วิธีสร้างคู่มือสไตล์สำหรับธุรกิจของคุณ

คิดถึงบริษัทที่มีประสิทธิภาพสูงที่คุณชื่นชอบ คุณชอบอะไรเกี่ยวกับประสบการณ์ที่พวกเขามอบให้? พวกเขาทั้งหมดมีอะไรเหมือนกัน? มีโอกาสที่สิ่งนี้จะมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและเป็นประสบการณ์ที่พวกเขาสร้างให้กับลูกค้า แล้วธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสูงจะมอบประสบการณ์ที่สอดคล้องกันผ่านเนื้อหาและสไตล์ได้อย่างไร คำตอบอยู่ในคำแนะนำสไตล์

คู่มือสไตล์เป็นเครื่องมือที่จัดระเบียบวิธีการที่ธุรกิจแบ่งปันบุคลิกภาพและเอกลักษณ์ของแบรนด์กับผู้ชมและลูกค้า เมื่อดำเนินการอย่างดี คู่มือสไตล์จะทำหน้าที่เป็นเข็มทิศสำหรับบริษัทต่างๆ ในการรักษาสถานะที่สอดคล้องกันทั้งภายในและภายนอก การสร้างบุคลิกภาพของบริษัทที่น่าจดจำไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญหรือข้ามคืน และต้องใช้การวางแผนพอสมควร ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากตรงไหน? นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับคู่มือสไตล์และวิธีสร้างและนำไปใช้กับบริษัทของคุณ

คู่มือสไตล์คืออะไร?

คู่มือสไตล์คือเอกสารที่ประกอบด้วยกฎและแนวปฏิบัติสำหรับบริษัท ซึ่งครอบคลุมหลายรายการ รวมถึงเสียง น้ำเสียง สไตล์ และอื่นๆ สมมติว่าสมาชิกในองค์กรของคุณต้องการสร้างและเผยแพร่เนื้อหา คู่มือสไตล์นี้ช่วยให้พวกเขาบรรลุถึงแบรนด์และแนวทางการขายที่สอดคล้องกัน โดยสร้างสถานะที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับทุกคนที่มีส่วนร่วมกับธุรกิจ

เหตุใดคุณจึงต้องมีคู่มือสไตล์สำหรับธุรกิจของคุณ?

คิดว่าคู่มือสไตล์เป็นเหมือนประภาคารที่ทีมของคุณสามารถวางใจได้อย่างปลอดภัยในการดำเนินการตามที่คุณต้องการให้บริษัทของคุณเป็นที่รู้จักอย่างปลอดภัย

คู่มือรูปแบบช่วยให้ธุรกิจมีความสอดคล้องกัน ซึ่งเป็นเหตุผลสำคัญหลายประการ จากมุมมองภายนอก คู่มือสไตล์บริษัทจะแยกคุณออกจากคู่แข่ง นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าคุ้นเคยกับอัตลักษณ์ของแบรนด์จากมุมมองประสบการณ์ของลูกค้าอีกด้วย เอกลักษณ์ของแบรนด์ที่สอดคล้องกันมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ไม่เหมือนใครซึ่งทำให้ผู้ชมของคุณกลับมาอีก

คู่มือรูปแบบยังมีประโยชน์สำหรับบริษัทที่มีส่วนร่วมกับพนักงานชั่วคราวอีกด้วย หากคุณใช้งานฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาเป็นประจำ คู่มือสไตล์จะช่วยให้พวกเขาคุ้นเคยกับเอกลักษณ์ของบริษัทของคุณ เพื่อสร้างเนื้อหาที่ราบรื่นอย่างสม่ำเสมอ ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยประหยัดเวลาจากมุมมองการแก้ไขเนื้อหาอีกด้วย

คู่มือสไตล์ประกอบด้วยองค์ประกอบอะไรบ้าง?

การสร้างแนวทางสไตล์ที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีองค์ประกอบเฉพาะ ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญ 7 ประการที่คู่มือสไตล์ทุกฉบับต้องมีเพื่อสร้างประสบการณ์ที่สอดคล้องกันทั่วทั้งบริษัท

1 การเข้าถึงทั่วทั้งบริษัท

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือคู่มือสไตล์มีไว้สำหรับแผนกการตลาดของคุณ ไม่มาก. คู่มือรูปแบบควรเผยแพร่ทั่วทั้งบริษัท การสื่อสารเกิดขึ้นในทุกด้านของธุรกิจ ดังนั้นสิ่งสำคัญคือทั้งทีมจะต้องเข้าถึงและเข้าใจกฎของเกม ใช้เวลาอธิบายวิธีใช้คู่มือสไตล์ ความสำคัญ และตำแหน่งที่ทีมของคุณสามารถค้นหาเอกสารได้ (เช่น ไดรฟ์ที่แชร์, Google เอกสาร ฯลฯ) ช่วยให้บริษัทของคุณเข้าใจว่าคู่มือสไตล์เป็นระบบที่ช่วยให้ทีมมีความมั่นใจในการรู้วิธีการเขียนสำหรับธุรกิจของตน

