วิธีเขียนอีเมลแจ้งเตือนอย่างมืออาชีพ

มนุษย์มีความทรงจำที่ไม่สมบูรณ์ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีอีเมลเตือนความจำอยู่ ตลอดอาชีพของคุณ คุณอาจจะเขียนอีเมลเตือนความจำมากมาย อีเมลเหล่านี้เป็นอีเมลที่กล่าวถึงหัวข้อที่มีการพูดคุยกันก่อนหน้านี้ เช่น คำขอทางวิชาชีพ การประชุม และประเด็นการอภิปราย เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับลืมเกี่ยวกับสิ่งเหล่านั้น อีเมลแจ้งเตือนยังมีประโยชน์ในชีวิตที่ไม่ใช่มืออาชีพของคุณอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการขอให้ผู้อื่นตอบรับคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม การวางแผนการเดินทาง หรือการสะกิดผู้อื่นเกี่ยวกับการนัดหมาย

อีเมลเตือนความจำคืออะไร?

อีเมลเตือนความจำจะถูกส่งไปเพื่อเตือนผู้รับให้ดำเนินการบางอย่างหรือเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ลืมบางสิ่งบางอย่าง ในแวดวงวิชาชีพและวิชาการ มักจะส่งอีเมลแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่ามีกำหนดการประชุม มีการแชร์เอกสาร รับทราบข้อมูล และตรงตามกำหนดเวลา อีเมลแจ้งเตือนเป็นอีเมลระดับมืออาชีพประเภทหนึ่งและมีความคล้ายคลึงกันเล็กน้อยกับอีเมลระดับมืออาชีพประเภทอื่นๆ เช่น อีเมลการขายและติดตามผล

คุณควรส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อใด

อีเมลเตือนความจำมักจะเป็นข้อความติดตามผลที่รองรับอีเมลฉบับก่อนหน้า ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานเพื่อกำหนดเวลาการประชุมและไม่ได้รับการตอบกลับ คุณสามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนเพื่อย้ำคำขอการประชุมได้

อีเมลช่วยเตือนไม่จำเป็นต้องติดตามอีเมลเสมอไป คุณยังสามารถส่งข้อความหลังการโทรหรือการสนทนาต่อหน้าได้ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเตือนผู้รับเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้พูดคุยไปแล้วก่อนหน้านี้ อีเมลแจ้งเตือนก็เหมาะสม

เมื่อใดจะส่งการแจ้งเตือน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างสถานการณ์บางส่วนที่สามารถแก้ไขได้ผ่านทางอีเมลแจ้งเตือน:

• การชำระเงินล่าช้าจากลูกค้า
• กำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึง
• เอกสารที่ต้องลงนาม
• การประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น
• กิจกรรม
• การสื่อสารที่สิ้นสุดลง

เมื่อ ไม่ ส่งการแจ้งเตือน

อย่าส่งอีเมลแจ้งเตือนหากผ่านไปไม่ถึง 24 ชั่วโมงนับจากที่คุณส่งอีเมลครั้งแรก โปรดทราบว่านี่เป็นระยะเวลา ขั้นต่ำ ที่เหมาะสมในการรอก่อนส่งอีเมลเตือนความจำ ในบางกรณี อาจเหมาะสมที่จะรอนานกว่านั้น

เคล็ดลับ 4 ข้อในการเขียนอีเมลเตือนความจำ

1 ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ

อีเมลแจ้งเตือนก็ควรเขียนด้วยคำพูดที่ตรงและเป็นมืออาชีพ เช่นเดียวกับอีเมลอื่นๆ อย่ากล่าวหาหรือล้อเลียนในอีเมลแจ้งเตือน เป้าหมายไม่ใช่การทำให้ผู้รับต้องอับอายในการปฏิบัติตาม แต่เพียงเพื่อเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการประชุม การโทร หรือหัวข้ออื่น ๆ ที่อาจลืมไปในการต่อสู้ของชีวิตการทำงานในแต่ละวัน

2 พูดตรงๆ

นอกจากจะต้องสุภาพและเป็นมืออาชีพแล้ว ยังต้องตรงไปตรงมาอีกด้วย ส่งคำขอที่เฉพาะเจาะจง เช่น ขอให้พวกเขาส่งอีเมลถึงคุณเพื่อเข้าถึงเอกสารเฉพาะ หรือตอบ "ใช่" ในการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ในปฏิทินของพวกเขา และระบุคำขอนี้โดยตรง

