คำที่จะลบออกจากอีเมลของคุณ

อีเมลที่บวมของคุณต้องการอาหารหรือไม่? หากอีเมลใช้คำมากเกินไป ผู้รับอาจไม่ต้องการอ่านอย่างละเอียด ทำให้อีเมลของคุณสั้น กระชับ และมีประสิทธิภาพโดยกำจัดวลีที่ไม่จำเป็นเหล่านี้

คำเดียวที่อาจดูไม่สุภาพ

เมื่อคุณพิมพ์อีเมล ผู้รับจะไม่เห็นดวงตาที่แวววาวของคุณและยิ้มเยาะ คำบางคำ เช่น “จริงๆ แล้ว” อาจดูเหมือนประชดประชัน วางตัว หรือแม้กระทั่งไม่สุภาพ พิจารณาตัวอย่างการสนทนาเหล่านี้ และตัดสินใจว่าในสองข้อใดส่งข้อความที่สุภาพกว่า:

บอส: มารี ฉันขอให้คุณรายงานโบลเดอร์เมื่อเช้านี้ คุณช่วยกรุณานำไปที่สำนักงานของฉันโดยเร็วได้ไหม

ตอบกลับ 1: อันที่จริง ฉันวางมันไว้บนโต๊ะทำงานของคุณก่อนหน้านี้ ควรอยู่ใต้ทับกระดาษสีเขียวของคุณ แจ้งให้เราทราบหากคุณไม่เห็น

ตอบกลับ 2: ฉันวางไว้ใต้โต๊ะของคุณก่อนหน้านี้ ควรอยู่ใต้ทับกระดาษสีเขียวของคุณ แจ้งให้เราทราบหากคุณไม่เห็น

เวอร์ชันหนึ่งดูงี่เง่าจริง ๆ หรือไม่? แทนที่จะเสี่ยงที่คำพูดของคุณจะถูกตีความ ทำไมไม่ทิ้งวลีที่ไม่จำเป็น “จริงๆ แล้ว” ในอีเมลของคุณล่ะ

7 คำพังพอนและวลี

คำพังพอนทำให้คุณฟังดูไม่มั่นใจหรือไม่น่าเชื่อถือ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีเจ็ดสำนวนที่ควรกำจัดทิ้งไป หากคุณต้องการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้อ่าน: ชอบ แบบว่า แบบว่า บางที บางที อาจจะ และแบบสามารถ ลองดูตัวอย่างอีเมลอีกฉบับที่มีและไม่มีพังพอน

ลูกค้า: พัสดุจะมาถึงวันจันทร์หรือไม่?

ตอบกลับ 1: เราอาจจะสามารถจัดส่งพัสดุภัณฑ์ได้ภายในวันจันทร์ ฉันต้องการหมายเลขติดตามของคุณ บางทีถ้าคุณส่งไป ฉันสามารถดูว่าพัสดุอยู่ที่ไหน

ตอบกลับ 2: หากต้องการดูว่าพัสดุของคุณอยู่ที่ไหน ฉันต้องการหมายเลขติดตาม กรุณาส่งและฉันจะแจ้งให้คุณทราบว่าพัสดุจะมาถึงภายในวันจันทร์หรือไม่

คำตอบที่สองตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมา ไม่ตอบหนึ่งเสียงลังเล? หากคุณต้องการส่งความรู้สึกว่าคุณมีทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม ให้หลีกเลี่ยงการแสดงออกที่ดูเหมือนว่าคุณกำลังพยายามจะพังพินาศจากบางสิ่งบางอย่าง

3 คำวิเศษณ์ที่ไม่เติมอะไร

นักเขียนบางคนเกลียดคำวิเศษณ์ แต่ส่วนใหญ่เห็นพ้องกันว่าพวกเขามีที่ของมัน เฮนรี เจมส์ เขียนว่า “คำคุณศัพท์คือน้ำตาลของวรรณกรรม และวิเศษณ์คือเกลือ” เพื่อนำอุปมาอุปไมยไปข้างหน้า เกลือช่วยเพิ่มรสชาติของอาหารเมื่อใช้ในสัดส่วนที่เหมาะสม เกลือมากเกินไปทำให้เสียจาน ในทางกลับกัน เกลือไม่มีที่ในอาหารบางชนิด ลองนึกภาพการใส่เกลือลงในน้ำมะนาวของคุณ เป็นต้น! คำวิเศษณ์สามคำเป็นสิ่งที่แย่ที่สุดและแย่ที่สุดเพราะไม่ได้เติมข้อความสำคัญใดๆ ลงในวลี หลีกเลี่ยงโดยพื้นฐานในปัจจุบันและอย่างจริงจัง ดูตัวอย่างเหล่านี้เพื่อดูว่าเหตุใดคุณจึงควรทิ้งคำสามคำนี้ไว้เบื้องหลังอย่างถาวร

ข้อความที่ 1: ฉันได้พิจารณาข้อเสนองานของคุณอย่างจริงจัง โดยพื้นฐานแล้ว ฉันกำลังเขียนถึงการปฏิเสธเนื่องจากขณะนี้ฉันมีภาระผูกพันที่จะขยายไปจนถึง 2 เมษายนของปีถัดไป เมื่อทำสำเร็จแล้ว ฉันจะติดต่อคุณอีกครั้งเพื่อหารือเกี่ยวกับตำแหน่งที่เปิดรับ