กฎไวยากรณ์ 2 ข้อ

ไวยากรณ์เป็นสิ่งที่แม้แต่นักเขียนมืออาชีพก็ยังเข้าใจผิด ใช้ย่อหน้าที่กระชับมากเพื่อชี้นำผู้เขียนให้เข้าใจกฎไวยากรณ์ ไม่ว่าคุณจะใช้The AP StylebookหรือThe Chicago Manual of Styleให้รวมข้อมูลพื้นฐานของคู่มือที่คุณเลือกไว้สามถึงสี่หน้า ซึ่งอาจรวมถึงความแตกต่างระหว่างคำที่ใช้กันทั่วไปในทางที่ผิด ส่งผลกระทบ/ผลกระทบ ใคร/ใคร ไม่ดี/ไม่ดี เกินไป/ถึง และอื่นๆ

3 เครื่องหมายวรรคตอน

เครื่องหมายวรรคตอนสามารถใช้เป็นเรื่องของสไตล์ได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทต่างๆ อาจใช้คำประสม (ยัติภังค์หรือไม่มียัติภังค์) และการติดป้ายกำกับวันที่ในหลายวิธี การใช้งานอาจผันผวนภายในได้ ดังนั้นคำแนะนำสไตล์จึงเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการกำหนดแนวทางหนึ่งในการทำสิ่งนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์อธิบายเครื่องหมายจุลภาค Oxford วิธีใช้เครื่องหมายคำพูด และการใช้ em dash และ en dash

4 แนวทางการสร้างแบรนด์

แม้ว่าโดยทั่วไปองค์ประกอบการออกแบบแบรนด์จะระบุไว้ในเอกสารแยกต่างหาก แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะมีบทสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับหลักเกณฑ์ของบริษัทของคุณภายในคู่มือสไตล์ สถานที่ทำงานมีความหลากหลายมากและพวกเราหลายคนทำงานแบบดิจิทัล ดังนั้นการอ้างอิงหลักเกณฑ์การสร้างแบรนด์ภายในคู่มือสไตล์การเขียนแบบดั้งเดิมจึงมีประโยชน์อย่างยิ่ง

5 เสียงและน้ำเสียง

น้ำเสียงและน้ำเสียงเป็นหลักสำคัญของแบรนด์ของบริษัท แต่หลายองค์กรก็มีข้อเสนอที่ไม่ปะติดปะต่อกันในธุรกิจของตน เสียงคือเอกลักษณ์ของบริษัทของคุณ น้ำเสียงคือวิธีที่คุณแสดงตัวตนนั้น การทำความเข้าใจความแตกต่างจะปรับปรุงความสม่ำเสมอ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเนื้อหาที่คุณกำลังสร้าง ตัวอย่างเช่น การเขียนแลนดิ้งเพจและการสร้างบล็อกโพสต์เป็นการเขียนสองรูปแบบที่แตกต่างกัน น้ำเสียงและน้ำเสียงที่สรุปไว้อย่างชัดเจนสามารถเชื่อมโยงทั้งสองอย่างได้

คู่มือสไตล์ช่วยเหลือทีมโดยการระบุอย่างชัดเจนว่าอะไรเป็นที่ยอมรับได้และภาษาใดที่ควรหลีกเลี่ยง ในคำแนะนำสไตล์ของคุณ ให้กำหนดน้ำเสียงและน้ำเสียงในอุดมคติของคุณ บางทีคุณอาจต้องการทำตัวเป็นมิตรแต่เป็นมืออาชีพ หรือติดดินและให้ข้อมูล ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ในสเปกตรัมของเสียงและน้ำเสียง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน

6 แนวทางการจำหน่ายช่องทาง

ขึ้นอยู่กับช่องที่คุณกำลังเขียนเนื้อหา สไตล์และการจัดรูปแบบมีความสำคัญ รวมถึงวิธีที่คุณแสดงตัวตนและน้ำเสียงของแบรนด์จะแตกต่างกันไป มีบางครั้งที่คุณสามารถเขียนได้เพียง 280 อักขระเท่านั้น ซึ่งจำเป็นต้องระบุในคำแนะนำสไตล์ของคุณ หากคุณมีช่องทางโซเชียลมีเดียหลายช่องทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์ของคุณให้คำแนะนำที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละช่อง ตัวอย่างเช่น แบรนด์ของคุณอาจอนุญาตให้ใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ หรืออาจไม่อนุญาต ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ควรระบุไว้ในคู่มือสไตล์

