วิธีเขียนข้อความต้อนรับถึงพนักงานใหม่

การจ้างงานใหม่ในช่วงสองสามวันแรกที่บริษัทได้กำหนดทิศทางการดำรงตำแหน่งของพวกเขาที่นั่น ข้อความต้อนรับที่อบอุ่นซึ่งมักจะส่งในช่วงสองสามวันแรกที่สำคัญของการเริ่มต้นใช้งาน แจ้งสมาชิกในทีมใหม่เกี่ยวกับกระบวนการ ค่านิยม และวัฒนธรรมของบริษัท คำทักทายนี้ยังช่วยให้พวกเขาพัฒนาเครือข่ายข้อมูลเมื่อพวกเขาคุ้นเคยกับทีมและบทบาทใหม่ของพวกเขาเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่มากขึ้นอย่างไร

จากการ สำรวจของ Sapling HR พบ ว่าประสบการณ์ในการเริ่มงานที่ไม่ดีอาจส่งผลให้พนักงานใหม่มีโอกาสหางานที่อื่นเป็นสองเท่า

ในขณะที่นายจ้างจำนวนมากขึ้นขยายการทำงานทางไกลหรือเปลี่ยนไปสู่การ จัดการแบบผสมผสาน ระยะยาว การ เข้าถึงพนักงานใหม่อย่างมีประสิทธิภาพสามารถ ปลูกฝังความสัมพันธ์แบบ มีส่วนร่วม โดยไม่คำนึงถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน

จดหมายต้อนรับหรือข้อความคืออะไร?

กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่มักจะรวมถึงการโจมตีของเอกสารเพื่อลงนาม บัญชีระบบเพื่อสร้าง การแบ่งปันกระบวนการ การฝึกอบรม และการแนะนำ

ข้อความต้อนรับสามารถแนะนำพนักงานใหม่ให้กับกลุ่มใหญ่ภายในองค์กรอย่างเป็นทางการ หรืออาจเป็นการแนะนำอย่างไม่เป็นทางการระหว่างเพื่อนร่วมงานก็ได้ บ่อยครั้ง มีการแบ่งปันรายละเอียดบางอย่าง ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทก่อนหน้าและสิ่งที่พวกเขาจะมีส่วนร่วมกับบริษัท

มันควรจะรวมถึงอะไร?

รายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในคำทักทายต้อนรับและน้ำเสียงนั้นขึ้นอยู่กับผู้ส่ง ด้านล่างนี้คือตัวอย่างข้อความต้อนรับที่สามารถรวมได้ ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นคนส่ง

HR/นายหน้า

จดหมายต้อนรับที่เขียนโดยนายหน้าหรือสมาชิกในทีมทรัพยากรบุคคลจะเปิดข้อความด้วยการทักทายอย่างกระตือรือร้น

จากนั้นอาจรวมรายการงานธุรการที่พนักงานต้องทำให้เสร็จในวันแรกเพื่อเตรียมพร้อมที่จะเริ่มทำงาน ตัวอย่างเช่น อาจมีรายละเอียดคำแนะนำสำหรับการสร้างบัญชีผู้ใช้สำหรับอินทราเน็ตขององค์กร หรือรวมไฟล์แนบหรือลิงก์ไปยังเอกสารเบื้องต้นที่จำเป็นต้องลงนาม

จดหมายต้อนรับจากนายหน้าและสมาชิกในทีม HR อาจจัดเตรียมกำหนดการเดินทางของการประชุมเพื่อเข้าร่วมกับหัวหน้าแผนก ผู้จัดการการว่าจ้าง หรือบุคลากรอื่นๆ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฐมนิเทศ หลักเกณฑ์ขององค์กร เช่น การแต่งกาย ข้อกำหนดในการหยุดพัก ข้อมูลที่จอดรถ ผลประโยชน์ของบริษัท และนโยบายอื่นๆ อาจมีการแชร์ในจดหมายต้อนรับ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจเผยแพร่ประกาศทั่วไปของบริษัทผ่านอีเมลหรือพอร์ทัลภายในพร้อมภาพรวมของประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาของผู้ว่าจ้างใหม่และสิ่งที่พวกเขานำมาสู่ทีมเพื่อให้สำเร็จ

รับสมัครผู้จัดการ

ผู้จัดการการจ้างที่จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับพนักงานใหม่มักจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานใหม่สามารถคาดหวังได้ในสองสามวันแรกของพวกเขา และอาจรวมถึงสัปดาห์และเดือนแรกด้วย นอกเหนือจากการเปิดจดหมายพร้อมคำทักทายแล้ว ข้อความอาจรวมถึงรายละเอียดรายวันและรายชั่วโมงของเซสชันการฝึกอบรมหรือกระบวนการของแผนกที่ต้องทบทวน

นอกจากนี้ยังอาจเป็นโอกาสในการว่าจ้างผู้จัดการเพื่อตั้งชื่อสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และบทบาทของพวกเขา โดยปกติ ข้อความจะปิดลงโดยการเชิญพนักงานใหม่ให้ตั้งคำถามหรือขอคำชี้แจง หากจำเป็น

