วิธีสรุปรายงาน: เทคนิคและวิธีการของผู้เชี่ยวชาญ

ความสามารถในการสรุปรายงานเป็นทักษะที่มีคุณค่า ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ทำงานหรือโรงเรียน รายงานจะเต็มไปด้วยรายละเอียดที่สำคัญซึ่งสามารถช่วยให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้นหรือเข้าใจหัวข้อที่ซับซ้อนได้ แต่บอกตามตรงเถอะว่าพวกมันค่อนข้างหนาแน่นและยากที่จะทะลุผ่านได้ นั่นเป็นเหตุผลที่การเรียนรู้ที่จะเลือกและแบ่งปันประเด็นหลักสามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมได้ ช่วยประหยัดเวลาและทำให้คุณ (และคนอื่นๆ) ได้รับสิ่งที่สำคัญที่สุดจริงๆ ในโพสต์นี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการดังกล่าว เพื่อให้ทุกคนจัดการรายงานอย่างมืออาชีพได้ง่ายขึ้น

การสรุปรายงานคืออะไร?

สรุปรายงาน เช่นเดียวกับสรุปอื่นๆ คือภาพรวมของรายงาน โดยเน้นประเด็นสำคัญ และข้ามรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับประเด็นเหล่านี้ มีรายงานหลายประเภทที่คุณอาจถูกเรียกให้สรุป เช่น รายงานทางธุรกิจที่ให้รายละเอียดผลการดำเนินงานของบริษัท รายงานทางวิชาการเกี่ยวกับผลการวิจัย หรือรายงานทางเทคนิคเกี่ยวกับโครงการทางวิทยาศาสตร์หรือวิศวกรรม ไม่ว่ารายงานจะเป็นอย่างไร ข้อมูลสรุปแต่ละรายการมีจุดมุ่งหมายเพื่อทำให้ข้อมูลที่ซับซ้อนย่อยง่ายขึ้น

รายงาน โดยเฉพาะรายงานที่เขียนขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ มักประกอบด้วยบทสรุปสำหรับผู้บริหาร สิ่งนี้แตกต่างจากสรุปรายงานมาตรฐานหลายประการ แม้ว่าจะมีความทับซ้อนกันอยู่บ้างก็ตาม ทั้งสองมีเป้าหมายเพื่อเน้นประเด็นสำคัญของรายงาน แต่บทสรุปสำหรับผู้บริหารจะให้ภาพรวมด้านเทคนิคที่ละเอียดยิ่งขึ้น ไม่เพียงแต่เน้นการค้นพบที่สำคัญเท่านั้น แต่ยังนำเสนอคำแนะนำเฉพาะเจาะจงตามข้อมูลเชิงลึกที่วาดไว้ในรายงานอีกด้วย

ในฐานะนักเรียนหรือผู้เชี่ยวชาญ คุณอาจถูกขอให้เขียนสรุปรายงาน บทสรุปผู้บริหาร หรือทั้งสองอย่าง ไม่ว่าจะสรุปประเภทใดก็ตาม สิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณคือการสื่อสารแนวคิดหลักของรายงานและข้อมูลที่รองรับอย่างกระชับ เนื้อหาของรายงานสรุปอาจกว้างกว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารเล็กน้อย ซึ่งจำเป็นต้องมีคำแนะนำด้วย

การทำความเข้าใจโครงสร้างของรายงาน:

โดยทั่วไปรายงานจะมีโครงสร้างเฉพาะดังนี้

• การแนะนำ
• ระเบียบวิธี
• ผลการวิจัย
• ข้อสรุป
• ข้อแนะนำ

การทำความเข้าใจโครงสร้างของรายงานและวิธีที่แต่ละส่วนตัดกันกับส่วนอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสรุปอย่างมีประสิทธิภาพ บทสรุปของคุณไม่เพียงแต่แนะนำวัตถุประสงค์และการค้นพบของรายงานเท่านั้น แต่ยังอธิบายรายละเอียดว่าเหตุใดประเด็นเหล่านี้จึงมีความสำคัญ โดยพื้นฐานแล้ว สรุปคือเวอร์ชันย่อของรายงานต้นฉบับ และการทำความเข้าใจโครงสร้างของรายงานสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการละเลยประเด็นสำคัญใดๆ ได้

