เริ่มต้นอาชีพของคุณ? นี่คือวิธีการจบการศึกษาจากการเขียนเชิงวิชาการสู่การเขียนแบบมืออาชีพ

ยินดีด้วย! ต้องใช้เวลาหลายปีในการฝึกฝน ซึ่งรวมถึงอาจมากกว่าการได้ใช้เวลาตลอดทั้งคืนในช่วงรอบชิงชนะเลิศ แต่คุณทำได้—คุณส่งเอกสารของวิทยาลัยฉบับล่าสุด

ตลอดเส้นทางสายวิชาการของคุณ คุณอาจเคยชินกับการเขียนใน รูป แบบ วิชาการ แต่สิ่งต่างๆ จะเปลี่ยนไปเมื่อคุณเริ่มหางานและเปลี่ยนไปสู่การเขียนในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ

ตั้งแต่การจัดรูปแบบไปจนถึงความยาว โทน ไปจนถึงคำศัพท์ การเขียนสำหรับงานของคุณจะแตกต่างจากการเขียนสำหรับอาจารย์ของคุณ ตัวอย่างเช่น การบรรลุข้อกำหนดในการนับจำนวนคำที่ยาวสำหรับกระดาษ (รวมถึงการเล่นซอกับระยะห่างบรรทัดและระยะขอบตามลำดับ) จะไม่มีผล แต่คุณจะต้องเขียนอย่างกระชับ ไม่ว่าจะทางอีเมลหรือในงานนำเสนอ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับประเด็นอย่างมีประสิทธิภาพ เหนือสิ่งอื่นใด ในขณะที่คุณคุ้นเคยกับการเขียนอย่างเป็นทางการสำหรับผู้ฟังทางวิชาการ คุณจะต้องเปลี่ยนไปใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพซึ่งต้องใช้การฝึกฝนจึงจะได้ผล

ไม่ต้องกังวล เราได้รวบรวมเคล็ดลับที่ดีที่สุดของเราเพื่อช่วยให้คุณนำทางการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ

>>อ่านเพิ่มเติม: สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการหางานครั้งแรกของคุณ

การเขียนสำหรับผู้ชมใหม่

อย่างแรก คุณไม่ใช่คนแปลกหน้าในการส่งอีเมล แต่คุณมีแนวโน้มที่จะยกระดับความสัมพันธ์นั้นไปอีกระดับ แม้ว่าคำว่า "นักเขียน" จะไม่มีอยู่ในตำแหน่งงานหรือคำอธิบายงานของคุณ แต่ในไม่ช้าก็อาจกลายเป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของกิจวัตรประจำวันของคุณ

คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในแพลตฟอร์มการส่งข้อความในที่ทำงาน เช่น Slack หรือเขียนเอกสารการทำงานร่วมกันร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งอาจใช้ภาษาต่างๆ ตั้งแต่ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคไปจนถึงคำแนะนำจากทีมกฎหมาย

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเขียนในที่ทำงานของคุณจะต้องสร้างความพึงพอใจให้กับผู้คนจำนวนมากในแต่ละครั้ง ไม่ใช่แค่อาจารย์เพียงคนเดียว นั่นคือเหตุผลที่ทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายและตรงไปตรงมาในทุกที่ที่ทำได้ ดังที่เราพูดถึงด้านล่าง

>>อ่านเพิ่มเติม: วิธีเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับทุกงาน

การจัดรูปแบบในการเขียนอย่างมืออาชีพ

คุณต้องการเพิ่ม ความสามารถใน การอ่าน ให้สูงสุด แม้ในระดับอีเมลแต่ละฉบับที่คุณร่าง ทำสิ่งต่าง ๆ ให้สั้นลงเมื่อทำได้ และวางประเด็นหลักไว้ที่จุดเริ่มต้น ข้อควรจำ: คนที่คุณติดต่อด้วยก็ทำงานเช่นกัน และคุณต้องการให้เกียรติเวลาของพวกเขาและรักษาสิ่งต่างๆ ให้ตรงไปตรงมาที่สุด

นอกจากนี้ พยายามอย่าฝังข้อมูลสำคัญในย่อหน้าที่หนาแน่นของรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งมีแนวโน้มว่าจะถูกมองข้ามหรือมองข้ามไป ตัวอย่างของรายการที่คุณอาจไม่อยากให้ผู้อ่านพลาด ได้แก่ คำถาม จำนวนเงิน และวันที่หรือวันครบกำหนด

เคล็ดลับบางประการ:

• ใช้รายการหัวข้อย่อยแบบนี้เพื่อปรับปรุงให้อ่านง่ายขึ้น
• มองหาโอกาสที่จะแบ่งย่อหน้าและประโยคที่ยาวเกินไป
• โปรดทราบว่าการ ใส่รายการสำคัญเป็นตัวหนา อาจช่วยได้

โชคดีที่ Grammarly สามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าอีเมลของ คุณจะได้รับความสนใจจากผู้อ่าน โดยการตั้งค่าสถานะปัญหาเหล่านี้ในคำแนะนำในการเขียน

