วิธีสร้างคู่มือสไตล์สำหรับธุรกิจของคุณ

ลองนึกถึงบริษัทที่มีประสิทธิภาพสูงที่คุณชื่นชอบ คุณชอบอะไรเกี่ยวกับประสบการณ์ที่พวกเขามอบให้? พวกเขาทั้งหมดมีอะไรที่เหมือนกัน? โอกาสคือเอกลักษณ์เฉพาะตัวและประสบการณ์ที่พวกเขาสร้างให้กับลูกค้าของพวกเขา ธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสูงจะมอบประสบการณ์ที่สอดคล้องกันผ่านเนื้อหาและรูปแบบได้อย่างไร คำตอบอยู่ในคู่มือสไตล์

คู่มือสไตล์เป็นเครื่องมือที่จัดระเบียบวิธีที่ธุรกิจแบ่งปันบุคลิกภาพและเอกลักษณ์ของแบรนด์กับผู้ชมและลูกค้า เมื่อดำเนินการอย่างดี คู่มือสไตล์จะทำหน้าที่เป็นเข็มทิศสำหรับบริษัทต่างๆ เพื่อรักษาสถานะที่สอดคล้องกันทั้งภายในและภายนอก การสร้างบุคลิกภาพของบริษัทที่น่าจดจำนั้นไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญหรือเกิดขึ้นชั่วข้ามคืน และต้องมีการวางแผนบ้าง ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับคู่มือสไตล์และวิธีสร้างและใช้งานสำหรับบริษัทของคุณ

คู่มือสไตล์คืออะไร?

คู่มือสไตล์คือเอกสารที่มีกฎเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติสำหรับบริษัท ซึ่งครอบคลุมหลายรายการ รวมทั้งเสียง โทน ลักษณะ และอื่นๆ สมมติว่าสมาชิกในองค์กรของคุณต้องการสร้างและเผยแพร่เนื้อหา คู่มือสไตล์ช่วยให้พวกเขาบรรลุถึงแบรนด์และเสียงที่สม่ำเสมอ สร้างสถานะที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับทุกคนที่มีส่วนร่วมกับธุรกิจ

ทำไมคุณถึงต้องการคู่มือสไตล์สำหรับธุรกิจของคุณ?

คิดว่าคู่มือสไตล์เป็นเหมือนประภาคารที่ทีมของคุณสามารถไว้วางใจได้อย่างปลอดภัยในการดำเนินการตามที่คุณต้องการให้บริษัทของคุณเป็นที่รู้จัก

คู่มือสไตล์ช่วยให้แบรนด์มีความสอดคล้องกันสำหรับธุรกิจ ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ จากมุมมองภายนอก คู่มือสไตล์บริษัทจะแยกคุณออกจากการแข่งขัน นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าทำความคุ้นเคยกับเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณจากมุมมองของประสบการณ์ลูกค้า เอกลักษณ์ของแบรนด์ที่สม่ำเสมอมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ไม่เหมือนใครซึ่งทำให้ผู้ชมของคุณกลับมาอีก

คู่มือสไตล์ยังมีประโยชน์สำหรับบริษัทที่มีส่วนร่วมกับพนักงานชั่วคราว หากคุณใช้งานฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาเป็นประจำ คู่มือสไตล์จะช่วยให้พวกเขาทำความคุ้นเคยกับเอกลักษณ์ของบริษัทของคุณเพื่อสร้างเนื้อหาที่ไร้รอยต่ออย่างสม่ำเสมอ ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยประหยัดเวลาจากจุดยืนในการแก้ไขเนื้อหา

คู่มือสไตล์มีองค์ประกอบอะไรบ้าง

การสร้างคู่มือสไตล์ที่มีประสิทธิภาพต้องมีองค์ประกอบเฉพาะ ต่อไปนี้คือองค์ประกอบหลักเจ็ดประการที่คู่มือสไตล์ทุกฉบับต้องการเพื่อสร้างประสบการณ์ที่สอดคล้องกันทั่วทั้งบริษัท

1 การเข้าถึงทั่วทั้งบริษัท

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือคู่มือสไตล์มีไว้สำหรับแผนกการตลาดของคุณ ไม่ค่อยเท่าไหร่ คู่มือสไตล์ควรแจกจ่ายให้ทั่วทั้งบริษัท การสื่อสารเกิดขึ้นในทุกด้านของธุรกิจ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทั้งทีมจะต้องเข้าถึงและเข้าใจกฎของเกม ใช้เวลาอธิบายวิธีใช้คู่มือรูปแบบ ความสำคัญ และตำแหน่งที่ทีมของคุณสามารถค้นหาเอกสารได้ (เช่น ไดรฟ์ที่แชร์ Google เอกสาร ฯลฯ) ช่วยให้บริษัทของคุณเข้าใจว่าคู่มือสไตล์คือระบบที่ช่วยให้ทีมมีความมั่นใจในการรู้วิธีเขียนสำหรับธุรกิจของตน

