ตอบกลับทั้งหมด: วิธีตอบกลับอีเมลกลุ่มอย่างมั่นใจ

ฟังก์ชั่นตอบกลับทั้งหมดเป็นพรแบบผสม อาจเป็นส่วนสำคัญของกิจวัตรอีเมลประจำวันของคุณ แต่หากคุณไม่ระมัดระวัง ก็อาจเป็นวิธีง่ายๆ ที่ทำให้ตัวเองอับอายต่อหน้าผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน ผู้ติดต่อทางวิชาชีพ และแม้แต่คนแปลกหน้า

การรู้ว่าเมื่อใดและอย่างไรจึงจะใช้การตอบกลับทั้งหมดได้ดีที่สุดเป็นกุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จ หรือเกือบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการส่งอีเมล เช่น การติดต่อกับลูกค้า การสื่อสารภายใน หรือการวางแผนการออกนอกบ้านของทีม ด้านล่างนี้เราจะกล่าวถึงเหตุผลในการปรับใช้ สถานการณ์ที่ไม่เหมาะ และวิธีการตอบกลับทั้งหมดอย่างมีไหวพริบ ความสุภาพ และความมั่นใจ

การตอบกลับทั้งหมดจะเหมาะสมเมื่อใด

ในการเริ่มต้น ขอให้ชัดเจนว่าในหลายกรณี การตอบกลับอีเมลกลุ่มด้วยการส่งข้อความถึงบุคคลหนึ่งๆ แทนที่จะตอบกลับทั้งหมดจะดีกว่า

คำถามสำคัญคือวิธีที่ง่ายที่สุดในการลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายและความสับสนสำหรับทุกคนที่คุณกำลังตอบกลับคืออะไร หากคุณสามารถคิดวิธีที่ดีกว่าในการทำทั้งสองอย่างให้สำเร็จได้ คุณก็ควรทำสิ่งนั้นแทน

ยังมีอีกหลายสถานการณ์ที่การใช้ตอบกลับทั้งหมดถือเป็นการโทรที่ถูกต้อง

บางครั้งสิ่งนี้อาจชัดเจน: เจ้านายของคุณส่งอีเมลถึงทีมของคุณและขอให้คุณอัปเดตทุกคนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่ เป็นต้น หรือลูกค้าส่งอีเมลถึงคุณ เจ้านายของคุณ และเพื่อนร่วมงานคนอื่นเพื่อถามคำถามเกี่ยวกับเวลา หากคุณเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการกำหนดเวลา นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะใช้การตอบกลับทั้งหมด โปรดทราบว่าในสถานการณ์นี้ เหตุผลส่วนหนึ่งในการตอบกลับทั้งหมดคือการแจ้งให้คนอื่นๆ ในทีมของคุณทราบว่าคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการตอบคำถามของลูกค้า

แม้ว่าบางครั้งการตอบกลับทั้งหมดจะถูกมองว่าสร้างอีเมลที่กวนใจ น่ารำคาญ หรือไม่จำเป็น แต่การตอบกลับเพียงครั้งเดียว ตรงเวลา และรอบคอบสามารถหลีกเลี่ยงอีเมลและคำถามติดตามผลได้มากขึ้น

ตัวอย่าง: สมมติว่าคุณทำงานในห้องข่าวและเพื่อนร่วมงานส่งอีเมลถึงคน 15 คนอย่างเร่งด่วนเพื่อสอบถามว่ามีใครสามารถช่วยเธอปลดล็อกตู้เสบียงเพื่อหยิบเครื่องบันทึกภาคสนามและไมโครโฟนสำหรับการเดินทางรายงานที่กำลังจะมาถึงของเธอได้หรือไม่

หากคุณตอบกลับเธอเพียงคนเดียวและพูดว่า “แน่นอน ฉันมีกุญแจและสามารถตรวจสอบชุดอุปกรณ์ให้คุณตอนนี้” เป็นไปได้ว่าคนอื่นจะตอบและเสนอให้ทำเช่นเดียวกัน พร้อมด้วยบรรณาธิการถามว่าได้ทำเสร็จแล้วหรือไม่ ในกรณีนี้ เป็นการดีกว่าที่จะตอบกลับทันทีและแจ้งให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังจัดการคำขออยู่

ที่สำคัญ ตรรกะเดียวกันนี้ใช้ได้ผลในวงกว้าง หากมีคน 20 คนได้รับการตอบกลับของคุณทั้งหมด และการตอบกลับของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อคนส่วนใหญ่ ก็คุ้มค่าที่จะส่งไป กล่าวคือ ยิ่งมีคนในกระทู้มากเท่าใด ระดับความเกี่ยวข้องก็จะยิ่งสูงขึ้นตามไปด้วย

การคำนวณประเภทนี้ยังใช้งานได้หากคุณกำลังพิจารณาใช้การตอบกลับทั้งหมดเพื่อถามคำถาม หากน่าเป็นห่วงคนส่วนใหญ่ในกระทู้ ก็อาจจะคุ้มค่าที่จะถามในแบบที่ทุกคนมองเห็น แต่ระวังอย่าทำมากเกินไป

เมื่อใดที่คุณไม่ควร ตอบกลับทั้งหมด?

