วิธีการเขียนจดหมายอ้างอิง

ดังนั้นคุณจึงถูกขอให้เขียนจดหมายอ้างอิง มีปัญหาเดียวเท่านั้น: คุณไม่รู้วิธีเขียน อย่าตื่นตกใจ. โดยทั่วไปจดหมายอ้างอิงจะตรงไปตรงมาและมีความยาวประมาณหนึ่งหน้าเท่านั้น เพื่อช่วยคุณ เราได้รวบรวมคำแนะนำในการเขียนจดหมายอ้างอิงนี้

จดหมายอ้างอิงหรือที่เรียกว่าจดหมายแนะนำเป็นจดหมายสั้น ๆ ถึงโรงเรียน บริษัท หรือองค์กรที่บุคคลสมัคร จดหมายอ้างอิงให้รายละเอียดเกี่ยวกับทักษะ ความสำเร็จ และลักษณะนิสัยของผู้สมัครตามที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของแต่ละคน

จดหมายอ้างอิงคืออะไร?

จดหมายอ้างอิงคือข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับเวลาของแต่ละคนในบริษัท องค์กร หรือสถาบัน จดหมายอ้างอิงระบุตำแหน่ง บทบาท และหน้าที่ของบุคคลในช่วงเวลาที่ทำงานกับองค์กร นอกจากนี้ยังกล่าวถึงลักษณะนิสัย จรรยาบรรณในการทำงาน ความสำเร็จ และคุณูปการอันเป็นเอกลักษณ์ต่อองค์กร

วัตถุประสงค์ของจดหมายอ้างอิงคือเพื่อให้ผู้จ้างงานหรือผู้อำนวยการโครงการที่คาดหวังได้เห็นผลงานที่ผ่านมาของผู้สมัครอย่างแท้จริง เป้าหมายไม่ใช่เพื่อ "ขาย" ผู้สมัคร แต่เป็นการสื่อสารว่าประสบการณ์และทักษะของพวกเขาทำให้พวกเขาเหมาะสมกับตำแหน่งที่สมัครได้อย่างไร นอกจากนี้ยังตอบคำถามที่อาจมีหลังจากตรวจสอบประวัติย่อหรือ CV ของผู้สมัครแล้ว ในทางใดทางหนึ่ง จดหมายอ้างอิงจะคล้ายกับจดหมายปะหน้า แต่ต่างจากจดหมายปะหน้า จดหมายอ้างอิงเขียนโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้สมัคร ควรจัดรูปแบบให้คล้ายกับจดหมายธุรกิจ

จดหมายอ้างอิง 3 ประเภท

มีจดหมายอ้างอิงหลายประเภท แต่มีรายละเอียดบางอย่างร่วมกัน:

• แต่ละคนเขียนโดยบุคคลที่รู้จักผู้สมัครเป็นอย่างดี
• แต่ละคนจะบันทึกระยะเวลาที่ผู้สมัครทำงาน/เข้าเรียนในโรงเรียนกับผู้เขียนจดหมาย
• แต่ละคนจะกล่าวถึงความสำเร็จ ทักษะ และลักษณะนิสัยของผู้สมัครที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของผู้สมัคร

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างประเภทคือเนื้อหา จดหมายอ้างอิงแต่ละประเภทได้รับการปรับให้เหมาะกับเป้าหมายของผู้สมัคร

1 มืออาชีพ

จดหมายอ้างอิงทางวิชาชีพกล่าวถึงความสำเร็จและประสบการณ์ทางวิชาชีพของผู้สมัคร อาจกล่าวถึงตำแหน่งต่างๆ ที่ผู้สมัครดำรงตำแหน่งขณะอยู่กับนายจ้างปัจจุบัน โครงการเฉพาะที่พวกเขามีส่วนร่วม ใบรับรองที่พวกเขามี และชุดทักษะพิเศษใดๆ ที่พวกเขามี โดยทั่วไปแล้ว จดหมายอ้างอิงทางวิชาชีพจะเขียนโดยผู้จัดการและเพื่อนร่วมงาน

2 วิชาการ

จดหมายรับรองทางวิชาการกล่าวถึงความสามารถและประสบการณ์ทางวิชาการของผู้สมัคร โดยปกติแล้ว จดหมายอ้างอิงทางวิชาการจะเขียนโดยอาจารย์ หัวหน้าภาควิชา หรือผู้นำทางวิชาการคนอื่นๆ จดหมายอ้างอิงทางวิชาการอาจระบุหลักสูตรที่ผู้สมัครสำเร็จการศึกษา โครงการและการวิจัยที่พวกเขามีส่วนร่วม และความสำเร็จที่โดดเด่นใดๆ