เพื่อนร่วมทีม

สมาชิกในทีมแต่ละคนอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องติดต่อพนักงานใหม่ด้วยการแนะนำอย่างอบอุ่น ข้อความเหล่านี้มักจะไม่เป็นทางการในโครงสร้าง น้ำเสียง และรูปแบบ

ตัวอย่างเช่น เพื่อนร่วมงานอาจเขียนข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับ Slack การแนะนำตัวเองและสิ่งที่พวกเขาทำในทีม และปิดท้ายด้วยการพูดว่า "ยินดีต้อนรับสู่ทีม!"

ตัวอย่างข้อความต้อนรับ

การทักทายพนักงานใหม่สู่ทีมของคุณทำได้หลากหลายรูปแบบ จดหมายเหล่านี้มักจะอยู่ในรูปแบบยาวหรือสั้น สำหรับ ช่องทางการสื่อสารในที่ทำงาน ที่จะใช้ จดหมายต้อนรับแบบยาวมักจะถูกส่งผ่านทางอีเมลหรือเป็นจดหมายจริง ในขณะที่ข้อความแบบสั้นอาจเกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มการส่งข้อความ เช่น Slack

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างสองสามตัวอย่างเพื่อแสดงให้เห็นว่าข้อความต้อนรับแต่ละประเภทมีลักษณะอย่างไร

แบบยาว

เรียน [ชื่อเต็มของพนักงาน]

ในนามของ [บริษัท/แผนก] ฉันต้องการต้อนรับคุณเข้าสู่ทีม ความเชี่ยวชาญของคุณใน [ทักษะ/อุตสาหกรรม] จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายในปีหน้า และเราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความช่วยเหลือจากคุณ

ต่อไปนี้คือภาพรวมของกำหนดการและงานในวันแรกที่คุณต้องทำให้เสร็จ:

กำหนดการเดินทาง:

• [เวลา] ปฐมนิเทศพนักงานใหม่
• [เวลา] บทนำสู่ CEO และ COO
• [เวลา] อาหารกลางวัน
• [เวลา] ตัวต่อตัวกับผู้จัดการ
• [เวลา] การประชุมการลงทะเบียนสวัสดิการ

งาน:

• อ่านและลงนามในเอกสารแนบ
• ตั้งค่าบัญชีผู้ใช้สำหรับเครื่องมือของบริษัทและแผนก
• สร้างโปรไฟล์อินทราเน็ตของคุณ
• นัดประชุมแนะนำตัวกับพี่เลี้ยง/เพื่อน

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดติดต่อเราที่ [หมายเลขโทรศัพท์/อีเมล] เรารู้สึกตื่นเต้นมากอีกครั้งที่คุณเลือกเข้าร่วมองค์กรของเรา

ความนับถือ,

[ชื่อผู้ส่ง]

[ชื่อผู้ส่ง]

แบบสั้น

เฮ้ [ชื่อผู้จ้างใหม่]! ฉัน [ชื่อผู้ส่ง] และฉันเป็น [ชื่อ] ฉันกำลังจัดการ [งาน XYZ] และจะทำงานร่วมกับคุณอย่างใกล้ชิด ดังนั้นฉันจึงต้องการติดต่อและยินดีต้อนรับคุณเข้าสู่ทีมเป็นการส่วนตัว แจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่คุณต้องการความช่วยเหลือในระหว่างการเปลี่ยนแปลงของคุณ ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับวันแรกของคุณ!

ตีเสียงที่เหมาะสม

พนักงานมากถึง 69% มีแนวโน้มที่จะอยู่กับบริษัทเป็นเวลาสามปีมากขึ้น หากพวกเขามีประสบการณ์ในการเริ่มต้นที่ดี อ้างจาก SHRM การสื่อสารด้วยการสัมผัสครั้งแรกของข้อความต้อนรับสามารถส่งผลยาวนานต่อพนักงานใหม่

ไม่ว่าใครจะเป็นคนเขียนจดหมายต้อนรับหรือข้อความ การใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมก็อาจเป็นเรื่องยาก หากคุณอยู่ในทีมผู้นำหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณอาจต้องการให้ข้อความของคุณสื่อถึงน้ำเสียงที่เป็นทางการแต่ให้กำลังใจ เพื่อนที่ต้อนรับพนักงานใหม่อาจต้องการใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและให้ความร่วมมือในข้อความของพวกเขา

หากคุณกำลังพยายามหาสมดุลที่เหมาะสม คุณลักษณะตัว ตรวจจับโทนเสียงของ Grammarly สามารถช่วยขจัดการคาดเดาได้โดยการระบุโทนเสียงที่คุณกำลังพยายามใช้และเสนอคำแนะนำในการเขียนเพื่อรักษาความสม่ำเสมอตลอดข้อความของคุณ