นิสัยการสื่อสารเสมือนจริงที่เรากำลังรักษา IRL

ในขณะที่โลกกำลังก้าวเข้าสู่ปีที่ 3 ของการระบาดใหญ่ บริษัทบางแห่งได้นำสถานที่ทำงานระยะไกลมาใช้อย่างเต็มที่ ในขณะที่บริษัทอื่นๆ เลือกรูปแบบไฮบริดหรือกลับมาที่สำนักงานโดยสมบูรณ์

พนักงานที่กำลังปัดฝุ่นโต๊ะทำงานเก่ากำลังนำพฤติกรรมการสื่อสารใหม่ๆ ที่พวกเขาพัฒนาขึ้นขณะทำงานจากที่บ้านติดตัวไปด้วย แม้ว่าการปฏิบัติเช่นการแต่งกายแบบ "ธุรกิจด้านบน ปาร์ตี้ด้านล่าง" อาจไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง แต่มาตรฐานการสื่อสารทางไกลบางอย่างอาจเป็นประโยชน์สำหรับงานในสำนักงาน

แนวทางปฏิบัติในการสื่อสารเสมือนจริงที่จะรักษา

นิสัยการสื่อสารเสมือนจริงทั้งสามนี้อาจคุ้มค่าที่จะรักษาไว้ในสถานที่ทำงานจริง

ผลักดันการประชุมที่ไม่จำเป็น

การประชุมเสมือนจริงเป็นรูปแบบการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่จำเป็นภายในและระหว่างทีม การไม่สามารถซิงค์อย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวกับสถานะโครงการหรือการอัปเดตในโถงทางเดินหรือเข้าหาเพื่อนร่วมงานที่โต๊ะทำงานได้ทำให้การประชุมเสมือนจริงเพิ่มขึ้นผ่านแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ นอกจากนี้ยังนำไปสู่พฤติกรรมมัลติทาสกิ้งที่เพิ่มขึ้นในระหว่างการประชุมทางวิดีโอตามการ ศึกษา ของ Stanford ในปี 2564

นอกเหนือจากการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทีมงานพยายามที่จะทวงเวลาของตนกลับคืนมาระหว่างการทำงานทางไกลด้วยการจำกัดการประชุมที่ไม่จำเป็นเพื่อสื่อสารเมื่อจำเป็นมากกว่าในเวลาที่กำหนด

เมื่อไม่มีการทำงานร่วมกัน การใช้วิธีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสผ่านอีเมล แดชบอร์ดโครงการ อินทราเน็ต หรือเครื่องมือการส่งข้อความ เช่น Slack อาจมีประสิทธิภาพ

การประชุมที่จำเป็นและการประชุมที่ไม่จำเป็นอย่างชาญฉลาดเป็นลักษณะการสื่อสารเสมือนจริงที่ต้องรักษาไว้เมื่อเปลี่ยนกลับเข้ามาในสำนักงาน

ผลัดกันสนทนา

การขาดการประชุมแบบตัวต่อตัวหมายความว่าผู้เข้าร่วมประชุมไม่สามารถพึ่งพา " การรับรู้การจ้องมอง " ได้อีกต่อไปเพื่อรับรู้ถึงกระแสตามธรรมชาติของการผลัดกันสนทนาและเมื่อเหมาะสมที่จะพูดในทางกลับกัน

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ผู้เข้าร่วมการประชุมได้พัฒนาความรู้และชุดทักษะในการผลัดกันพูดระหว่างการประชุมทางวิดีโอ นิสัยการสื่อสารโดยเจตนานี้ช่วยลดสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจ เช่น การพูดคุยกับผู้อื่นหรือขัดจังหวะผู้พูดก่อนเวลาอันควร

การรักษานิสัยนี้ในสำนักงานจะช่วยส่งเสริมความเท่าเทียมในการสื่อสาร ทำให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมและได้รับการรับฟังมากขึ้น

การรักษารูปแบบเสมือนสำหรับการพบปะสังสรรค์บางประเภท

การรวมตัวด้วยตนเองไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลาในการประชุมหรือการจัดงานเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการเสียเวลาและประสิทธิภาพในการเดินทางไปและกลับจากการมีตติ้งด้วย

