วิธีการทบทวนรายสัปดาห์: ทีละขั้นตอน

ครั้งสุดท้ายที่คุณจัดรีวิวประจำสัปดาห์คือเมื่อไหร่?

การทำงานโดยไม่มีการทบทวนทุกสัปดาห์เป็นสูตรสำเร็จของการหมกมุ่น ผัดวันประกันพรุ่ง และมุ่งความสนใจไปที่ความสำคัญของคนอื่นมากกว่าของคุณเอง เป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการเวลาหรือประสิทธิภาพการทำงานที่ดี

ท้ายที่สุด คุณจะรู้ได้อย่างไรว่ากำลังจะไปที่ไหน หากคุณไม่หยุดและเงยหน้าขึ้นมองเป็นระยะๆ

บทวิจารณ์ประจำสัปดาห์มีประโยชน์สำหรับมืออาชีพทุกประเภท รวมถึงผู้ประกอบการ ครีเอทีฟ และแม้แต่นักเขียน

ผู้เขียน David Allen ได้เสนอแนวคิดของการทบทวนรายสัปดาห์เป็นครั้งแรกในหนังสือเพิ่มประสิทธิภาพยอดนิยมของเขา: Getting Things Done (aka GTD) โดยทั่วไปแล้วจะเกี่ยวข้องกับการทบทวนสิ่งที่คุณทำ สัปดาห์ของคุณเป็นอย่างไร และสิ่งที่คุณจะทำต่อไป และใช้เวลาประมาณ 30 นาทีเท่านั้น

ในบทความนี้ ฉันจะอธิบายว่า GTD คืออะไร วิธีการจัดตรวจทานประจำสัปดาห์ และวิธีปฏิบัตินี้ช่วยคุณได้หรือไม่

การทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จคืออะไร?

Get Things Done เป็นระบบการผลิตยอดนิยมของ David Allen ที่แกนหลักของ GTD คือหลักการข้อหนึ่ง:

“ใจมีไว้คิด ไม่ยึดติด”

เดิมที GTD มุ่งเป้าไปที่นักธุรกิจ แต่ไม่นานมานี้ มีผู้ติดตามจำนวนมากทางออนไลน์เพราะช่วยให้ทุกคนมีความคิดสร้างสรรค์และผลงานมากขึ้น

หากคุณต้องการทำงานให้เสร็จหรือ GTD:

• แบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ
• บันทึกงานเหล่านี้ในรายการหรือระบบที่เชื่อถือได้
• ดำเนินการกับงานในรายการของคุณทุกวัน
• ตรวจสอบความคืบหน้าและขอบเขตที่กว้างขึ้นของคุณทุกสัปดาห์ (สิ่งที่เราจะกล่าวถึง)

รีวิวรายสัปดาห์คืออะไร?

การตรวจสอบรายสัปดาห์เป็นแนวคิดหลักของ GTD นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการเช็คอินกับตัวเอง

ลองนึกถึงการซูมออกจากสัปดาห์การทำงาน งานประจำวัน และโครงการอื่นๆ เพื่อดูภาพรวม เป็นโอกาสในการประเมินว่าคุณกำลังทำงานเพื่อผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ในอุดมคติเหล่านั้นหรือไม่

ในระหว่างการตรวจสอบรายสัปดาห์ รับข้อมูลปัจจุบันเกี่ยวกับรายการที่ยังค้างอยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำ ปฏิทิน บันทึก และส่วนอื่นๆ ของธุรกิจของคุณ ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถวัดประสิทธิภาพของคุณ และตั้งเป้าหมายหรือเป้าหมายสำหรับสัปดาห์ข้างหน้า

ผู้ใช้ GTD ยังใช้คำศัพท์เฉพาะเพื่ออธิบายด้านอื่นๆ ของชีวิตส่วนตัวหรืออาชีพที่พวกเขาทบทวน ตัวอย่างเช่น:

• “กำลังรอ” หมายถึงรายการที่คุณกำลังรอข้อมูลหรือการตัดสินใจจากบุคคลอื่น ในระหว่างการทบทวนรายสัปดาห์ ให้พิจารณาว่าคุณควรติดตามผลหรือไม่
• “การดำเนินการถัดไป” หรือ “รายการการดำเนินการ” หมายถึงงานในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ ในระหว่างการทบทวนรายสัปดาห์ ให้ระบุขั้นตอนต่อไปและวางแผนสิ่งที่คุณต้องการในระหว่างสัปดาห์ข้างหน้า
• “พื้นที่ทำงาน” หมายถึงตำแหน่งที่คุณทำงานในโครงการใดโครงการหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนรายงาน คุณต้องรวบรวมเอกสารใดๆ สำหรับพื้นที่ทำงานของคุณล่วงหน้าหรือไม่
• “ไฟล์ Tickler” หมายถึงที่ที่คุณจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ แหล่งข้อมูล และข้อมูลปลายเปิดอื่นๆ ที่คุณจะตรวจสอบในบางจุด
• “กำหนดการ” หมายถึงรายการที่จะหารือกับบุคคลสำคัญในทีมของคุณหรือในธุรกิจของคุณในครั้งต่อไปที่คุณพบพวกเขา อัปเดตสิ่งเหล่านี้เป็นประจำ

ขั้นตอนที่ 1 เตรียมพร้อมสำหรับการทบทวนรายสัปดาห์ของคุณ

โดยทั่วไป สัปดาห์ละครั้ง ให้ใช้เวลา 30 นาทีทบทวนสิ่งที่คุณทำและระยะเวลาที่ทำ ในการเตรียมตัว ให้จองเวลาตรวจสอบนี้ในปฏิทินของคุณเป็นการนัดหมายที่เกิดซ้ำและมุ่งมั่นที่จะรักษาการนัดหมายของคุณไว้

บ่ายวันศุกร์หรือเย็นวันอาทิตย์เหมาะเป็นอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นช่วงที่เงียบกว่าของสัปดาห์ทำงานสำหรับผู้ที่ทำงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์

คุณจะต้องทำงานหรือมีสมาธิในที่เงียบสงบเป็นเวลาอย่างน้อย 30 นาทีโดยไม่มีการหยุดชะงัก ทำสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ให้เสร็จล่วงหน้าหรือปิดมันสำหรับสัปดาห์นั้น

ตามหลักการแล้ว คุณจะมีเป้าหมาย บันทึกย่อ และเอกสารอื่นๆ คุณควรมีสิทธิ์เข้าถึงตัวจัดการงาน ปฏิทิน และกล่องขาเข้าหรือที่ฝากข้อมูลอื่นๆ

หากช่วยได้ ให้เปิดโหมดห้ามรบกวนและปิดการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลและโซเชียลมีเดีย นอกจากนี้ ปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมใดๆ ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานี้ คุณสามารถรวมรีวิวส่วนบุคคลและธุรกิจรายสัปดาห์เข้าด้วยกัน

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบกล่องจดหมายและข้อผูกพันของคุณ

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะทบทวนสัปดาห์ของคุณแล้ว ไปที่กล่องจดหมายหรือที่ฝากข้อมูลแต่ละรายการของคุณ ตัวอย่างได้แก่:

• รายการสิ่งที่ต้องทำหรืองานจากสัปดาห์ที่ผ่านมา
• ข้อมูลปฏิทินและกิจกรรมของคุณ (ทั้งในอดีตและอนาคต)
• กระดาษหลวม
• การคลิปเว็บที่ไม่เรียงลำดับหรือไม่ติดแท็กในเครื่องมือเช่น Evernote
• อีเมลพร้อมการดำเนินการใหม่
• บันทึกการประชุมและกล่องจดหมายสำหรับจดบันทึกอื่นๆ
• รายการการกระทำ
• เมตริกที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณ
• วาระการประชุมอื่นๆ

โดยพื้นฐานแล้วคุณกำลังมองหาการจับภาพและรวม open loop ให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และใส่เข้าไปในตัวจัดการงานของคุณ ในระหว่างการตรวจสอบ คุณอาจต้องการยื่นหรือจัดเรียงรายการต่างๆ ข้างต้นด้วย ใน Getting Things Done นั้น David Allen อธิบายว่า:

