เริ่มต้นอาชีพของคุณ? นี่คือวิธีการสำเร็จการศึกษาจากการเขียนเชิงวิชาการไปสู่การเขียนระดับมืออาชีพ

ยินดีด้วย! ต้องใช้เวลาหลายปีในการมีระเบียบวินัย ซึ่งอาจมากกว่าส่วนแบ่งที่ยุติธรรมของผู้แข่งขันตลอดทั้งคืนในรอบชิงชนะเลิศ แต่คุณทำได้ คุณส่งรายงานของวิทยาลัยครั้งล่าสุด

ตลอดการเดินทางเชิงวิชาการของคุณ คุณอาจคุ้นเคยกับการเขียนใน รูปแบบวิชาการ แล้ว แต่สิ่งต่างๆ จะเปลี่ยนไปเมื่อคุณเริ่มค้นหางานและเปลี่ยนไปสู่การเขียนแบบมืออาชีพ

ตั้งแต่การจัดรูปแบบ ความยาว โทนเสียง และคำศัพท์ การเขียนสำหรับงานของคุณจะแตกต่างจากการเขียนให้อาจารย์ของคุณ ตัวอย่างเช่น การบรรลุข้อกำหนดการนับจำนวนคำที่ยาวสำหรับกระดาษ (รวมถึงการเล่นกับระยะห่างระหว่างบรรทัดและระยะขอบตามลำดับ) จะไม่ใช้อีกต่อไป แต่คุณจะต้องเขียนให้กระชับไม่ว่าจะทางอีเมลหรือในงานนำเสนอ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประเด็นอย่างมีประสิทธิภาพ เหนือสิ่งอื่นใด แม้ว่าคุณจะคุ้นเคยกับการเขียนอย่างเป็นทางการสำหรับผู้อ่านเชิงวิชาการแล้ว แต่คุณจะต้องเปลี่ยนมาใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพซึ่งต้องฝึกฝนจึงจะได้ผล

แต่อย่ากังวล เราได้รวบรวมเคล็ดลับที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ

>>อ่านเพิ่มเติม:สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการหางานครั้งแรกของคุณ

การเขียนสำหรับผู้ชมใหม่

ประการแรก คุณไม่ใช่คนแปลกหน้าในการส่งอีเมล แต่คุณมีแนวโน้มที่จะยกระดับความสัมพันธ์นั้นขึ้นไปอีกระดับ แม้ว่าคำว่า “นักเขียน” จะไม่อยู่ในตำแหน่งงานหรือคำอธิบายของคุณ แต่ในไม่ช้า คำว่า “นักเขียน” ก็อาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของคุณอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

คุณยังอาจพบว่าตัวเองกำลังสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในแพลตฟอร์มการส่งข้อความในที่ทำงาน เช่น Slack หรือเขียนเอกสารการทำงานร่วมกันร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งอาจผสมผสานภาษาต่างๆ ตั้งแต่ความเชี่ยวชาญทางเทคนิคไปจนถึงคำแนะนำจากทีมกฎหมาย

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเขียนในที่ทำงานของคุณจะต้องสร้างความพึงพอใจให้กับผู้คนจำนวนมากในคราวเดียว ไม่ใช่แค่อาจารย์เพียงคนเดียว นั่นคือเหตุผลที่ทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายและตรงไปตรงมาในทุกที่ที่เป็นไปได้ ตามที่เราจะพูดถึงด้านล่าง

>>อ่านต่อ:เลือกช่องทางการสื่อสารอย่างไรให้เหมาะกับทุกงาน

การจัดรูปแบบเรื่องในการเขียนมืออาชีพ

คุณต้องการเพิ่ม ความสามารถในการอ่าน ให้สูงสุด แม้ในระดับอีเมลแต่ละฉบับที่คุณร่างก็ตาม ทำเรื่องให้สั้นที่สุดเมื่อทำได้ และวางประเด็นหลักไว้ที่จุดเริ่มต้น ข้อควรจำ: ผู้คนที่คุณติดต่อก็ทำงานเช่นกัน และคุณต้องการเคารพเวลาของพวกเขาและรักษาสิ่งต่าง ๆ ให้ตรงไปตรงมาที่สุด

นอกจากนี้ พยายามอย่าฝังข้อมูลสำคัญไว้ในย่อหน้าที่หนาแน่นซึ่งมีรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งมีแนวโน้มที่จะถูกมองข้ามหรือถูกมองข้าม ตัวอย่างรายการที่คุณอาจไม่อยากให้ผู้อ่านพลาด ได้แก่ คำถาม จำนวนเงิน และวันที่หรือกำหนดเวลา

เคล็ดลับบางประการ:

• ใช้รายการหัวข้อย่อยเช่นนี้เพื่อปรับปรุงให้อ่านง่ายขึ้น
• มองหาโอกาสที่จะแยกย่อหน้าและประโยคที่ยาวเกินไป
• โปรดทราบว่า การใส่รายการสำคัญเป็นตัวหนาอาจเป็นประโยชน์ด้วย ซ้ำ

โชคดีที่ Grammarly สามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณ ได้รับความสนใจจากผู้อ่าน โดยติดธงปัญหาเหล่านี้ไว้ในคำแนะนำในการเขียน

