สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในที่ทำงาน มารยาทในการพูดคุย

หากวันทำงานของคุณรวมการส่งข้อความกับเพื่อนร่วมงานผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารเช่น Slack คุณอาจมีเหตุให้ต้องพิจารณามารยาทที่เหมาะสมสำหรับการสนทนาในที่ทำงาน ง่ายเกินไปที่จะหลุดออกมาอย่างไม่เกรงใจ ถ้าคุณไม่ระวัง ดังนั้นเราจะนำเสนอสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำที่เป็นประโยชน์ในที่นี้

ไม่ว่าทีมของคุณจะใช้ Slack หรืออะไรที่คล้ายคลึงกันผ่าน Teams, Hangouts, Flock, Chanty หรืออื่น ๆ อีกมากมาย เรามีสิ่งที่คุณต้องทำและสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง เพื่อปรับแต่งและทำให้มารยาทในการแชทในการทำงานของคุณสมบูรณ์แบบ

อย่า: เริ่มต้นด้วยเกมเดา

เมื่อคุณส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงาน คุณไม่ค่อยรู้จัก แค่เปิดด้วย "สวัสดี" อาจเป็นอันตรายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการไม่มีบริบทเพิ่มเติมบางอย่างหรือมากเท่ากับอีโมจิ ไม่มีใครอยากเดาว่าเกิดอะไรขึ้น—และหากพวกเขากำลังยุ่งและต้องการตอบกลับในภายหลัง การสนทนาจะต้องเริ่มต้นใหม่จากจุดเริ่มต้นที่น่าอึดอัดใจ

ทำ: ชัดเจนและตั้งใจเมื่อคุณเปิดการสนทนา

เป็นการดีที่จะให้ข้อมูลพื้นฐานในตอนเริ่มต้น: เรื่องนี้เกี่ยวกับอะไร? นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าใครก็ตามที่คุณส่งข้อความหาอาจมีงานอื่นอีกมาก และข้อความของคุณอาจไม่ใช่สิ่งสำคัญที่เร่งด่วนที่สุดสำหรับพวกเขา (หาก ควร เป็นจริงๆ คุณ ควร ระบุเหตุผลให้ชัดเจนและรวดเร็ว)

มิฉะนั้น ให้ลองเปิดแบบถ่อมตัวและอธิบายตัวเองได้ เช่น “เฮ้ คุณมีเวลาระดมสมองเกี่ยวกับเนื้อหาที่กำลังจะมาใหม่ไหม”

อย่า: คิดออกดังๆ ทีละบรรทัด

นี่คือแนวคิด—ping! หากสิ่งนี้ยังคงเกิดขึ้น—ping! มันจะเก่าไป - ปิง! ปิงเร็วมาก!

สิ่งที่ไม่ควรทำ: ส่งข้อความถึงผู้คนถึงความยาวของบทหนังสือ

นี่คือสิ่งที่ตรงกันข้ามกับรายการสุดท้าย ผู้รับจะได้รับข้อความอันยิ่งใหญ่หนึ่งข้อความที่แผ่ขยายออกไปซึ่งทำให้ดวงตาเป็นประกายและใจจะจมลงทันทีที่ปรากฏขึ้น เพียงแค่อ่านผ่านๆ อาจต้องใช้กาแฟอีกถ้วยหนึ่ง และการซึมซับมันอย่างมีความหมาย อาจต้องใช้เวลาสักหน่อย โอ้ และในขณะที่รอขณะที่มีคนพิมพ์บทประพันธ์เช่นนี้ การดูจุดแห่งความคาดหวังชั่วนิรันดร์ก็ไม่สนุกเช่นกัน

ควรทำ: พยายามสร้างสมดุลระหว่างความยาวของข้อความและระดับเสียง

มีสองสามวิธีในการทำเช่นนี้ หากความคิดของคุณกระจัดกระจาย ใช้เวลาสักครู่เพื่อรวบรวมและค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหาเพื่อออกจากการสนทนา จากนั้นจัดระเบียบตามนั้น

หากคุณมีปัญหาตรงข้าม ให้แบ่งความคิดออกเป็นชิ้นเล็กๆ การแบ่งปันความคิดของคุณเป็นส่วนๆ จะทำให้ผู้รับมีโอกาสตอบและถามคำถาม ซึ่งอาจแจ้งว่าคุณจะดำเนินการอย่างไร และมันสามารถบรรเทาความสงสัยดังกล่าวได้

และจำไว้ว่าเครื่องมืออย่าง Slack ไม่เหมาะสำหรับทุกโอกาส บางครั้งทางเลือกอื่น เช่น การสนทนาทางโทรศัพท์หรือบันทึกช่วยจำก็มีประโยชน์มากกว่า

อย่า: ลืมไปเลยว่าคุณกำลังพูดกับใครอยู่

ในสภาพแวดล้อมอย่าง Slack ซึ่งคำว่า “ยินดีต้อนรับ” ง่ายๆ อาจแสดงให้เพื่อนที่ทำงานเห็นเป็นอิโมจิที่ใส่แว่นกันแดด การเข้าสู่โหมดที่ดูสบายๆ เกินไปกับคนที่คุณไม่รู้จักจริงๆ แต่ถ้าคุณและเจ้านายของคุณมีความสัมพันธ์ที่ตรงไปตรงมาที่น่าอิจฉา ให้คิดถึงความเป็น มืออาชีพ ก่อนที่จะวางใน Simpsons GIF นั้น

ทำ: พิจารณาผู้ชมของคุณ

ข้างต้นใช้ไม่ได้เฉพาะกับมารยาท แต่ยังรวมถึงศัพท์แสงด้วย ไม่ใช่ทุกคนที่พูดภาษาเฉพาะของคุณได้อย่างคล่องแคล่ว ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตพอดคาสต์คนอื่นๆ อาจรู้ว่าคุณหมายถึงอะไร ถ้าคุณพูดว่า "กำลังตีกลับเซสชัน rn" แต่นั่นเป็นคำพูดมากมายสำหรับทุกคนในทีมของคุณที่ไม่ "ตัดเทป" ดีกว่าที่จะบอกว่าคุณแก้ไขตอนใกล้จะเสร็จแล้ว

นอกจากนี้ยังอาจมีแนวโน้มที่นิสัยจากการแชทในที่ทำงานไปเป็นการสนทนานอกที่ทำงานด้วยผลลัพธ์ที่น้อยกว่าที่เป็นตัวเอก ตัวอย่างเช่น คนรักของคุณไม่ต้องการรับการบอก ผ่านข้อความ ว่าคุณจะ "วนกลับ" เกี่ยวกับแผนสำหรับอาหารค่ำหรือความเป็นไปได้ "เส้นทางคู่ขนาน" สำหรับอาหารอินเดียหรือพิซซ่า

ด้วยเหตุผลนี้ พยายามตรวจสอบซ้ำว่าคุณพูดอะไรและกับใครก่อนที่คุณจะ "ส่ง" เมื่อสิ่งนี้กลายเป็นธรรมชาติที่สองในเวลา มันสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องกระอักกระอ่วนใจมากมาย

ขั้นสุดท้าย สำคัญ ต้องทำที่บ้าน: เขียนอย่างเห็นอกเห็นใจมากที่สุด

จุดประสงค์ของสิ่งที่เขียนลงไปคือให้ใครสักคนอ่านและทำความเข้าใจมัน และการเขียนที่ดีที่สุดคือพยายามทำให้กระบวนการนั้นตรงไปตรงมาที่สุดสำหรับผู้อ่าน กุญแจสู่ความสำเร็จคือการเอาใจใส่ และจำเป็นอย่างยิ่งไม่ว่าคุณจะเขียนนวนิยายหรือป้ายเตือนหรือข้อความ Slack ที่ถ่อมตัว: ดินแดนนี้จะมีผู้อ่านได้อย่างไร

หากคุณคิดว่าสิ่งที่คุณพูดอาจดูหยาบคาย ล้นหลาม หรือยากจะปฏิบัติตาม นั่นเป็นสัญญาณที่ชัดเจนในการแก้ไขตามลำดับ