การออกจากระบบอย่างมืออาชีพ: วิธีสิ้นสุดข้อความ

การเรียนรู้วิธีเขียนการเซ็นชื่ออีเมลที่ชัดเจนเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ อีเมลและจดหมายทุกฉบับที่คุณส่งจะลงท้ายด้วยการลงนาม และในโลกแห่งการทำงาน การลงนามนั้นสามารถสร้างความประทับใจให้กับบุคคลที่คุณกำลังสื่อสารด้วย

การลงนามอย่างมืออาชีพคืออะไร?

การลงชื่อออกอย่างมืออาชีพจะอยู่ท้ายอีเมลและประกอบด้วย:

• วลีพรากจากกัน
• ชื่อและตำแหน่งของคุณ (ถ้ามี)
• ข้อมูลการติดต่อของคุณ

การใช้การลงนามที่เหมาะสมแสดงให้เห็นถึงการพิจารณาถึงผู้รับและความสัมพันธ์ทางวิชาชีพของคุณ

วลีพรากจากกัน

ส่วนแรกของการลงนามอย่างมืออาชีพคือวลีปิดท้ายที่เหมาะสม การลงชื่อออกจากระบบเป็นการยืนยันถึงบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนอีเมลของคุณ โดยสิ้นสุดแต่ละข้อความด้วยบันทึกที่เป็นมิตรและมีประสิทธิภาพ ในความเป็นจริง การลงชื่อออกทั้งหมดมีไว้เพื่อแสดงน้ำเสียงของข้อความ ลองคิดถึงความแตกต่างระหว่างการลงนามทั้งสองนี้:

• แล้วพบกันใหม่
• ขอแสดงความนับถือ

แม้ว่าทั้งคู่จะจบข้อความ ต่างก็มีน้ำเสียงที่แตกต่างกัน: ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ ให้ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับอีเมลแนะนำคุณเมื่อเลือกการลงนามในอุดมคติ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครงาน แจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์ หรือส่งอีเมลอย่างเป็นทางการ ให้เลือกการลงนามอย่างเป็นทางการ เช่นขอแสดงความนับถือหรือขอแสดงความนับถือสำหรับเพื่อนร่วมงานที่คุณพูดคุยด้วยเป็นประจำ คุณยังควรใช้สัญญาณแบบมืออาชีพ แต่คุณสามารถเลือกใช้ข้อความที่ไม่เป็นทางการมากกว่า เช่นCheersหรือBest

ชื่อและข้อมูลการติดต่อ

หลังจากวลีการจากลานี้ ให้ระบุชื่อนามสกุลและข้อมูลติดต่อของคุณ โดยทั่วไป หมายความว่าคุณควรรวมหมายเลขโทรศัพท์ของคุณไว้ด้วย แม้ว่าอาจดูเหมือนซ้ำซ้อน แต่การแบ่งปันที่อยู่อีเมลของคุณที่นี่ก็มีประโยชน์เช่นกัน รวมถึงช่องทางอื่น ๆ ที่ผู้รับอาจติดต่อคุณ เช่น LinkedIn หรือแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอื่น ๆ

เมื่อใดจึงควรใช้การลงชื่อออกอย่างมืออาชีพ

ใช้การลงนามอย่างมืออาชีพในการสื่อสารระดับมืออาชีพทุกชิ้นที่คุณเขียน ไม่สำคัญว่าคุณมีความสัมพันธ์ที่สร้างไว้แล้วหรือมีสายสัมพันธ์ที่เป็นมิตรกับผู้รับอยู่แล้ว หากเป็นการสื่อสารแบบมืออาชีพ ก็ต้องมีการลงนามอย่างมืออาชีพ โดยทั่วไปสิ่งนี้หมายถึงอีเมล แต่ยังรวมไปถึงจดหมายธุรกิจที่พิมพ์ออกมาด้วย

ลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพไม่สามารถใช้แทนการลงชื่อออกที่เหมาะสมได้ แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลติดต่อหลังชื่อของคุณหากรวมอยู่ในลายเซ็นของคุณแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปิดอีเมลด้วยวลีแยกส่วนที่เหมาะสม