“คนส่วนใหญ่รู้สึกดีที่สุดเกี่ยวกับงานของพวกเขาในสัปดาห์ก่อนวันหยุด แต่ไม่ใช่เพราะตัววันหยุดเอง คุณทำอะไรในสัปดาห์สุดท้ายก่อนออกเดินทางครั้งใหญ่? คุณสะสาง ปิดประเด็น ชี้แจง และเจรจาข้อตกลงทั้งหมดของคุณกับตัวคุณเองและผู้อื่นอีกครั้ง ฉันแค่แนะนำให้คุณทำสิ่งนี้เป็นรายสัปดาห์แทนที่จะเป็นรายปี”

ขั้นตอนที่ 3: ประเมินความก้าวหน้าของคุณ

ในขณะที่ทบทวนรายการจากงานหรือชีวิตส่วนตัวของ คุณ อย่าใช้มันจริงๆ หากคุณพบว่าการตรวจสอบรายสัปดาห์ใช้เวลามากกว่า 30 นาที อาจเป็นเพราะคุณกำลังทำงานหรือโครงการมากกว่าที่จะตรวจสอบ

ตัวอย่างเช่น การเรียงลำดับการคลิปเว็บ Evernote หลายร้อยรายการเป็นโครงการ การตรวจสอบหนึ่งหรือสองอันเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจดบันทึกเป็นงาน ประเมินความคืบหน้า ตัวบล็อก และสิ่งที่คุณต้องทำต่อไป

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนักเขียนหรือนักสร้างสรรค์มืออาชีพ บทวิจารณ์นี้ ไม่ใช่เวลา ที่จะเขียนหรือแก้ไขงานของคุณ คุณต้องการประเมินจำนวนคำหรือความคืบหน้ากับลูกค้า ในระหว่างการทบทวน จงซื่อสัตย์กับตัวเอง ถามและตอบคำถามเช่น:

• ฉันทำสำเร็จหรือทำงานอะไรในสัปดาห์นี้
• อะไรไปได้สวย/ไม่ดี?
• งานที่สำคัญที่สุดของฉันในสัปดาห์หน้าคืออะไร
• ฉันใช้เวลากี่ชั่วโมงในการทำงานตามลำดับความสำคัญของฉัน?
• ฉันทำการตลาดหรือโปรโมตงานของฉันได้อย่างไร?
• มีกิจกรรมใดบ้างในปฏิทินของฉันในเจ็ดวันก่อนหน้า/ถัดไปที่ฉันต้องดำเนินการ
• ฉันเลื่อนอะไรออกไป
• ฉันควรหยุดทำหรือปฏิเสธอะไรดี?
• ฉันกำลังมุ่งสู่หรือออกห่างจากเป้าหมายระยะยาวของฉันหรือไม่?

ถามและตอบคำถามเหล่านี้ในบันทึกหากคุณต้องการ หากคุณมีเอกสารที่คุณใช้เพื่อติดตามเมตริกที่เกี่ยวข้อง ให้อัปเดตเอกสารนั้น ล้างรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ และประเมินภาระผูกพันของคุณอีกครั้ง

เมื่อคุณทราบแน่ชัดว่าต้องทำอะไรต่อไป คุณสามารถปิดการทำงานสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ในขณะที่รู้สึกมั่นใจในการเริ่มต้นสัปดาห์ถัดไปอย่างสดชื่น บางครั้งคุณต้องเช็คอินเพื่อเช็คเอาท์!

ขั้นตอนที่ 4: วางแผนสำหรับสัปดาห์หน้า

ใช้การทบทวนรายสัปดาห์ของคุณเพื่อชี้แจงลำดับความสำคัญและวางแผนสำหรับสัปดาห์ถัดไป

ซึ่งอาจหมายถึงการเพิ่มกิจกรรมที่ขาดหายไปหรือกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึงในปฏิทินที่กำลังจะมาถึง หรือการตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องเจรจาข้อผูกพันกับผู้แก้ไขหรือลูกค้าใหม่หรือไม่

หากคุณใช้รายการสิ่งที่ต้องทำหรือตัวจัดการงาน นี่คือเวลาที่จะอัปเดตรายการใหม่และลบรายการเก่าที่คุณไม่ต้องการทำให้เสร็จ ในทำนองเดียวกัน หากคุณกำลังเริ่มโครงการใหม่ คุณสามารถรวบรวมสิ่งที่คุณต้องการตอนนี้หรือบันทึกการดำเนินการสำหรับสัปดาห์หน้า