7 การแบ่งส่วนลูกค้าและลักษณะผู้ซื้อ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดคือการแบ่งส่วนลูกค้าและองค์ประกอบบุคลิกภาพของผู้ซื้อ โดยทั่วไปองค์กรต่างๆ จะมีข้อมูลการแบ่งส่วนลูกค้าแต่ขาดคุณสมบัติหรือรายละเอียดเพื่อทำให้บุคลิกเหล่านี้เป็นจริง ตัวอย่างเช่น บุคลิกควรมีชื่อ อาชีพ เงินเดือน ครอบครัว สถานที่พักผ่อน และงานอดิเรก การสร้างบุคลิกที่แท้จริงแทนการถ่ายทอดจุดข้อมูลบนเพจช่วยให้ผู้เขียนและสมาชิกในทีมเข้าใจผู้ฟังที่พวกเขากำลังพูดคุยด้วย เมื่อทีมเข้าใจผู้ชม พวกเขาสามารถสร้างประสบการณ์ที่กำหนดเองซึ่งออกแบบมาเพื่อสร้างความประทับใจได้

คู่มือสไตล์ Grammarly > คู่มือสไตล์ดั้งเดิม

ไกด์สไตล์ส่วนใหญ่จะอยู่ในเอกสารที่เก็บฝุ่น เพื่อให้งานเขียนของคุณติดแบรนด์ คุณต้องมีเครื่องมือที่มีชีวิตชีวาและให้คำแนะนำแบบเรียลไทม์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำแนะนำสไตล์ที่กำหนดเองของเรา: https://t.co/0aJoCy0GAG pic.twitter.com/5qK8J4tH1l

– ไวยากรณ์ (@Grammarly) วันที่ 15 กันยายน 2020

วิธีสร้างคู่มือสไตล์สำหรับแบรนด์ของคุณ

เมื่อคุณเข้าใจองค์ประกอบต่างๆ ที่อยู่ในคู่มือสไตล์แล้ว ต่อไปนี้คือภาพรวมของสิ่งที่ควรรวมไว้เมื่อสร้างคู่มือสไตล์สำหรับแบรนด์ของคุณ

• พันธกิจและค่านิยม : เริ่มต้นด้วยการกำหนดพันธกิจของธุรกิจของคุณให้ชัดเจนและค่านิยมของคุณคืออะไร

• ผู้ชม: ระบุผู้ชมของคุณ คนที่คุณต้องการมีส่วนร่วมด้วย และเหตุผล ลักษณะของผู้ซื้อและการแบ่งส่วนลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่นี่

• เสียง: อธิบายเสียงและตัวตนของคุณ สิ่งนี้ช่วยกำหนดวิธีที่คุณต้องการให้ผู้ชมรับรู้

• Tone: เพิ่มวิธีการที่บริษัทมีแผนในการแสดงเอกลักษณ์ทั้งภายในและภายนอก

• สิ่งสร้างความแตกต่าง: ส่งเสริมบริษัทของคุณที่นี่ แบ่งปันสิ่งที่ทำให้ธุรกิจมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว และทำไมคุณถึงเก่งที่สุดในสิ่งที่คุณทำ

• คู่แข่ง: นี่อาจเป็นส่วนด่วน การมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการแข่งขันของคุณเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง เพื่อช่วยรักษาคุณค่าที่นำเสนอเฉพาะตัวไว้

• รูปแบบการคัดลอกทั่วไป: กำหนดคู่มือสไตล์ที่คุณต้องการยึดถือ ไม่ว่าคุณจะดึงข้อมูลจากThe Chicago Manual of Style(เครื่องหมายจุลภาคแบบ Oxford) หรือTheAP Stylebook (ละเว้นเครื่องหมายจุลภาค Oxford) คู่มือรูปแบบจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ นำทางการใช้คำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนได้

• แนวทางหลักประกันเนื้อหา : เนื้อหาแตกต่างกันไปตามแผนกต่างๆ มีบล็อกโพสต์ เอกสารไวท์เปเปอร์ บันทึกภายใน ข่าวประชาสัมพันธ์ และอื่นๆ อีกมากมาย สร้างส่วนที่ระบุรายละเอียดข้อกำหนดเนื้อหาเฉพาะ