>>อ่านเพิ่มเติม:สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในมารยาททางอีเมลทางธุรกิจ

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการเขียน

ในการเขียนเชิงวิชาการ พิธีการมักจะดีกว่า แต่บริบททางวิชาชีพนั้นมีความหลากหลายมากกว่า ตัวอย่างเช่น แม้ว่าการเขียน จดหมายสมัคร งาน อาจเป็นเรื่องที่ฉลาด แต่ก็อาจไม่จำเป็นและในความเป็นจริงอาจเป็นเรื่องที่น่าอึดอัดใจหากคุณฟังดูอึดอัดเกินไปในข้อความ Slack สั้นๆ ถึงเพื่อนร่วมงานที่คุณทำงานด้วยทุกวัน

โดยทั่วไป คุณต้องการเขียนอย่างเป็นทางการเพียงพอที่จะแสดงความเคารพ แต่ต้องไม่เป็นทางการจนดูแข็งทื่อหรือขัดแย้งกัน นี่อาจเป็นการกระทำที่สมดุล แค่ด้านนี้ของ “ท่านที่รัก” แต่ไม่ใช่ไปจนถึง “เฮ้ พี่ชาย”

แต่มุ่งเป้าไปที่การใช้เสียงสนทนาที่เป็นกลาง ลองอ่านฉบับร่างของคุณออกมาดัง ๆ เพื่อดูว่ามันฟังดูสุภาพและเป็นมิตรแต่ไม่ได้ดูเป็นมิตรเกินไปหรือไม่ หากเป็นคำสแลงหรือมีเครื่องหมายอัศเจรีย์เกินขอบเขตจนตลกขบขัน ให้ปรับปรุงใหม่ตามนั้น และถ้าคุณพบว่าตัวเองหายใจไม่ออกก่อนจบประโยคหรือเสียตำแหน่งไปครึ่งย่อหน้า คุณก็รู้ว่าบางสิ่งจำเป็นต้องแบ่งออกเป็นชิ้นเล็กๆ

ใช้คำศัพท์ง่ายๆ ในการเขียนอย่างมืออาชีพ

ในวิทยาลัย คุณอาจคุ้นเคยกับการนำเสนอความรู้อันมากมายของคุณกับสัญศาสตร์ที่เป็นรากฐานของฉากในการวิเคราะห์วรรณกรรมล่าสุดของคุณ (อะไรนะ?) แต่ในที่ทำงานคุณต้องตรงไปตรงมามากกว่านี้

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้นด้วยโครงสร้างและน้ำเสียง คุณต้องการให้งานเขียนระดับมืออาชีพของคุณมีบทสนทนาและง่ายต่อการติดตาม นั่นหมายถึงการทิ้งอรรถาภิธานของคุณไว้บนหิ้งและลดความซับซ้อนของคำศัพท์ที่เรียนหนักเกินไป เพื่อให้งานเขียนของคุณน่าดึงดูด Grammarly สามารถช่วยให้คุณค้นหา คำพ้องความหมายที่ชัดเจนได้ หากคุณต้องใช้คำที่ตรงไปตรงมาบางคำซ้ำแล้วซ้ำอีก

ทำให้ถูกต้อง

เช่นเดียวกับการเขียนเพื่อโรงเรียน คุณคงไม่อยากเสี่ยงเสียคะแนนเนื่องจากข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้ เช่น การสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และอื่นๆ แต่สิ่งหนึ่งที่อาจทำให้คุณประหลาดใจคือข้อผิดพลาดดังกล่าวมักปรากฏในที่ทำงานที่คุณได้รับ

ต่อไปนี้เป็นการป้องกันอย่างหนึ่งที่คุ้มค่าแก่การติดเป็นนิสัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอีเมล: บันทึกการกรอกข้อมูลในช่อง “ถึง” ไว้เป็นลำดับสุดท้าย ตราบใดที่ว่างเปล่า ไม่มีโอกาสเลยที่คุณ (หรือแมวของคุณ) จะกดปุ่ม "ส่ง" ก่อนที่คุณจะมีโอกาสอ่านฉบับร่างอีกครั้งและตรวจพบการพิมพ์ผิดที่ชัดเจน

จากนั้นก็มีผู้กระทำผิดบ่อยครั้ง ผู้ หลอกลวง (เอ้อ ไม่น่าเชื่อถือ—เราบอกว่าให้รักษาคำศัพท์ให้เรียบง่ายใช่ไหม?) คีย์บอร์ดมือถือ ไม่เหมือนในโรงเรียนที่กำหนดเวลาในเดือนพฤศจิกายนจะปรากฏในหลักสูตรตั้งแต่เดือนสิงหาคม ข้อจำกัดด้านเวลาในการทำงานมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และคุณอาจต้องตอบกลับอย่างรวดเร็วในบางครั้งจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ

สิ่งหนึ่งที่อาจช่วยให้การติดต่อสื่อสารของคุณแตกต่างออกไปคือแป้นพิมพ์ไวยากรณ์ มันสามารถจับข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญได้มากมายก่อนที่คุณจะประสบกับการสำนึกผิดที่จมอยู่ในกล่องจดหมายออกของโทรศัพท์ของคุณ