>>อ่านเพิ่มเติม: สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในอีเมลธุรกิจ

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการเขียนน้ำเสียง

ในการเขียนเชิงวิชาการ ความเป็นทางการมักจะดีกว่า แต่การตั้งค่าแบบมืออาชีพนั้นมีความหลากหลายมากกว่า ตัวอย่างเช่น ในขณะที่การเขียนจดหมายสมัครงานเป็นเรื่องฉลาด แม้ว่าการเขียน จดหมายปะหน้า อาจเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นและที่จริงแล้วอาจเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นและน่าอึดอัดใจหากคุณฟังข้อความ Slack สั้นๆ ถึงเพื่อนร่วมงานที่คุณทำงานด้วยทุกวัน

โดยทั่วไป คุณต้องการเขียนอย่างเป็นทางการมากพอที่จะแสดงถึงความเคารพ แต่อย่าเป็นทางการจนคุณดูเหมือนแข็งทื่อหรือขัดแย้ง นี่อาจเป็นการปรับสมดุล—แค่ด้านนี้ของ “ท่านที่รัก” แต่ยังไม่ถึงขั้น “เฮ้ พี่ชาย”

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ให้ตั้งเป้าที่จะพูดอย่างเป็นกลาง ลองอ่านออกเสียงแบบร่างของคุณเพื่อดูว่าฟังดูสุภาพและเป็นมิตรหรือไม่ แต่อย่าพูดจาไพเราะเกินควร หากเป็นคำสแลงหรือมีเครื่องหมายอัศเจรีย์ที่เป็นแนวตลกขบขัน ให้แก้ไขตามนั้น และถ้าคุณพบว่าตัวเองหอบหายใจก่อนจบประโยคหรือสูญเสียตำแหน่งของคุณไปครึ่งย่อหน้า คุณก็รู้ว่าบางสิ่งจำเป็นต้องแบ่งออกเป็นส่วนย่อยๆ

ใช้คำศัพท์ง่ายๆในการเขียนอย่างมืออาชีพ

ในวิทยาลัย คุณอาจคุ้นเคยกับการแสดงความรู้มากมายของคุณเทียบกับสัญศาสตร์ที่สนับสนุนฉาก mise en ในการวิเคราะห์วรรณกรรมล่าสุดของคุณ (อะไรนะ) แต่ในที่ทำงาน คุณต้องตรงไปตรงมามากกว่านี้

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้นด้วยโครงสร้างและโทนเสียง คุณต้องการให้งานเขียนแบบมืออาชีพของคุณมีการสนทนาและติดตามได้ง่าย นั่นหมายถึงการทิ้งพจนานุกรมของคุณไว้บนหิ้งและทำให้สำนวนที่ขยันขันแข็งเข้าใจง่ายเกินไป เพื่อให้งานเขียนของคุณมีส่วนร่วม Grammarly สามารถช่วยคุณค้นหา คำพ้องความหมายที่ชัดเจน หากคุณต้องอาศัยคำตรงไปตรงมาบางคำซ้ำแล้วซ้ำเล่า

ทำให้ถูกต้อง

เช่นเดียวกับการเขียนของคุณสำหรับโรงเรียน คุณไม่ต้องการเสี่ยงที่จะสูญเสียคะแนนเนื่องจากการสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอน และอื่นๆ ที่หลีกเลี่ยงได้ แต่สิ่งหนึ่งที่อาจทำให้คุณประหลาดใจก็คือข้อผิดพลาดดังกล่าวมักปรากฏในข้อความในที่ทำงานที่คุณได้รับ

นี่คือการป้องกันที่ควรค่าแก่การทำเป็นนิสัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอีเมล: บันทึกการกรอกในช่อง "ถึง" ไว้เป็นครั้งสุดท้าย ตราบใดที่ว่างเปล่า โอกาสที่คุณ (หรือแมวของคุณ) จะกดปุ่ม "ส่ง" เป็นศูนย์ ก่อนที่คุณจะมีโอกาสอ่านร่างจดหมายซ้ำและจับความผิดพลาดที่ชัดเจน

จากนั้นมีผู้กระทำความผิดบ่อยครั้ง คีย์บอร์ด มือถือ ที่ขี้โกง ไม่เหมือนในโรงเรียนที่กำหนดเวลาในเดือนพฤศจิกายนของคุณจะปรากฏในหลักสูตรเป็นช่วงต้นเดือนสิงหาคม ข้อ จำกัด ด้านเวลาในที่ทำงานมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว และคุณอาจต้องตอบสนองอย่างรวดเร็วและในบางครั้งจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ

สิ่งหนึ่งที่อาจช่วยให้การติดต่อสื่อสารของคุณแตกต่างออกไปคือแป้นพิมพ์ไวยากรณ์ มันสามารถจับข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญได้มากมาย ก่อนที่คุณจะพบกับการตระหนักรู้ที่สายเกินไปที่จะพบมันในกล่องขาออกของโทรศัพท์ของคุณ