11 วิธีในการกล่าว “ขอบคุณ” ทางอีเมล และ 3 ข้อผิดพลาด “ขอบคุณ” ที่ควรหลีกเลี่ยง

“ขอบคุณ”: เป็นวลีที่คนส่วนใหญ่พูดทุกวัน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าควรจะสะท้อนกลับ การไตร่ตรองสักนิดอาจสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการแสดงความขอบคุณในอีเมลระดับมืออาชีพ รวมถึงเวลาและวิธีการใช้งาน และข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

อีเมล "ขอบคุณ" คืออะไร?

อีเมล "ขอบคุณ" แบบมืออาชีพแสดงความขอบคุณหรือรับทราบถึงสิ่งที่ผู้รับได้ทำเพื่อคุณ ทีมของคุณ หรือบริษัทของคุณ ในลักษณะที่กระชับและมีประสิทธิภาพ

มีหลายวิธีในการสื่อสารความกตัญญูทางอีเมล ตั้งแต่การลงชื่อขอบคุณแบบง่ายๆ ไปจนถึงคำอธิบายที่ยาวขึ้นเกี่ยวกับผลกระทบของการกระทำของผู้รับในลักษณะที่บริบทของความซาบซึ้งของคุณ คุณสามารถแสดงความขอบคุณสำหรับการกระทำในอดีตหรือในอนาคตได้ตั้งแต่เล็กไปจนถึงใหญ่

คำที่คุณเลือกและน้ำเสียงของคุณจะกำหนดวิธีที่ผู้รับรับข้อความ

“ขอบคุณ” ในอีเมลระดับมืออาชีพ

ในบริบทที่ถูกต้อง เช่น อีเมลระดับมืออาชีพ การแสดงความขอบคุณอาจสร้างผลกระทบได้ ตัวอย่างเช่น ข้อความขอบคุณจากใจจริงหลังการสัมภาษณ์สามารถช่วยให้คุณโดดเด่นและรักษาชื่อของคุณไว้ในใจของผู้จัดการฝ่ายจ้างงานได้ อีเมล "ขอบคุณ" สามารถทำให้ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานมีความจริงใจมากขึ้น และยังสามารถช่วยดึงดูดลูกค้าหรือปิดข้อตกลงได้เมื่อมีการปรับใช้อย่างรอบคอบ

ความสำเร็จของอีเมล "ขอบคุณ" ขึ้นอยู่กับน้ำเสียงและบริบท ตัวอย่างเช่น การเพิ่ม "ขอบคุณล่วงหน้า" ในอีเมลที่เน้นไปที่การทำให้ผู้รับส่งรายงานในที่สุด อาจมองว่าไม่จริงใจหรือก้าวร้าว และหากน้ำเสียงของอีเมลเอนเอียงไปทางอารมณ์ขันมากเกินไป ผู้อ่านก็อาจไม่ให้ความสำคัญกับคำขอบคุณของคุณอย่างจริงจัง ดังนั้นควรระมัดระวังเมื่อเขียนอีเมลประเภทนี้

“ขอบคุณ” ในการลงชื่อออกอีเมล

บรรทัดปิดอยู่ที่ส่วนท้ายของอีเมล ก่อนการลงชื่อออก ดังนั้น หากมีสิ่งใดที่คุณต้องการขอบคุณเป็นพิเศษผ่านอีเมลแบบมืออาชีพ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลดังกล่าวได้ในส่วนนี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสิ้นสุดอีเมลในทางบวก แม้ว่าอีเมลที่เหลือจะมีคำถามหรือมุ่งเน้นไปที่งานเพิ่มเติมที่ต้องทำก็ตาม

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของบรรทัดปิดท้ายที่แสดงความขอบคุณอย่างมีประสิทธิภาพ:

• นอกจากนี้ ฉันอยากจะกล่าวขอบคุณสำหรับการทำงานหนักของคุณใน [งาน] นี้
• ฉันรู้ว่ามันเป็นโครงการที่ยุ่งยาก แต่ฉันซาบซึ้งที่คุณมีความยืดหยุ่นเกี่ยวกับ [ใส่เหตุผล]
• สุดท้ายนี้ผมอยากจะบอกว่าขอบคุณสำหรับ [ใส่เหตุผล]

พวกเราหลายคนทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการเป็นประจำเพื่อทำงานในแต่ละวันให้สำเร็จ และเป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามสิ่งนั้นไป หากคุณส่งอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นแต่ใส่คำว่า "ขอบคุณ" ไว้เป็นสัญญาณแสดงว่าคุณรู้ว่าผู้รับกำลังช่วยเหลือและรับทราบ

นอกจากนี้ การใช้คำว่า "ขอบคุณ" หรือ "ขอบคุณอีกครั้ง" ในรูปแบบการลงชื่อเข้าใช้อีเมลแบบมืออาชีพของคุณสามารถเน้นย้ำประเด็นนั้นอีกครั้ง ซึ่งแสดงว่าคุณหมายความอย่างนั้นจริงๆ

นี่เป็นตัวอย่างบางส่วนในทางปฏิบัติ:

ฉันทำสิ่งนี้ไม่ได้หากไม่มีคุณ!

