ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า: วิธีขอโทษสำหรับการตอบกลับล่าช้า

คุณไม่ ตอบกลับอีเมล ในทันทีทุกครั้ง อันที่จริง บางครั้งคุณเลื่อนดูไปจนถึงวันถัดไป สัปดาห์หน้า หรือเดือนหน้า เมื่อถึงจุดหนึ่ง แคลคูลัสจะเปลี่ยนจาก "ฉันสามารถเขียนอีเมลที่ปรับเวลาตอบสนองที่ช้าของฉันได้หรือไม่" เป็น “มันจะง่ายกว่าไหมถ้าเพียงแค่แกล้งตายของฉันแทน”

แม้จะไม่ได้ดูดีหรือรู้สึกดี แต่บางครั้งคุณต้องยอมเสียเวลานอนกับข้อความของใครซักคน บางทีอาจเป็นการติดต่อแบบมืออาชีพที่คุณไม่สามารถทิ้งความรู้สึกถูกลืมได้ หรือกรณีของการผัดวันประกันพรุ่งธรรมดาๆ ที่ค่อยๆ กลายเป็นหิมะตกหนักหนาสาหัส ไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใด เรามีแนวคิดบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการทำลายความเงียบและขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า

ทบทวนคำว่า "ขอโทษ"

หากคุณทำงานในสายงานที่เร่งรีบและเร่งรีบ คุณจะส่งอีเมลหาผู้คนกลับทันทีเป็นประจำ แต่นั่นไม่ใช่ความคาดหวังที่เป็นจริงเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสิ่งที่เป็นเดิมพันเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับเรื่องเร่งด่วน การเป็นมนุษย์ไม่จำเป็นต้องมีการขอโทษเสมอไป

สมมติว่าคุณได้รับอีเมลพร้อมข้อความว่า "เฮ้ ผู้ติดต่อที่เป็นมิตร เราจะได้พบกันเพื่อดื่มกาแฟในสัปดาห์หน้าและร่วมงานอย่างอิสระเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของเราไหม" แม้ว่าความสัมพันธ์เช่นนี้จะมีคุณค่า แต่ความสัมพันธ์เหล่านี้ก็จะไม่เหี่ยวเฉาหากคุณใช้เวลาสองสามวันที่ไม่รีบเร่งในการโต้ตอบ

ในกรณีเช่นนี้ สมมุติว่าคนเหล่านี้ได้รับมัน ข้ามผ่าน "ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า" และตัดตรงไปยังสิ่งที่สำคัญ: "ฟังดูดี และขอขอบคุณที่ติดต่อเรา วันพฤหัสบดีเป็นอย่างไร"

ทำให้ชัดเจนว่าคุณห่วงใย

ไม่ใช่ทุกสิ่งที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณต้องการการตอบกลับเช่นเคย อย่างจริงจัง. แม้ว่าบางครั้งแม้ว่าจะไม่ จำเป็น ก็ตาม แต่การตอบสนองที่ล่าช้าก็ยังดีกว่าไม่มีเลย

ยกตัวอย่างของอดีตลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานที่เห็นตำแหน่งงานใหม่ของคุณและใช้เวลาสองสามวินาทีในการส่งข้อความแสดงความยินดี หากคุณไม่ตอบกลับในขณะที่อีเมลมาถึง ก็ไม่ต้องรู้สึกผิด แต่ถ้าคุณไม่เคยติดตามผล คุณอาจลงเอยด้วยการเตะตัวเองในเดือนต่อมา เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการอ้างอิงผู้ติดต่อหรือมีเรื่องจะถาม ลองทำสิ่งนี้:

ขอบคุณมากสำหรับบันทึกที่รอบคอบเมื่อเดือนที่แล้ว! นอกจากนี้ฉันขอโทษสำหรับการตอบกลับช้า การเปลี่ยนผ่านสู่บทบาทใหม่นี้ค่อนข้างจะท่วมท้น แต่ฉันตื่นเต้น

ฉันจำได้ว่าคุณพูดถึงแผนการที่จะเปิดตัวแคมเปญใหม่ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า เป็นยังไงบ้าง? ฉันชอบที่จะได้ยินเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในครั้งต่อไปที่เรามีโอกาสได้ติดตาม . .

