน
• การสื่อสารกับฝ่ายบริการลูกค้า

โดยพื้นฐานแล้ว อีเมลใดๆ ที่ไม่ได้ส่งถึงเพื่อนสนิทหรือสมาชิกในครอบครัวควรเขียนตามหลักเกณฑ์อีเมลระดับมืออาชีพ กรณีนี้จะเกิดขึ้นแม้ว่าคุณจะรู้สึกหงุดหงิดหรือไม่พอใจกับผู้รับ เช่น เมื่อคุณเขียนอีเมลร้องเรียน

8 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

1 รวมหัวข้อไว้ในหัวเรื่อง

สิ่งแรกที่ผู้รับของคุณเห็นในกล่องจดหมายคือหัวเรื่องของอีเมลของคุณ ในอีเมลทางการตลาด บรรทัดหัวเรื่องสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างผู้รับที่เปิดและลบได้ หัวเรื่องของคุณจะต้องกระชับ ดึงดูดความสนใจ และมีความเกี่ยวข้อง

ระบุให้ชัดเจนว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไรในบรรทัดหัวเรื่อง ด้วยวิธีนี้ ผู้รับจะรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากอีเมลของคุณ ไม่จำเป็นต้องสร้างสรรค์หรือคลิกเบตที่นี่ ผู้รับจะประทับใจกับหัวเรื่องที่ชัดเจนซึ่งช่วยให้พวกเขาอ่านและตอบกลับอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2 กล่าวถึงผู้รับอย่างถูกต้อง

วิธีที่ดีที่สุดในการกล่าวถึงผู้รับอีเมลมืออาชีพคือ “Dear” ตามด้วยชื่อหรือนามสกุลพร้อมกับคำให้เกียรติที่เหมาะสม หากคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้คำให้เกียรติแบบใด ให้ใช้ชื่อหรือชื่อและนามสกุลแทน

หรือคุณสามารถเริ่มอีเมลด้วย "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ตามด้วยชื่อผู้รับ โดยปกติแล้ว ข้อมูลนี้สงวนไว้สำหรับบุคคลที่คุณมีความสัมพันธ์ด้วยอยู่แล้ว เช่น เพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการ

3 จดจ่ออยู่กับมัน

อีเมลระดับมืออาชีพควรครอบคลุมหัวข้อเดียว อาจเป็นคำถาม คำขอ คำตอบ หรือคำอธิบาย ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม เนื้อหาของอีเมลควรเน้นที่หัวข้อนี้ รักษาอีเมลของคุณให้กระชับ แต่อย่าละทิ้งข้อมูลสำคัญกระชับหมายถึง “ตราบเท่าที่จำเป็นต้องเป็นเท่านั้น”

4 รวมลายเซ็นของคุณ

หลังจากเขียนบรรทัดปิดท้ายของอีเมล ซึ่งควรมีคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือขั้นตอนการดำเนินการแล้ว ให้เพิ่มการลงนามที่เหมาะสมและลายเซ็นของคุณ ลายเซ็นมืออาชีพควรมีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้รับอาจจำเป็นต้องใช้เพื่อสื่อสารกับคุณอย่างเหมาะสม เช่น ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์และหมายเลขต่อพ่วง และที่อยู่อีเมล ใช่ เรารู้ว่าพวกเขาสามารถกดตอบกลับเพื่อตอบกลับได้ แต่การใส่ที่อยู่อีเมลของคุณจะช่วยขจัดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับวิธีการติดต่อคุณ

5 พิสูจน์อักษร

ก่อนที่คุณจะกดส่ง ให้ตรวจทานอีเมลของคุณ อ่านอย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการพิมพ์ผิด การสะกดผิด หรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ข้อผิดพลาดทางอีเมลอาจบ่อนทำลายข้อความทั้งหมดของคุณและทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ

6 หลีกเลี่ยงน้ำเสียงที่เป็นกันเอง

ในกรณีส่วนใหญ่ นี่หมายถึงการไม่ใช้อิโมจิ

อีเมลระดับมืออาชีพควรเขียนด้วยน้ำเสียงระดับมืออาชีพ หลีกเลี่ยงคำสแลง ภาษาพูด และสิ่งอื่นๆ ที่ให้ความรู้สึกสบายๆ พอที่จะเป็นข้อความ ในทำนองเดียวกัน หลีกเลี่ยงวลีที่ซ้ำซากจำเจ เช่น "แค่วนกลับ" เมื่อติดตามผล