3 เวลาเป็นสิ่งสำคัญ

ระยะเวลาที่เหมาะสมในการรอก่อนที่จะส่งอีเมลเตือนความจำจะขึ้นอยู่กับความเร่งด่วนของข้อความเป็นหลัก สำหรับกำหนดเวลาที่จำกัด ให้ส่งอีเมลแจ้งเตือนประมาณ 24 ชั่วโมงหลังจากการสื่อสารครั้งแรกของคุณ สำหรับปัญหาเร่งด่วนน้อยกว่า คุณสามารถรอสองสามวันก่อนส่งอีเมลแจ้งเตือนได้ พิจารณาว่านานแค่ไหนแล้วตั้งแต่การติดต่อสื่อสารครั้งแรกของคุณ รวมถึงระยะเวลาที่คุณมีเวลาก่อนถึงกำหนดส่ง หากกำหนดเวลานั้นใกล้เข้ามาอย่างรวดเร็ว การส่งอีเมลเตือนความจำเร็วกว่าในภายหลังสามารถช่วยให้ไม่พลาดได้

ในอีเมลแจ้งเตือนตามเวลา ให้ระบุไทม์ไลน์ที่ชัดเจน ในไทม์ไลน์ของคุณ ให้ระบุวันที่ของการสนทนาครั้งแรก กำหนดเวลา และวันที่อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

4 อย่าขอโทษ

สุดท้ายนี้ ไม่ต้องขออภัยที่ส่งอีเมลแจ้งเตือน เพียงให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับอีเมลของคุณแก่ผู้รับ และขอให้พวกเขาดำเนินการอย่างสุภาพ

วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำแบบสุภาพ

ใช้รูปแบบต่อไปนี้เป็นเทมเพลตสำหรับอีเมลแจ้งเตือนที่มีประสิทธิภาพ

หัวเรื่อง

ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนสำหรับอีเมลแจ้งเตือนของคุณ ผู้รับควรรู้ว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไรก่อนที่จะเปิดอ่านด้วยซ้ำ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลเตือนความจำที่ดี:

• คำเตือน: โปรดส่งเอกสารการเริ่มต้นใช้งานที่ลงนามแล้วภายในวันพฤหัสบดีที่ 28/9
• ติดตามผล: การประชุมของเราวันอังคารหน้าเวลา 11.00 น
• ต้องการการดำเนินการเร่งด่วน: โครงการ Ward Street

การทักทาย

เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยคำทักทายแบบมืออาชีพมาตรฐาน เช่นสวัสดี สวัสดีหรือเรียนตามด้วยชื่อผู้รับ

คำอธิบาย

ในส่วนแรกของเนื้อหาอีเมลเตือนความจำ ให้ระบุเหตุผลว่าทำไมคุณจึงส่งการแจ้งเตือน นี่อาจเป็นการสรุปสั้นๆ ของการสนทนาที่คุณมีกับผู้รับ หรือหนึ่งหรือสองประโยคเพื่ออธิบายว่าทำไมคุณถึงติดต่อมา ไม่ว่าในกรณีใด โปรดใช้ส่วนนี้ให้สั้นและตรงประเด็น

โซลูชันที่เสนอ/คำกระตุ้นการตัดสินใจ

เนื้อหาอีเมลเตือนความจำครึ่งหลังควรมีข้อมูลเตือนความจำจริงด้วย นี่คือที่ที่คุณระบุสิ่งที่ผู้รับต้องทำและวันที่ต้องทำ ขึ้นอยู่กับหัวข้อและกรอบเวลา คุณยังสามารถระบุได้ว่าการดำเนินการจะต้องดำเนินการ "โดยเร็วที่สุด" หรือโดยเร็วที่สุด

คุณสามารถบอกผู้รับให้ส่งอีเมลหรือโทรหาคุณหากมีคำถามใดๆ ก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของอีเมล

ออกจากระบบ

กรอกอีเมลเตือนความจำด้วยการลงชื่อออกอย่างมืออาชีพ เช่น:

• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
• ขอแสดงความนับถือ
• ดีที่สุด

ติดตามการลงชื่อออกของคุณด้วยลายเซ็นมืออาชีพของคุณ

5 ตัวอย่างอีเมล์เตือนความจำ

1 อีเมลแจ้งเตือนถึงผู้จัดการ

เรื่อง: Re: PTO ตั้งแต่วันที่ 10/55 ถึง 10/63

สวัสดีโรซาลี

ฉันต้องการติดตามผลคำขอ PTO ของฉันสำหรับวันที่ 12 ตุลาคมถึง 20 ตุลาคม คุณขออนุมัติจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลให้ฉันลางานในครั้งนี้ได้ไหม

โปรดแจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุด เนื่องจากฉันต้องประกันการจองโรงแรมและเที่ยวบินหาก PTO ได้รับการอนุมัติ

ขอบคุณ!

ดีที่สุด,

ดาลีลา

2 อีเมลแจ้งเตือนไปยังลูกค้า

เรื่อง: การอนุมัติการออกแบบ

สวัสดีคาโรไลน์

ขอบคุณสำหรับการตอบรับอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการจำลองเหล่านั้น โปรดส่งบันทึกหรือการอนุมัติการอัปเดตการออกแบบที่เสนอภายใน EOD Friday เพื่อให้ทีมสร้างสรรค์ของเราสามารถดำเนินการกับเนื้อหาของพวกเขาสำหรับแคมเปญอีเมลต่อไป

หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือต้องการคำชี้แจง ฉันพร้อมเสมอทางอีเมลหรือ Slack

ขอแสดงความนับถือ

คาร์ไมเคิล

หัวหน้าฝ่ายออกแบบ

หน่วยงานออกแบบ

3 อีเมล์เตือนการประชุม

เรื่อง: รอคอยการโทรของเราวันนี้เวลา 14.00 น

สวัสดีดาเรียน

ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันอยากจะเตือนคุณเกี่ยวกับการโทรสถานะของเราบ่ายนี้ ฉันรอคอยที่จะหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าในโครงการปรับปรุงของคุณและรับฟังความคิดเห็นของคุณ

หากคุณต้องการกำหนดเวลาการโทรใหม่ โปรดดำเนินการโดยเลือกวันที่และเวลาอื่นในปฏิทินของฉันที่นี่: [ลิงก์ไปยังปฏิทิน]

ดีที่สุด,

วิตโตริโอ มานอย

โฟร์แมน

ก่อสร้างจำกัด

4 อีเมลแจ้งเตือนด่วน

เรื่อง: ด่วน: การดำเนินการที่จำเป็นภายในวันที่ 1 ตุลาคม

เรียนคุณสุมิตร

เราขอขอบคุณธุรกิจของคุณและภูมิใจที่ได้เรียกคุณว่า "หนึ่งในของเรา" ตลอดสามปีที่ผ่านมา เราหวังว่าคุณจะลงทุนกับ Capital Company ต่อไป อย่างไรก็ตาม เพื่อดำเนินการดังกล่าว เราต้องการให้คุณอัปเดตบัญชีนักลงทุนของคุณและอนุญาตการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย นี่คือการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณและรับรองการปฏิบัติตามความปลอดภัย

หากคุณมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับการอัปเดตหรือวิธีที่เรารักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย โปรดตอบกลับอีเมลนี้ หากคุณไม่สามารถอัปเดตบัญชีของคุณและอนุญาตการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยภายในวันที่ 1 ตุลาคม บัญชีของคุณจะถูกระงับจนกว่าคุณจะอัปเดตเสร็จสิ้น

ขอบคุณมากสำหรับความร่วมมือ เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะลงทุนร่วมกับคุณต่อไป

ดีที่สุด,

เอสเธอร์ คลาร์ก

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารความปลอดภัย

บริษัท แคปปิตอล จำกัด

5 อีเมลแจ้งเตือนการชำระเงิน

เรื่อง: คำเตือน: โปรดชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ #008

เรียนคุณ Teplitsky

นี่เป็นการเตือนอย่างอ่อนโยนว่าใบแจ้งหนี้ #008 เกินกำหนดชำระ กรุณาชำระเงินให้เสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด

หากคุณเชื่อว่าอีเมลนี้มีข้อผิดพลาด โปรดส่งต่อไปยัง Santos Bautista หัวหน้าฝ่ายบัญชีที่ [ที่อยู่อีเมล] พร้อมคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับข้อผิดพลาด

ขอบคุณ,

เดโบราห์

ผู้ดูแลระบบ ผู้ช่วย, เว็บโฮสติ้ง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลแจ้งเตือน

อีเมลเตือนความจำคืออะไร?

อีเมลเตือนความจำคือข้อความที่ส่งเพื่อเตือนผู้รับเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้น รายการการทำงาน หรือหัวข้อที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

คุณควรส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อใด

ส่งอีเมลแจ้งเตือนอย่างน้อยหนึ่งวันหลังจากที่คุณสื่อสารกับผู้รับครั้งแรก หากคุณกำลังเตือนพวกเขาเกี่ยวกับกำหนดเวลา การส่งอีเมลแจ้งเตือนอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนกำหนดเวลาก็อาจเป็นประโยชน์เช่นกัน

อีเมลเตือนความจำควรมีอะไรบ้าง?

อีเมลเตือนความจำควรมีสิ่งต่อไปนี้:

• หัวข้อเรื่องที่ชัดเจนและสะดุดตา
• คำทักทาย
• คำอธิบายโดยย่อว่าทำไมคุณจึงส่งอีเมล
• คำขอหรือการเตือนที่ชัดเจนโดยตรง
• การลงนามและลายเซ็นอย่างมืออาชีพ

อีเมลแจ้งเตือนประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

• การประชุมติดตามผล
• การแจ้งเตือนการชำระเงินที่ไม่ได้รับ
• คำขอดำเนินการ
• ดำเนินการสื่อสารที่หมดอายุต่อ
• การแจ้งเตือนการประชุม