2 กฎไวยากรณ์

ไวยากรณ์เป็นสิ่งที่แม้แต่นักเขียนมืออาชีพส่วนใหญ่ก็ยังเข้าใจผิด ใช้ย่อหน้าที่สั้นมากเพื่อนำผู้เขียนไปสู่กฎไวยากรณ์ ไม่ว่าคุณจะใช้ AP Stylebook หรือ The Chicago Manual of Style ให้ใส่ข้อมูลพื้นฐานสามถึงสี่หน้าตามพื้นฐานของคู่มือที่คุณเลือก ซึ่งอาจรวมถึงความแตกต่างระหว่างคำที่ใช้กันโดยทั่วไปว่า impact/effect ใคร/ใคร ไม่ดี/ไม่ดี เกินไป/ต่อ เป็นต้น

3 เครื่องหมายวรรคตอน

เครื่องหมายวรรคตอนสามารถใช้เป็นเรื่องของสไตล์ ตัวอย่างเช่น บริษัทต่างๆ อาจใช้คำประสม (ยัติภังค์หรือไม่มียัติภังค์) และการติดฉลากวันที่ได้หลายวิธี การใช้งานยังสามารถผันผวนภายใน ดังนั้นคู่มือสไตล์จึงเป็นที่ที่ดีในการกำหนดวิธีหนึ่งที่จะทำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์อธิบายเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford วิธีใช้เครื่องหมายคำพูด และการใช้เครื่องหมายขีดและ en dash

4 แนวทางการสร้างแบรนด์

แม้ว่าโดยทั่วไปองค์ประกอบการออกแบบแบรนด์จะระบุไว้ในเอกสารแยกต่างหาก แต่ควรมีบทสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับหลักเกณฑ์ของบริษัทของคุณในคู่มือสไตล์ สถานที่ทำงานอาจมีความหลากหลายมาก และพวกเราหลายคนกำลังทำงานแบบดิจิทัล ดังนั้นการอ้างอิงแนวทางการสร้างแบรนด์ภายในคู่มือรูปแบบการเขียนแบบดั้งเดิมจึงเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง

5 เสียงและโทน

เสียงและน้ำเสียงเป็นหลักการสำคัญของแบรนด์ของบริษัท แต่หลายองค์กรก็มีข้อเสนอที่ไม่เกี่ยวข้องกันในธุรกิจของตน เสียงคือเอกลักษณ์ของบริษัทคุณ น้ำเสียงคือวิธีที่คุณแสดงออกถึงตัวตนนั้น ขึ้นอยู่กับประเภทของเนื้อหาที่คุณกำลังสร้าง การทำความเข้าใจความแตกต่างจะปรับปรุงความสอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น การเขียนแลนดิ้งเพจและการสร้างโพสต์บล็อกเป็นการเขียนสองรูปแบบที่แตกต่างกัน เสียงและโทนเสียงที่ชัดเจนสามารถเชื่อมโยงทั้งสองอย่างได้

คู่มือรูปแบบช่วยทีมโดยระบุอย่างชัดเจนว่าอะไรเป็นที่ยอมรับและภาษาใดที่ควรหลีกเลี่ยง ในคำแนะนำสไตล์ของคุณ ให้กำหนดเสียงและโทนเสียงในอุดมคติของคุณ บางทีคุณอาจต้องการดูเป็นมิตรแต่เป็นมืออาชีพหรือติดดินและให้ข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่ธุรกิจของคุณตั้งอยู่บนสเปกตรัมของเสียงและโทน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดไว้อย่างชัดเจน

6 แนวทางการจัดจำหน่ายช่องทาง

สไตล์และการจัดรูปแบบมีความสำคัญ ขึ้นอยู่กับช่องที่คุณเขียนเนื้อหา และลักษณะที่คุณกำหนดลักษณะและเสียงของแบรนด์จะแตกต่างกันไป มีหลายครั้งที่คุณสามารถเขียนได้เพียง 280 อักขระ ซึ่งจำเป็นต้องระบุในคู่มือสไตล์ของคุณ หากคุณมีช่องทางโซเชียลมีเดียหลายช่องทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์ของคุณมีคำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับแต่ละช่องทาง ตัวอย่างเช่น แบรนด์ของคุณอาจอนุญาตให้ใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ หรืออาจจะไม่อนุญาต ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ก็ควรระบุไว้ในคู่มือสไตล์