ส่วนสุดท้ายนั้นตั้งใจหันกลับมาสนใจคนที่เขียนถึงคุณ เพราะพวกเขาใช้เวลาส่ง ความ ยินดี ท้ายที่สุด คุณไม่ต้องการให้ข้อความของคุณกลับมาอ่านว่าเกี่ยวข้องกับตนเองและหลงลืมไปทั้งหมดใช่ไหม

เป็นเจ้าของได้ถึงความล่าช้า

เอาล่ะ มีคนมาถามคุณบางอย่าง พวกเขาต้องการเอกสารบางอย่าง หรือช่วยค้นหาผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่ง และ—อ๊ะ— คุณทำลูกบอลตก มันเกิดขึ้น. ทำให้กรรมของคุณสดชื่นด้วยการแสดงให้คนนี้เห็นว่าไม่ใช่สิ่งที่คุณเป็น รับทราบและหาทางช่วยเหลือ ชอบดังนั้น:

ขออภัยที่ตอบกลับล่าช้า ต้องใช้เวลาพอสมควรในการค้นหารายงานที่คุณขอเปรียบเทียบกับข้อมูลของปีที่แล้ว และข้อความของคุณก็หายไปจากการสับเปลี่ยนเป็นเวลาสองสามวัน ตอนนี้ฉันกำลังแนบเอกสารทั้งสองฉบับเป็น PDF

นอกจากนี้ ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของเรายังทำงานอยู่ แต่ถ้าคุณต้องการ ฉันสามารถกำหนดเวลาการสนทนากับเขาหลังจากที่เขากลับมาในวันพรุ่งนี้

โปรดแจ้งให้เราทราบหากใช้งานได้ หรือหากมีสิ่งใดที่เราสามารถทำได้เพื่อช่วยในการดำเนินการต่อไป

อีกครั้งที่คุณเป็นเจ้าของความล่าช้าล่วงหน้าและได้รับการ ขอโทษหรือคำขอโทษของคุณ ออกไปให้พ้นทางจากนั้นให้สร้าง "การผ่อนคลายที่ไม่แยแส" ไม่ใช่โหมดเริ่มต้นของคุณในที่ทำงาน

หลีกเลี่ยงการรอนานเกินไป

ในบางครั้ง คุณอาจต้องบอกใครบางคนว่าพวกเขาไม่ได้งาน หรือว่าคุณตัดสินใจที่จะไม่ดำเนินการตามโครงการที่พวกเขาเสนอ เมื่อคุณแน่ใจว่าเป็นกรณีนี้แล้ว หากคุณสามารถช่วยได้ อย่าปล่อยให้พวกเขาต้องทนทุกข์ทรมานนานหลายสัปดาห์

ที่กล่าวว่าหากคุณผ่านขั้นตอนการป้องกันหนึ่งออนซ์แล้วและตอนนี้กำลังซื้อของแทนการรักษาเป็นปอนด์ นี่คือแนวคิดคร่าวๆ เกี่ยวกับวิธีการเอาชนะ:

ฉันขอโทษอย่างจริงใจสำหรับการตอบกลับช้า ฉันหวังว่าจะได้กลับไปหาคุณเร็วกว่านี้ เรามีความสุขมากที่มีคุณมาที่นี่เพื่อสัมภาษณ์งาน เช่นเดียวกับการสนทนาของเราในช่วงพักกลางวัน แต่ได้ตัดสินใจที่จะเดินหน้าต่อไปกับผู้สมัครคนอื่น

ด้วยข้อมูลประจำตัวที่กว้างขวางและชื่อเสียงอันยอดเยี่ยมของคุณ เรายินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบถึงตำแหน่งอื่นๆ ที่อาจเปิดรับในอนาคต ฉันยินดีที่จะแนะนำคุณให้รู้จักกับคนอื่นๆ ในอุตสาหกรรมที่อาจจ้างงาน แจ้งให้เราทราบหากฉันสามารถติดต่อกับคุณ

เช่นเคย ไม่ค่อยมีประโยชน์ที่จะพูดว่าการตอบสนองของคุณเกินกำหนดเพียงใด—เป็นเจ้าของ เข้าประเด็น และมองหาวิธีที่จะทำให้ผู้รับรู้สึกว่ามีความสำคัญ

หากไม่สำเร็จ ให้ทำเครื่องหมายวันที่ 30 เมษายนในปฏิทินของคุณ

ในช่วงไม่กี่ปีมานี้ วันที่ 30 เมษายน ได้กลายเป็นเหมือนวันหยุดของผู้ส่งอีเมลล์ที่ผัดวันประกันพรุ่ง รู้จักกันดีในชื่อ “Email Debt Forgiveness Day” เป็นบัตรผ่านฟรีประจำปีเพื่อส่งข้อความทั้งหมดที่คุณเลื่อนออกไปนานเกินไปโดยไม่ต้องกังวลว่าคุณจะดูหยาบคายหรือมีข้อแก้ตัวที่เหมาะสมหรือไม่

แล้วทำไมต้องรอถึงสิ้นเดือนเมษายนล่ะ? ปิด ภาระหน้าที่เกี่ยวกับอีเมล บางส่วน ตอนนี้ และคุณอาจรู้สึกดีขึ้นเร็วกว่านี้มาก