4 ตัวอย่างคำแนะนำสไตล์ที่ยอดเยี่ยม

เมื่อสร้างคู่มือสไตล์ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างวงล้อขึ้นมาใหม่ ต่อไปนี้คือบริษัทสี่แห่งที่ดำเนินการแนะนำสไตล์คุณภาพสูง แต่ละบริษัทแสดงบุคลิกของแบรนด์ที่เป็นเอกลักษณ์ สร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง ในขณะเดียวกันก็มอบประสบการณ์ที่กำหนดเองและคุ้นเคยให้กับผู้ชม

• Mail Chimp ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในการแยกส่วนประกอบหลักออก ประกอบด้วยเป้าหมาย ประเภทของผู้ชม น้ำเสียง ลิขสิทธิ์และเครื่องหมายการค้า และรายการคำ มีบุ๊กมาร์กสำหรับแต่ละส่วนเพื่อให้ผู้สร้างเนื้อหาสามารถข้ามไปยังส่วนที่ต้องการได้โดยตรง

• Twilio ยังมีคู่มือสไตล์ที่ยอดเยี่ยมที่นำแนวคิดมาสู่ชีวิต คู่มือสไตล์จะให้คำแนะนำอย่างละเอียดแก่ผู้เขียน โดยแจกแจงคำศัพท์สำคัญ รวมถึงส่วนของน้ำเสียงและน้ำเสียง และจัดเตรียมเอกสารคำแนะนำในการเขียนสำหรับผู้ชมเฉพาะกลุ่ม

• NASA ใช้แนวทางการศึกษา โดยเริ่มต้นแนวทางด้านสไตล์โดยระบุการใช้The Chicago Manual of Styleจากนั้น จะให้ภาพรวมของสไตล์การบรรณาธิการ ตามด้วยไวยากรณ์ การสะกดคำ และการตั้งชื่อ พวกเขายังมีส่วนที่ไม่เจาะจงเพศอยู่ในคู่มือสไตล์ของพวกเขาด้วย

• Atlassian เริ่มต้นแนวทางด้านสไตล์ด้วยการกำหนดเอกลักษณ์ของแบรนด์อย่างชัดเจนกล้าหาญ มองโลกในแง่ดี และปฏิบัติได้ด้วยการกระพริบตาผู้ชมสามารถเข้าใจบุคลิกภาพของตนเองได้อย่างชัดเจนตามที่กำหนดโดยความสม่ำเสมอของพวกเขา

Grammarly Business ช่วยได้อย่างไร

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าการสร้างคู่มือสไตล์ตั้งแต่เริ่มต้นไม่ใช่เรื่องง่าย คู่มือสไตล์ที่กำหนดเองยังมาพร้อมกับความยุ่งยากเล็กน้อย

สำหรับผู้เริ่มต้น การรักษาความสอดคล้องของคำแนะนำสไตล์อาจแตกต่างกันระหว่างสมาชิกในทีม บางคนอาจปฏิบัติตามจดหมาย และบางคนอาจมองว่ามันเป็นข้อเสนอแนะมากกว่าที่จะยึดถือเป็นหลัก แล้วบริษัทต่างๆ จะสามารถรักษาความสม่ำเสมอเพื่อรักษาแนวทางสไตล์ของตนได้อย่างไร? ข่าวดี! ธุรกิจไวยากรณ์สามารถช่วยได้

ตอนนี้ Grammarly Business มีฟีเจอร์คำแนะนำสไตล์ที่ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท ทีมของคุณสามารถปรับแต่งเนื้อหาของคู่มือสไตล์ของคุณได้ภายในแพลตฟอร์ม Grammarly Business สิ่งนี้เกิดขึ้นโดยการเพิ่มตัวเลือกคำ เช่น ชื่อ เครื่องหมายการค้า ข้อกำหนดไวยากรณ์ และอื่นๆ

เมื่อเสร็จแล้วก็พร้อมให้สมาชิกในทีมของคุณที่มีบัญชี Grammarly Business ใช้งานได้ การใช้ฟีเจอร์คำแนะนำสไตล์ธุรกิจ Grammarly สมาชิกในทีมจะได้รับคำแนะนำให้ใช้กฎที่เหมาะสมตามคำแนะนำสไตล์ของบริษัทของคุณ

ปฏิบัติตามคำแนะนำสไตล์ของคุณทั่วทุกด้านด้วย Grammarly Business พร้อมประหยัดเวลาในกระบวนการแก้ไข ด้วยคำแนะนำสไตล์โดย Grammarly Business บริษัทต่างๆ จึงสามารถปรับปรุงการสื่อสารของตน โดยแสดงเอกลักษณ์ของแบรนด์ได้อย่างเต็มศักยภาพ