วิธีการเขียนจดหมายปะหน้า

คุณสามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่านได้โดยเริ่มจากข้อเท็จจริงที่น่าสนใจเกี่ยวกับตัวคุณ:

• “ในสองมหาวิทยาลัยสุดท้ายที่ฉันทำงานอยู่ ฉันได้เล่นซานต้าในงานปาร์ตี้วันหยุด อาจเป็นเพราะฉันร่าเริง บางทีอาจเป็นเพราะฉันชอบคุกกี้ แต่ฉันชอบคิดว่ามันเป็นเพราะฉันเป็นผู้นำในการรณรงค์ให้ศิษย์เก่าที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในแต่ละปี”

หรือคุณสามารถเน้นให้เห็นถึงวิธีการที่ไม่เหมือนใครในทักษะในการทำงานของคุณ:

• “ในฐานะผู้จัดการโครงการ ฉันไม่ใช่คนแปลกหน้าในการเชื่อมโยงผู้คนเพื่อให้โครงการก้าวไปข้างหน้า แต่ฉันไม่เคยคิดเลยว่าฉันจะจัดการความพยายามที่จะให้เรือโป๊ะที่เกยตื้นเคลื่อนไปข้างหน้า จนกระทั่งบริษัทของฉันไปตกปลาเมื่อปีที่แล้ว”

เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่เปิดร้อนของคุณเกี่ยวข้องกับความฟิตของคุณสำหรับบทบาทที่คุณต้องการ

แสดงจุดแข็งและทักษะที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของคุณ

คุณอาจเคยถูกบอกให้ "แสดง ไม่บอก" ในการเขียนงานมาก่อน จดหมายปะหน้าของคุณก็ไม่ต่างกัน แทนที่จะระบุจุดแข็งและทักษะของคุณ (จำไว้ว่าประวัติย่อของคุณทำอย่างนั้น) ให้เล่าเรื่องที่แสดงเนื้อหาเหล่านี้ในการดำเนินการ

ใช้เทคนิคเดียวกับที่คุณใช้เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่านในบรรทัดเริ่มต้นของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเน้นความสำเร็จในอาชีพหลักโดยอธิบายสถานการณ์ที่นำไปสู่การลงมือปฏิบัติและบรรลุผลที่เฉพาะเจาะจงก่อน

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าเหตุใดคุณจึงเป็นคนที่สมบูรณ์แบบสำหรับงานนี้

ให้มากที่สุดเกี่ยวกับนายจ้างเช่นเดียวกับเกี่ยวกับคุณ

อันนี้อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก สิ่งสำคัญในที่นี้คือไม่เพียงแค่เขียนจดหมายเกี่ยวกับตัวคุณเอง แต่ ให้สื่อสารถึงประโยชน์ที่คุณมอบให้กับนายจ้าง ในขณะที่คุณทำเช่นนั้น

นี่คือจุดที่การวิจัยเบื้องต้นของคุณเกี่ยวกับวัฒนธรรมของบริษัทให้ผลดี บุคคล (หรือทีม) ที่ได้รับมอบหมายให้กรอกตำแหน่งที่เปิดอยู่ ไม่ใช่แค่การมองหาคนที่สามารถทำงานได้ พวกเขากำลังมองหาใครสักคนที่เหมาะสมกับโครงสร้างและวัฒนธรรมของบริษัทที่มีอยู่ การเขียนจดหมายปะหน้าของคุณในลักษณะที่สะท้อนถึงสไตล์แบรนด์ของพวกเขา คุณกำลังสื่อสารว่าคุณเข้าใจว่าพวกเขาเป็นใครและประเภทของบุคคลที่พวกเขากำลังมองหา หากสำเนาบนเว็บไซต์ของบริษัทมีลักษณะที่ไม่ซับซ้อนและเรียบง่าย ให้เขียนจดหมายปะหน้าที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาในลักษณะเดียวกัน หากพวกเขามีความฮิปและโฉบเฉี่ยวมากขึ้น คุณก็มีพื้นที่พอที่จะออกนอกกรอบเล็กน้อยในจดหมายปะหน้าของคุณ

