ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายอ้างอิง
เผยแพร่แล้ว: 2017-09-01คุณถูกขอให้เขียนจดหมายอ้างอิง เยี่ยม! การถูกถามน่าจะหมายความว่าคุณมาไกลพอแล้วในอาชีพการงานของคุณที่การรับรองของคุณมีความหมาย อย่างน้อยที่สุดก็หมายความว่าคนที่คุณรู้จักเห็นคุณค่าความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับพวกเขาเป็นการส่วนตัว
จดหมายอ้างอิงเป็นแก่นของการสื่อสารสมัยใหม่ ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เกือบทุกคนต้องการอย่างใดอย่างหนึ่งสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การสมัครงาน การฝึกงาน การสมัครเข้าวิทยาลัยหรือบัณฑิตศึกษา หรือแม้แต่โอกาสในการเป็นอาสาสมัคร มันคุ้มค่าที่จะรู้วิธีการเขียน โชคดีที่จดหมายแนะนำเป็นไปตามรูปแบบมาตรฐาน
ก่อนที่คุณจะเขียนจดหมายอ้างอิง
มีบางสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนที่คุณจะนั่งลงเพื่อแนะนำใครสักคน แม้ว่าการถามจะเป็นการประจบสอพลอ โปรดจำไว้ว่าการรับรองของคุณอาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของแฟ้มข้อมูลบุคลากร ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าเป็นสิ่งที่คุณต้องการจะยืนเคียงข้างในระยะยาว นอกจากนี้ บางบริษัทมีนโยบายห้ามพนักงานไม่ให้อ้างอิง ก่อนที่คุณจะมอบตราประทับการอนุมัติของคุณให้ใครซักคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณอนุมัติแนวปฏิบัตินี้
ปฏิเสธคำขอหนังสืออ้างอิง
คุณควรทำอย่างไรหากต้องการปฏิเสธคำขอหนังสืออ้างอิง คำตอบขึ้นอยู่กับสถานการณ์
เมื่อคุณไม่สามารถแนะนำบุคคลนั้นได้อย่างแท้จริง
จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณถูกขอให้ให้ข้อมูลอ้างอิงสำหรับคนที่คุณไม่สบายใจที่จะแนะนำ สมมติว่าจรรยาบรรณในการทำงานหรือคุณภาพของงานไม่เป็นไปตามมาตรฐานของคุณ เป็นที่ยอมรับได้ที่จะปฏิเสธอย่างสุภาพด้วยการตอบสนองทั่วไปเช่น “ฉันไม่คิดว่าฉันเป็นคนที่ดีที่สุดในการเขียนข้อมูลอ้างอิงถึงคุณ” ไม่จำเป็นต้องให้เหตุผลเฉพาะเจาะจง
เมื่อคุณไม่รู้จักคนนั้นดีพอ
คุณรู้จักคนที่คุณถูกขอให้แนะนำจริง ๆ หรือไม่? หากคุณไม่รู้เกี่ยวกับคุณภาพของงานเพียงพอที่จะพูดในสิ่งที่น่าสนใจเกี่ยวกับพวกเขา วิธีที่ดีที่สุดคือปฏิเสธคำขอ เพียงแค่พูดว่า “ฉันขอโทษ ฉันดีใจที่คุณขอให้ฉันอ้างอิง แต่ฉันรู้สึกว่าฉันไม่คุ้นเคยกับคุณหรืองานของคุณพอที่จะเขียน”
วิธีจัดรูปแบบจดหมายอ้างอิง
จดหมายแนะนำส่วนใหญ่เป็นไปตามรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน แม้ว่าคุณจะต้องกรอกข้อมูลในช่องว่างทั้งหมด แต่การมีเทมเพลตที่ต้องทำตามจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นเล็กน้อย นี่คือสิ่งที่จดหมายอ้างอิงควรมี
ข้อมูลการติดต่อและคำทักทายของคุณ เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และ (หากคุณไม่ได้ส่งอีเมลถึงคำแนะนำโดยตรง) ที่อยู่อีเมลของคุณ เปิดจดหมายของคุณด้วยคำทักทายที่เป็นทางการ
