ตอบกลับทั้งหมด: วิธีตอบกลับอีเมลกลุ่มอย่างมั่นใจ

ฟังก์ชันตอบกลับทั้งหมดเป็นพรแบบผสม มันอาจจะเป็นส่วนสำคัญของกิจวัตรประจำวันของอีเมลของคุณ แต่ถ้าคุณประมาท มันก็อาจเป็นวิธีที่ง่ายในการทำให้ตัวเองอับอายต่อหน้าผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน ผู้ติดต่อมืออาชีพ และแม้แต่คนแปลกหน้า

การรู้ว่าควรใช้การตอบกลับทั้งหมดเมื่อใดและอย่างไรเป็นกุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จ เกือบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการส่งอีเมล เช่น การเข้าถึงลูกค้า การสื่อสารภายใน หรือการวางแผนการออกนอกบ้านของทีม ด้านล่างนี้ เราจะกล่าวถึงเหตุผลในการปรับใช้ สถานการณ์ที่ไม่เหมาะสม และวิธีตอบกลับทั้งหมดด้วยไหวพริบ ความสง่างาม และความมั่นใจ

เมื่อใดที่การตอบกลับทั้งหมดเหมาะสม?

ในการเริ่มต้น ให้ชัดเจนว่าในหลายกรณี เป็นการดีกว่าที่จะตอบกลับอีเมลกลุ่มโดยการส่งข้อความถึงบุคคล แทนที่จะตอบกลับทั้งหมด

คำถามสำคัญคือ วิธี ที่ง่ายที่สุดในการลดความยุ่งเหยิงและความสับสนของกล่องจดหมายสำหรับทุกคนที่คุณตอบกลับคืออะไร หากคุณสามารถคิดหาวิธีที่ดีกว่าในการทำทั้งสองอย่างได้ คุณควรทำอย่างนั้นแทน

ยังมีสถานการณ์อีกมากมายที่การใช้การตอบกลับทั้งหมดเป็นการโทรที่ถูกต้อง

บางครั้งสิ่งนี้ก็ชัดเจน: เจ้านายของคุณส่งอีเมลถึงทีมของคุณและขอให้คุณอัปเดตทุกคนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ เป็นต้น หรือลูกค้าส่งอีเมลถึงคุณ เจ้านาย และเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ พร้อมคำถามเกี่ยวกับเวลา หากคุณเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการจัดตารางเวลา นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะใช้การตอบกลับทั้งหมด โปรดทราบว่าในสถานการณ์สมมตินี้ เหตุผลส่วนหนึ่งในการตอบกลับทั้งหมดคือการให้คนอื่นๆ ในทีมของคุณรู้ว่าคุณดูแลตอบคำถามของลูกค้า

แม้ว่าบางครั้งการตอบกลับทั้งหมดจะถูกเพิกเฉยต่อการสร้างอีเมลที่รบกวนสมาธิ น่ารำคาญ หรือไม่จำเป็น แต่การตอบกลับครั้งเดียวที่ตรงเวลาและรอบคอบ ทั้งหมดนี้สามารถหลีกเลี่ยงอีเมลและคำถามติดตามผลได้มากขึ้น

นี่คือตัวอย่าง: สมมติว่าคุณทำงานในห้องข่าวและเพื่อนร่วมงานส่งอีเมลถึง 15 คนเพื่อถามอย่างเร่งด่วนว่ามีใครสามารถช่วยเธอปลดล็อกตู้เสบียงเพื่อคว้าเครื่องบันทึกภาคสนามและไมโครโฟนสำหรับการเดินทางไปรายงานตัวที่กำลังจะเกิดขึ้น

หากคุณตอบเพียงเธอและพูดว่า “แน่นอน ฉันมีกุญแจและสามารถตรวจสอบชุดอุปกรณ์ให้คุณได้” เป็นไปได้ว่าคนอื่นจะตอบและเสนอให้ทำเช่นเดียวกัน พร้อมกับบรรณาธิการถามว่าทำเสร็จแล้วหรือไม่ ในกรณีนี้ เป็นการดีกว่าที่จะตอบกลับทั้งหมดทันทีและแจ้งให้ทุกคนที่คุณกำลังจัดการคำขอนั้นทราบอย่างชัดเจน

ที่สำคัญ ตรรกะเดียวกันนี้ใช้ได้กับทุกระดับ: ถ้ายี่สิบคนจะได้รับการตอบกลับของคุณทั้งหมด และการตอบกลับของคุณจะเป็นประโยชน์กับพวกเขาส่วนใหญ่ ก็คุ้มค่าที่จะส่ง ที่กล่าวว่ายิ่งมีคนในเธรดมากเท่าไหร่ แถบสำหรับความเกี่ยวข้องก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

การคำนวณประเภทนี้ยังใช้ได้ผลหากคุณกำลังพิจารณาใช้การตอบกลับทั้งหมดเพื่อถามคำถาม หากมีแนวโน้มว่าคนส่วนใหญ่ในหัวข้อจะกังวล อาจคุ้มค่าที่จะถามในลักษณะที่ทุกคนสามารถเห็นได้ แต่จงระวังที่ทำเช่นนี้มากเกินไป