หากพนักงานปัจจุบันในบริษัทแนะนำคุณให้เข้ามารับตำแหน่งนี้ ให้ระบุในจดหมายปะหน้าของคุณ แต่อย่าเพิ่งพูดถึงชื่อของพวกเขา—ให้ใส่ประโยคหนึ่งหรือสองประโยคเกี่ยวกับสาเหตุที่พวกเขาติดต่อคุณโดยเฉพาะและแนะนำให้คุณทำตามบทบาท

แสดงความกระตือรือร้นของคุณเกี่ยวกับบทบาท

ใช้ภาษาที่สื่อถึงความหลงใหลในงานที่คุณทำตลอดทั้งจดหมายปะหน้า การ เลือกคำ ของคุณ มีบทบาทสำคัญในการกำหนดวิธีที่นายหน้ารับรู้ทัศนคติของคุณต่อประสบการณ์การทำงานและความกระตือรือร้นของคุณสำหรับบทบาทนี้

เมื่อคุณเน้นย้ำความสำเร็จในอดีตของคุณ ให้ใช้ภาษาเฉพาะและคำดำเนินการ ดูความแตกต่างระหว่างสองประโยคนี้:

• ฉันเป็นผู้จัดการของทีมขายสี่คน
• ฉันทำงานฝ่ายขายที่ว่องไว

หรือพิจารณาความแตกต่างระหว่างสิ่งเหล่านี้:

• หลังจากทำงานเป็นพนักงานธนาคารมาสิบหกปี ฉันตัดสินใจว่าอยากเป็นช่างไฟฟ้า
• หลังจากทำงานเป็นพนักงานธนาคารมากว่าทศวรรษ ฉันได้เปลี่ยนอาชีพใหม่และเริ่มฝึกงานด้านไฟฟ้า

ด้วยคำว่า "วิ่ง" "ว่องไว" และ "หมุนได้" คุณวาดภาพไดนามิกมากกว่าที่คุณทำกับคำว่า "เคยเป็นผู้จัดการ" และ "ตัดสินใจ"

นี่เป็นอีกวิธีง่ายๆ ในการทำให้การเขียนของคุณมีไดนามิกมากขึ้น: ใช้ เสียงแอ็ กทีฟ แทนที่จะ "ภายใต้การนำของฉัน มีการเตรียมเงินกู้ 50 รายการ" ให้พูดว่า "ภายใต้การนำของฉัน ทีมของเราเตรียมเงินกู้ 50 รายการ"

เมื่อคุณใช้เสียงแอคทีฟ แสดงว่าคุณเป็นเจ้าของความสำเร็จ

สอบถามสัมภาษณ์

คุณต้องขอสัมภาษณ์ด้วย ทำสิ่งนี้ในย่อหน้าสุดท้ายของคุณก่อนออกจากระบบ การขอสัมภาษณ์โดยตรงอาจเป็นเรื่องที่น่าอึดอัดใจ แต่นี่เป็นส่วนสำคัญของจดหมายสมัครงานของคุณ ต่อไปนี้คือสองสามวิธีในการพูดคำขอสัมภาษณ์:

• “ฉันต้องการพบด้วยตนเองเพื่อหารือเกี่ยวกับตำแหน่งนี้เพิ่มเติม โปรดติดต่อฉันที่ [ใส่หมายเลขโทรศัพท์] หรือ [ใส่ที่อยู่อีเมล]”
• “ฉันรอคอยที่จะได้พบกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับความเหมาะสมของฉันสำหรับบทบาทนี้ต่อไป”
• “ฉันหวังว่าคุณจะพิจารณาฉันสำหรับตำแหน่งนี้ โปรดติดต่อฉันที่ [ใส่หมายเลขโทรศัพท์] หรือ [ใส่ที่อยู่อีเมล] เพื่อนัดสัมภาษณ์”

แม้ว่าคุณจะต้องพูดตรงๆ ให้หลีกเลี่ยงการแสดงตัวว่าเกินควรหรือมีสิทธิ์ในส่วนนี้ของจดหมายปะหน้าของคุณ

เมื่อถึงเวลาลงชื่อออก ให้เป็นเรื่องง่าย ยึดหลักพื้นฐานอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ดีที่สุด"