กลับไปที่คำถามที่เราพูดคุยไปก่อนหน้านี้: วิธีใดเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการลดความยุ่งเหยิงและความสับสนในกล่องจดหมาย หากอีเมลที่คุณคิดจะส่งไม่ได้รับการต้อนรับหรือเกี่ยวข้องกับคนส่วนใหญ่ที่อีเมลนั้นเข้าถึง การตอบกลับทั้งหมดไม่ใช่วิธีแก้ปัญหา

ตัวอย่าง: คุณและทุกคนในแผนกได้รับอีเมลแจ้งว่าหนึ่งในเพื่อนร่วมงานของคุณยอมรับการเลื่อนตำแหน่งและการโอนย้ายครั้งใหญ่ ขอแสดงความยินดีด้วย และทุกคนจะได้รับเชิญให้ไปแกว่งที่ลานบ้านตอนสี่โมงเช้าเพื่อรับประทานเค้กและกล่าวคำอำลาด้วยความรัก

คุณ (และคนอื่นๆ ในแผนกของคุณ) จำเป็นต้องตอบกลับทั้งหมดด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ที่ล็อคไว้ ยินดีด้วย และอิโมจิเค้กหรือไม่? อาจจะไม่. ในกรณีนี้ เพียงตอบกลับเพื่อนร่วมงานที่มีชื่อเสียงเป็นรายบุคคล หรือดีกว่านั้น แสดงความยินดีกับพวกเขาด้วยตนเองผ่านเค้ก

ตรรกะที่คล้ายกันนี้ใช้กับเรื่องละเอียดอ่อนหรือเรื่องส่วนตัวมากกว่า เมื่อคุณต้องการแก้ไขผู้อื่นอย่างสุภาพหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีเจ้าหนี้มีแบบฟอร์มภาษีส่วนบุคคลและที่อยู่ปัจจุบันของคุณ การตอบกลับทั้งหมดจะไม่ค่อยเหมาะสมเท่าที่ควร

แนวคิดนี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการตอบรับอย่างมืออาชีพ เนื่องจากไม่ยากเลยที่จะจินตนาการถึงสถานการณ์ที่แม้แต่การแก้ไขที่มีเจตนาดีต่อหน้าเพื่อนร่วมงานหลายสิบคนก็ยังทำให้ผู้รับหลักรู้สึกอับอาย และทำให้คนอื่นๆ ในห่วงโซ่ต้องสะดุ้ง และ ความเสี่ยงที่ทำให้ผู้ส่งดูถูกลืมอย่างดีที่สุด

ขอย้ำอีกครั้ง หากอีเมลของคุณไม่มีคุณค่าต่อคนส่วนใหญ่ที่ได้รับอีเมล โปรดอย่าใช้การตอบกลับทั้งหมด

ฉันจะใช้การตอบกลับทั้งหมดเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้อย่างไร

เช่นเดียวกับที่คุณส่งอีเมลถึงบุคคล คุณควรสุภาพและตอบให้สั้นเมื่อตอบกลับทั้งหมด ซึ่งหมายถึงการลดการทำซ้ำและมองหาวิธีจำกัดการไปมา พยายามชี้แจงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกี่ยวข้องกับรายการการดำเนินการสำหรับผู้รับหลายคน ในกรณีเช่นนี้ คุณอาจต้องการใส่ชื่อของแต่ละคนเป็นตัวหนา หรือใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อปรับปรุงให้อ่านง่าย ดังในตัวอย่างนี้:

เนื่องจากแขกรับเชิญในตอนนี้ต้องกำหนดเวลาเซสชันการบันทึกใหม่ล่วงหน้าหนึ่งวัน เราจึงต้องปรับกรอบเวลาให้สูงขึ้น

• มาริสซา:คุณช่วยร่างบันทึกการผลิตเมื่อเช้านี้เพื่อให้เรามีเวลาแก้ไขได้หรือไม่?
• เวอร์จิล:คุณพร้อมจะปรับแต่งมันแล้วส่งมันถึงเจ้าบ้านก่อนบ่าย 2 โมงได้ไหม?
• Riley:คุณช่วยกรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าแขกมีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับการตั้งค่าการบันทึกของเราหรือไม่?

คำนึงถึงผู้ฟังของคุณ ลองนึกถึงข้อมูลที่จะให้บริการพวกเขาได้ดีที่สุด และวิธีสื่อสารข้อมูลดังกล่าวในลักษณะที่ชัดเจน กระชับ ใจดี และไม่มีข้อผิดพลาด

ไวยากรณ์สามารถช่วยให้คุณตอบกลับทั้งหมดได้อย่างมั่นใจ

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือกดส่งแล้วพบว่าคุณเพิ่งใช้การตอบกลับทั้งหมดเพื่อโจมตีเพื่อนร่วมงานหรือคนแปลกหน้าด้วยอีเมลที่เต็มไปด้วยเครื่องหมายวรรคตอน การสะกดคำ และไวยากรณ์ที่ผิดพลาด

ไวยากรณ์สามารถช่วยประหยัดเวลาของคุณในขณะที่ป้องกันการพิมพ์ผิดที่น่าอึดอัด เครื่องหมายจุลภาควางผิด การไม่เห็นด้วยกับกริยาประธานและกริยา และข้อผิดพลาดอื่นๆ ผู้ใช้ Grammarly Premium สามารถรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมใน การเขียนประโยค ที่เน้นความชัดเจน และ การปรับโทนเสียง เพื่อให้คุณสามารถสื่อสารได้อย่างมั่นใจ