วิธีการปฏิเสธ: คำแนะนำในการปฏิเสธอย่างสุภาพ

การปฏิเสธไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่บ่อยครั้งก็จำเป็น

นั่นเป็นเรื่องจริงทั้งในที่ทำงานและในความสัมพันธ์ส่วนตัว เมื่อเพื่อนร่วมงานขอให้คุณทำโปรเจ็กต์ที่คุณไม่มีแบนด์วิดท์เพียงพอ การตอบโต้โดยไม่ทิ้งพวกเขาไว้โดยรู้สึกว่าถูกปฏิเสธนั้นเป็นทักษะที่มีค่า ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณได้รับคำเชิญ คุณไม่พร้อมรับ การรู้ว่าจะปฏิเสธอย่างสุภาพจะช่วยป้องกันไม่ให้เรื่องอึดอัดใจได้

แล้วคุณจะปรับโทน เสียง ผ่านอีเมลหรือข้อความ อย่างไร เพื่อให้คนที่คุณปฏิเสธรู้ว่าคุณยังห่วงใยอยู่? ด้านล่างนี้คุณจะพบห้ากลยุทธ์ รวมถึงตัวอย่างวิธีปฏิเสธอย่างสุภาพ

1 สนับสนุนด้วยความกรุณาหรือคำชมเชย

คำนี้เป็นเพลงโปรดของคุณย่าทุกที่ นี่คือเพลงคลาสสิก “ฉันรักเธอแต่ไม่” แนวคิดก็คือการให้คำพูดสองสามคำแก่ผู้รับเพื่อให้รู้สึกดีแม้ว่าจะถูกปฏิเสธก็ตาม เช่น:

ตัวอย่าง:ฟังดูเหมือนเป็นโอกาสที่ดี แต่ฉันต้องผ่านมันไป ขอบคุณที่พิจารณาฉัน!

ตัวอย่าง:ข้อเสนอของคุณน่าสนใจ และฉันดีใจที่คุณหยิบยกขึ้นมา แต่ไม่เหมาะสำหรับเรา

วลีสุดท้ายนั้น ยืม มาจากผู้มีส่วนร่วมมายาวนานต่อ John McPhee ชาวนิวยอร์กผู้น่านับถือ ซึ่งเขาปฏิเสธการเลือกอย่างอ่อนโยนพอๆ กับสั้นๆ ว่า “ไม่ใช่สำหรับเรา”

2 ให้เหตุผลของคุณ.

นอกจากคำชมเชยแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่คนที่คุณปฏิเสธอาจจะซาบซึ้งก็คือการรู้ว่าทำไม บางครั้งวิธีที่ดีที่สุดคือเปิดเผยข้อจำกัดของตัวเองอย่างตรงไปตรงมา

ตัวอย่าง:บ่ายวันนี้ฉันไม่สามารถจัดการการประชุมให้คุณได้ ฉันกำลังยุ่งอยู่กับการรับสมัครพนักงานใหม่และมีกำหนดเวลาที่ต้องทำให้เสร็จ

ตัวอย่าง:นี่เป็นการนำเสนอที่ไพเราะ แต่องค์กรของเราไม่มีงบประมาณสำหรับโครงการประเภทนี้ในขณะนี้

ตัวอย่าง:การเดินทางไปพอร์ตแลนด์ฟังดูน่าสนุก ขอบคุณ! น่าเสียดายที่ฉันไม่มีเวลาไปแกว่งในฤดูร้อนนี้

ในกรณีอื่นๆ คุณอาจต้องการเปิดเผยให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในกรณีนี้ โปรดอ่านต่อ

3 พูดสั้นๆ แต่ไม่หยาบคาย

คุณไม่จำเป็นต้องอธิบายตัวเองเสมอไปเมื่อบอกใครว่าไม่ ถึงกระนั้น ก็มักจะให้ความสำคัญกับการไม่โต้ตอบโดยตรงมากกว่าการไม่โต้ตอบ เนื่องจากการปล่อยให้ผู้คนสงสัยมักจะอ่านว่าไร้ความคิด

และแม้ว่าโดยทั่วไปแล้ว คุณควรใช้ข้อความประเภทนี้ให้กระชับ แต่ก็เป็นไปได้ที่จะ สั้น เกินไปสักหน่อย :