7 การแบ่งส่วนลูกค้าและบุคลิกของผู้ซื้อ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดคือการแบ่งส่วนลูกค้าและองค์ประกอบผู้ซื้อ องค์กรโดยทั่วไปมีข้อมูลการแบ่งส่วนลูกค้า แต่ไม่มีคุณสมบัติหรือรายละเอียดที่จะทำให้บุคคลเหล่านี้มีชีวิต ตัวอย่างเช่น บุคคลควรมีชื่อ อาชีพ เงินเดือน ครอบครัว สถานที่พักผ่อน และงานอดิเรก การสร้างตัวตนจริงแทนการถ่ายทอดจุดข้อมูลบนเพจช่วยให้ผู้เขียนและสมาชิกในทีมเข้าใจผู้ชมที่พวกเขากำลังพูดคุยด้วย เมื่อทีมเข้าใจผู้ชมของพวกเขา พวกเขาสามารถสร้างประสบการณ์แบบกำหนดเองที่ออกแบบมาเพื่อสร้างความประทับใจ

คู่มือสไตล์ไวยากรณ์ > คู่มือสไตล์ดั้งเดิม

ไกด์สไตล์ส่วนใหญ่จะนั่งอยู่ในเอกสารเพื่อเก็บฝุ่น เพื่อให้งานเขียนของคุณเป็นแบรนด์ คุณต้องมีเครื่องมือช่วยหายใจที่มีชีวิตซึ่งให้คำแนะนำแบบเรียลไทม์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคู่มือสไตล์ที่กำหนดเองของเรา: https://t.co/0aJoCy0GAG pic.twitter.com/5qK8J4tH1l

– Grammarly (@Grammarly) วันที่ 15 กันยายน 2020

วิธีสร้างคู่มือสไตล์สำหรับแบรนด์ของคุณ

เมื่อคุณเข้าใจองค์ประกอบต่างๆ ที่รวมอยู่ในคู่มือสไตล์แล้ว ต่อไปนี้คือภาพรวมของสิ่งที่ควรรวมไว้เมื่อสร้างคู่มือสไตล์สำหรับแบรนด์ของคุณ

• พันธกิจและค่านิยม : เริ่มต้นด้วยการกำหนดพันธกิจของธุรกิจของคุณอย่างชัดเจนและคุณค่าของคุณคืออะไร

• ผู้ชม: ระบุผู้ชมของคุณว่าคุณกำลังมองหาการมีส่วนร่วมกับใคร และทำไม ลักษณะของผู้ซื้อและการแบ่งส่วนลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่นี่

• เสียง: อธิบายเสียงและตัวตนของคุณ ซึ่งจะช่วยกำหนดว่าคุณต้องการให้ผู้ชมของคุณรับรู้อย่างไร

• โทน: เพิ่มวิธีการที่บริษัทวางแผนที่จะแสดงเอกลักษณ์ทั้งภายในและภายนอก

• สร้าง ความแตกต่าง: แชมป์บริษัทของคุณที่นี่ แบ่งปันสิ่งที่ทำให้ธุรกิจไม่เหมือนใครและทำไมคุณถึงเก่งที่สุดในสิ่งที่คุณทำ

• คู่แข่ง: นี่อาจเป็นส่วนด่วน การมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการแข่งขันจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง เพื่อช่วยคงคุณค่าที่เสนอให้มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว

• ลักษณะการคัดลอกทั่วไป: กำหนดคู่มือรูปแบบที่คุณต้องการยึดถือ ไม่ว่าคุณจะดึงข้อมูลจาก The Chicago Manual of Style (pro-Oxford comma) หรือ The AP Stylebook (ละเว้นเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford) คู่มือรูปแบบจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ใช้คำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน

• แนวทางหลักประกันเนื้อหา : เนื้อหาแตกต่างกันไปตามแผนกต่างๆ มีบล็อกโพสต์ เอกสารไวท์เปเปอร์ บันทึกช่วยจำภายใน ข่าวประชาสัมพันธ์ และอื่นๆ อีกมากมาย สร้างส่วนที่มีรายละเอียดข้อกำหนดของเนื้อหาเฉพาะ

4 ตัวอย่างคำแนะนำสไตล์ที่ยอดเยี่ยม

เมื่อสร้างคู่มือสไตล์ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างวงล้อใหม่ ต่อไปนี้คือบริษัทสี่แห่งที่จัดทำคู่มือสไตล์คุณภาพสูง แต่ละบริษัทแสดงบุคลิกของแบรนด์ที่มีเอกลักษณ์เฉพาะ แตกต่างจากคู่แข่ง ในขณะเดียวกันก็ช่วยสร้างประสบการณ์ที่คุ้นเคยและกำหนดเองสำหรับผู้ชม

• Mail Chimp ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในการทำลายส่วนประกอบหลัก ซึ่งรวมถึงเป้าหมาย ประเภทของผู้ชม เสียงและโทน ลิขสิทธิ์และเครื่องหมายการค้า และรายการคำ มีบุ๊กมาร์กสำหรับแต่ละส่วนเพื่อให้ผู้สร้างเนื้อหาสามารถข้ามไปยังส่วนที่กำลังมองหาได้โดยตรง

• Twilio ยังมีคู่มือสไตล์ที่ยอดเยี่ยมที่นำความคิดมาสู่ชีวิต คู่มือสไตล์จะให้คำแนะนำอย่างละเอียดสำหรับผู้เขียน พวกเขาแบ่งคำศัพท์สำคัญ รวมถึงส่วนเกี่ยวกับน้ำเสียงและน้ำเสียง และจัดเตรียมเอกสารคำแนะนำสำหรับการเขียนสำหรับผู้ชมที่เฉพาะเจาะจง

• NASA ใช้แนวทางการศึกษา โดยเริ่มต้นคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์โดยระบุการใช้ The Chicago Manual of Style จากที่นั่น พวกเขาให้ภาพรวมของรูปแบบบรรณาธิการ ตามด้วยไวยากรณ์ การสะกด และการตั้งชื่อ พวกเขายังมีส่วนที่ไม่เจาะจงเพศในคู่มือสไตล์ของพวกเขา

• Atlassian เปิดตัวคู่มือสไตล์ด้วยการกำหนดเอกลักษณ์ของแบรนด์อย่างชัดเจน ตัวหนา มองโลกในแง่ดี และใช้งานได้จริงในพริบตา ผู้ชมสามารถเข้าใจบุคลิกภาพของตนได้อย่างชัดเจนตามที่กำหนดโดยความสม่ำเสมอ

Grammarly Business ช่วยได้อย่างไร

ถึงตอนนี้ คุณคงรู้แล้วว่าการสร้างคู่มือสไตล์ตั้งแต่เริ่มต้นนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย คู่มือสไตล์แบบกำหนดเองยังมาพร้อมกับความยุ่งยากเล็กน้อย

สำหรับผู้เริ่มต้น การรักษาความสอดคล้องของคำแนะนำสไตล์อาจแตกต่างกันไปตามสมาชิกในทีม บางคนอาจทำตามตัวอักษรและคนอื่นอาจใช้เป็นข้อเสนอแนะมากกว่าหลักการทั่วไป แล้วบริษัทต่างๆ จะรักษาความสม่ำเสมอในการรักษาแนวทางสไตล์ของพวกเขาได้อย่างไร? ข่าวดี! ธุรกิจไวยากรณ์สามารถช่วยได้

ตอนนี้ Grammarly Business มีฟีเจอร์แนะนำสไตล์ที่ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัทได้ ทีมของคุณสามารถกำหนดเนื้อหาของคู่มือสไตล์ของคุณได้ภายในแพลตฟอร์ม Grammarly Business สิ่งนี้เกิดขึ้นโดยการเพิ่มตัวเลือกคำ เช่น ชื่อ เครื่องหมายการค้า ข้อกำหนดไวยากรณ์ และอื่นๆ

เมื่อเสร็จแล้ว สมาชิกในทีมของคุณที่มีบัญชี Grammarly Business ก็พร้อมใช้งาน การใช้คุณลักษณะคำแนะนำรูปแบบธุรกิจของ Grammarly สมาชิกในทีมจะได้รับคำแนะนำให้ใช้กฎเกณฑ์ที่เหมาะสมตามแนวทางสไตล์ของบริษัทคุณ

ปฏิบัติตามคำแนะนำสไตล์ของคุณทั่วทั้งกระดานด้วย Grammarly Business ในขณะที่ประหยัดเวลาในกระบวนการแก้ไข ด้วยคำแนะนำสไตล์โดย Grammarly Business บริษัทต่างๆ สามารถปรับปรุงการสื่อสารของพวกเขา โดยแสดงเอกลักษณ์ของแบรนด์อย่างเต็มศักยภาพ