Tone Matching คืออะไร ใครใช้ และเพราะเหตุใด

เผยแพร่แล้ว: 2019-04-23

คุณเคยส่งข้อความหาเพื่อนเพื่อบอกข่าวที่น่าตื่นเต้นและผิดหวังเมื่อพวกเขาตอบกลับมาว่า “โอ้ เจ๋งเลย” บ้างไหม? หรือบางทีคุณอาจเขียนถึงแผนกบริการลูกค้าของธนาคารของคุณเกี่ยวกับข้อผิดพลาดร้ายแรงในใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของคุณและรู้สึกหงุดหงิดเมื่อได้รับข้อความตอบกลับที่ส่งเสียงดังเกินไป

ในแต่ละสถานการณ์เหล่านี้ น้ำเสียงของการตอบกลับที่คุณได้รับไม่ตรงกับ โทนเสียง การจับคู่น้ำเสียงคือการฝึกปรับน้ำเสียงของคุณเมื่อโต้ตอบใครสักคนเพื่อรับทราบความรู้สึกของพวกเขาและแสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมให้ความช่วยเหลือ เป็นกลยุทธ์ที่ผู้คนเช่นตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าและผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาพมักใช้

การจับคู่น้ำเสียงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงความเห็นอกเห็นใจและแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณใส่ใจ ไม่เพียงแต่สามารถกำหนดความรู้สึกของใครบางคนเกี่ยวกับคุณในทางบวกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหากคุณเขียนในบริบทที่เป็นมืออาชีพ ว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับบริษัทหรือองค์กรของคุณโดยรวม นั่นมันทรงพลัง!

ท้ายที่สุดแล้ว น้ำเสียงบ่งบอกถึงทัศนคติและสามารถสร้างความประทับใจทางอารมณ์ได้อย่างมาก เมื่อจับคู่โทนเสียง ให้เริ่มต้นด้วยการพิจารณาสถานะทางอารมณ์และความคาดหวังของอีกฝ่าย

การระบุอารมณ์และน้ำเสียงในการเขียน

โดยปกติแล้ว คุณสามารถพึ่งพาการแสดงภาพ เช่น ภาษากายและท่าทาง เพื่อรับรู้ถึงความรู้สึกของใครบางคนได้ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใส่ใจกับระดับเสียงของใครบางคนหรือคำพูดที่พวกเขาเน้นเมื่อพูดทางโทรศัพท์ แต่ในการเขียน บางครั้งการระบุสถานะทางอารมณ์ของใครบางคนอาจทำได้ยากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่มีข้อมูลมากนัก

การทำความคุ้นเคยกับวิธีที่คำสามารถกระตุ้นอารมณ์ที่เฉพาะเจาะจงและการใส่ใจกับตัวบ่งชี้ เช่น เครื่องหมายวรรคตอนและความแตกต่างเล็กน้อยในการเลือกคำสามารถช่วยได้ อย่าลืมคำนึงถึงบรรทัดฐานทางวัฒนธรรมด้วย เนื่องจากสิ่งเหล่านี้สามารถมีอิทธิพลอย่างมากต่อการรับรู้น้ำเสียง

เมื่อคุณสัมผัสได้ถึงความรู้สึกของใครบางคนแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะจับคู่น้ำเสียงและพัฒนาคำตอบที่เหมาะสมตามบริบทของการสนทนา แม้ว่าจะมีเจตนาเชิงบวกอยู่เบื้องหลังวลีที่ว่า “ปฏิบัติต่อผู้อื่นในแบบที่คุณอยากให้ได้รับการปฏิบัติ” จริงๆ แล้วนั่นไม่ใช่แนวทางปฏิบัติที่เห็นอกเห็นใจมากที่สุด ท้ายที่สุดแล้ว ไม่ใช่ทุกคนที่จะตอบสนองต่อบางสิ่งแบบเดียวกับที่คุณทำ!

