ความแตกต่างหลักระหว่างการแก้ไขสำเนาและการพิสูจน์อักษร

สำหรับผู้เขียน บล็อกเกอร์ และนักเขียนเนื้อหาที่เผยแพร่ด้วยตนเองส่วนใหญ่ ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขสำเนาและพิสูจน์อักษรแบบมืออาชีพนั้นไม่แพง

แต่กระบวนการเหล่านี้ขาดไม่ได้และเป็นส่วนสำคัญในการเตรียมข้อความให้พร้อมสำหรับการเผยแพร่ไม่ว่าจะทางออนไลน์หรือในสิ่งพิมพ์

หากคุณมีเพื่อนหรือครอบครัวที่สามารถช่วยคุณในขั้นตอนเหล่านี้ได้ ถือว่าเป็นโบนัสก้อนโต ดวงตาคู่ที่สองหรือสามมีค่าสูงเสมอในกระบวนการตัดต่อใดๆ

แต่คุณควรทำงานหลายอย่างด้วยตัวเองหากคุณพิถีพิถันและใส่ใจในรายละเอียด

สี่ขั้นตอนการแก้ไขที่แตกต่างกัน

บทความนี้มุ่งเน้นที่การแก้ไขข้อความ การพิสูจน์อักษร และการสรุปข้อความของคุณเป็นหลัก

แต่สิ่งสำคัญคือต้องสรุปขั้นตอนทั้งหมดในกระบวนการทำให้ข้อความสมบูรณ์แบบ

1. การแก้ไขข้อผิดพลาดเบื้องต้น

ในขั้นแรก คุณกำลังพยายามค้นหาข้อผิดพลาดทางภาษาในไวยากรณ์ การสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และการพิมพ์ผิดที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติในกระบวนการเขียน

สำหรับนักเขียนส่วนใหญ่ในปัจจุบัน ขั้นตอนนี้สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและเพียงพอโดยใช้เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ออนไลน์ที่ดี

โปรแกรม Prowritingaid น่าจะเป็นที่นิยมที่สุดสำหรับผู้เขียน ในขณะที่ Grammarly เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม

แอพทั้งสองทำงานได้ยอดเยี่ยมเมื่อต้องค้นหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์พื้นฐานที่คุณสามารถแก้ไขได้ สำหรับข้อผิดพลาดในการสะกดคำ แต่ละแอปจะแก้ไขข้อผิดพลาดได้ด้วยคลิกเดียว

ซึ่งมีประโยชน์ในการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เห็นได้ชัดและข้อผิดพลาดในการพิมพ์ และทำให้ขั้นตอนการแก้ไขครั้งแรกง่ายและรวดเร็วขึ้น

แต่ไม่ควรพิจารณาแอปใดเป็นเครื่องพิสูจน์อักษรออนไลน์สำหรับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปของคุณ

2. การแก้ไขบรรทัดคืออะไร?

การแก้ไขที่สำคัญมากที่สุดที่คุณต้องทำหลังจากแก้ไขข้อผิดพลาดเสร็จแล้วคือการแก้ไขบรรทัด เป็นเวลาที่คุณควรจะมองภาพรวมของงานเขียนของคุณ

เมื่อคุณต้องการดูเนื้อหาหรือเรื่องราวที่สร้างสรรค์ สไตล์การเขียน และการใช้ภาษาของคุณในระดับประโยคและย่อหน้า

คุณกำลังมองหาปัญหาภายในโครงเรื่อง ข้อมูลขาดหายไป หรือความซ้ำซ้อนเนื่องจากการทำซ้ำโดยไม่จำเป็น

สไตล์การเขียนมักจะเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ผสมการลงทะเบียนภาษาระหว่างทางการและไม่เป็นทางการ

คุณควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของน้ำเสียงและการใช้ถ้อยคำที่ไม่เป็นธรรมชาติ และข้อความที่ใช้ภาษาที่ไม่สุภาพ

ในระดับประโยคและย่อหน้า คุณต้องมองหาคำซ้ำๆ โครงสร้างไวยากรณ์ที่ใช้มากเกินไป และประโยคที่ใช้ซ้ำ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การแก้ไขบรรทัดช่วยให้สื่อสารกับผู้อ่านได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. การแก้ไขสำเนาคืออะไร?

ในขั้นตอนนี้ของกระบวนการแก้ไขที่คุณจะต้องใช้งานและพลังงานมากที่สุด

ไม่มีทางที่คุณสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือออนไลน์ มันเป็นงานที่ต้องทำทีละประโยค และมีเพียงมนุษย์เท่านั้นที่สามารถตัดสินใจในสิ่งที่จำเป็นได้ในตอนนี้

จากบันทึกเล็กน้อย มีความคิดเห็นที่แตกต่างกันว่าเวอร์ชันที่ถูกต้องของคำนั้นคือการคัดลอกหรือแก้ไขการคัดลอก อย่างไรก็ตาม ตัวแก้ไขสำเนามักจะได้รับการยอมรับว่าเป็นคำนามสองคำ

แม้จะมีวิธีการเขียนที่แตกต่างกัน แต่คุณสามารถแบ่งขั้นตอนนี้ออกเป็นสี่ด้าน

(i.) ไวยากรณ์

แม้ว่าจะยังคงมีความเป็นไปได้ที่จะแก้ไขการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน การใช้ไวยากรณ์ที่เหมาะสมหรือถูกต้องเป็นหนึ่งในจุดมุ่งหมายหลักในตอนนี้

ประโยคสามารถถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ แต่อาจไม่ได้ใช้ไวยากรณ์หรือลำดับคำที่ถูกต้องเพื่อสื่อความหมายที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น ประโยคต่อไปนี้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ทั้งหมด แต่มีความหมายแตกต่างกันเล็กน้อยเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางไวยากรณ์

ฉัน ไม่ค่อย ดื่มวิสกี้ (ฉันดื่มวิสกี้ไม่บ่อยหรือเป็นครั้งคราวเท่านั้น)

บ่อยครั้ง ที่ฉันไม่ดื่มวิสกี้ (ฉันดื่มมาก แต่วิสกี้เป็นบางครั้งเท่านั้น)

ฉันไม่ดื่มวิสกี้ บ่อย นัก (อีกครั้งฉันไม่ค่อยดื่มวิสกี้)

ฉัน มัก จะไม่ดื่มวิสกี้ (แต่ฉันดื่มวอดก้า เหล้ารัม จิน หรืออะไรก็ได้ที่ฉันสามารถทำได้)

ดังที่สี่วลีข้างต้นแสดงให้เห็นอย่างชัดเจน การแก้ไขตัวแก้ไขเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้มั่นใจว่าไวยากรณ์นั้นเหมาะสมกับข้อความและข้อความ ในกรณีของประโยคข้างต้น ฉันเป็นคนติดสุราหรือเป็นคนดื่มเป็นครั้งคราวหรือไม่?

(ii.) ความสอดคล้องทางเทคนิค

ภาษาอังกฤษมีหลายรูปแบบ

ไม่เพียงแต่มีความแตกต่างตามสัญชาติระหว่างภาษาอังกฤษแบบอเมริกัน อังกฤษ ออสเตรเลีย และแคนาดาเท่านั้น แต่ยังมีตัวแปรภายในอีกด้วย

ความแตกต่างภายในเหล่านี้มักจะถูกกำหนดโดยรูปแบบหรือการประยุกต์ใช้รูปแบบทางเทคนิคที่สอดคล้องกันในการเขียน

คู่มือสไตล์เผยแพร่ในทุกประเทศที่พูดภาษาอังกฤษและมีประโยชน์อย่างยิ่ง

คู่มือสไตล์บ้านที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด ได้แก่ The Chicago Manual of Style, The AP Stylebook (The Associated Press Stylebook), The Guardian Style Guide, The Guardian Style Guide และ The New York Times Manual of Style and Usage

4 คู่มือสไตล์ออนไลน์ฟรี

คู่มือรูปแบบ National Geographic

คู่มือสไตล์ของวิกิพีเดีย

หนังสือสไตล์โทรเลข

องค์ประกอบของสไตล์

คำแนะนำจะให้ชุดกฎเพื่อช่วยรักษาความสอดคล้องในการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ การสะกด การใส่ยัติภังค์ ตัวเลข และแบบอักษร

ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียน Mr. แต่ใช้ Dr จะมีปัญหาเกี่ยวกับความสม่ำเสมอ เนื่องจาก Mr. ใช้เครื่องหมายจุด (จุด) แต่ Dr ไม่เขียน

การผสมการสะกดคำที่ต่างกันระหว่าง 'ise' และ ize' หรือเพิ่มพยัญชนะเป็นสองเท่าในการเดินทางแต่ไม่ใช่การยกเลิก หรือเติมพลังแต่ไม่ได้จำลอง ทั้งหมดจำเป็นต้องตรวจสอบเพื่อความสอดคล้องกันในการใช้งาน

คุณต้องตรวจสอบข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบด้วย หมายเลขหน้าและรูปแบบตัวเลขจำเป็นต้องสอดคล้องกัน

หากคุณใช้วันที่สี่กรกฎาคมในส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อความของคุณ แต่ใช้วันที่สี่กรกฎาคมในส่วนอื่น และวันที่ 4 กรกฎาคมหรือ 4 กรกฎาคมที่อื่น แสดงว่าไม่สอดคล้องกัน

ความผิดปกติทางเทคนิคอื่นๆ จะเกิดขึ้นหากคุณผสมเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวและคู่หรือตัวเอียงสลับกันแทนที่เครื่องหมายอัญประกาศ

การใส่ยัติภังค์ของคำนามประสมและคำคุณศัพท์ประสมยังมีความแตกต่างกันในการใช้งานจากคู่มือรูปแบบหนึ่งไปยังอีกรูปแบบหนึ่ง

สุดท้าย คู่มือทุกคนมีความคิดเห็นเกี่ยวกับการใช้ Oxford Comma ซึ่งบางครั้งเรียกว่า Serial Comma แล้วแต่คนเขียน แต่ทั้งนี้ ต้องใช้หรือไม่ใช้อย่างสม่ำเสมอ

(iii.) ความสอดคล้องภายใน

ลักษณะนี้อาจเป็นสิ่งที่ท้าทายในการค้นหา มันเกิดขึ้นเมื่อมีความคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้นในระยะห่างในข้อความ สำหรับต้นฉบับที่มีจำนวนคำมาก จำเป็นต้องใส่ใจในรายละเอียดอย่างต่อเนื่อง

กรณีที่พบบ่อยที่สุดที่เกิดขึ้นในการแก้ไขหนังสือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคือเมื่ออายุ ลักษณะ หรืออุปนิสัยเปลี่ยนไป

ตัวอย่างเช่น:

แมรี่นั่งเงียบๆ อยู่หน้ากระจก ค่อยๆ สางผมยาวสีเข้ม ของเธอ

ชายหาดนั้นสวยงาม แมรี่จึงมัด ผมสีบลอนด์ยาว ของเธอก่อนจะลงเล่นน้ำ

เจอรัลด์ไม่เคยคิดว่าเขาจะฟื้นตัวจากการสูญเสียพ่อเมื่อเขาอายุได้ แปดขวบ

เมื่อเจอรัลด์แต่งงานเท่านั้น เขาจึงเริ่มทำใจได้กับการตายของพ่อตอน ที่เขายังเป็นวัยรุ่น

มันเป็นรักแรกพบสำหรับ Vikki

วิค กี้ นึกถึงวันที่เธอได้พบกับโทนี่และตกหลุมรักเขา

เป็นเรื่องปกติที่ Katelyn จะอารมณ์เสีย เธอเป็นคน ใจเย็นและใจเย็น อยู่เสมอ

อย่างที่ Brett เข้าใจ Kaitlyn มักจะ อารมณ์เสียเกี่ยวกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ

การค้นหาความไม่สอดคล้องกันภายในเป็นสิ่งที่ต้องใช้ความพยายามมาก แต่จำเป็นต้องค้นหาข้อผิดพลาดประเภทนี้เพื่อให้แน่ใจว่ามีความต่อเนื่อง

(iv.) การตรวจสอบข้อเท็จจริง

หากคุณกำลังเขียนเรื่องราวที่คุณมีเรื่องราวในศตวรรษที่ 19 ประโยคต่อไปนี้จะต้องมีการแก้ไข

ลมเหนือพัดผ่านแก้มของเขา แต่เขาต้องไป เขาจึง รูดซิป เสื้อโค้ทแล้วเดินไปที่แม่น้ำ

ในขณะที่ซิปหรือซิปถูกประดิษฐ์ขึ้นในปี 1893 แต่จนถึง ปี 1913 ในศตวรรษที่ 20 ในที่สุดซิปที่ทันสมัยก็ได้รับการออกแบบและถูกนำมาใช้ในชีวิตประจำวันในที่สุด

ฉันจำมันได้เต็มตา ฉันอยู่ในห้องเรียนของฉันฟังการลงจอดบนดวงจันทร์ทางวิทยุใน ปี พ.ศ. 2510 เขากล่าวว่า “ก้าวกระโดดครั้งใหญ่ของมนุษยชาติ”

Apollo Lunar Module Eagle ลงจอดบนดวงจันทร์เมื่อวันที่ 20 กรกฎาคม พ.ศ. 2512 เวลา 20:17 น. UTC อาร์มสตรองกลายเป็นบุคคลแรกที่เหยียบพื้นผิวดวงจันทร์ในอีกหกชั่วโมงต่อมา ในวันที่ 21 กรกฎาคม เวลา 02:56:15 น. UTC

