วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำ – พร้อมตัวอย่าง

ไม่ว่าจะเป็นการชำระเงินที่ขาดหายไป การประชุมด่วน หรือการขอลา ในบางครั้ง คุณจะต้องส่งอีเมลเตือนความจำ

อีเมลเตือนความจำควรสุภาพ เป็นมืออาชีพ และโน้มน้าวใจ – ทำความเข้าใจประเด็นของคุณโดยที่ยังคงความหยาบคายทางด้านขวา ในตอนท้ายของอีเมล ผู้รับควรรู้ว่าต้องทำอะไรและเมื่อใด

‍ อีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรนั้นยากต่อการตอกย้ำ แต่นั่นไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น การอ่านคู่มือนี้และปฏิบัติตามหลักการของเราในการเขียนอีเมลเตือนความจำ คุณจะสามารถส่งการเตือนความจำอย่างสุภาพได้ในเวลาไม่กี่นาที

อีเมลเตือนความจำคืออะไร?

มีเหตุผลมากมายที่คุณอาจต้องส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล บางส่วนรวมถึงการยืนยันการเข้าร่วมการประชุมหรือการสัมภาษณ์ที่จะเกิดขึ้น การเน้นใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน หรือการทำงานล่าช้า

การแจ้งเตือนทางอีเมลโดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็นสองประเภท:

1. อีเมลที่ส่งก่อนที่จะมีบางสิ่งเกิดขึ้น เช่น การเตือนความจำที่เป็นมิตรว่าการประชุมจะถึงกำหนดเกิดขึ้น เป็นต้น
2. อีเมลเตือนหลังจากบางสิ่งล้มเหลว เช่น การแจ้งเตือนว่าใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับการชำระเงินภายในวันที่ครบกำหนด เป็นต้น

อีเมลเตือนความจำมีจุดประสงค์เดียว: เพื่อให้ผู้อื่นดำเนินการ

ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลกลับ โทรกลับ ส่งงาน หรือชำระบิล ที่ส่วนท้ายของอีเมล พวกเขาต้องรู้ว่าคุณต้องการทำอะไร คุณต้องการให้พวกเขาทำอย่างไร และเมื่อใด

เป็นเรื่องง่ายๆ ทำไมพวกเราหลายคนจึงพบว่าการเขียนอีเมลเตือนความจำสุภาพยากนัก? เป็นสื่อที่ทำให้ข้อความเป็นสิ่งที่ท้าทาย

อีเมลเป็นแบบพาสซีฟต่างจากการโทร การกำจัดองค์ประกอบของมนุษย์อาจทำให้เกิดปัญหาความเข้าใจและนำไปสู่การหลีกเลี่ยงและขาดการกระทำ ผู้คนพบว่าการเพิกเฉยอีเมลง่ายกว่าการโทรศัพท์

แล้วคุณทำอะไรได้บ้าง? ไม่ว่าคุณจะมีความสามารถทางธุรกิจหรือส่วนตัว การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพเป็นทักษะที่จำเป็นที่คุณต้องเชี่ยวชาญ

เมื่อเขียนอีเมลเตือนความจำ ความท้าทายคือการสร้างสมดุลระหว่างการเป็นมืออาชีพ ความสุภาพ และการโน้มน้าวใจ อีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรควรปฏิบัติตามกฎที่เป็นทางการของมารยาทอีเมล แต่ให้แน่ใจว่าไม่มีที่ว่างสำหรับความสับสน

‍นักวิชาการที่ศึกษาอีเมลได้ข้อสรุปว่าการใช้ "น้ำเสียงและทัศนคติที่เหมาะสมในอีเมลสามารถช่วยบรรเทาความท้าทายที่สื่อนำเสนอได้" ด้วยความเป็นมืออาชีพ สุภาพ และโน้มน้าวใจแต่ใจดี คุณสามารถทำให้ผู้คนตอบโต้ได้ ในทางกลับกัน อีเมลของคุณมักจะถูกเพิกเฉยหากมันดูหยาบคาย ก้าวร้าว หรือคลุมเครือ

เหตุใดอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรจึงมีความสำคัญ

การเขียนอีเมลเตือนความจำสุภาพเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของเรา อีเมลเป็นสกุลเงินทางธุรกิจของโลก โดยมีการส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า 3 แสนล้านข้อความทุกวัน พนักงานโดยเฉลี่ยได้รับอีเมล 121 ฉบับต่อวัน และคาดว่า 35% ของอีเมลธุรกิจเหล่านี้ยังไม่ได้อ่าน (หรือที่น่าตกใจ) อย่างไม่น่าเชื่อ

พวกเขายังมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 651 ฉบับในกล่องจดหมาย นั่นเป็นข้อความที่ไม่ได้รับและผู้ส่งที่ไม่มีความสุขมากมาย คุณมีกี่อัน?

หากคุณพบว่าตัวเองจมอยู่ในการสื่อสารดิจิทัล อย่าสิ้นหวัง การวิจัยมุ่งเน้นไปที่ R&D ในบริษัทในสหรัฐอเมริกาพบว่า "ผู้ดูแลระบบนวัตกรรมมีจำนวนผู้ติดต่อโดยตรงสูงกว่า มีความมุ่งมั่นในการสนทนามากกว่า และรับข้อความมากกว่าที่พวกเขาส่ง" พวกเขายังพบว่าคนที่มีนวัตกรรมมีแนวโน้มที่จะตอบสนองอย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ

เมื่อคุณพิจารณาว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการเปิด อ่าน และตอบกลับอีเมล จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่การโต้ตอบที่สำคัญจะพลาดไม่ได้ แต่อีเมลที่หายไปอาจทำให้สูญเสียรายได้ โดย SME ในสหราชอาณาจักรโดยเฉลี่ยมีใบแจ้งหนี้คงค้างอย่างน้อยห้าใบ โดยเฉลี่ยอยู่ที่ 11,700 ดอลลาร์ คุณส่งอีเมลแจ้งเตือนการชำระเงินที่ค้างชำระไปแล้วกี่ฉบับ

ผู้ตอบอาจไม่ได้เพิกเฉยต่ออีเมลของคุณโดยตั้งใจ อันที่จริง ตัวกรองสแปมที่มีความละเอียดอ่อนมากขึ้นเรื่อยๆ สามารถติดการติดต่อที่สำคัญของคุณในโฟลเดอร์ขยะ – โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีไฟล์แนบ

อีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรอาจเขียนได้ยากและรับได้ยาก ดังนั้นควรกระชับไว้ ผู้รับต้องทำสองสิ่ง: อ่านอีเมลและตอบกลับ ง่ายมาก ไม่มีเหตุผลที่จะต้องส่งให้ยุ่งยากเกินไป

วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำ

อีเมลเตือนความจำควรสั้น ฉับไว และตรงประเด็น คุณต้องการให้บุคคลนั้นทำอะไร ดังนั้นคุณต้องชัดเจน คุณต้องกล้าแสดงออกและหลีกเลี่ยงการหยาบคาย การหลุดออกจากปากไม่สุภาพเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่อีเมลของคุณจะถูกปฏิเสธโดยสิ้นเชิง

ในแง่ของน้ำเสียง เราขอแนะนำให้คุณเป็นทางการเมื่อส่งอีเมลเตือนความจำ หากคุณกำลังจัดการกับบางสิ่งที่จริงจัง เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน คุณอาจต้องอ้างอิงอีเมลอีกครั้งในอนาคต หรือแม้แต่ใช้เป็นหลักฐาน ดังนั้นจงสุภาพให้มากที่สุด

การวิจัยของเราพบว่ามีองค์ประกอบที่สำคัญหกประการของอีเมลเตือนความจำที่ประสบความสำเร็จ:

1. หัวเรื่อง
2. การทักทาย
3. สถานการณ์
4. สารละลาย
5. หนังบู๊
6. ออกจากระบบ

ลองดูสิ่งเหล่านี้ในรายละเอียดมากขึ้นทีละขั้นตอน

1. หัวเรื่อง

เราแนะนำให้ชัดเจนในหัวเรื่องอีเมลเตือนความจำของคุณ ตัวอย่างของเราด้านล่างหมายความว่าผู้รับไม่ต้องสงสัยเลยว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร

2. อีเมล์ทักทาย

ความสุภาพและเป็นมืออาชีพเป็นแนวทางที่ถูกต้อง เราจะไม่ลงลึกถึงความแตกต่างของคำทักทายทางอีเมล แต่อ่านคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างมืออาชีพ หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม

3. สถานการณ์

อธิบายปัญหาและเจาะจง รวมข้อมูลอ้างอิง วันที่ และรายละเอียด มีความชัดเจนและชัดเจน

4. วิธีแก้ปัญหา

เราจะใจดีขึ้นเล็กน้อยในตัวอย่างอีเมลเตือนความจำนี้มากกว่าที่คุณจำเป็นต้องเป็น บ่อยครั้งสิ่งนี้ช่วยได้ โดยเฉพาะหากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กและบุคคลที่คุณติดต่อด้วยเป็นลูกค้าหรือลูกค้าที่มีคุณค่า

บางครั้งอาจมีข้อแก้ตัวที่ถูกต้องว่าทำไมอีเมลหรือใบแจ้งหนี้จึงถูกเพิกเฉยหรือไม่ได้รับการชำระเงิน การมีความสุภาพและเป็นมืออาชีพจะทำให้คุณมีโอกาสได้รับผลลัพธ์ที่น่าพอใจมากที่สุด

5. การกระทำ

บอกผู้รับอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร หากคุณต้องการให้พวกเขาจ่ายเงินให้คุณบอกพวกเขา หากคุณต้องการกำหนดวันที่ ให้ดำเนินการดังกล่าว แต่ต่อต้านการขู่เข็ญหรือโกรธเคือง มีโอกาสน้อยที่คุณจะบรรลุผลที่คุณต้องการหากคุณทำ

ในกรณีของผู้จ่ายเงินล่าช้าอย่างสม่ำเสมอ คุณอาจต้องการระบุวันที่สำหรับการชำระเงิน ในบางกรณี คุณอาจต้องการอธิบายผลที่ตามมาหากมีคนไม่ตอบคุณด้วยความกรุณา อาจเป็นได้ว่าคุณเสนอช่วงสัมภาษณ์ให้คนอื่นหรือเริ่มดำเนินการอย่างเป็นทางการเพื่อกู้คืนรายได้ที่สูญเสียไป

อีกครั้ง: หากคุณชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ ก็ไม่มีขอบสำหรับการเข้าใจผิด

6. การลงชื่อออกจากอีเมล

ลงท้ายอีเมลอย่างสุภาพและเป็นทางการ หากคุณต้องการคำเตือนเกี่ยวกับการสิ้นสุดอีเมลอย่างมืออาชีพ โปรดอ่านคำแนะนำของเรา

ตัวอย่างอีเมลเตือนความจำ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการเตือนอีเมลที่เป็นมาตรฐานและค่อนข้างสุภาพซึ่งคุณอาจพบว่ามีประโยชน์ พวกเขายังใช้กรอบงานหกจุดที่เราได้กำหนดไว้ข้างต้น ไม่ว่าคุณจะดึงแรงบันดาลใจจากตัวอย่างของเราหรือไม่ก็ตาม โปรดจำประเด็นหลักของอีเมลเตือนความจำที่เราได้วางไว้ในบล็อกนี้เสมอ

อีเมลเตือนความจำอ่อนโยนถึงเจ้านาย

อีเมลเตือนความจำถึงเจ้านายของคุณอาจเป็นเรื่องละเอียดอ่อน แต่หลักการก็ยังเหมือนเดิม รักษาความเป็นมืออาชีพ สุภาพ และโน้มน้าวใจ ตัวอย่างนี้ยังสามารถใช้เป็นอีเมลเตือนความจำถึงผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล อาจารย์ หรือเพื่อนร่วมงาน

อีเมลเตือนความจำถึงลูกค้า

บางครั้ง โครงการสามารถจัดขึ้นได้หากลูกค้า ผู้รับเหมา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือบุคคลอื่นไม่สามารถมีส่วนร่วมได้ อีเมลเตือนความจำที่อ่อนโยนถึงลูกค้าสามารถทำให้โครงการของคุณกลับมาเป็นปกติได้