ให้พยายามใช้คำใบ้ที่เป็นรูปธรรมในข้อความของใครบางคนแทน เช่น ตัวเลือกคำเฉพาะ เครื่องหมายวรรคตอน หรืออิโมจิที่ใช้ เพื่อแนะนำคุณให้มากที่สุด ให้อีกฝ่ายอยู่แถวหน้าอย่างสุดความสามารถและคิดว่าคุณจะตอบสนองความต้องการของพวกเขาได้ดีที่สุดอย่างไร คุณอาจต้องอ่านข้อความระหว่างบรรทัด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ บางครั้งสิ่งที่ยังไม่ได้พูดก็อาจมีความสำคัญยิ่งกว่านั้นอีก

เรามาเจาะลึกตัวอย่างการจับคู่โทนเสียงจากบัญชี Twitter ของ Grammarly กัน

การจับคู่โทนกับการจำลองโทน

โปรดทราบว่าการจับคู่โทนเสียงไม่ได้หมายถึงการสะท้อนโทนเสียงของใครบางคนเสมอไป ตัวอย่างเช่น โดยปกติวิธีที่ดีที่สุดคือหลีกเลี่ยงการจับคู่ความโกรธกับความโกรธ ความคับข้องใจกับความคับข้องใจ และความกังวลกับความกังวล ในกรณีเหล่านี้ การตอบสนองอย่างใจดีมักจะทำให้สถานการณ์แย่ลงและนำไปสู่ประสบการณ์เชิงลบ

ในสถานการณ์ข้างต้น มีคนกังวลเกี่ยวกับปัญหาร้ายแรง เบาะแสอย่างหนึ่งที่ช่วยบ่งบอกถึงอารมณ์ที่ซ่อนอยู่ในที่นี้คืออิโมจิที่ใช้ซึ่งบ่งบอกถึงความตกตะลึง

เพื่อเป็นการตอบสนอง เราต้องการสื่อสารขั้นตอนถัดไปเพื่อแก้ไขปัญหานี้ รวมถึงให้ความมั่นใจแก่บุคคลนี้เพื่อแสดงให้เห็นว่าเราดำเนินการกับปัญหานี้อย่างจริงจัง นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมน้ำเสียงที่ค่อนข้างเป็นทางการจึงให้ความรู้สึกที่เหมาะสมมากกว่าน้ำเสียงที่เป็นบวกหรือไม่เป็นทางการซึ่งอาจดูห้วนๆ ได้

การอ่านระหว่างบรรทัด

อย่างไรก็ตาม ในหลาย ๆ สถานการณ์ การสะท้อนโทนสีอาจมีความเหมาะสมและเหมาะสมอย่างยิ่งด้วยซ้ำ

เมื่อมองแวบแรก สถานการณ์ข้างต้นอาจดูละเอียดอ่อน เพราะนี่คือการร้องเรียน แต่การอ่านข้อความให้ละเอียดยิ่งขึ้น บ่งบอกว่าบุคคลนี้ไม่ได้จริงจังกับสถานการณ์นี้มากเกินไป การเลือกคำนั้นดูเป็นกลางมากกว่าโกรธ และ GIF สื่อถึงความหน้าด้านมากกว่าความหงุดหงิด

การจับคู่โทนที่นี่โดยการสะท้อนความสนุกสนานของข้อความต้นฉบับสร้างโอกาสที่สนุกสนานในการเชื่อมโยงในระดับที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นและรับทราบข้อเสนอแนะด้วยวิธีที่เบิกบานใจและเชิงบวก

บางคนอาจพบว่าตนเป็นธรรมชาติเมื่อพูดถึงการจับคู่โทนสีและสามารถทำได้โดยไม่ต้องคิด ในขณะที่คนอื่นๆ อาจมีช่วงเวลาที่ยากลำบากกว่านั้น ข่าวดีก็คือการจับคู่โทนเสียงเป็นทักษะที่สามารถพัฒนาและฝึกฝนได้! ดังนั้นหากคุณพบว่ามันยากในตอนแรกก็ไม่ต้องกังวล ด้วยการฝึกฝน คุณอาจแปลกใจว่าคุณสามารถปรับปรุงคุณภาพปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นได้เร็วแค่ไหน