เมื่อใดที่คุณ ไม่ ควร ตอบกลับทั้งหมด

กลับไปที่คำถามที่เราได้กล่าวไปก่อนหน้านี้: วิธีใดดีที่สุดในการลดความยุ่งเหยิงและความสับสนของกล่องจดหมาย หากอีเมลที่คุณกำลังคิดจะส่งไม่ต้อนรับหรือเกี่ยวข้องกับคนส่วนใหญ่ที่อีเมลจะเข้าถึง การตอบกลับทั้งหมดไม่ใช่หนทางที่จะไป

นี่คือตัวอย่าง: คุณและทุกคนในแผนกของคุณจะได้รับอีเมลแจ้งว่าเพื่อนร่วมงานคนใดคนหนึ่งของคุณยอมรับการเลื่อนตำแหน่งและการย้ายใหม่ครั้งใหญ่ ขอแสดงความยินดีและทุกคนได้รับเชิญให้แกว่งไปที่ลานเวลาสี่โมงเย็นสำหรับเค้กและอำลาด้วยความรัก

คุณ (และคนอื่นๆ ในแผนกของคุณ) จำเป็นต้องตอบทุกคนด้วย CONGRATS แบบแคปล็อค และอีโมจิเค้กไหม อาจจะไม่. ในกรณีนี้ เพียงตอบกลับเพื่อนร่วมงานที่มีชื่อเสียงเป็นรายบุคคล หรือให้แสดงความยินดีกับพวกเขาด้วยตนเองผ่านเค้ก

ตรรกะที่คล้ายกันนี้ใช้กับเรื่องที่ละเอียดอ่อนหรือเรื่องส่วนตัวมากกว่า เมื่อคุณต้องการแก้ไขใครบางคนอย่างสุภาพหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีเจ้าหนี้มีแบบฟอร์มภาษีส่วนบุคคลและที่อยู่ปัจจุบันของคุณ การตอบกลับทั้งหมดนั้นไม่ค่อยจะเหมาะสมที่สุด

แนวคิดนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งเมื่อต้องคำนึงถึงความคิดเห็นของมืออาชีพ เนื่องจากไม่ใช่เรื่องยากที่จะจินตนาการถึงสถานการณ์ที่แม้แต่การแก้ไขที่ตั้งใจไว้อย่างดีต่อหน้าเพื่อนร่วมงานหลายสิบคนก็ยังสร้างความอับอายให้กับผู้รับหลัก ทำให้คนอื่นๆ ในกลุ่มรู้สึกแย่ และ ความเสี่ยงที่ทำให้ผู้ส่งดูเหมือนหลงลืมอย่างดีที่สุด

อีกครั้ง หากอีเมลของคุณไม่มีค่าสำหรับคนส่วนใหญ่ที่ได้รับอีเมล อย่าใช้การตอบกลับทั้งหมด

ฉันจะใช้การตอบกลับทั้งหมดเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่เป็นประโยชน์อย่างแนบเนียนได้อย่างไร

เช่นเดียวกับที่คุณทำกับอีเมลถึงบุคคล คุณควรสุภาพและให้สั้นเมื่อตอบกลับทั้งหมด ซึ่งหมายถึงการลดการทำซ้ำและมองหาวิธีจำกัดการกลับไปกลับมา พยายามชี้แจงสิ่งที่ควรเกิดขึ้นต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกี่ยวข้องกับรายการการดำเนินการสำหรับผู้รับหลายคน ในกรณีเช่นนี้ คุณอาจต้องการใส่ชื่อแต่ละคนเป็นตัวหนาหรือใช้รายการหัวข้อย่อยเพื่อปรับปรุงความสามารถในการอ่าน ดังในตัวอย่างนี้:

เนื่องจากแขกรับเชิญของตอนนี้ต้องเปลี่ยนเวลาเซสชันการบันทึกของเราให้เร็วขึ้นหนึ่งวัน เราจึงต้องเพิ่มกรอบเวลาของเรา

• Marissa: เวอร์จิล: Riley: ให้ผู้ชมของคุณอยู่ในใจ คิดว่าข้อมูลใดจะให้บริการพวกเขาได้ดีที่สุดและจะสื่อสารอย่างไรให้ชัดเจน รัดกุม มีน้ำใจ และปราศจากข้อผิดพลาด

  ไวยากรณ์สามารถช่วยคุณตอบได้ทั้งหมดด้วยความมั่นใจ

  สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการกดส่งและตระหนักว่าคุณเพิ่งใช้การตอบกลับทั้งหมดเพื่อโจมตีเพื่อนร่วมงานหรือคนแปลกหน้าทั้งหมดด้วยอีเมลที่เต็มไปด้วยเครื่องหมายวรรคตอน การสะกดคำ และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

  ไวยากรณ์สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาในขณะที่ป้องกันการพิมพ์ผิดที่น่าอึดอัดใจ เครื่องหมายจุลภาคที่ใส่ผิด ความไม่เห็นด้วยของประธานกริยา และข้อผิดพลาดอื่นๆ ผู้ใช้ Grammarly Premium สามารถรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมด้วย การ เขียนประโยคใหม่ และ การ ปรับโทนเสียง ที่เน้นความชัดเจน คุณจึงสามารถสื่อสารได้อย่างมั่นใจ