10 สิ่งที่คุณไม่ควรพูดในอีเมล

เผยแพร่แล้ว: 2018-07-09

มีบางสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้วว่าไม่ควรพูดถึงทางอีเมล ความคิดเห็นทางการเมือง อะไรก็ตามที่อาจถือได้ว่าเป็นการล่วงละเมิดทางเพศ และการนินทาในที่ทำงานอยู่กลุ่มหนึ่งที่ไม่ต้องคิดมาก แต่ยังมีบางหัวข้อและวลีที่ชัดเจนน้อยกว่าที่คุณไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการแสดงความเป็นมืออาชีพ มีความสามารถ และอยู่เหนือภาระงานของคุณ ท้ายที่สุด อีเมลอาจอยู่ได้นาน และคุณไม่มีทางรู้หรอกว่ามีอะไรถูกขุดขึ้นมาอีกบ้าง

นี่คือสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR บอกว่าคุณควรหลีกเลี่ยงในทุกกรณี

1 “เดี๋ยวก่อน พรุ่งนี้ฉันจะลาป่วย”

ฟังนะ ทุกคนเรียกคนป่วยมาเพื่อสุขภาพจิตที่วางแผนไว้ล่วงหน้าหรือเรื่องส่วนตัวในบางจุดในอาชีพการงาน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรพูดถึงเรื่องนี้ผ่านอีเมลที่ทำงาน “การส่งอีเมลแผนการเล่นของคุณในวันถัดไปไม่ใช่การเคลื่อนไหวที่ฉลาดที่สุด” แพทริค โคลวิน หุ้นส่วนธุรกิจทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ของ USA Today กล่าว “นี่เป็นเพียงการแสดงความไม่ซื่อสัตย์ของคุณให้ทุกคนเห็นว่าข้อความของคุณตกไปอยู่ในมือของผู้อื่นหรือไม่” ในขณะที่เจ้านายของคุณอาจเข้าใจหากคุณอธิบายความต้องการวันหยุดด้วยตนเอง แต่การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรก็ถือว่าดูไม่น่าเชื่อถือ “ถ้าคุณไม่ป่วยจริงๆ และรู้สึกว่าคุณจะไม่ป่วยในวันถัดไป นี่ไม่ใช่ข้อความที่คุณต้องการออกไปที่นั่น” โคลวินกล่าวเสริม

อ่าน: 5 ทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับ "ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี"

2 “จอห์นทำลูกหล่นใส่ลูกนี้จริงๆ”

“อย่าพูดถึงผลงานของเพื่อนร่วมงาน เว้นแต่คุณจะเป็นเจ้านายของพวกเขาและกำลังพูดคุยกับ HR หรือเจ้านายของคุณ” Cam Bishop ประธานและ CEO ของ SkillPath ให้คำแนะนำ “ไม่เพียงแต่จะหยาบคาย แต่ยังไม่ใช่ที่ของคุณที่จะพูดคุยเกี่ยวกับประสิทธิภาพของคนอื่นทางอีเมล”

เคล็ดลับ: Grammarly ทำงานบนอัลกอริธึมอันทรงพลังที่พัฒนาโดยนักภาษาศาสตร์ชั้นนำของโลก และสามารถช่วยคุณประหยัดจากการสะกดผิด ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนนับร้อยประเภท และคำที่สะกดถูกต้องแต่ใช้ในบริบทที่ไม่ถูกต้อง เรียนรู้เพิ่มเติม

3 “ ฉันรู้สึก…”

Ginger Robitaille ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล HR Generalist ที่ Turning the Corner บอก วิธีที่ดีที่สุดคือเก็บอารมณ์ใดๆ ออกจากอีเมลที่ทำงาน “การสื่อสารทางอีเมลจะต้องยึดตามข้อเท็จจริง การแบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นเป็นสิ่งสำคัญ แต่ไม่ใช้อารมณ์ อารมณ์ของเราสามารถตีความได้หลายวิธีเมื่อไม่มีการผันน้ำเสียงหรือเสียงไปพร้อมกับคำพูด” เธอกล่าว และถ้าคุณไม่สามารถเก็บอารมณ์ออกจากเนื้อหาในอีเมลได้ นั่นคือการสนทนาที่คุณควรจะมีต่อหน้าหรือทางโทรศัพท์

อ่าน: 11 วิธีพิเศษในการกล่าว "ขอบคุณ" ในอีเมล

4 “วันอังคารยังทำงานให้คุณส่งเอกสารเหล่านั้นกลับมาให้ฉันประมาณ 15.00 น. หรือไม่? ไม่ต้องกังวลถ้าไม่”

Amanda B. Gulino ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและผู้ก่อตั้ง A Better Monday กล่าวว่าภาษาเบื้องต้นไม่มีที่ว่างในอีเมล ให้ลองพูดว่า: “คุณมีโอกาสตรวจสอบเอกสารที่ฉันส่งไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้วหรือไม่? โปรดตรวจสอบและส่งคืนภายในวันอังคารเวลา 15.00 น. เพื่อให้เราสามารถดำเนินการตามแผนโครงการของเราได้” ด้วยการสื่อสารอย่างแน่วแน่และชัดเจนในอีเมลงาน คุณจะสร้างความมั่นใจและความสามารถ

5 “นี่คือสำเนาของโครงการที่ฉันทำงานกับทีมของฉัน ฉันชอบที่จะได้รับความคิดเห็นของคุณ”

Jill Tipograph ผู้ร่วมก่อตั้ง Early Stage Careers กล่าวว่า "เว้นแต่เจ้านายของคุณจะบอกว่าแชร์โปรเจ็กต์ได้ ให้เก็บไว้กับตัวคุณเองหรือเฉพาะสมาชิกในทีมที่ทำงานมอบหมายของคุณ การแบ่งปันข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์จากบริษัทของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจอาจดูเหมือนเป็นความผิดพลาดที่ไร้เดียงสา แต่อาจเป็นเหตุให้ถูกไล่ออกจากงานของคุณ “โดยเฉพาะคนรุ่นมิลเลนเนียลชอบที่จะรวบรวมหัวข้อต่างๆ หรือแม้แต่การตัดสินใจ” Tipograph ชี้ให้เห็น” แต่การถามเพื่อนของคุณที่กำลังปรึกษาถึงวิธีการแก้ปัญหาลูกค้า เช่น ไม่อนุญาต”

6 “สถานที่นี้ทำให้ฉันผิดหวังในบางครั้ง”

แม้ว่าคุณจะเขียนถึงเพื่อนสนิทในสำนักงานหลังจากวันที่ยากลำบาก คุณไม่ควรพูดอะไรในแง่ลบเกี่ยวกับที่ทำงานของคุณผ่านอีเมลที่ทำงาน “ข้อความถึงเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณดูถูกงานที่คุณทำนั้นสามารถส่งต่อไปยังผู้จัดการของคุณได้อย่างง่ายดาย” Tiffany Kuehl นายหน้าทรัพยากรบุคคลอาวุโสของ Versique กล่าว “ในกรณีที่ดีที่สุด ผู้จัดการของคุณกำหนดเวลาการประชุมเพื่อพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับข้อกังวลของคุณ ในสถานการณ์ที่แย่ที่สุด คุณเพิ่งส่งอีเมลถึงตัวเองทันทีที่ออกจากงาน”

อ่าน: 7 วิธีที่ชาญฉลาดในการพูดว่า "ฉันตั้งตารอที่จะได้ยินจากคุณ"

7 “ขอโทษสำหรับความล่าช้า”

Alayna Frankenberry ผู้จัดการฝ่าย Inbound Marketing ของ BlueSky ETO กล่าวว่า "สิ่งสำคัญคือต้องรับผิดชอบและขอโทษ แต่พวกเราบางคนก็ทำบ่อยเกินไป “โดยเฉพาะผู้หญิงได้รับการสังสรรค์เพื่อขอโทษ เลื่อนเวลา และบัฟเฟอร์คำพูดของพวกเขาด้วยวลีเช่น 'แจ้งให้เราทราบหากคุณไม่เห็นด้วย' และ 'นี่เป็นเพียงความคิดเห็นของฉัน แต่ . . .' การขอโทษและรับรองคำพูดของคุณในลักษณะนี้ทำให้เสียน้ำเสียงและอาจนำไปสู่การขาดความเคารพจากเพื่อนร่วมงาน ไม่ว่าคุณจะเป็นเพศไหน หากคุณพบว่าตัวเองใช้วลีเหล่านี้มากเกินไป ท้าทายตัวเองให้ใช้วิธีที่ตรงและกระชับมากขึ้น”

8 “ทำได้ดีมาก ครั้งต่อไปโปรดพิจารณา . ”

การวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์ผ่านอีเมลอาจดูง่ายกว่า แต่มักจะได้ผลย้อนกลับมา “หยิบโทรศัพท์ หาเวลาพบปะด้วยตนเอง หรือพูดผ่านการประชุมทางวิดีโอ” Gulino กล่าว “เจตนาของข้อความมักจะแตกต่างจากผลกระทบของข้อความ หมายความว่าสิ่งที่คุณตั้งใจจะพูดจะเข้าถึงผู้ชมของคุณแตกต่างออกไป และมีแนวโน้มในทางลบ ฉันไม่เคยเห็นข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ที่ได้รับทางอีเมลมาก่อน ในทางตรงกันข้าม มันได้สร้างปัญหาใหม่มากมาย รวมทั้งการขาดความไว้วางใจ” และถ้าคุณต้องให้คำติชมทางอีเมล ให้เก็บไว้เป็นแง่บวก เธอกล่าว

9 “ ฉันเปิดรับโอกาสอื่น ๆ ”

นี่เป็นหนึ่งในสิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถพูดผ่านอีเมลที่ทำงาน แต่ผู้คนก็ยังทำอยู่ตลอดเวลา “อย่าบอกคนอื่นว่าคุณกำลังมองหางานหรือคุณอาจรู้ว่ามีคนต้องการลาออก” Tipograph แนะนำ การพูดคุยกับนายหน้า การตรวจสอบกับลูกค้าและคู่แข่งเกี่ยวกับบทบาทที่เปิดกว้าง และการสนทนากับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับสิ่งต่อไปสำหรับคุณที่ฉลาดในการทำงานนั้นเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม “ถึงคุณจะคิดเกี่ยวกับมัน มันไม่ใช่ข่าวที่จะประกาศ” เธอพูดว่า.

10 “ตามอีเมลล่าสุดของฉัน . ”

ความรู้สึกนี้มีหลายรูปแบบรวมทั้ง “ดังที่ได้กล่าวไว้ด้านล่างนี้ . ” และ “ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ . ” ควรหลีกเลี่ยงการทำซ้ำทั้งหมด Jon Brodsky ผู้จัดการประจำประเทศของ Finder.com กล่าวว่า "การสะกิดเบาๆ เป็นเรื่องปกติธรรมดามากกว่าอีเมลแบบมืออาชีพ และดูเหมือนไม่มีอะไรเลย" “มันเป็นการกระทำที่ก้าวร้าวแบบพาสซีฟ และเป็นการพยายามปกปิดบางๆ ในการตำหนิโครงการที่ชะงักงัน” ให้ทำซ้ำสิ่งที่จำเป็นต้องทำซ้ำและก้าวไปข้างหน้า

เวอร์ชันของโพสต์นี้เดิมปรากฏบนบล็อกของ Glassdoor

เพิ่มเติมจาก Glassdoor:

สุดยอดคู่มือประวัติย่อ

3 ข้อผิดพลาดในการหางานที่จะเลิกทำวันนี้

คำแนะนำในการหางานที่ดีที่สุดจาก CEO ชั้นนำของ GM, 23andMe, Hilton & More