จดหมายปะหน้าสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

เมื่อคุณกำลังเขียนจดหมายสมัครงาน ให้คำนึงถึงประเด็นสำคัญเหล่านี้:

ทำให้ มันมีวัตถุประสงค์ คุณไม่ได้ขอให้พวกเขาจ้างคุณ คุณกำลังแสดงให้เห็นว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับบทบาทนี้

อย่า ใช้ภาษาที่เป็นทางการ รุนแรง หรือซับซ้อนเกินไป แม้ว่าจดหมายปะหน้าไม่ควรมีคำแสลงหรือภาษาที่ไม่เป็นทางการ แต่ควรให้ความรู้สึกเป็นมิตรและสง่างาม เครื่องตรวจโทนเสียงของ Grammarly สามารถช่วยให้คุณเรียนรู้คำศัพท์และการใช้ถ้อยคำอย่างมืออาชีพได้อย่างเหมาะสม

ให้บุคคลอื่นอ่านจดหมายปะหน้าของคุณและให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์แก่คุณก่อนที่คุณจะส่งไปยัง นายหน้า นี่อาจเป็นคู่ของคุณ เพื่อนของคุณ พ่อแม่ของคุณ หรือใครก็ตามที่รู้จักคุณดีพอ ผู้อ่านที่ใกล้ชิดเหล่านี้สามารถช่วยคุณกำหนดตำแหน่งที่จะเพิ่มหรือลบข้อมูล วิธี แสดงความสำเร็จของคุณ อย่างถูกต้อง และจดหมายสมัครงานของคุณครอบคลุมทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งเฉพาะที่คุณต้องการ

อย่า ใช้จดหมายปะหน้าเดิมซ้ำทุกงาน จดหมายสมัครงานของคุณอาจคล้ายคลึงกัน และคุณยังสามารถใช้จดหมายปะหน้าหนึ่งฉบับเป็นเทมเพลตสำหรับคนอื่น ๆ ได้ แต่นายหน้ารู้ว่าพวกเขากำลังอ่านจดหมายสมัครงานทั่วไปเมื่อใด แสดงให้นายหน้าแต่ละคนเห็นว่าคุณอ่านรายละเอียดงานอย่างละเอียดและคุณสนใจงานนั้นอย่างแท้จริงโดยการเขียนจดหมายสมัครงานส่วนบุคคลที่กล่าวถึงบทบาทและบริษัทโดยเฉพาะ

ทำงานคีย์เวิร์ดลงในจดหมายสมัครงานของ คุณ คุณสามารถค้นหาคำหลักเหล่านี้ได้ในรายการงาน โดยทั่วไปจะเป็นตำแหน่งงาน แผนก อุตสาหกรรม และงานเฉพาะ บริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งใช้ซอฟต์แวร์เพื่อคัดกรองผู้สมัคร และโปรแกรมเหล่านี้มองหาคำหลักเฉพาะในจดหมายสมัครงาน

อย่า เขียนจดหมายปะหน้าที่ยาวเหยียด เก็บไว้ใต้หน้าที่มีความยาวพร้อมย่อหน้าสั้น ๆ ที่สามารถจัดการได้ Grammarly Premium ประกอบด้วยคำแนะนำการจัดรูปแบบ เช่น การระบุเมื่อคุณเขียนย่อหน้าที่ติดตามยาก และคำแนะนำการมีส่วนร่วม ซึ่งสามารถช่วยให้คุณเขียนประโยคใหม่เพื่อให้ผู้อ่านสนใจมากขึ้น

จดหมายปะหน้าคือวิธีที่คุณสามารถสื่อสารประสบการณ์การทำงานและทักษะของคุณกับนายจ้างที่มีศักยภาพแต่ละคนควบคู่ไปกับประวัติการทำงานของคุณ ลงทุนในอาชีพการงานของคุณและเพิ่มโอกาสในการให้คะแนนการสัมภาษณ์โดยการเรียนรู้ศิลปะของจดหมายปะหน้า

บทความนี้เขียนขึ้นในปี 2013 โดย Karen Hertzberg มีการปรับปรุงเพื่อรวมข้อมูลใหม่