3 เคล็ดลับสำหรับการออกจากระบบอย่างมืออาชีพ

1 รักษาความเป็นมืออาชีพ

มีข้อความบอกเลิกมากมายที่คุณสามารถใช้ในข้อความถึงเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวซึ่งคุณจะไม่ใช้ในการโต้ตอบทางวิชาชีพ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ XX,Talk soon และCatch you laterในข้อความแบบมืออาชีพ ให้หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อ การสนทนา หรือสิ่งใดก็ตามที่ทำให้ผู้รับรู้สึกคุ้นเคยกับน้ำเสียงมากเกินไป

2 ทำให้ง่ายต่อการตอบสนอง

ความเป็นมืออาชีพเป็นแรงผลักดันเบื้องหลังมารยาททางอีเมล มารยาทไม่ใช่ชุดของกฎที่ต้องจดจำและปฏิบัติตาม เป็นแนวทางทั่วไปในการโต้ตอบที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อทำให้อีกฝ่ายสบายใจ

• ใส่ข้อมูลการติดต่อของคุณเสมอ
• เมื่อเหมาะสม ให้เลือกการลงนามที่ให้คำแนะนำหรือความคาดหวังที่ชัดเจน เช่นพูดคุยกับคุณในวันพรุ่งนี้หรือรอคอยที่จะโทรจากเรา

3 ทำให้มันกระชับ

สิ่งหนึ่งที่คุณจะสังเกตเห็นเกี่ยวกับการลงชื่อออกจากอีเมลส่วนใหญ่ก็คือการลงชื่อออกทางอีเมลนั้นสั้น เลือกคำเดียวหรือวลีสั้นๆ หากคุณมีอะไรอยากพูดเพิ่มเติม ให้เพิ่มเข้าไปในเนื้อหาของข้อความ

อย่าอวดดี

คุณอาจพบการลงชื่อออกจากอีเมลที่ระบุว่า รอคอยที่จะได้ยินจากคุณหรือขอบคุณล่วงหน้าแม้ว่าการลงนามประเภทนี้อาจดูไม่เป็นอันตรายในตอนแรก แต่ก็หมายความว่าคุณคาดหวังบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง เช่น การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง หรือการอนุมัติคำขอของคุณ เว้นแต่จะมีการสื่อสารความคาดหวังอย่างชัดเจน เช่น การโทรตามแผน ให้ยึดตามการลงนามทั่วไป

9 ตัวอย่างของการลงนามอย่างมืออาชีพ

ตัวอย่างการลงนามโดยมืออาชีพทั่วไป

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ดีที่สุด

ตัวอย่างการลงชื่อออกอย่างมืออาชีพส่วนบุคคล

• เดี๋ยวค่อยคุยกันใหม่
• ขอบคุณมาก
• ฉันขอขอบคุณความช่วยเหลือของคุณ

ตัวอย่างการลงนามอย่างมืออาชีพที่เป็นมิตรและไม่เป็นทางการ

• แล้วพบกันใหม่!
• เยี่ยมมากที่ได้ติดต่อกับคุณ
• ด้วยความปรารถนาดี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการลงชื่อออกจากระบบอย่างมืออาชีพ

การลงนามอย่างมืออาชีพคืออะไร?

การลงนามอย่างมืออาชีพเป็นส่วนสุดท้ายของข้อความที่แสดงถึงน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ ประกอบด้วยคำหรือวลีสั้นๆ ชื่อผู้ส่ง และข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้อง

เมื่อใดที่คุณจำเป็นต้องลงชื่อออกโดยมืออาชีพ?

ใช้การลงชื่อออกแบบมืออาชีพในอีเมลหรือการสื่อสารแบบมืออาชีพอื่นๆ ที่คุณส่ง

การลงนามควรประกอบด้วยอะไรบ้าง

การลงนามอย่างมืออาชีพทั้งหมดควรมีสิ่งต่อไปนี้:

• วลีพรากจากกันที่เหมาะสม
• ชื่อของคุณและตำแหน่งหากมี
• ข้อมูลการติดต่อของคุณ