ในขณะที่โลกอยู่ภายใต้การล็อกดาวน์ การประชุมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการได้นำรูปแบบเสมือนจริงมาใช้ เป็นการดีที่จะจัดประชุมที่จำเป็นต่อหน้าคนงานที่กลับมายังสำนักงาน อย่างไรก็ตาม จากการศึกษาของสแตนฟอร์ด การจองการประชุมสำหรับการสนทนาที่สำคัญเท่านั้นจะช่วยให้พนักงานมีสมาธิและประสิทธิผล

กิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงาน เช่น การฝึกสอนหรือเซสชันของโรงเรียนที่ให้ข้อมูล สามารถจัดกิจกรรมในรูปแบบเสมือนจริง เช่น วิดีโอหรือซูม เป็นต้น

“ก่อนกาล” นิสัยที่จะฟื้นฟู

ในทำนองเดียวกัน มีนิสัยก่อนเกิดโรคระบาดบางอย่างที่ส่งเสริมความร่วมมือและความสัมพันธ์ในที่ทำงาน

ความสนุกก่อนการประชุม

บ่อยครั้ง การสนทนาในการประชุมเสมือนจริงมีโครงสร้างที่เป็นทางการ โดยผู้เข้าร่วมจะกระโดดเข้าสู่เป้าหมายของการประชุมอย่างกะทันหันโดยไม่ต้อง "อุ่นเครื่อง" ในการสนทนา แม้ว่าวิธีการที่มุ่งเน้นเป้าหมายนี้อาจดูเหมือนมีประสิทธิภาพในการคำนึงถึงข้อจำกัดด้านเวลา แต่ก็เสียสละสิ่งที่นักวิจัยของ UC Santa Cruz เรียกว่า " การแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันในการสนทนา "

การแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันในการสนทนาหมายถึงความชอบของผู้คนในการแก้ไขการสื่อสารของตนเองเพื่อให้เกิดการสนทนาที่สมดุล ผลการศึกษาล่าสุดที่ตีพิมพ์ใน ภาษาและคำพูด พบว่าผู้เข้าร่วมประชุมที่มีเวลาพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อที่ไม่เกี่ยวกับงานก่อนเริ่มการประชุมอย่างเป็นทางการมีความเพลิดเพลินในการทำงานร่วมกันมากขึ้น

การกระตุ้นให้มีการพูดคุยอย่างสนุกสนานอย่างเป็นธรรมชาติก่อนเริ่มวาระการประชุมจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจของทีมได้

พูดคุยเล็กๆในที่ทำงาน

การพูดคุยเล็ก ๆ แบบสุ่มในครัวขนาดเล็กของสำนักงานหรือในขณะที่เดินไปกับเพื่อนร่วมงานในการประชุมประจำสัปดาห์มี ผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญใน ที่ ทำงาน บทสนทนาทั่วไปเหล่านี้มีส่วนช่วยในวัฒนธรรมของบริษัทและช่วยสร้างความสัมพันธ์

ตัวอย่างเช่น การส่งเสริมให้ "พูดด้วยน้ำหล่อเย็น" อาจส่งผลกระทบเป็นพิเศษสำหรับสมาชิกในทีมที่อาจมีความวิตกกังวลทางสังคมในสถานการณ์การพูดที่เป็นทางการ เช่น การพบปะหรือตัวต่อตัวกับผู้จัดการ การสนทนาทางสังคมที่เกิดขึ้นเองกับเพื่อนร่วมงานหรือภาวะผู้นำทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่ผ่อนคลายสำหรับการสร้างความสัมพันธ์และความพึงพอใจในที่ทำงาน

แม้ว่าการสื่อสารเสมือนจริงจะมีข้อเสีย เช่น "การ ซูมภาพล้า " ที่น่าอับอาย แต่ก็มีประโยชน์ที่จะนำพฤติกรรมการสื่อสารทางไกลที่ได้เรียนรู้มาสู่พื้นที่ทำงานจริง