3 ส่วนตัว

ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนจดหมายอ้างอิงถึงคนรู้จักเป็นการส่วนตัว มีโครงสร้างและประเภทเนื้อหาเดียวกันกับจดหมายอ้างอิงทางวิชาการหรือวิชาชีพ แต่เน้นที่ลักษณะส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่น คุณอาจหารือเกี่ยวกับความเห็นอกเห็นใจและความรู้สึกต่อหน้าที่ของผู้สมัครในจดหมายอ้างอิงเพื่อแนบไปกับใบสมัครโรงเรียนแพทย์ของพวกเขา โดยปกติแล้ว จดหมายอ้างอิงส่วนตัวจะเขียนโดยเพื่อน เพื่อนบ้าน และคนอื่นๆ ที่รู้จักผู้สมัครเป็นอย่างดี แต่ไม่ได้สอน ทำงาน หรือเข้าเรียนในโรงเรียนกับพวกเขาเป็นการส่วนตัว

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายอ้างอิง

เมื่อคุณสงสัยว่าจะเขียนจดหมายอ้างอิงอย่างไร สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้ก็คือ จดหมายดังกล่าวควรให้การพิจารณาถึงความสำเร็จ ทักษะ จุดแข็ง และอุปนิสัยของผู้สมัครอย่างแท้จริง

แม้ว่าจดหมายอ้างอิงจะเกี่ยวกับหัวเรื่อง แต่คุณควรระบุข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับตัวคุณเองด้วย เช่น:

• ตำแหน่งของคุณ
• ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัคร
• นานแค่ไหนที่คุณรู้จักพวกเขา
• ข้อมูลติดต่อของคุณ (อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์)

นี่แสดงว่าคุณมีคุณสมบัติที่จะหารือเกี่ยวกับงานของพวกเขา อย่าลืมทำให้ส่วนนี้กระชับและเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดที่คุณแบ่งปันกลับไปที่หัวเรื่องของจดหมาย

จดหมายอ้างอิงควรระบุเหตุผลและวิธีที่ผู้สมัครเหมาะสมกับตำแหน่งที่กำลังมองหา จำสิ่งนี้ไว้ในใจเมื่อคุณเลือกลักษณะนิสัยและความสำเร็จของตัวละครที่จะเน้นในงานเขียนของคุณ

เช่น หากพวกเขากำลังสมัครเข้าเรียนหลักสูตรบัณฑิตศึกษา ให้เน้นที่ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนและความแข็งแกร่งทางสติปัญญา หากพวกเขากำลังสมัครตำแหน่งผู้บริหาร ให้หารือเกี่ยวกับประสบการณ์ที่คุณมีกับพวกเขาในตำแหน่งที่พวกเขาเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยม

สิ่งที่ควรละเว้นจากจดหมายอ้างอิง

ละเว้นข้อมูลใดๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่พวกเขากำลังมองหา แม้ว่าจะทำให้พวกเขามองในแง่บวกก็ตาม เพื่อนร่วมงานของคุณอาจเป็นคนที่เฮฮาที่สุดในออฟฟิศ แต่เว้นเสียแต่ว่าพวกเขาจะสมัครเข้าร่วมกลุ่มด้นสดหรือวิทยาลัยตัวตลก อย่าเปลืองพื้นที่ในจดหมายอ้างอิงอันมีค่าเพื่อพูดคุยเรื่องนี้ นอกจากนี้ ให้ละทิ้งข้อมูลส่วนบุคคล เช่น เชื้อชาติ อายุ เพศ หรือภูมิหลังส่วนบุคคล ซึ่งข้อมูลดังกล่าวจะไม่เกี่ยวข้องกัน

รูปแบบจดหมายอ้างอิง

ตามรูปแบบ จดหมายอ้างอิงควรคล้ายกับจดหมายอื่นๆ

• การทักทาย
• การแนะนำ
• เนื้อหาหนึ่งหรือสองย่อหน้า
• ปิด
• ลงนามและลงนาม

จดหมายอ้างอิงควรมีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้า

วิธีปฏิเสธคำขอจดหมายอ้างอิง

คุณอาจเผชิญกับสถานการณ์ที่บางคนขอให้คุณเขียนจดหมายอ้างอิง แต่คุณไม่สามารถเขียนได้หรือคุณไม่ต้องการ ไม่ต้องกังวล; หลายคนพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้ ต่อไปนี้คือวิธีจัดการ ขึ้นอยู่กับสาเหตุที่คุณไม่สามารถเขียนจดหมายได้:

จะพูดอะไรถ้าคุณไม่สามารถแนะนำบุคคลนั้นได้

หากประสบการณ์ของคุณกับงานของผู้สมัครยังไม่ค่อยดีนัก ตอนนี้ยังไม่ใช่เวลาที่จะบอกพวกเขา เพียงบอกพวกเขาว่าคุณไม่รู้สึกว่าคุณเป็นคนที่ดีที่สุดในการเขียนจดหมายอ้างอิง ไม่จำเป็นต้องอธิบายให้ละเอียด และหากพวกเขาขอรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถย้ำได้ว่าบุคคลอื่นจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าในการเขียนจดหมายอ้างอิงในนามของพวกเขา