องค์ประกอบสำคัญของการสรุปรายงาน

รายงานมีโครงสร้างเพื่อนำเสนอข้อมูลอย่างมีเหตุผลและชัดเจน และการสรุปที่ดีควรสะท้อนแนวทางนี้ ในบทสรุปของคุณ ให้ครอบคลุมประเด็นสำคัญทั้งหมดของการวิจัยของรายงาน เริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ จากนั้นกล่าวถึงวิธีการ ข้อค้นพบหลัก ข้อสรุป และข้อเสนอแนะ เพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละส่วนได้รับการถ่ายทอดอย่างชัดเจนและมีเหตุผล

บทสรุปของคุณควรปราศจากรายละเอียดบางส่วนในต้นฉบับ ในขณะเดียวกันก็ทำให้ผู้อ่านสามารถรวบรวมสิ่งต่อไปนี้:

• เหตุใดจึงทำการวิจัย
• การวิจัยดำเนินการอย่างไร
• สิ่งที่นักวิจัยค้นพบ
• ข้อสรุปที่นักวิจัยไปถึง
• หากเป็นไปได้ คำแนะนำที่ผู้วิจัยทำขึ้นจากผลการวิจัยของพวกเขา

เตรียมสรุปรายงาน

ในการสรุปรายงานอย่างมีประสิทธิผล คุณจำเป็นต้องทำความเข้าใจรายงานให้ครบถ้วน โดยเริ่มจากการอ่านรายงานทั้งหมดและจดบันทึก โดยพื้นฐานแล้ว เป้าหมายของคุณในระยะนี้ควรคือการเข้าใจสิ่งเดียวกับที่คุณต้องสื่อสารในภายหลังในการสรุป เช่น:

• วัตถุประสงค์ของรายงาน
• วิธีการของมัน
• การค้นพบของมัน
• เหตุใดรายงานจึงมีความเกี่ยวข้อง
• สรุปจากรายงาน

ขณะที่คุณอ่าน ให้ถามตัวเองเช่น “ใครได้ประโยชน์จากการศึกษานี้” และ “เหตุใดข้อมูลนี้จึงรวมอยู่ในรายงาน” ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุข้อมูลที่จะรวมไว้ในสรุปของคุณได้ นอกจากนี้ ให้จดบันทึกข้อมูลใดๆ ที่นำเสนอในรายงาน เช่น วันที่ดำเนินการศึกษาและสถิติที่เกี่ยวข้องซึ่งสนับสนุนประเด็นหลัก เมื่อคุณอ่านรายงานเสร็จแล้ว เขียนบันทึกที่ชัดเจน และระบุคำตอบสำหรับคำถามที่ต้องใช้การคิดอย่างมีวิจารณญาณ เช่น "เหตุใดรายละเอียดนี้จึงเกี่ยวข้อง" และ “เป้าหมายของผู้เขียนสำหรับรายงานนี้คืออะไร” คุณพร้อมที่จะเขียนโครงร่างของคุณแล้ว

ขั้นตอนการสรุปรายงาน

เริ่มต้นด้วยการเขียนโครงร่าง ซึ่งเป็น "โครงกระดูก" ที่เป็นกรอบในการสรุปของคุณ โดยจะจัดระเบียบคำนำ ประโยคสนับสนุน และบทสรุปไว้ในแผนที่ที่เข้าใจง่ายซึ่งคุณสามารถใช้ขณะเขียนได้ รวมสถิติที่สำคัญไว้ในโครงร่างของคุณ และจดแนวคิดสำหรับคำเปลี่ยนที่จะทำให้ร่างมีความลื่นไหลดีขึ้น

