วิธีการ เขียนข้อความต้อนรับถึงพนักงานใหม่

การจ้างคนใหม่ในช่วงสองสามวันแรกในบริษัทหนึ่งเป็นตัวกำหนดทิศทางของการดำรงตำแหน่งที่นั่น ข้อความต้อนรับอันอบอุ่นซึ่งมักจะถูกส่งในช่วงสองสามวันแรกที่สำคัญของการเริ่มต้นใช้งาน แจ้งให้สมาชิกในทีมใหม่ทราบเกี่ยวกับกระบวนการ ค่านิยม และวัฒนธรรมของบริษัท คำทักทายนี้ยังสามารถช่วยพวกเขาพัฒนาเครือข่ายข้อมูลเมื่อพวกเขาคุ้นเคยกับทีมและบทบาทใหม่ของพวกเขาเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่กว่าอย่างไร

จาก การสำรวจของ Sapling HR ประสบการณ์ในการเริ่มต้นงานที่ไม่ดีอาจส่งผลให้พนักงานใหม่มีแนวโน้มที่จะหางานอื่นที่อื่นเป็นสองเท่า

เนื่องจากนายจ้างจำนวนมากขึ้นขยายการทำงานจากระยะไกลหรือเปลี่ยนไปสู่ การจัดการแบบผสมผสาน ในระยะยาว การเข้าถึงพนักงานใหม่อย่างมีประสิทธิภาพสามารถ ปลูกฝังความสัมพันธ์แบบร่วมมือกัน โดยไม่คำนึงถึงสภาพแวดล้อมการทำงาน

จดหมายหรือข้อความต้อนรับคืออะไร?

กระบวนการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่มักจะรวมถึงการรุกของเอกสารที่ต้องลงนาม บัญชีระบบที่จะสร้าง การแบ่งปันกระบวนการ การฝึกอบรม และการแนะนำตัว

ข้อความต้อนรับสามารถแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับกลุ่มใหญ่ภายในองค์กรอย่างเป็นทางการ หรืออาจเป็นการแนะนำอย่างไม่เป็นทางการระหว่างเพื่อนร่วมงาน บ่อยครั้งที่มีการแบ่งปันรายละเอียดบางอย่าง ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทก่อนหน้านี้และสิ่งที่พวกเขาจะสนับสนุนบริษัท

มันควรจะรวมอะไรบ้าง?

ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่ควรรวมไว้ในคำทักทายต้อนรับและน้ำเสียง ขึ้นอยู่กับผู้ส่ง ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างข้อความต้อนรับที่สามารถรวมไว้ได้ ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ส่ง

ทรัพยากรบุคคล/นายหน้า

จดหมายต้อนรับที่เขียนโดยผู้จัดหางานหรือสมาชิกในทีมทรัพยากรบุคคลจะเปิดข้อความพร้อมคำทักทายอย่างกระตือรือร้น

จากนั้นอาจรวมถึงรายการงานธุรการที่พนักงานต้องทำในวันแรกเพื่อเตรียมตัวให้พร้อมเริ่มทำงาน ตัวอย่างเช่น อาจมีรายละเอียดคำแนะนำในการสร้างบัญชีผู้ใช้สำหรับอินทราเน็ตขององค์กร หรือรวมไฟล์แนบหรือลิงก์ไปยังเอกสารเบื้องต้นที่ต้องลงนาม

จดหมายต้อนรับจากผู้สรรหาบุคลากรและสมาชิกในทีมทรัพยากรบุคคลอาจจัดเตรียมกำหนดการเดินทางเพื่อเข้าร่วมกับหัวหน้าแผนก ผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน หรือบุคลากรอื่นๆ โดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเตรียมความพร้อม แนวทางปฏิบัติขององค์กร เช่น การแต่งกาย ข้อกำหนดในการพัก ข้อมูลที่จอดรถ ผลประโยชน์ของบริษัท และนโยบายอื่นๆ อาจมีการแบ่งปันในจดหมายต้อนรับ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจเผยแพร่ประกาศทั่วไปของบริษัทผ่านทางอีเมลหรือพอร์ทัลภายในพร้อมภาพรวมของประสบการณ์การทำงานในอดีตของพนักงานใหม่ และสิ่งที่พวกเขาได้นำเข้ามาในทีมเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ

การจ้างผู้จัดการ

ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานที่จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับพนักงานใหม่มักจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานใหม่คาดหวังได้ใน 2-3 วันแรก และอาจรวมถึงช่วง 2-3 สัปดาห์และเดือนแรกด้วยซ้ำ นอกเหนือจากการเปิดจดหมายด้วยคำทักทายที่ต้อนรับแล้ว ข้อความยังอาจรวมถึงรายละเอียดเซสชันการฝึกอบรมหรือกระบวนการของแผนกรายวันและรายชั่วโมงที่ต้องทบทวน

อาจเป็นโอกาสสำหรับการจ้างผู้จัดการเพื่อระบุชื่อสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และบทบาทของพวกเขา โดยทั่วไป ข้อความจะปิดท้ายด้วยการเชิญพนักงานใหม่ให้ซักถามหรือขอคำชี้แจง หากจำเป็น