ฉันยังแนะนำให้เขียนผลลัพธ์ในอุดมคติ 1-3 รายการสำหรับสัปดาห์ข้างหน้า เช่นเดียวกับเป้าหมายการเขียนสิ่งเหล่านี้จะเน้นไปที่จิตใจ

ในระหว่างการทบทวนรายสัปดาห์ ฉันจัดเก็บงานวิจัย จัดระเบียบบันทึก และอ่านอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับแนวคิดที่ฉันคิดขึ้นในระหว่างสัปดาห์ สิ่งนี้ช่วยให้ฉันประเมินได้ว่ามีสิ่งใดที่ฉันมองข้ามไปหรือมีแนวคิดที่ฉันสามารถใช้ในการทำงานในอีกไม่กี่วันข้างหน้าได้หรือไม่

ฉันยังจดหรือทำเครื่องหมายความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ในระหว่างสัปดาห์ เช่น การนับจำนวนคำตามเป้าหมายหรือการอ่านหนังสือจบบท

ขั้นตอนที่ 5: ถามคำถามง่ายๆ 3 ข้อ

ในหนังสือยอดนิยมของเขา David Allen กล่าวว่าการทบทวนรายสัปดาห์ที่ประสบความสำเร็จนั้นให้ผลลัพธ์ 3 ประการ:

• รับความชัดเจน เช่น คุณรู้หรือไม่ว่าคุณต้องทำอะไรต่อไปกับการดำเนินการที่ชัดเจน?
• รับข้อมูล ล่าสุด เช่น ตัวจัดการงาน ปฏิทิน และไฟล์โครงการของคุณเป็นปัจจุบันหรือไม่
• ทำให้สมบูรณ์ เช่น คุณได้ตรวจสอบกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณหรือไม่

หากคุณไม่ได้รับสิทธิ์ทั้งหมดนี้ ไม่ต้องกังวล อาจใช้เวลาสองถึงสามรอบในการตรวจสอบรายสัปดาห์เพื่อยอมรับกระบวนการอย่างเต็มที่

สร้างสรรค์ด้วยการทบทวนรายสัปดาห์ของคุณ

การทบทวนรายสัปดาห์ควรปรับให้เข้ากับวิธีการทำงานของคุณ การทบทวนรายสัปดาห์เป็นส่วนสำคัญของระบบผลิตผลของฉันสำหรับการลงสมัครเป็นนักเขียนวันนี้ ในฐานะนักเขียน ฉันพบรีวิวประจำสัปดาห์ที่เหมาะสำหรับการสร้างสมดุลระหว่างงานเขียนและธุรกิจอื่นๆ

มันทำให้ฉันมั่นใจว่าฉันกำลังเขียนสิ่งที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม และช่วยให้ฉันส่องแสงในส่วนที่ถูกละเลยของงานฝีมือ

โดยปกติแล้ว ฉันจะทบทวนงานเขียนและเป้าหมายอื่นๆ ในเย็นวันศุกร์หรือวันอาทิตย์ และใช้เวลาเพียง 30 นาที ฉันอ่านบันทึกของฉัน ประเมินจำนวนคำในสัปดาห์ และรวมระยะเวลาที่ฉันใช้ในการเขียน

ฉันยังตัดสินใจว่าจะใช้เวลาเขียนอะไรในสัปดาห์หน้า

คำพูดสุดท้ายในการทบทวนรายสัปดาห์ของคุณ

การตรวจสอบรายสัปดาห์ใช้เวลาประมาณครึ่งชั่วโมงเท่านั้น แต่ควรช่วยให้คุณประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในช่วงสัปดาห์ข้างหน้า ท้ายที่สุดแล้ว พลซุ่มยิงใช้เวลาในการหาตำแหน่งที่จะเล็งมากกว่าลงมือยิงจริง ๆ

เป็นกลยุทธ์การผลิตที่ทรงพลัง ซึ่งถ้าใช้อย่างถูกต้องจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในธุรกิจ มีความรู้และทรัพยากรเพียงพอและมีเวลาที่จะทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จ