ตัวอย่างที่ไม่ดี:ฉันช่วยเรื่องนั้นไม่ได้

ตัวอย่างที่ดีกว่า:น่าเศร้า ฉันกลัวว่าจะช่วยเรื่องนั้นไม่ได้

สังเกตการใช้คำว่า เศร้าด้านบน มันแสดงให้เห็นว่าคุณรับรู้ว่าคำตอบอาจจะไม่ทำให้ผู้รับตื่นเต้น และจะทำให้คุณไม่มีความสุขที่จะพูดเช่นนั้น

อีกตัวอย่างที่ดี:ขอบคุณที่คิดถึงฉันสำหรับงานมอบหมายนี้ ฉันไม่สามารถทำงานเพิ่มเติมได้ในขณะนี้ แต่โปรดติดต่ออีกครั้ง

คำว่า “ตอนนี้” ในตัวอย่างสุดท้ายนั้นบ่งบอกว่าคุณอาจเปิดรับงานมอบหมายอื่นๆ ในอนาคต การพูดอย่างสุภาพจะช่วยให้ตัวเลือกของคุณเปิดกว้างในระหว่างนี้ สิ่งนี้นำเราไปสู่กลยุทธ์ที่สี่ของเรา:

4 ปล่อยให้ประตูแตกร้าว.

บางครั้ง คุณไม่ต้องการที่จะพูดว่า “ไม่” มากเท่ากับ “ไม่ใช่ตอนนี้”

ตัวอย่าง:ประเด็นของคุณเกี่ยวกับความจำเป็นในการประเมินและปรับปรุงกระบวนการของเราได้รับการแก้ไขอย่างดี ทำไมเราไม่รวมหัวกันเกี่ยวกับเรื่องนี้เมื่อการจ้างงานรอบปัจจุบันเสร็จสิ้น?

ตัวอย่าง:ขอบคุณ ฉันอยากจะพูดในงานของคุณ แต่ปีนี้จังหวะไม่ดีเลย คุณช่วยจำฉันไว้สำหรับการประชุมสุดยอดปีหน้าได้ไหม

แม้ว่าวิธีนี้จะมีประโยชน์ แต่ก็ใช้เท่าที่จำเป็น การไล่ใครสักคนออกอย่างไม่มีกำหนดอาจดูสุภาพน้อยกว่าการบอกไม่รับตั้งแต่แรก

5 เสนอทางเลือกอื่น.

แม้ว่าคำตอบของคุณอาจจะเป็นไม่ แต่เพื่อความสุภาพ แต่ในบางครั้งคุณอาจต้องการช่วยเหลือผู้รับในทางอื่น โดยแนะนำเวลาอื่นหรืออาจเสนอตัวเลือกอื่นก็ได้

ตัวอย่าง:ฉันไม่สามารถทำให้วุฒิสมาชิกพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์ก่อนกำหนดเวลาของคุณได้ แต่ฉันยินดีที่จะติดต่อคุณกับหัวหน้าเจ้าหน้าที่ของเรา เธอสามารถให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับนโยบายของเราได้หากสิ่งนั้นมีประโยชน์กับเรื่องราวของคุณ

ตัวอย่าง:ไม่ใช่เรื่องจริงสำหรับฉันที่จะพบปะเพื่อขอคำแนะนำเรื่องกาแฟและอาชีพในตอนนี้ แต่เพื่อนร่วมงานของฉัน Frances สนใจที่จะรับบทบาทที่ปรึกษามากกว่านี้ และอาจมีข้อมูลเชิงลึกบางอย่างที่คุณจะพบว่าคุ้มค่า ฉันขอแนะนำคุณได้ไหม?

ตัวอย่าง:ฉันไม่สามารถรับกะวันหยุดสุดสัปดาห์ให้คุณได้ในเวลานี้ แต่ฉันสามารถชดเชยให้คุณได้ในวันจันทร์ หากคุณต้องการเวลาในการฟื้นฟูหลังจากนั้น

การบอกคนอื่นว่าไม่เป็นส่วนสำคัญของชีวิต แม้ว่าคุณจะไม่จำเป็นต้องเสนอแผน B หรือคำอธิบายให้ผู้รับเสมอไป แต่ก็มักจะคุ้มค่าที่สละเวลาเพื่อแสดงความรู้สึกกรุณา

ในการทำเช่นนั้น สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำคือสะดุดคำสะกดผิดหรือเครื่องหมายวรรคตอนที่หลีกเลี่ยงได้ ไวยากรณ์ ไม่สามารถปฏิเสธคุณได้ แต่อย่างน้อยก็ช่วยให้แน่ใจว่าการปฏิเสธของคุณอ่านได้ชัดเจนและดูเฉียบคม