จากนั้น ทำตามโครงร่างของคุณและเขียนร่าง อย่ากังวลกับการเขียนบทสรุปที่สมบูรณ์แบบในขั้นตอนนี้ เพียงเขียนหนึ่งหรือสองย่อหน้าที่สอดคล้องกันเป็นจุดเริ่มต้น ขณะที่คุณเขียน ต้องแน่ใจว่าได้รักษาความเป็นกลางและความชัดเจนไว้ บทสรุปคืองานเขียนที่เป็นกลางและเป็นมืออาชีพ ดังนั้นอย่าแสดงความคิดเห็นของคุณ ควรนำเสนอเนื้อหาของรายงานต้นฉบับในลักษณะที่เป็นกลาง

หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นร่างแรกแล้ว ก็ถึงเวลาแก้ไข อ่านอย่างละเอียดโดยมองหาจุดที่งานเขียนของคุณชัดเจนหรือกระชับมากขึ้น นอกจากนี้ ให้ระวังข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ การสะกด และไวยากรณ์ เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ของ Grammarly สามารถช่วยให้คุณมองเห็นสิ่งเหล่านี้และให้คำแนะนำที่คุณสามารถนำไปใช้ในงานเขียนของคุณได้

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

เมื่อคุณสรุปรายงาน สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้:

• การแนะนำอคติส่วนตัวบทสรุป เช่นเดียวกับรายงาน คือการเขียนที่มีวัตถุประสงค์ซึ่งอภิปรายแนวคิดหลักของรายงานและรายละเอียดสนับสนุน
• ทิ้งข้อมูลสำคัญไว้เพื่อความกระชับขณะที่คุณอ่านรายงานและจดบันทึก อย่าลืมจดรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับประเด็นสำคัญแต่ละประเด็น แม้ว่าบทสรุปควรสั้น แต่ก็ควรรวมข้อมูลทั้งหมดที่สำคัญต่อความเข้าใจของผู้อ่านในรายงานด้วย
• เขียนเรื่องย่อยาวเกินไปตามที่กล่าวไว้ข้างต้น การสรุปควรสั้น มุ่งหวังที่จะสื่อสารคำแถลงวิทยานิพนธ์ของรายงานและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องด้วยคำพูดเพียงไม่กี่คำเท่าที่จะเป็นไปได้
• การลอกเลียนแบบเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ โปรดเขียนด้วยคำพูดของคุณเอง หากคุณรวมข้อความใดๆ จากรายงานต้นฉบับหรือแหล่งที่มาอื่น ให้รวมเป็นคำพูดโดยตรงและอ้างอิงอย่างถูกต้อง

ตัวอย่างการสรุปรายงาน

ในปี 1964 เทอร์รี ลูเธอร์ ศัลยแพทย์ทั่วไปคนแรกของสหรัฐอเมริกา ตีพิมพ์รายงานเรื่อง "การสูบบุหรี่กับสุขภาพ" รายงานดังกล่าวเชื่อมโยงการสูบบุหรี่เข้ากับโรคหัวใจและปอด ซึ่งนำความสัมพันธ์นี้ไปสู่จิตสำนึกสาธารณะ และกระตุ้นให้รัฐบาลดำเนินการต่อไป ระหว่างปี 1963 ถึง 2012 การสูบบุหรี่ในสหรัฐอเมริกาลดลง 72 เปอร์เซ็นต์ นอกจากนี้ อัตราการสูบบุหรี่ของผู้ใหญ่ได้ลดลง 50 เปอร์เซ็นต์ตั้งแต่ปี 1965 และในปี 2013 26 รัฐมีนโยบายปลอดบุหรี่ 100 เปอร์เซ็นต์ในพื้นที่สาธารณะ อย่างไรก็ตาม ยังมีความคืบหน้าที่ต้องทำ: ในปี 2014 ชาวอเมริกันมากกว่า 440,000 รายเสียชีวิตจากการเจ็บป่วยที่เกี่ยวข้องกับการสูบบุหรี่ทุกปี และ 8 ล้านคนมีชีวิตอยู่ด้วยภาวะที่เกี่ยวข้องกับการสูบบุหรี่ การได้รับสารนิโคตินทุกกรณีมีความเสี่ยงต่อสุขภาพ และในการมองย้อนกลับไปในโอกาสครบรอบ 50 ปีของเขา บอริส ดี. ลุชเนียก ซึ่งเป็นรักษาการศัลยแพทย์ทั่วไปในขณะที่เขาเขียนข้อความนี้ กระตุ้นให้ผู้อ่านมอบอำนาจให้ผู้อื่นมีความก้าวหน้าในการเลิกบุหรี่จากการสูบบุหรี่ สหรัฐ.