อีเมลแจ้งเตือนเหตุการณ์

อีเมลเตือนความจำกิจกรรมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของคุณจะประสบความสำเร็จ เป็นไปได้มากที่คุณจะส่งออกสิ่งเหล่านี้ไปบ้าง ดังนั้นตัวอย่างอีเมลเตือนความจำนี้จึงสั้น ไพเราะ และตรงประเด็น

อีเมลแจ้งเตือนการประชุม

การเรียกประชุมควรเป็นแบบส่วนตัวเสมอ คุณสามารถเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับความสำคัญของการประชุมและผลกระทบของการไม่เข้าร่วมเมื่อเปรียบเทียบกับอีเมลกิจกรรม ตัวอย่างนี้สามารถเปลี่ยนเป็นอีเมลเตือนความจำการนัดหมายได้

อีเมลแจ้งเตือนการชำระเงินที่ค้างชำระ

การแจ้งเตือนการชำระเงินเป็นเรื่องปกติ (ที่น่าเศร้า) โดยที่ผู้จ่ายเงินล่าช้าเป็นปัญหาที่ธุรกิจทั้งหมดต้องเผชิญ กุญแจสำคัญในที่นี้คือการกำจัดอารมณ์และต่อต้านการยั่วยวนให้โกรธ ระบุข้อเท็จจริง ให้ผลลัพธ์แก่พวกเขา และบอกพวกเขาว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร

ข้อผิดพลาดในการเตือนอีเมลทั่วไป 5 ข้อ – และวิธีหลีกเลี่ยง

ตัวอย่างข้างต้นควรให้แนวทางที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการจัดโครงสร้างอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตร ก่อนที่เราจะออกจากระบบ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดในการช่วยเตือนอีเมลที่พบบ่อย 5 ข้อ และวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้

1. ไปถึงจุดหมาย

เป็นมิตรแต่มั่นคง คุณกำลังเขียนเตือนความจำด้วยเหตุผล ดังนั้นจงเข้าประเด็นอย่างรวดเร็ว มีรายละเอียดเฉพาะเจาะจงและมีโครงสร้าง

2.หลีกเลี่ยงความอับอาย

คุณรู้ว่าพวกเขาได้รับอีเมล (และพวกเขาก็น่าจะได้รับเช่นกัน) แต่อย่าเอ่ยชื่อและอับอาย ให้อีเมลเตือนความจำที่สุภาพของคุณสุภาพ เป็นมิตร และมีสมาธิ

3. ไม่เคยขอโทษ

ง่ายที่จะขอโทษ (นั่นคือสิ่งที่เราทำใช่ไหม) แต่จะไม่ช่วยเตือนความจำอีเมลของคุณ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถทำให้การระเบิดเบาลงเล็กน้อย ( คุณอาจพลาดอีเมลฉบับก่อนของฉัน ) แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำ และอย่าเขียนอีเมล "แค่เตือนความจำ…" อย่างใดอย่างหนึ่ง

4. จัดหาวิธีแก้ปัญหา

ชัดเจนเสมอว่าคุณต้องการให้ผู้รับทำอะไร คุณต้องการการตอบสนองและการดำเนินการที่ให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ บอกบุคคลนั้นว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรและเมื่อไหร่

5. ส่งเสริมการสื่อสาร

ในบางกรณี อาจมีเหตุผลที่ถูกต้องที่บางคนไม่ตอบสนองต่อคุณ ให้โอกาสหลายครั้งและพร้อมท์เพื่อกระตุ้นให้พวกเขาตอบกลับคุณ หากพวกเขาไม่ต้องการส่งอีเมลถึงคุณ ให้โอกาสในการติดต่อคุณทางโทรศัพท์

ยังสงสัยว่าจะเขียนอีเมลเตือนความจำได้อย่างไร? ด้วย Flowrite คุณสามารถเปลี่ยนหัวข้อย่อยสั้นๆ ให้เป็นอีเมลเตือนความจำพร้อมส่งด้วย AI ขอสิทธิ์เข้าถึงก่อนใครเพื่อส่งอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรเร็วกว่าที่เคย