เมื่อคุณไม่รู้จักคนนั้นดีพอ

บางครั้งคุณไม่สามารถแนะนำบุคคลได้เนื่องจากคุณไม่คุ้นเคยกับพวกเขาหรืองานของพวกเขามากพอ เมื่อเป็นเช่นนี้ คุณมีพื้นที่มากขึ้นที่จะซื่อสัตย์ บอกพวกเขาว่าถึงแม้คุณจะรู้สึกปลื้มใจที่พวกเขาถาม แต่คุณแค่ไม่รู้จักงานของพวกเขาดีพอที่จะพูดคุยได้อย่างถูกต้อง

ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง

เรียนคุณยู

ฉันมีความยินดีที่จะแนะนำ Luz Heredia ให้ดำรงตำแหน่งผู้จัดการโครงการอาวุโสในบริษัทของคุณ ในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ของ Get Samples Content Services Luz ได้รายงานตรงต่อฉันโดยตรงตั้งแต่เธอเริ่มต้นเป็นผู้จัดการโครงการกับบริษัทของเราในปี 2018

ในระหว่างที่เธอทำงานที่ Get Samples Luz ได้ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของเราโดยแนะนำทีมของเราให้รู้จักกับโปรแกรมการจัดการโครงการที่หลากหลาย ด้วยความพยายามของเธอ เราจึงสามารถเพิ่มแบนด์วิดท์ของเราเป็นสองเท่าสำหรับโครงการลูกค้าใหม่ตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2018 ถึงพฤษภาคม 2019 Luz เป็นผู้รับช่วงแรกๆ ในด้านเทคโนโลยี ช่วยให้สำนักงานของเราพัฒนาวัฒนธรรมให้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีมากขึ้นและเต็มใจที่จะคำนวณ ความเสี่ยงต่อซอฟต์แวร์และระบบใหม่

การเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมในสำนักงานของเราไม่สามารถเกิดขึ้นได้หากปราศจากความสามารถในการสอนตามธรรมชาติของ Luz เมื่อแนะนำแนวคิดใหม่ให้กับทีม เธอได้อธิบายอย่างละเอียดว่ามันคืออะไร บรรลุผลอะไร และประโยชน์ของการนำแนวคิดนั้นไปใช้ เธอยังตอบทุกคำถามที่สมาชิกในทีมมี โดยตั้งตนเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน SaaS ในสำนักงานของเรา คุณสมบัติเหล่านี้จะทำให้เธอเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยมในบริษัทของคุณ

Luz เป็นนักแก้ปัญหาที่มุ่งเน้นการแก้ปัญหาและมุ่งเน้นกระบวนการ เธอคิดอย่างแน่วแน่และค้นหาวิธีแก้ปัญหาสำหรับทุกความท้าทายที่เธอและทีมต้องเผชิญ ฉันเต็มใจให้คำแนะนำแก่เธออย่างเต็มใจ เพราะฉันรู้ว่าเธอจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณ หากคุณต้องการหารือเกี่ยวกับงานของ Luz เพิ่มเติม โปรดโทรหาฉันที่ 212.555.0000 เรายินดีที่จะพูดคุยกับคุณ

ขอแสดงความนับถือ เอลนาซ ชมิด

ผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ รับตัวอย่างบริการเนื้อหา [email protected] 212.555.0000

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายอ้างอิง

จดหมายอ้างอิงคืออะไร?

จดหมายอ้างอิงหรือที่เรียกว่าจดหมายแนะนำเป็นจดหมายสั้น ๆ ถึงโรงเรียน บริษัท หรือองค์กรที่บุคคลสมัคร จดหมายอ้างอิงให้รายละเอียดทักษะ ความสำเร็จ และลักษณะนิสัยของผู้สมัครตามที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของแต่ละคน

จดหมายอ้างอิงควรมีอะไรบ้าง?

จดหมายอ้างอิงระบุตำแหน่ง บทบาท และหน้าที่ของบุคคลในช่วงเวลาที่ทำงานกับองค์กรปัจจุบัน นอกจากนี้ยังกล่าวถึงลักษณะนิสัย จรรยาบรรณในการทำงาน ความสำเร็จ และคุณูปการอันเป็นเอกลักษณ์ต่อองค์กร นอกจากนี้ จดหมายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนจดหมาย เช่น ตำแหน่งงาน ข้อมูลการติดต่อ และความสัมพันธ์กับผู้สมัคร

ใครควรเขียนจดหมายอ้างอิง?

จดหมายอ้างอิงควรเขียนโดยบุคคลที่รู้จักผู้สมัครเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านวิชาการหรือวิชาชีพ ซึ่งรวมถึงผู้สอน หัวหน้างาน และเพื่อนร่วมงานคนก่อนๆ ด้วย

จดหมายอ้างอิงควรมีความยาวเท่าใด?

จดหมายอ้างอิงควรมีความยาวประมาณหนึ่งหน้า