(ที่มา: ช่วงเวลาแห่งประวัติศาสตร์: ครบรอบ 50 ปีรายงานของศัลยแพทย์ทั่วไปเรื่องการสูบบุหรี่และสุขภาพ นายแพทย์ Boris D. Lushniak, MD, MPH)

เครื่องมือและทรัพยากรสำหรับการสรุปรายงาน

เครื่องมือสรุปรายงานที่ขับเคลื่อนโดย AI ของ Grammarly ช่วยให้กระบวนการเขียนสรุปรายงานที่ชัดเจนง่ายขึ้น เพียงไม่กี่คลิก คุณก็สามารถสร้างข้อมูลสรุปได้ จากนั้น Grammarly จะช่วยคุณปรับปรุงเนื้อหา เพื่อให้มั่นใจว่าบทสรุปของคุณปราศจากข้อผิดพลาด อ้างอิงอย่างถูกต้อง และเป็นมืออาชีพ

รายงานคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสรุป

การสรุปรายงานคืออะไร?

การสรุปรายงานเป็นกระบวนการกลั่นกรองประเด็นสำคัญ ข้อค้นพบ และข้อสรุปจากรายงานโดยละเอียดให้อยู่ในรูปแบบที่กระชับ เข้าใจง่าย มีจุดมุ่งหมายเพื่อรวบรวมสาระสำคัญของรายงาน ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจข้อมูลหลักโดยไม่ต้องอ่านเอกสารทั้งหมด

ความแตกต่างระหว่างการสรุปรายงานและการถอดความคืออะไร?

การสรุปรายงานเกี่ยวข้องกับการย่อเนื้อหาทั้งหมดของรายงานให้เป็นภาพรวมโดยย่อ โดยเน้นประเด็นหลักและข้อสรุป ในทางกลับกัน การถอดความเกี่ยวข้องกับการเขียนส่วนหรือแนวคิดเฉพาะจากรายงานใหม่ด้วยคำที่ต่างกัน ขณะเดียวกันก็รักษาความหมายดั้งเดิม โดยมักจะไม่ลดความยาวลงอย่างมาก

ฉันจะหลีกเลี่ยงการลอกเลียนแบบเมื่อสรุปรายงานได้อย่างไร

เพื่อหลีกเลี่ยงการลอกเลียนแบบเมื่อสรุปรายงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจเนื้อหาอย่างถ่องแท้ จากนั้นแสดงแนวคิดหลักด้วยคำพูดของคุณเอง ให้เครดิตกับแหล่งที่มาดั้งเดิมผ่านการอ้างอิงเสมอ และใช้เครื่องหมายคำพูดสำหรับวลีหรือคำศัพท์ใดๆ ที่นำมาจากรายงานโดยตรง หลีกเลี่ยงการคัดลอกโครงสร้างหรือลำดับของเอกสารต้นฉบับใกล้เกินไป

ฉันจะใช้ AI เพื่อสรุปรายงานได้อย่างไร

คุณสามารถใช้เครื่องมือสรุป AI ของ Grammarly เพื่อสร้างสรุปรายงานได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง