วิธีตีโทนที่ถูกต้องในอีเมล

น้ำเสียงในการเขียนคืออะไร? วิธีที่ดีในการคิดเกี่ยวกับน้ำเสียงคือการใช้เสียงของคำที่เขียน การแสดงอารมณ์ ลักษณะ ระดับเสียง น้ำเสียง และทัศนคติโดยรวมของข้อความ คุณสามารถพูดได้ว่าความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้คือเสียงนั้นคือสิ่งที่คุณพูด น้ำเสียงของคุณในอีเมลคือสิ่งที่คุณพูด หากคุณกำลังสื่อสารแบบตัวต่อตัว มีสัญญาณภาพ กายภาพ และเสียงมากมายให้สังเกตและรับเมื่อคุณโต้ตอบกับใครสักคน ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น ภาษากาย ท่าทางของมือ จังหวะและระดับเสียงของคำพูด การแสดงออกทางสีหน้า และอื่นๆ อีกมากมาย องค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้ช่วยเพิ่มน้ำเสียงของคำที่คุณพูดได้อย่างมาก

เมื่อปฏิสัมพันธ์นี้เปลี่ยนไปเป็นการเขียน ความหมายทั้งหมดจะหายไป และคุณกำลังแสดงออกด้วยสีที่น้อยลงมาก ดังที่เราได้พูดคุยกันในบล็อกโพสต์เกี่ยวกับการเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพ น้ำเสียงคือลักษณะที่ธุรกิจของคุณใช้กับคำพูดของคุณ ซึ่งแสดงให้เห็นมุมมองทางอารมณ์ของคุณโดยไม่ต้องมีตัวชี้นำที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ เหล่านี้ ดังนั้น ทำไมไม่เรียนรู้เกี่ยวกับน้ำเสียงในการสื่อสารทางธุรกิจให้มากที่สุดและหลีกเลี่ยงการข้ามสาย ยิ่งคุณคำนึงถึงความเข้าใจน้ำเสียงและโทนเสียงในอีเมลมากเท่าใด ภาพรวมก็จะยิ่งสะท้อนและเป็นตัวแทนของคุณได้ดีขึ้นเท่านั้น

‍ ในบล็อกโพสต์นี้ เราช่วยให้คุณเข้าใจว่าน้ำเสียงคืออะไร แสดงวิธีจดจำและใช้น้ำเสียงประเภทต่างๆ ทั้งหมดในอีเมล และวิธีแสดงตัวตนตามที่คุณตั้งใจอยู่เสมอ ‍

ทำไมโทนเสียงจึงมีความสำคัญ?

การแสดงออกอย่างชัดเจน มีประสิทธิภาพ และสุภาพเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการสื่อสารอย่างมืออาชีพ เมื่อการสื่อสารนี้ใช้คำพูดเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นจำนวนมาก คุณจะต้องหยุดและคิดว่ากำลังสื่อถึงน้ำเสียงประเภทใด เพื่อให้ผู้รับเข้าใจดีว่าคุณรู้สึกอย่างไร คุณได้รับข้อความของคุณในแบบที่คุณต้องการ

คุณจะเห็นแล้วว่าน้ำเสียงเป็นปัจจัยในการถูกรับรู้ได้ดีเพียงใด และที่จริงแล้ว การสามารถถ่ายทอดสิ่งที่คุณหมายถึงมักจะขึ้นอยู่กับน้ำเสียงของคุณ ทั้งหมด ได้อย่างไร ในสื่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรก็ไม่ต่างกัน อย่างไรก็ตาม คำที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจซับซ้อนกว่านั้นหากมีความไม่แน่นอนสำหรับผู้อ่าน ตัวอย่างเช่น เมื่อเราขาดข้อมูล สมองของเรามักจะเติมช่องว่างเหล่านี้ด้วยตัวมันเอง ซึ่งแทบจะไม่มีความคิดเชิงบวก สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความสับสนและข้อความผสมมากมายซึ่งไม่มีใครต้องการเป็นการส่วนตัวและเป็นมืออาชีพ

การควบคุมเสียงอีเมลของคุณหมายถึง:

• ความไว้วางใจและความเข้าใจที่มากขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงาน
• เสียเวลาน้อยลงในการอ่านซ้ำ ทบทวน และเปลี่ยนคำในการสื่อสารทางอีเมลทั้งหมดของคุณ
• ไม่มีการหักหลังอีเมลหรือต้องแก้ไขความสัมพันธ์ทางวิชาชีพที่แตกหัก
  

ในบริบททางธุรกิจ คุณควรทำความเข้าใจให้ชัดเจนและมีทัศนคติที่ถูกต้องในอีเมลของคุณ เพื่อประโยชน์สูงสุดของคุณ โดยไม่ทำให้เกิดความสับสนหรือการตีความผิด ความเข้าใจผิดดังกล่าวอาจส่งผลให้เพื่อนร่วมงานไม่พอใจ ลูกค้าที่ไม่มีความสุข ลูกค้าหรือหุ้นส่วนที่ไม่พอใจ หรือแม้แต่เจ้านายที่ไม่พอใจ น่าเสียดายที่รายการยังมีต่อไป แต่โดยพื้นฐานแล้ว เป้าหมายคือป้องกันไม่ให้เกิดความขัดแย้งในระยะยาว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามารยาทในการใช้อีเมลของคุณสื่อถึงน้ำเสียงที่คุณตั้งใจอย่างเป็นธรรมชาติ และเตรียมพร้อมรับมือกับวิธีต่างๆ ที่เสียงของคุณอาจมีและสามารถตีความได้ทางอีเมล จากนั้นจึงนำไปใช้กับงานประจำวันของคุณเพื่อความสบายใจ

วรรณยุกต์ประเภทต่าง ๆ ในการเขียน

น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในอีเมลอาจต้องใช้เวลามากในการดำเนินการให้ถูกต้อง หลายคนอ่านอีเมลหลายครั้ง อ่านออกเสียง หรือแม้แต่พักไว้ครู่หนึ่งเพื่อกลับมาอ่านในภายหลัง การเดาว่าคุณจะถูกมองอย่างไรนั้นแทบจะน่าหงุดหงิดพอๆ กับการคาดเดาที่สามารถพยายามหาน้ำเสียงของคนอื่นได้ พยายามตีความอารมณ์ของบุคคลนั้นเกี่ยวกับหัวข้อและหวังว่าคุณจะเข้าใจพวกเขาถูกต้อง

มีกฎทองบางประการที่ผู้เขียนต้องพิจารณาก่อนเริ่มเขียน ซึ่งช่วยในการกำหนดน้ำเสียงที่เหมาะสม:

• ทำไมฉันถึงเขียนสิ่งนี้
• ฉันกำลังเขียนสิ่งนี้ถึงใคร
• ฉันต้องการให้พวกเขาเข้าใจอะไรที่นี่
  

คำตอบทั้งหมดนี้จะทำให้คุณได้คำตอบสำหรับคำถามที่ทำให้คุณมาที่นี่: ฉันควรใช้น้ำเสียงแบบไหน?

ต่อไปนี้คือรายการของโทนเสียงประเภทต่างๆ ที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ควรจดจำในอีเมลและช่วยลดโอกาสที่การตีความผิด

ไม่เป็นทางการ

• "เฮ้"
• "ขอบคุณมาก"
• "ไม่มีปัญหา"
  

ขอแสดงความนับถือ

• “อย่างที่คุณดิอาสอ้างถึงในการโทรครั้งก่อนของเรา”
• "ตามการวิจัยของแผนกของเรา"
• “เรียน ท่านสมาชิกคณะกรรมการ”
  

เป็นกันเอง

• "คุณเป็นอย่างไรบ้าง?"
• "มีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี"
• "หวังว่าทุกอย่างจะดี!"
  

กำลังใจ

• "ชอบที่จะได้ยินความคิดของคุณที่นี่"
• “ทำไมคุณไม่เป็นผู้นำในเรื่องนี้”
• "ผลงานยอดเยี่ยมเมื่อวานนี้"

รวบรัด

• "วันอังคารและวันพุธสัปดาห์หน้าหลัง 15.00 น. เหมาะกับฉันที่สุด"
• "กราฟ A และ B ทำงานได้ดี แต่สถิติสุดท้ายในกราฟ C ไม่ได้เป็นตัวแทนเพียงพอ"
  

เด็ดขาด

• "นี่คือแผนปฏิบัติการที่ดีที่สุด"
• "ฉันจะวาดเส้นใต้นี้"
• "ไปที่กลยุทธ์ B แล้วไปจากที่นั่น"
  

ร่าเริง

• "ฉันรู้สึกว่าอีกสัปดาห์ของการสร้างความสนใจในตัวสินค้า เราสามารถเอาชนะมันได้"
• “ทันทีที่ห้องของเราเสร็จ ก็เป็นของคุณ”
• "ยินดีช่วยเท่าที่ทำได้"

การตั้งค่าเสียงในอีเมล

เช่นเดียวกับโพสต์ของเราเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ หลักเกณฑ์ในการตั้งค่าเสียงอีเมลของคุณเป็นไปตามกฎการปฏิบัติที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมีดังนี้

สุภาพและจริงใจ

‍ ความ สุภาพจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเสมอ เพื่อสร้างน้ำเสียงที่ดีตั้งแต่เริ่มแรก

ใช้ภาษาที่ไม่เลือกปฏิบัติ

‍ การปฏิบัติ ต่อทุกคนอย่างเท่าเทียมกันเป็นเครื่องหมายของความเคารพและป้องกันไม่ให้มีอคติหรือความผิดเกิดขึ้นระหว่างผู้เขียนและผู้อ่าน

จัดลำดับความสำคัญข้อมูลของคุณ

‍ คิด หาสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณกำลังพูดและทำให้แน่ใจว่ามันชัดเจนก่อนในอีเมล ความคลุมเครืออาจทำให้ข้อความสับสน

ตั้งหน้าเป็นบวกไว้ตรงกลาง

ในทำนองเดียวกัน จงเน้นข่าวดีในการสื่อสารของคุณ มันแสดงให้เห็นว่าคุณให้คุณค่ากับสิ่งนี้มากที่สุดก่อนที่จะจัดการกับสิ่งอื่นใด

ใส่ใจในรายละเอียด

‍ การ พิสูจน์ ไวยากรณ์ การสะกดคำ โครงสร้างบ่งบอกว่าคุณใส่ใจว่าข้อความนี้สื่อสารกับผู้อ่านอย่างไร

คำนึงถึงความยาว

‍ สิ่งนี้ สามารถถ่ายทอดอารมณ์ที่หลากหลายให้กับผู้อ่าน สั้นเกินไปอาจดูห้วนหรือรำคาญ คำพูดที่ยาวเกินไปดูไม่โฟกัสและไม่ชัดเจน บางครั้งคำจำนวนมากก็อาจฝังความหมายที่แท้จริงของข้อความได้

ตัวอย่างน้ำเสียงในการเขียนอีเมล

เมื่อคำนึงถึงการเรียนรู้ใหม่แล้ว เรามาดูตัวอย่างโทนของอีเมลกัน หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ต่อไปนี้หรือการทำงานที่คล้ายคลึงกัน สิ่งสำคัญคือต้องแสดงความรู้สึกของคุณอย่างถูกต้องและต้องการถูกรับรู้ เราหวังว่าตัวอย่างเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจและถ่ายทอดน้ำเสียงในการสื่อสารทางธุรกิจได้

ไม่เห็นด้วยกับเพื่อนร่วมงาน

สวัสดีเบธ

นี่เป็นคำแนะนำที่ยอดเยี่ยมและสร้างสรรค์มาก ฉันซาบซึ้งจริงๆ ที่คุณพยายามมองหาตัวเลือกเหล่านี้ เราอาจสำรวจสิ่งนี้ได้ในบางจุดขึ้นอยู่กับความคิดเห็นที่เรารวบรวมจากข้อมูลประชากร แม้ว่าถ้าฉันพูดตามจริง ฉันจะเห็นว่าวิธีการนี้ทำให้ผู้ใช้บางคนของเราแปลกแยก และไม่อยากที่จะเลิกทำงานหนักของคุณที่นั่น บางทีบางอย่างเช่นแคมเปญที่กว้างขึ้นผ่านอีเมลอาจรวมถึงจุดติดต่อทั้งหมดที่เราต้องโต้ตอบด้วยหรือไม่

เปิดรับไอเดียแล้ว!

ขอบคุณมาก,
Stephen

น้ำเสียงของอีเมลนี้ถูกตีความว่าเป็นทางอ้อม ดังนั้นจึงไม่จริงใจเล็กน้อย สิ่งที่คุณพยายามจะสื่อออกมานั้นหายไปในภาษาดอกไม้และประโยคยาวๆ วิธีที่ดีกว่าในการดำเนินการอาจเป็นตัวอย่างต่อไปนี้

สวัสดีเบธ

เป็นความคิดที่ดี ฉันเห็นว่าคุณมาจากไหน อย่างไรก็ตาม เราต้องเป็นตัวแทนของฐานลูกค้าของเรามากขึ้น และฉันคิดว่าเราต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วในเรื่องนี้ มาลองใช้แคมเปญอีเมลง่ายๆ สำหรับทุกกลุ่มอายุและตรวจทานผลลัพธ์ในหนึ่งสัปดาห์กัน เสียงดี?

ขอบคุณ,
Stephen

หงุดหงิดไม่ได้ยิน

แพทริค

ตามอีเมลสองฉบับก่อนหน้าของฉัน (!) สิ่งนี้จะไม่ทำงาน ส่วนไหนไม่เข้าใจ?? วันที่นี้ไม่เหมาะกับคุณ Arnaux และเขาจะไม่เข้าร่วมกิจกรรมในสัปดาห์หน้า!

โจ

อีเมลนี้เป็นตัวอย่างของน้ำเสียงที่เหยียดหยามมาก ไม่มีคำทักทายใด ๆ ประโยคนั้นทื่อมากและไม่จำเป็นต้องใช้คำถามและเครื่องหมายอัศเจรีย์หลายคำ การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ยังสื่อถึงน้ำเสียงโกรธที่ควรหลีกเลี่ยงในทุกกรณี หายใจเข้า สงบสติอารมณ์ และลองใช้แนวทางใหม่แต่ตรงไปตรงมา ต่อไปนี้คือวิธีสร้างเสียงที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นในขณะที่ส่งข้อความเดียวกัน

สวัสดีแพทริค

เราไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง - วันที่จัดงานยังคงใช้ไม่ได้สำหรับคุณ Arnaux

ดูเหมือนสายไฟของพวกเราอาจจะกำลังตัดกันตรงนี้ บ่ายนี้คุณมีเวลาโทรด่วนไหม มันจะดีมากที่จะได้รับในหน้าเดียวกัน

ดีที่สุด,
โจ

การปฏิเสธผู้ให้สัมภาษณ์สำหรับบทบาทในทีมของคุณ

สวัสดีซาร่า

แม้ว่าการพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับตำแหน่งที่เปิดรับเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเป็นเรื่องดี ฉันรู้สึกเสียใจที่ต้องบอกคุณว่าเราจะไม่ดำเนินการกับใบสมัครของคุณอย่างน่าเศร้า ขออภัยที่ต้องแจ้งข่าวร้ายกับคุณ และเราหวังว่าคุณจะไม่หัวเสียกับผลตอบรับที่เกิดขึ้นนี้

โปรดยอมรับคำขอโทษอย่างจริงใจของฉัน

ดีที่สุด,
มาร์ติน

น้ำเสียงในที่นี้ขออภัยอย่างสูงสำหรับบางสิ่งที่เป็นผลตามธรรมชาติในกระบวนการสัมภาษณ์ การใช้ภาษาในลักษณะนี้สื่อถึงความเศร้าที่ไม่สมส่วน และโดยค่าเริ่มต้น ความรู้สึกผิดซึ่งไม่สร้างความประทับใจให้กับแบรนด์นายจ้างของธุรกิจ นี่คือวิธีที่คุณสามารถเขียนอีเมลฉบับเดียวกันอย่างมืออาชีพมากขึ้น ดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการเขียนอีเมลปฏิเสธผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบ

สวัสดีซาร่า

ขอบคุณที่สละเวลามาพบกันเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ขออภัย เราจะไม่ดำเนินการสมัครของคุณในขณะนี้

ในขณะนี้ เรากำลังหาผู้สมัครที่มีทักษะเฉพาะเจาะจงมากขึ้นเพื่อทำหน้าที่นี้ให้สำเร็จ แม้ว่าเราจะรู้สึกประทับใจมากกับประสบการณ์โดยรวมของคุณ เราต้องการติดต่อกลับเกี่ยวกับโอกาสอื่นๆ ที่เรารู้สึกว่าคุณน่าจะเหมาะสม หากคุณยินดีให้เราทำเช่นนั้น

ดีที่สุด,
มาร์ติน

อัพเดทโปรเจกต์สุดท้าทาย

สวัสดีทุกคน,

ขออภัย เราไม่ได้อยู่ในจุดที่คาดว่าจะอยู่ในขั้นของการพัฒนานี้ แม้จะวางแผนแต่ละส่วนอย่างรอบคอบ แต่เราก็พยายามดิ้นรนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายรายสัปดาห์ ฉันไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงนี้ในเดือนหน้า แม้ว่าเราจะเห็นข้อค้นพบที่น่าสนใจในด้านอื่นๆ ของโครงการ

ฉันหวังว่านี้จะไม่มากเกินไปของความล้มเหลว รู้สึกอิสระที่จะแบ่งปันความคิดใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้

ดีที่สุด,
มีอา

ไม่จำเป็นต้องพูดว่านี่เป็นน้ำเสียงเชิงลบมากเกินไป ใช่ เป็นการดีที่จะเป็นเจ้าของความคืบหน้าหรือความล้มเหลวที่ช้า อย่างไรก็ตาม การจัดกรอบอีเมลด้วยวิธีนี้ไม่ได้แสดงถึงคำสัญญา ความหวัง หรือความเชื่อมั่นใดๆ ที่จะทำให้ฝ่ายบริหารรู้ว่าบุคคลนั้นสามารถจัดการกับสถานการณ์ได้ อีเมลแสดงถึงการขาดความมั่นใจและความรู้สึกสิ้นหวังเกี่ยวกับงาน ซึ่งควรหลีกเลี่ยง ต่อไปนี้คือวิธีปรับปรุงน้ำเสียงและลักษณะการสื่อสารของความทุกข์ยากแบบเดียวกัน

สวัสดีทุกคน,

เมื่อเริ่มตั้งเป้าหมายสำหรับโครงการนี้ ฉันไม่ได้คำนึงถึงช่วงนอกฤดูกาลในปฏิทินกีฬา เป็นที่เข้าใจได้ว่าตัวเลขของเราจะต่ำกว่าที่คาดการณ์ไว้ อย่างไรก็ตาม เราได้เห็นพฤติกรรมผู้บริโภคในเชิงบวกอย่างมหาศาลในร้านค้าออนไลน์ของเราผ่านแคมเปญโซเชียลมีเดียที่ยอดเยี่ยมที่ทีมของเราดำเนินการอยู่ ตลอดจนการเติบโตอย่างมากในการติดตามโซเชียลโดยรวมของเรา

เราจะตรวจสอบการพัฒนาเหล่านี้เพิ่มเติมและแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับข้อมูลเชิงลึกในขณะที่เราปรับตัวเลขที่คาดหวังสำหรับเดือนนี้

คำถามใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้เป็นมากกว่าการต้อนรับ

ดีที่สุด,
มีอา

ความตื่นเต้นที่โอกาสในการขาย

สวัสดี จอร์จ

ข่าวเด็ด!!! ตื่นเต้นมากที่คุณจะเข้าร่วมเป็นลูกค้า Crossify! ทีมงานที่นี่มีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่เราได้ดำเนินการกับเอกสารทั้งหมดแล้ว (ดูไฟล์แนบ!) ด้วยความหวังว่าเราจะสามารถปิดเรื่องนี้ได้ทั้งหมดในวันนี้ :D ฟังดูดี?!

คำถามหรือข้อสงสัยใด ๆ เพียงแค่โทรหาฉันได้ตลอดเวลาที่ +34 8711540 และเราจะจัดการทุกอย่างให้เรียบร้อย

ขอแสดงความนับถือ,
ปีเตอร์

แม้ว่าจะเป็นเหตุผลที่จะมีความสุขอย่างแน่นอน แต่เสียงอีเมลที่กระตือรือร้นที่นี่ค่อนข้างไม่เหมาะสมและไม่เหมาะสมเล็กน้อยตามบริบท ลูกค้าที่คาดหวังอาจอ่านข้อความนี้ว่าเป็นมือสมัครเล่น ไม่เป็นมืออาชีพ หรือกระทั่งหมดหวัง – คุณทำการขายมาสักพักแล้วหรือยัง ตอบกลับในเชิงบวกแต่วัดผลได้ และเหนือสิ่งอื่นใด ยังคงมั่นใจในความสามารถทางวิชาชีพของคุณในการเจรจานี้ น้ำเสียงที่เหมาะสมสำหรับการโต้ตอบอีเมลนี้อาจมีลักษณะดังนี้

สวัสดี จอร์จ

ฉลาดหลักแหลม! ทีมงานและฉันหวังว่าจะได้ต้อนรับคุณในฐานะลูกค้า Crossify อย่างเป็นทางการ คุณสามารถหาเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้แนบมา แต่โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ

หรืออีกทางหนึ่ง เราสามารถนัดประชุมในสัปดาห์หน้าเพื่อสรุปสิ่งต่างๆ ด้วยตนเองได้ มากกว่ายินดีที่จะแนะนำคุณผ่านเอกสาร

ขอแสดงความนับถือ,
ปีเตอร์

ทำความคุ้นเคยกับภาพรวมและตัวอย่างนี้จะเป็นเครื่องตรวจสอบเสียงอีเมลอันทรงคุณค่า คุณยังสามารถใช้ Flowrite เพื่อช่วยให้คุณดูเหมือนในอีเมลของคุณได้

Flowrite มีตัวเลือกโทนเสียงที่ช่วยให้คุณส่งข้อความในแบบที่คุณต้องการได้เสมอ คุณเลือกโทนเสียงที่คุณต้องการถ่ายทอดผ่านอีเมล และเครื่องมือการเขียนที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเราจะดูแลส่วนที่เหลือ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือเขียน AI ของเรา ที่ นี่