[ชื่อ]

ฉันขอขอบคุณความช่วยเหลือของคุณ!

[ชื่อ]

“ขอบคุณ”' และรูปแบบต่างๆ ของมัน

“ขอบคุณ” มีหลายรูปแบบที่แสดงแนวคิดนี้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และคุณเกือบจะใช้คำเหล่านี้เป็นประจำในการสื่อสารทางอีเมลแล้ว

• “ขอบคุณ” หรือ ”ขอบคุณ”:สิ่งเหล่านี้คือสถานะสแตนด์บายแบบเก่าและสามารถใช้เป็นค่าเริ่มต้นได้ ไม่ว่าคุณจะเพิ่มลงในเนื้อหาของอีเมล (ซึ่งโดยปกติจะต้องมีบริบทเกี่ยวกับสิ่งที่คุณขอบคุณ) หรือเป็น การลงชื่อออก
• “ขอบคุณมาก”:รูปแบบนี้เป็นคำ “ขอบคุณ” ที่เข้มกว่าแต่ยังเป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อย (แต่ยังคงใช้งานได้ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ) สามารถใช้เป็นสัญญาณบอกกล่าวได้ แต่คุณอาจต้องรวมบริบทเกี่ยวกับความซาบซึ้งของคุณในการติดต่อทางธุรกิจด้วย
• “ขอบคุณมาก”:รูปแบบการขอบคุณนี้อาจเป็นทางการมากกว่า ดังนั้นจึงใช้ได้ดีกับความสัมพันธ์ในการทำงานที่เป็นเรื่องใหม่หรือสถานการณ์ เช่น การส่งอีเมลถึงผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า มันแสดงให้เห็นว่าคุณรับรู้ว่าผู้รับเลือกที่จะสื่อสารต่อ นอกเหนือจากคำขอบคุณที่คุณอาจมี

“ขอบคุณ” สำหรับสถานการณ์เฉพาะ

วลี "ขอบคุณ" บางวลีเข้ากันได้ดีที่สุดกับสถานการณ์เฉพาะ และสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างของแต่ละวลีเพื่อใช้อย่างถูกต้อง ต่อไปนี้คือรายละเอียดโดยย่อของตัวเลือกทั่วไปสามตัวเลือกที่แสดงความขอบคุณในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ:

• “ขอบคุณอีกครั้ง”:วลีนี้แสดงถึงความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง แต่ยังสามารถใช้เพื่อย้ำถึงความขอบคุณที่แสดงไว้ก่อนหน้าในอีเมลอีกด้วย มีโทนสีที่เป็นกลางและสามารถใส่ได้ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
• “Thanks in advance”: เมื่อคุณใช้วลีนี้ คุณกำลังพูดว่าขอบคุณสำหรับการดำเนินการในอนาคต ความหมายก็คือพวกเขาจะทำทุกอย่างที่คุณอ้างอิง อย่างไรก็ตาม หากใช้ในสถานการณ์ที่ผู้รับไม่จำเป็นต้องทำตามที่ผู้รับร้องขอ วลีนี้อาจดูเหมือนเป็นการอวดดี ดังนั้นจึงควรใช้เมื่อผู้รับจำเป็นต้องปฏิบัติตาม (เช่น หากเป็นส่วนหนึ่งของงานของตน)
• “เห็นคุณค่า”:นี่อาจเป็นการลงนามที่เรียบง่ายและเป็นทางการ ดังนั้นจึงสามารถนำมาใช้กับผู้ติดต่อที่ไม่ค่อยคุ้นเคยหรือผู้ที่ดูแลตำแหน่งของคุณ อีเมลของคุณต้องจริงใจและมีน้ำเสียงแสดงความขอบคุณจึงจะถือว่าวลีนี้ถูกต้อง

3 ข้อผิดพลาด “ขอบคุณ” ที่ควรหลีกเลี่ยง

จดหมายขอบคุณที่เขียนอย่างดีควรทำให้ผู้รับรู้สึกดีกับการแลกเปลี่ยน ข้อผิดพลาดทั่วไปหลายประการอาจขวางทางได้

1 ความมั่นใจมากเกินไป

การแสดงตนอวดดีเป็นปัญหาหากคุณคิดว่าผู้รับจะช่วยเหลือคุณ แทนที่จะทำงานที่เข้าข่ายลักษณะงานหรืองานที่ตกลงกันไว้แล้ว ซึ่งสามารถใช้ได้กับวลีเช่น “ขอบคุณล่วงหน้า” ในกรณีนั้น วลีเช่น “ฉันขอขอบคุณเวลาของคุณ” สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงกับดักข้อสันนิษฐานได้