โชคดีที่เรามีอินเทอร์เน็ตในวันนี้เพื่อช่วยในเรื่องนี้ ดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลที่จะไม่ตรวจสอบข้อเท็จจริงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในอดีตทั้งหมดของคุณถูกต้อง

4. การพิสูจน์อักษร

กระบวนการแก้ไขและพิสูจน์อักษรเป็นสองงานที่แยกจากกัน

หากคุณไม่ได้ใช้บริการพิสูจน์อักษรหรือบริการแก้ไขแบบมืออาชีพ คุณต้องจัดการกับขั้นตอนนี้ด้วยความคิดที่ชัดเจน

หากคุณกำลังดำเนินการจัดพิมพ์หนังสือ คุณควรหยุดพักก่อนที่จะเริ่มงานนี้ แม้จะไม่มีกฎ แต่เวลาหนึ่งเดือนระหว่างการแก้ไขสำเนาและการพิสูจน์อักษรของต้นฉบับก็เพียงพอแล้ว

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังเตรียมบทความ บล็อกโพสต์ หรืองานภาคนิพนธ์หรือเรียงความ วันหรือสองวันก็เพียงพอแล้ว

การหยุดพักมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถคิดได้อย่างชัดเจนและเป็นอิสระจากงานแก้ไขของคุณ คุณต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด

แม้ว่าคุณอาจไม่สามารถซื้อนักพิสูจน์อักษรมืออาชีพได้ แต่อย่างน้อยคุณก็ควรคิดเช่นเดียวกัน หรือพูดอีกอย่างก็คือ เข้าหาข้อความของคุณราวกับว่าคุณไม่เคยเห็นมาก่อน

นอกจากนี้ คุณควรพยายามขอความช่วยเหลือจากผู้อ่านรุ่นเบต้าหรือเพื่อนๆ ให้มากที่สุด เนื่องจากผู้ตรวจทานพิเศษช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะพบข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิดมากขึ้น

เป็นส่วนที่น่าเบื่อที่สุดในการเตรียมข้อความหรือต้นฉบับ เพราะคุณกำลังมองหาอะไรก็ตามที่ทั้งสามขั้นตอนก่อนหน้านี้อาจพลาดไป นักพิสูจน์อักษรตรวจสอบทุกอย่าง

มันตรากตรำ ลำบาก และเชื่องช้า แต่ก็จำเป็นอย่างยิ่ง

มีหลายวิธีในการแก้ไขปัญหาการพิสูจน์อักษร แต่คำแนะนำที่ดีที่สุดคือการแบ่งข้อความออกเป็นส่วนๆ อันที่จริง การวิเคราะห์บทในหนังสือในลำดับย้อนกลับเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการแยกเรื่องราวออกจากความคิดของคุณในขณะที่คุณพิสูจน์อักษร

เป็นเทคนิคที่สนับสนุนให้คุณมีสมาธิกับการตรวจสอบทีละบรรทัดและทีละย่อหน้า

การพิสูจน์อักษรเป็นงานที่ยาก ไม่มีการแก้ไขอย่างรวดเร็ว คุณต้องตรวจสอบทุกคำ วลี และเครื่องหมายจุลภาค รวมถึงตรวจสอบสิ่งที่อาจพลาดไปในการคัดลอกและแก้ไขบรรทัด

สรุป

แม้ว่าจะมีสี่ขั้นตอนในการเตรียมข้อความหรือต้นฉบับก่อนเผยแพร่ แต่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสองขั้นตอนคือการแก้ไขสำเนาและการพิสูจน์อักษร

ภายในสองส่วนนี้คุณสามารถทำให้ข้อความของคุณสมบูรณ์แบบได้มากที่สุดและทำให้แน่ใจว่าคุณจะสร้างความพึงพอใจให้กับผู้อ่านของคุณ

ไม่มีทางรับประกันความสมบูรณ์แบบได้ แต่ถ้าคุณสามารถทุ่มเทพลังของคุณไปที่ไวยากรณ์และความสอดคล้องระหว่างขั้นตอนการแก้ไขและความแม่นยำระหว่างการพิสูจน์อักษร คุณจะได้ดำเนินการขั้นตอนใหญ่หลวงในการปรับปรุงข้อความของคุณให้สมบูรณ์แบบ

จากนั้น เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้ตรวจทานข้อความของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: การใช้พวกเขาเป็นสรรพนามส่วนตัวเอกพจน์บุคคลที่สาม