ย่อหน้าเริ่มต้นแนะนำตัวเอง บอกผู้รับว่าคุณเป็นใคร และเหตุใดคุณจึงมีคุณสมบัติที่จะแนะนำบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง รวมสิ่งต่าง ๆ เช่น คุณรู้จักหรือทำงานกับบุคคลนั้นมานานแค่ไหน และในตำแหน่งใด (ในฐานะหัวหน้างาน ที่ปรึกษา ฯลฯ)
รายละเอียดเกี่ยวกับบุคคลที่คุณแนะนำ พูดคุยเกี่ยวกับสาเหตุที่บุคคลนี้มีคุณสมบัติ คุณลักษณะส่วนบุคคลอะไรที่ทำให้พวกเขาเป็นคนงานหรือนักเรียนที่ดี? พวกเขานำทักษะอะไรมาสู่โต๊ะ? คุณเคยเห็นหรือเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จอะไรบ้าง? ถ้าคุณสามารถใส่ตัวอย่างสั้นๆ เพื่อแสดงคุณสมบัติของบุคคลนั้นได้ ยิ่งดี
การปิดและลงนาม การปิดบัญชีของคุณควรย้ำว่าเหตุใดบุคคลนั้นจึงได้รับการรับรองจากคุณ หากคุณเปิดรับคำถามเพิ่มเติมหรือขอคำแนะนำด้วยวาจา โปรดระบุว่า ออกจากระบบอย่างเป็นทางการ
ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง
Wile E. Coyote ได้รับการร้องขอให้เขียนจดหมายอ้างอิงสำหรับผู้ฝึกงานที่เขาดูแลโดยตรง ต่อไปนี้คือตัวอย่างรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับจดหมายแนะนำในรูปแบบฉบับพิมพ์ (หรือไฟล์แนบ pdf)
Elmer J. Fudd Fudd Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123
เรียน คุณฟัดด์
ฉันยินดีที่จะแนะนำ Road Runner สำหรับตำแหน่งจัดส่งกับบริษัทของคุณ Road ทำงานเป็นพนักงานส่งของในสำนักงาน Albuquerque ของ Acme Corporation ตั้งแต่เดือนมีนาคมถึงกรกฎาคม 2017 ในช่วงเวลานี้เขาอยู่ภายใต้การดูแลโดยตรงของฉัน
ในช่วงเวลาสั้น ๆ ของเขากับ Acme Road แสดงให้เห็นถึงความเร็วและความว่องไวที่ยอดเยี่ยมในฐานะผู้ส่งสาร การส่งมอบของเขาเป็นไปอย่างทันท่วงที และเขาก็สุภาพและเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ ความสามารถที่โดดเด่นของเขาในการคิดด้วยเท้าของเขาทำให้เขาผ่านสถานการณ์ที่มีความเครียดสูงมากมาย เขาสงบอยู่เสมอแม้อยู่ภายใต้แรงกดดัน เขาได้แสดงความเต็มใจที่จะเสี่ยงและก้าวไปอีกขั้น
แม้ว่า Road จะเงียบ แต่เขาก็มีความสุภาพเรียบร้อยและเข้ากับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานได้อย่างดีเยี่ยม—เขาไม่เคยรบกวนใครเลยจริงๆ ฉันเชื่อว่าเขาสนุกกับงานมาก เพราะเขาดูเหมือนสนุกสนานอยู่เสมอ ฉันมีความสุขที่มีเขาทักทายฉันทุกวันด้วย "หมี่หมี่!" ที่ร่าเริง
ฉันเชื่อว่าโร้ดจะเป็นทรัพย์สินของนายจ้างทุกคน ฉันไม่ลังเลเลยที่จะให้คำแนะนำอย่างเต็มที่แก่เขา ฉันหวังว่าจะได้ติดตามเส้นทางอาชีพของเขาอย่างใกล้ชิด ฉันแน่ใจว่าเขาจะไปได้ไกล หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน
ขอแสดงความนับถือ,
Wile E. Coyote
หมายเหตุเกี่ยวกับจดหมายอ้างอิงอีเมล
เมื่อคุณส่งจดหมายอ้างอิงทางอีเมล คุณไม่จำเป็นต้องระบุที่อยู่ของคุณหรือข้อมูลติดต่อของผู้รับ ให้ใส่หัวเรื่องเช่น:
จดหมายอ้างอิง: Road Runner
วางข้อมูลติดต่อของคุณด้านล่างลายเซ็นของคุณดังนี้:
ขอแสดงความนับถือ,
Wile E. Coyote
ผู้อำนวยการฝ่ายผลิต
Acme Corporation
(123) 456-7890
หากคุณต้องการแรงบันดาลใจเพิ่มเติม ไปที่ The Balance เพื่อดูตัวอย่างจดหมายอ้างอิงประเภทต่างๆ 