7 ระวังคำพูดของคุณ

โปรดจำไว้ว่าใครๆ ก็สามารถส่งต่ออีเมลของคุณไปให้ใครก็ได้ ในทำนองเดียวกัน ใครๆ ก็สามารถดาวน์โหลด พิมพ์ หรือจับภาพหน้าจออีเมลของคุณได้ อีเมลคือบันทึกการสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นหากคุณไม่ต้องการบันทึกการสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษร ก็อย่าพูดในอีเมล

8 บอกทิศทางของคุณให้ชัดเจน

อย่าคิดว่าผู้รับรู้ว่าไฟล์นั้นอยู่ที่ไหนหรือแหล่งข้อมูลใดที่คุณใช้เพื่อสนับสนุนจุดยืนของคุณในเรียงความล่าสุด สะกดทุกสิ่งที่คุณพูดถึงและใส่ลิงก์เมื่อเกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร และสามารถเข้าถึงได้ง่าย

3 ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ

1 เรื่อง:ขอขอบคุณที่สนใจหลักสูตรบัณฑิตศึกษาภาคฤดูร้อนของเรา!

เรียนวาเนสซ่า

ขอบคุณมากสำหรับคำถามของคุณ ในขณะนี้ เราไม่รับใบสมัครใหม่สำหรับหลักสูตรบัณฑิตศึกษาภาคฤดูร้อนของเรา

เราหวังว่าคุณจะโชคดีกับความพยายามในอนาคตของคุณ!

ขอแสดงความนับถือ Simone Blakely ปริญญาเอกมนุษยศาสตร์ ประธานภาควิชา

2 เรื่อง:กรุณาปิดหน้าต่างของคุณก่อนออกเดินทาง

สวัสดีมหา

ตามอีเมลล่าสุดของฉัน โปรดอย่าเปิดหน้าต่างทิ้งไว้หลังจากออกจากโต๊ะในตอนท้ายของแต่ละวัน เมื่อคืนเราเข้ามาหาน้ำในห้องของคุณ

ขอบคุณอเล็กซี่

3 เรื่อง: สัปดาห์นี้คุณมีเวลาสำหรับการโทรหรือไม่?

เรียนคุณอัลบานีส

ฉันเพิ่งเห็นโพสต์ของคุณบน LinkedIn เกี่ยวกับการค้นหาการเชื่อมต่อกับขนมขายส่ง

ผู้ขายในพื้นที่ของคุณ ฉันเป็นเจ้าของและดำเนินการ AcmeCo Snacks ซึ่งเป็นผู้จำหน่ายขนมขายส่งแบบสมัครสมาชิก ฉันอยากจะมีเวลายี่สิบนาทีเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันมีและตัวเลือกการกำหนดราคา คุณว่างสำหรับการโทรด่วนในปลายสัปดาห์นี้หรือไม่?

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการให้ฉันแบ่งปันแคตตาล็อกฤดูร้อนของฉัน เรามีผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ดีๆ เข้ามา และฉันอยากจะแนะนำคุณเกี่ยวกับแพ็คเกจของเรา

ฉันว่างวันพุธ พฤหัสบดี และศุกร์ เวลา 12.00-17.00 น. EST โปรดแจ้งให้เราทราบช่วงเวลาที่เหมาะกับคุณที่สุด

ฉันรอคอยที่จะพูดคุยเพิ่มเติม!

สุดยอด มิเรียม ชไนเดอร์ เจ้าของและซีอีโอของ AcmeCo Snacks “ต้องการของว่างไหม? เราได้รับหลังของคุณ”

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลระดับมืออาชีพ

อีเมลระดับมืออาชีพคืออะไร?

อีเมลสำหรับมืออาชีพคืออีเมลที่ส่งในเชิงวิชาการหรือธุรกิจซึ่งมีข้อความที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้

เมื่อใดที่คุณควรเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ?

• การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการ
• การสื่อสารกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เช่น ผู้ขาย คู่ค้า และลูกค้า
• การสื่อสารกับอาจารย์และผู้บริหารโรงเรียน
• การสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ
• การสื่อสารระหว่างขั้นตอนการสมัครงาน
• การสื่อสารกับฝ่ายบริการลูกค้า

องค์ประกอบสำคัญของอีเมลระดับมืออาชีพมีอะไรบ้าง

• หัวเรื่อง
• การทักทาย
• ย่อหน้าเนื้อหาที่กระชับ
• ปิดส่วนด้วยขั้นตอนการดำเนินการสำหรับผู้รับ
• ออกจากระบบ
• ลายเซ็น