ข้อความที่ 2: ฉันเขียนถึงคุณเพื่อปฏิเสธการเสนองานของคุณ เนื่องจากฉันมีภาระผูกพันก่อนหน้านี้ซึ่งจะขยายเวลาไปจนถึงวันที่ 2 เมษายนของปีถัดไป เมื่อทำสำเร็จแล้ว ฉันจะติดต่อคุณอีกครั้งเพื่อหารือเกี่ยวกับตำแหน่งที่เปิดรับ

เป็นการเสนองาน! แน่นอนคุณพิจารณามันอย่างจริงจัง คุณกำลังเขียนในปัจจุบันกาล ดังนั้น “ปัจจุบัน” จึงไม่แปลกอะไร “โดยทั่วไป” ระบุว่าข้อความสรุปประเด็นที่สำคัญที่สุดของสถานการณ์ที่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม คุณอธิบายประเด็นหลัก หากผู้อ่านของคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมพวกเขาจะถาม

3 วลีซ้ำซ้อนหรือไม่แม่นยำ

เราได้กล่าวถึงวลีที่ซ้ำซ้อนหลายประโยคซึ่งไม่ได้ช่วยอะไรมากไปกว่าการเขียนแบบบวมๆ ในอีเมลที่มีความกระชับเป็นพิเศษ วลีเหล่านี้ควรถูกตัดออกโดยไม่ชักช้า ลองทบทวนผู้กระทำผิดที่เลวร้ายที่สุดสองสามราย:

ที่จริงแล้ว

ตามความเป็นจริงหมายถึง "ในความเป็นจริง" ผู้พูดมักใช้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือชี้ให้เห็นข้อผิดพลาด

วิทยากร 1: ฉันไม่กินโพเลนต้าเพราะฉันแพ้ข้าวสาลี

วิทยากร 2: ตามจริงแล้ว โพเลนต้าเป็นผลิตภัณฑ์จากข้าวโพด

จำได้ไหมเมื่อเราคุยกันว่าทำไมควรหลีกเลี่ยง "จริงๆ" หากคุณอ่านบทสนทนาข้างต้นดังๆ คุณอาจนึกภาพ Speaker 2 กำลังแก้ไขด้วยมือที่สะโพกและกลอกตา ทำไมต้องเสี่ยงกับผู้อ่านของคุณ? อย่าเหมารวมว่าพวกเขาจะเข้าใจแรงจูงใจของคุณ จะดีกว่าเสมอที่จะแก้ไขหรือชี้แจงที่สำคัญด้วยตนเอง หากคุณต้องส่งอีเมล ให้เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง ไหวพริบเล็กน้อยไปไกล

ในกระบวนการของ

เรียนลูกค้า เรากำลังปรับปรุงร้านใหม่ สถานที่ตั้ง Bates จะปิดให้บริการจนกว่าจะมีประกาศให้ทราบต่อไป

ลูกค้าของคุณจะสับสนหรือไม่ถ้าคุณเอาวลี "in the process of" ออกมา? พวกเขาจะมาเกาหัวที่หน้าร้านหรือไม่? หากคุณอ่านประโยคซ้ำโดยไม่ได้ "อยู่ในขั้นตอนของ" คุณยังคงเข้าใจว่าทำไมสถานที่จึงถูกปิด ทำไมต้องระบุให้ชัดเจน?

สำหรับเจตนาและวัตถุประสงค์ทั้งหมด

สำหรับเจตนาและวัตถุประสงค์หมายถึง "มีผล" ผู้คนใช้เมื่ออาจมีความคลุมเครือในข้อเท็จจริง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของบริษัทที่ต้องการยุติการผลิตผลิตภัณฑ์ คุณกำหนดวันที่ที่จะหยุดการผลิต วัสดุส่วนใหญ่ในการทำผลิตภัณฑ์ควรใช้ภายในวันนั้น หากคุณลงเอยด้วยวัสดุเหลือใช้ คุณจะดำเนินการผลิตต่อไปอีกสองสามวันเพื่อหลีกเลี่ยงการสิ้นเปลือง แทนที่จะให้รายละเอียดที่ละเอียดถี่ถ้วนกับคนงานของคุณ คุณกล่าวว่า: สำหรับเจตนาและวัตถุประสงค์ทั้งหมด การผลิตจะหยุดในวันที่ 15 ตุลาคม

แทนที่จะใช้วลีที่ใช้ถ้อยคำนี้ ให้เลือกใช้วิธีแสดงรายละเอียดที่คลุมเครือได้แม่นยำยิ่งขึ้น ในตัวอย่างข้างต้น เจ้าของบริษัทอาจกล่าวได้ว่าคาดว่าการผลิตจะหยุดในวันที่ 12 ตุลาคม หรือเธออาจกล่าวได้ว่าจะหยุดการผลิตกลางเดือนตุลาคม ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คนงานจะเข้าใจกรอบเวลาทั่วไปของการสิ้นสุดการผลิต

หากคุณไม่มั่นใจ ให้พิจารณาปัญหาอื่นที่เกิดขึ้นกับ “ด้วยเจตนาและวัตถุประสงค์ทั้งหมด” หลายคนใช้ผิดวิธี แทนที่จะใช้โอกาสที่จะเป็นหนึ่งในนั้น คุณอาจต้องการใช้คำพ้องความหมาย เช่น "ผล"

ภาษาอังกฤษเต็มไปด้วยคำเติมที่ไม่จำเป็น อีเมลที่ดีที่สุดมีความชัดเจน ตรงไปตรงมา และสั้น หากคุณต้องการให้อีเมลของคุณสื่อถึงจุดประสงค์ ให้กำจัดวลีที่ไม่จำเป็นเหล่านี้