2 ความไม่เป็นทางการ

ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นอีกประการหนึ่งคือการทำตัวสบายๆ มากเกินไปกับผู้อ่าน ตามกฎทั่วไป ยิ่งคุณคุ้นเคยกับใครสักคนน้อยเท่าไร การเขียนของคุณก็ควรจะเป็นทางการมากขึ้นเท่านั้น วลีเช่น “ฉันซาบซึ้ง [ใส่เหตุผล]” และ “ฉันซาบซึ้งสำหรับ [ใส่เหตุผล] ของคุณ” อาจมีประโยชน์เมื่อคุณมีการสนทนากับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงอย่างจำกัด ในขณะเดียวกัน วลีที่ไม่เป็นทางการ เช่น “you're a lifesaver” หรือ “Thanks a million” ควรใช้ในความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการและคุ้นเคยมากกว่าเท่านั้น

3 เกินกำลัง

หากคุณขอบคุณผู้จัดการหรือสมาชิกในทีมทุกครั้งสำหรับความช่วยเหลือหรือการกระทำเล็กๆ น้อยๆ คุณมีความเสี่ยงที่จะ ก) ดูไม่จริงใจ และ ข) ดูเหมือนคุณขาดความมั่นใจ การกล่าวคำขอบคุณแบบสะท้อนกลับที่เชื่อมโยงกับแต่ละปฏิสัมพันธ์จะหมดความหมาย และการกล่าวซ้ำๆ กันบ่อยๆ อาจทำให้คุณคิดว่าความช่วยเหลือจะได้รับก็ต่อเมื่อเพื่อนร่วมงานได้รับคำชมเชยเท่านั้น คำขอบคุณที่ดีที่สุดคือผู้ที่มีความคิดเล็กๆ น้อยๆ อยู่เบื้องหลัง

เป็นมากกว่าอีเมล—วิธีอื่นในการแสดงความขอบคุณ

คุณอาจต้องการแสดงความขอบคุณแบบออฟไลน์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคำขอบคุณของคุณเป็นมากกว่าการแลกเปลี่ยนในชีวิตประจำวัน หรือหากคุณต้องการให้ผู้รับรู้สึกพิเศษเป็นพิเศษ เช่น คุณอาจส่งของขวัญเล็กๆ น้อยๆ เพื่อขอบคุณพร้อมข้อความแสดงความขอบคุณ โดยถือว่านั่นเหมาะสมกับความสัมพันธ์ หรือคุณอาจเน้นความพยายามของใครบางคนในระหว่างการประชุมเพื่อให้เพื่อนร่วมงานและผู้จัดการของพวกเขาสามารถจดจำพวกเขาในความสำเร็จของพวกเขาได้

อีเมลอาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการกล่าว “ขอบคุณ” ในที่ทำงานแบบมืออาชีพ แต่การแสดงความขอบคุณแบบออฟไลน์อาจช่วยแสดงให้เห็นว่าคุณซาบซึ้งในความพยายามของใครบางคนมากเพียงใด

คำถามที่พบบ่อยทางอีเมล “ขอบคุณ”

ระดับความเป็นทางการที่เหมาะสมในการกล่าว “ขอบคุณ” ในอีเมลธุรกิจคือเท่าใด

บริบทเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ แต่โดยทั่วไป ยิ่งคุณรู้จักใครซักคนน้อยเท่าไร คุณก็ยิ่งเป็นทางการมากขึ้นเท่านั้น (และในทางกลับกัน)

เหมาะสมหรือไม่ที่จะกล่าว “ขอบคุณ” ในอีเมลระดับมืออาชีพ?

ใช่ มันเป็นวลีที่เหมาะสมในมารยาททางอีเมลธุรกิจ หากคุณต้องการแสดงความขอบคุณ ไม่ว่าจะโดยทั่วไปหรือด้วยเหตุผลเฉพาะ การพูดว่า "ขอบคุณ" สั้นๆ จะเป็นวลีที่มีประโยชน์เสมอ

มีวิธีใดบ้างในการแสดงความขอบคุณผ่านอีเมลโดยไม่ฟังดูซ้ำซาก?

การใช้วลี “ขอบคุณ” หรือรูปแบบอื่นๆ เช่น “ขอบคุณมาก” หรือ “ขอบคุณมาก” เป็นวิธีแสดงความขอบคุณในอีเมลที่ชัดเจน แม้จะแพร่หลาย แต่ก็ไม่ถือว่าเป็นเรื่องซ้ำซาก

ฉันจะแสดงความขอบคุณต่อความช่วยเหลือครั้งใหญ่หรือความช่วยเหลือที่สำคัญทางอีเมลได้อย่างไร

ในกรณีดังกล่าว เป็นความคิดที่ดีที่จะอุทิศอีเมลทั้งหมดเพื่อขอบคุณบุคคลนั้น แทนที่จะเพิ่มลงในอีเมลที่เน้นไปที่อย่างอื่นเป็นหลัก ดังนั้นคุณควรลงรายละเอียดเล็กน้อยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณชื่นชม และแสดงให้เห็นว่าคุณรับรู้ว่าสิ่งนี้ต้องใช้ความพยายามอย่างมากในส่วนของพวกเขา