เพื่อนร่วมทีม

สมาชิกในทีมแต่ละคนอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องติดต่อกับพนักงานใหม่ด้วยการแนะนำอย่างเป็นมิตร ข้อความเหล่านี้มักไม่เป็นทางการทั้งในด้านโครงสร้าง น้ำเสียง และรูปแบบ

ตัวอย่างเช่น เพื่อนอาจเขียนข้อความโดยตรงสั้นๆ เกี่ยวกับ Slack เพื่อแนะนำตัวเองและสิ่งที่พวกเขาทำกับทีม และปิดท้ายด้วยข้อความสบายๆ “ยินดีต้อนรับสู่ทีม!”

ตัวอย่างข้อความต้อนรับ

การทักทายพนักงานใหม่สู่ทีมของคุณอาจมีหลายรูปแบบ จดหมายโต้ตอบเหล่านี้มักจะอยู่ในรูปแบบยาวหรือสั้น สำหรับ ช่องทางการสื่อสาร ในการทำงาน จดหมายต้อนรับแบบยาวมักจะถูกส่งผ่านทางอีเมลหรือจดหมายจริง ในขณะที่ข้อความแบบสั้นอาจเกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มการรับส่งข้อความ เช่น Slack

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างบางส่วนเพื่อแสดงให้เห็นว่าข้อความต้อนรับแต่ละประเภทอาจมีหน้าตาเป็นอย่างไร

แบบยาว

เรียน [ชื่อเต็มของพนักงาน]

ในนามของ [บริษัท/แผนก] ฉันต้องการต้อนรับคุณเข้าสู่ทีม ความเชี่ยวชาญของคุณใน [ทักษะ/อุตสาหกรรม] จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายในปีที่กำลังจะมาถึง และเราหวังว่าจะมีส่วนร่วมจากคุณ

ต่อไปนี้เป็นภาพรวมของกำหนดการในวันแรกและงานที่ต้องทำ:

กำหนดการเดินทาง:

• [ครั้ง] ปฐมนิเทศการจ้างงานใหม่
• [เวลา] ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ CEO และ COO
• [เวลา] อาหารกลางวัน
• [เวลา] ตัวต่อตัวกับผู้จัดการ
• [ครั้ง] ประชุมลงทะเบียนรับสวัสดิการ

งาน:

• อ่านและลงนามในเอกสารที่แนบมานี้
• ตั้งค่าบัญชีผู้ใช้สำหรับเครื่องมือของบริษัทและแผนก
• สร้างโปรไฟล์อินทราเน็ตของคุณ
• กำหนดเวลาการประชุมแนะนำกับที่ปรึกษา/เพื่อนของคุณ

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดติดต่อฉันที่ [หมายเลขโทรศัพท์/อีเมล] เรารู้สึกตื่นเต้นมากอีกครั้งที่คุณเลือกเข้าร่วมองค์กรของเรา

ขอแสดงความนับถือ

[ชื่อผู้ส่ง]

[ชื่อผู้ส่ง]

แบบสั้น

เฮ้ [ชื่อผู้จ้างงานใหม่]! ฉันชื่อ [ชื่อผู้ส่ง] และฉันคือ [ชื่อ] ฉันกำลังจัดการ [งาน XYZ] และจะทำงานร่วมกับคุณอย่างใกล้ชิด ดังนั้นฉันจึงอยากติดต่อและยินดีต้อนรับคุณเข้าสู่ทีมเป็นการส่วนตัว โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่คุณต้องการความช่วยเหลือในระหว่างการเปลี่ยนแปลง ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับวันแรกจนถึงตอนนี้!

ตีเสียงที่เหมาะสม

SHRM ระบุว่า พนักงานมากถึง 69 เปอร์เซ็นต์มีแนวโน้มที่จะอยู่กับบริษัทเป็นเวลา 3 ปี หากพวกเขามีประสบการณ์เชิงบวกในการเริ่มทำงาน การสื่อสารข้อความต้อนรับครั้งแรกอาจส่งผลระยะยาวต่อพนักงานใหม่

ไม่ว่าใครเป็นคนเขียนจดหมายต้อนรับหรือข้อความต้อนรับ การใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก หากคุณอยู่ในทีมผู้นำหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณอาจต้องการให้ข้อความของคุณสื่อถึงน้ำเสียงที่เป็นทางการแต่ให้กำลังใจ เพื่อนร่วมงานที่ต้อนรับพนักงานใหม่อาจต้องการข้อความที่เป็นกันเองและให้ความร่วมมือ

หากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อหาสมดุลที่เหมาะสม คุณสมบัติ เครื่องตรวจจับโทนเสียงของ Grammarly สามารถช่วยขจัดการคาดเดาโดยระบุโทนเสียงที่คุณพยายามใช้และเสนอคำแนะนำในการเขียนเพื่อรักษาความสม่ำเสมอตลอดทั้งข้อความของคุณ