สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในมารยาทในการแชทในการทำงาน

หากวันทำงานของคุณมีการส่งข้อความกับเพื่อนร่วมงานผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารเช่น Slack คุณอาจมีเหตุให้พิจารณามารยาทที่เหมาะสมสำหรับการสนทนาในที่ทำงาน มันง่ายเกินไปที่จะถูกมองว่าไม่เกรงใจถ้าคุณไม่ระวัง ดังนั้นเราจะนำเสนอสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำที่เป็นประโยชน์บ้าง

ไม่ว่าทีมของคุณจะใช้ Slack หรืออะไรที่คล้ายกันผ่าน Teams, Hangouts, Flock, Chanty หรืออื่นๆ อีกมากมาย เราก็พร้อมให้ความช่วยเหลือคุณในสิ่งที่ควรทำและสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง เพื่อปรับแต่งและทำให้มารยาทในการแชทในการทำงานของคุณสมบูรณ์แบบ

อย่า: เริ่มต้นด้วยเกมทายใจ

เมื่อส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานที่คุณไม่ค่อยรู้จัก แค่เปิดด้วยคำว่า "สวัสดี" ก็อาจเป็นอันตรายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่มีบริบทเพิ่มเติมหรือขาดหายไปเหมือนกับอิโมจิ ไม่มีใครอยากเดาว่าเกิดอะไรขึ้น และถ้าพวกเขายุ่งและจำเป็นต้องตอบกลับในภายหลัง บทสนทนาก็ต้องกลับมาเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นอย่างอึดอัด

ทำ: มีความชัดเจนและตั้งใจเมื่อคุณเปิดการสนทนา

ควรให้ข้อมูลพื้นฐานบางอย่างตั้งแต่แรก:สิ่งนี้เกี่ยวกับอะไรนอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่าใครก็ตามที่คุณส่งข้อความถึงอาจมีงานอื่นๆ มากมาย และข้อความของคุณอาจไม่ใช่สิ่งสำคัญเร่งด่วนที่สุดของพวกเขา (หากในความเป็นจริงควรเป็นเช่นนั้น คุณจะต้องระบุเหตุผลให้ชัดเจนและรวดเร็ว)

มิฉะนั้น ให้พิจารณาการเปิดเรื่องที่ไม่สุภาพและอธิบายตนเอง เช่น "เฮ้ คุณมีเวลาระดมความคิดเกี่ยวกับเนื้อหาที่กำลังจะเปิดตัวไหม"

อย่า: คิดออกมาดังๆ ทีละบรรทัด

นี่คือแนวคิด—ปิง! หากสิ่งนี้ยังคงเกิดขึ้น ให้ปิง! กำลังจะแก่แล้ว - ปิง! เร็วมาก—ปิง!

สิ่งที่ไม่ควรทำ: ส่งข้อความถึงคนเพียงข้อความเดียวตามความยาวของบทในหนังสือ

สิ่งนี้ตรงกันข้ามกับรายการสุดท้าย ผู้รับจะได้รับข้อความที่ยิ่งใหญ่และแผ่กิ่งก้านสาขาซึ่งทำให้ตาค้างและหัวใจจมลงในทันทีที่ปรากฏ แค่อ่านผ่านๆ อาจต้องดื่มกาแฟอีกแก้ว และซึมซับอย่างมีความหมาย ก็อาจใช้เวลาสักหน่อย โอ้ และในขณะที่มีคนพิมพ์บทประพันธ์เช่นนี้ การเฝ้าดูจุดแห่งการรอคอยชั่วนิรันดร์ก็ไม่สนุกเช่นกัน

ควร: พยายามสร้างสมดุลระหว่างความยาวและระดับเสียงของข้อความ

มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ หากความคิดของคุณกระจัดกระจาย ใช้เวลาสักครู่เพื่อรวบรวมความคิดเหล่านั้นและพิจารณาว่าคุณต้องการอะไรจากการสนทนา จากนั้นจึงจัดระเบียบตามนั้น

หากคุณมีปัญหาตรงกันข้าม ให้แบ่งความคิดออกเป็นส่วนย่อยๆ การแบ่งปันความคิดของคุณเป็นชิ้นเล็กๆ ช่วยให้ผู้รับมีโอกาสที่จะตอบและถามคำถาม ซึ่งอาจแจ้งให้คุณทราบว่าคุณดำเนินการอย่างไร และมันสามารถบรรเทาความสงสัยบางอย่างที่กล่าวมาข้างต้นได้

และอย่าลืมว่าเครื่องมืออย่าง Slack ไม่ได้สมบูรณ์แบบสำหรับทุกโอกาส บางครั้งทางเลือกอื่น เช่น การสนทนาทางโทรศัพท์หรือบันทึกช่วยจำก็มีประโยชน์มากกว่า

อย่า: ลืมว่าคุณกำลังคุยกับใครอยู่

ในสภาพแวดล้อมเช่น Slack ซึ่งคำว่า "ยินดีต้อนรับ" ง่ายๆ อาจปรากฏต่อเพื่อนร่วมงานในรูปแบบอิโมจิที่สวมแว่นกันแดด เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าสู่โหมดที่เป็นกันเองเกินไปกับคนที่คุณไม่รู้จักจริงๆ แต่ถ้าคุณและเจ้านายของคุณไม่ได้มีความสัมพันธ์ที่ตรงไปตรงมาอย่างน่าอิจฉา คุณควรคำนึงถึง ความเป็นมืออาชีพ ก่อนที่จะวางลงใน Simpsons GIF นั้น

ทำ: พิจารณาผู้ชมของคุณ

ข้อมูลข้างต้นไม่เพียงแต่ใช้กับมารยาทเท่านั้น แต่ยังรวมถึงศัพท์แสงด้วย ไม่ใช่ทุกคนที่พูดภาษาถิ่นเฉพาะของคุณได้คล่อง ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตพอดแคสต์คนอื่นอาจรู้ว่าคุณหมายถึงอะไรถ้าคุณพูดว่า "กำลังเด้งเซสชัน rn" แต่นั่นเป็นคำพูดสำหรับทุกคนในทีมที่ไม่ "ตัดเทป" ดีกว่าที่จะบอกว่าคุณแก้ไขตอนนี้เกือบเสร็จแล้ว

นอกจากนี้ยังอาจมีแนวโน้มที่นิสัยจากการแชทในที่ทำงานจะคืบคลานเข้าสู่การสนทนานอกที่ทำงาน โดยให้ผลลัพธ์ที่ไม่ค่อยดีนัก ตัวอย่างเช่น คนรักของคุณไม่ต้องการได้รับ ข้อความว่า คุณจะ "ย้อนกลับไป" เกี่ยวกับแผนการทานอาหารเย็นหรือความเป็นไปได้ "ทางคู่ขนาน" สำหรับอาหารอินเดียหรือพิซซ่า

ด้วยเหตุนี้ พยายามฝึกตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณกำลังพูดอะไรและใครก่อนที่คุณจะ "ส่ง" เมื่อสิ่งนี้กลายเป็นเรื่องปกติไปตามเวลา คุณจึงช่วยลดความอึดอัดได้มาก

สุดท้าย สำคัญ ควรทำกลับบ้าน: เขียนอย่างเห็นอกเห็นใจมากที่สุด

จุดประสงค์ของสิ่งใดก็ตามที่เขียนลงไปคือเพื่อให้ใครสักคนได้อ่านและทำความเข้าใจ และความพยายามในการเขียนที่ดีที่สุดคือการทำให้กระบวนการนั้นตรงไปตรงมาที่สุดสำหรับผู้อ่าน ที่นี่ กุญแจสู่ความสำเร็จคือความเห็นอกเห็นใจ และเป็นสิ่งสำคัญไม่ว่าคุณจะเขียนนิยาย ป้ายเตือน หรือข้อความสั้นๆ ของ Slack: เรื่องราวนี้จะลงเอยอย่างไรกับคนอ่าน

หากคุณคิดว่าสิ่งที่คุณพูดอาจดูหยาบคาย ท่วมท้น หรือปฏิบัติตามได้ยาก นั่นเป็นสัญญาณที่ดีว่าต้องมีการแก้ไข